公共图书馆业务档案收集整理与利用思考

档案的基本定义是直接形成的历史记录。档案具有历史再现性，这是档案的本质属性。“直接形成”体现了档案继承了文件的原始性，“历史记录”体现了档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性。公共图书馆业务档案是对图书馆业务工作的原始记录，是能够真实、全面、系统地反映图书馆业务工作的重要依据，是各个历史时期图书馆事业发展的见证。随着对档案收集整理保存意义的了解，图书馆对馆内的档案工作越来越重视，公共图书馆也对其业务档案的收集整理有着一定的标准与要求。本文将以乌鲁木齐市图书馆为例，从图书馆档案归档整理到保管利用各环节，提出对于图书馆业务档案收集整理、分类归档、保管与利用工作的建议及思考。

一、图书馆业务档案概念

目前图书馆内收集的档案主要包括文书档案、会计档案、科技（基建）档案、声像档案、业务档案、奖章奖牌等门类。其中，图书馆业务档案主要涉及图书馆全年图书期刊采购、图书期刊捐赠情况、总分馆建设发展情况、数字资源建设以及各项文化活动情况、年报数据、业务会议等，图书馆业务档案是各业务部室工作的整体体现，也真实记录着年度图书馆业务工作的过程、服务思路和经验做法。

二、图书馆业务档案管理的意义

一方面，公共图书馆业务档案是对图书馆工作原始的全面记录，是图书馆工作的全貌反映，记录了图书馆的组织沿革。包括从最初图书馆的建设、迁移以及图书馆各年度的人员变化、业务活动、资源建设、读者服务，直至图书馆现如今的数字化发展等各个阶段和各个方面完整的、全面的记载。业务档案完整地展现出了图书馆的变化历程，使得图书馆的发展变化有迹可循，因此要对业务档案妥善管理。

另一方面，业务档案为图书馆日后发展提供借鉴作用。图书馆业务档案作为一种历史记录，记录了图书馆发展的经验总结与优秀成果。在图书馆整个发展变化中，即使是当时的记录，也会在日后为图书馆改革、发展变化，以及服务理念和方式方法的创新提供参考借鉴，为图书馆发展起到一定的指引作用。在开展业务统计分析中业务档案能够提供原始数据，图书馆通过对数据的科学分析、比较归纳，为图书馆服务工作稳步有序地向前发展提出建设性意见。此外，图书馆业务档案工作开展得好，也能为管理人员在图书馆重大改建、岗位调整、业务调整、服务变革等决策中提供真实可靠的参考依据。

三、业务档案归档存在的问题

（一）工作人员专业化程度不高

由于图书馆对档案管理工作重视力度不够，图书馆的业务档案缺乏专职负责全馆档案收集整理的人员，当前的工作人员多为兼职人员，且人员岗位不固定，这造成负责档案工作的人员缺乏稳定性。另外，没有固定人员参加定期的档案业务培训。工作人员的不专业，导致其对档案的整理流程认识不清，出现了对最新的档案管理标准了解不到位的问题，在档案的整理过程中一直延续旧有的归档思路，档案的收集整理还停留在将已有纸质版进行整理的阶段，并且对于档案分类及保管年限划分的准确性、档案内容收集的全面性缺乏专业的判定标准，从而影响业务档案管理水平。

（二）对保存档案缺乏筛选

随着图书馆机构的变化发展，业务档案收集范围也有所变化，有的保存范围已不适用于现行业务档案的收集保管要求，而档案的收集是整个档案整理工作的基础，负责档案管理的工作人员应该对于移交的资料是否具有保存价值进行初步的判断、甄别，而并非全盘地接收。随着时代发展，图书馆的工作内容也发生变化，这也要求档案管理工作不能再一味延续之前的归档范围与标准，要根据图书馆实际情况适时进行调整，满足现阶段业务档案收集整理的要求。

