数字化档案管理模式的应用探索与深化路径研究

当前，随着信息技术的不断发展，数字化已与各个领域深度融合，档案管理工作也不例外，理应主动与数字时代相融合，积极推进档案管理工作的数字化转型。数字化档案管理模式能够克服传统档案管理模式管理成本高、查询不便、易损坏等诸多弊端，同时也能更好地满足社会对档案信息的共享共建需求，进一步提升档案管理工作的便捷性、