（三）档案分类标准不统一

图书馆业务档案在归档内容分类方面标准不明确、不统一，导致归档内容的分类主要依靠档案管理人员的个人主观判断，这就可能存在一个人一个分类标准的情况，主观差异较大。按照现行的分类标准，业务档案的保管期限多为10年，但因为归档内容不明晰，随着年限的推移，档案室需要收集保存的业务档案越来越多。对于已到保管期限的业务档案或者未整理归档仅作为资料存放的文件，没有及时鉴定其是否还要继续保存，是否还有保存价值，而对于没有保存价值的业务档案，也没有相对完善的处理流程。这就导致部分不作为档案保存的资料也都冗杂存放，档案室的存放空间越来越小，大大增加了档案的保存难度，给业务档案的规范化建设管理带来了不便。

（四）档案保存不规范

随着图书馆业务活动的增多，记录形式也日益多样，现今业务档案尤其是活动类的业务档案照片资料充足，电子版照片很多，但如果作为档案进行留存，需要对照片进行筛选。归档的照片还需要对照片反映的基本活动信息进行说明备注，这对于后期的利用是至关重要的。比如图书馆需要制作一些馆史展览，早期的照片档案是见证图书馆发展的重要依据，虽然档案室留存了一些意义重大的老照片，但因为过去的照片档案保存不规范，缺少对于照片基本信息的描述，未标注时间、地点、人物、事件这些关键性因素，导致工作人员在使用该照片时无法真实准确描述出照片所反映的内容。此外，还存在一些影像资料、音频档案存储不当的问题。如图书馆举办的专题讲座，作为一个品牌文化活动，每场讲座都进行了现场视频录制，但早期的视频资料因拍摄技术、存储介质及保存方式等因素的影响，存在影像底片无法查看的情况，这些损坏的影像资料是无法修复的，对档案后期的利用造成了极大的困难。

（五）品牌类业务档案缺乏延续性

在图书馆的业务活动中，往往存在一些延续多年且读者口碑很好的品牌文化活动，但在实际工作中，这些长期坚持的品牌文化活动可能受工作人员归档意识不足、档案资料移交不及时、电子版资料损毁等因素的影响，导致这类品牌活动档案出现残缺、中断，在归档中缺乏一定的延续性。

（六）缺乏集中统一管理

业务档案并未按照集中统一管理的原则进行保管，许多业务档案都是分散在各个业务部门和个人手中，档案室对各个部门业务档案的情况缺乏掌握，个人对于手中的资料是否具有归档也判定不清，长此以往会出现业务档案的遗失，导致业务档案的收集不全面，甚至有保存价值的档案没有入档或者丢失，而在需要此类档案时又无从查找，影响了整个业务档案的管理质量与效率。

四、图书馆业务档案利用的提升路径

（一）提升管理人员的综合素质

图书馆要加强对档案工作的重视力度，要立足图书馆实际工作需要，明确业务档案收集整理工作的意义，了解业务档案集中统一管理的必要性，增强工作人员在日常工作中的归档意识。工作人员要严格贯彻制度、遵循流程，制订完善的档案管理制度、归档制度、保管利用制度等。档案管理人员尽可能要做到专人管理，落实岗位职责。此外，加强档案管理人员培训力度，定期参加档案部门举办的业务培训班，提高档案管理人员业务知识及管理水平，及时了解和掌握最新档案整理要求与规范，从收集整理到合理利用，为图书馆业务档案建设提供专业的支持，明确档案管理职责，形成健全的档案工作机制。

（二）合理划分档案室区域

合理划分档案室区域，有利于进一步加强档案的集中统一管理。按照档案保管要求，划分档案的保管区域与查阅区域，对于现有档案室空间采取合理布局，按年度按类型划分文书档案、业务档案、声像档案、科技（基建）档案的归档区域，预留好存放空间，会计档案可集中另外存放，便于财务人员归档与使用。此外，要构建规范的档案管理体系，严格依照相关指导要求，建设完善的档案管理制度，制订明确的档案归档时限与范围，按时统一将档案移交至档案室，由档案管理人员进行不同类型档案的整理工作，避免出现档案的堆积或分散留存在个人手中，确保档案收集整理的完整性与真实性。

（三）加强档案分类的规范化

图书馆要紧跟时代发展，根据工作实际，对已有档案收集整理的标准、分类制度进行完善与细化，让工作人员明确业务档案归档的范围、保管期限、基本分类判定等内容，从而确保工作人员在日常业务档案的收集工作中，能够有规可依地判断需要归档的业务档案范围，避免出现档案的遗漏与丢失情况。此外，图书馆档案管理人员要严格按照相关工作流程和制度开展工作，避免杂乱无章的工作模式，档案管理人员应对不需要作为档案保存的资料依照判定标准进行筛选，明确永久、长期保存的档案分类标准，对于普通资料类纸质文件，或者已达到10年、30年保管期限的档案，应该由馆内讨论制订相关档案鉴定、销毁的标准，形成工作制度，以此作为判断档案是否进行销毁处理的指导依据，而不再一味地大量收集存放占用档案保管位置及档案室有限空间。

（四）加快业务档案数字化进度

随着时代发展，纸质版档案在存储利用中存在一定弊端，档案的无纸化、数字化也适应着时代的变化而越发普及。档案的保存最终目的是为了方便查阅，相较于繁杂的纸质档案，数字化的档案更加方便管理，能够减少档案利用在查找、翻阅、复印所花费的时间及工作量。因此，图书馆应该运用档案管理系统对业务档案进行数字化处理，规范数字化档案归档格式，将整理完成的纸质档案扫描生成不可修改的电子文件，并用档号对该文件进行命名，确保系统中的业务档案检索目录与生成的电子档案内容一一对应，为日后检索利用提供方便。对于图书馆业务档案而言，加快形成数字化业务档案，能够将业务档案从“保存”延伸至“利用”，一定程度上提高了工作效率，转变传统意义上档案“重藏轻用”的局面，让档案资源不再闲置。

（五）注重业务档案的延续性

图书馆业务档案管理是一项具有延续性的工作，以讲座为例，本馆的讲座品牌自2005年初创至今，先后邀请了众多文化名人来馆讲座，是图书馆阅读推广的重点活动，因此，图书馆可以将这些文化活动按照专题活动的形式，从活动构思创办开始收集档案，每年一卷包含文字资料、图片资料、影像资料、获得荣誉等的详细收集，既能体现品牌活动的创建及发展过程，又是图书馆文化活动品牌从无到有再到发展创新的重要记录。

（六）注重业务档案的安全性

图书馆要制订档案相关保障制度，不论是文书档案、业务档案还是会计档案，都要严格落实档案接收、移交、查阅制度，对档案的查阅利用依照相关制度做好登记，纸质档案的借阅、复印、归还等都要有完备记录，避免纸质档案因查阅造成的丢失、损坏等问题；在电子档案的管理中，要注意计算机网络安全、软硬件设备故障等情况，定期做好归档信息的数据备份，谨防操作不当或存储不当造成数据丢失，对涉密的档案要提高保密意识进行加密处理，进一步加强对档案信息的保障措施。

五、结语

综上所述，图书馆业务档案是对图书馆工作全貌的真实记录与展现，具有一定的参考利用价值，对图书馆意义重大。更全面、更规范、更专业、更安全是对于图书馆业务档案整理的具体要求，而一切业务档案的整理与数字化处理都是为日后利用提供便利。在新时代背景下，图书馆要进一步加快业务档案体系建设，充分认识业务档案在日常工作、数据分析及评估定级中的重要性，不断提升档案管理水平，使图书馆业务档案收集与图书馆业务建设统一起来，进一步发挥业务档案应有的价值，为图书馆发展提供有效参考，进而推动公共图书馆事业发展。

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（作者简介：马婷婷，女，本科，乌鲁木齐市图书馆，馆员，研究方向：阅读推广）

（责任编辑 刘冬杨）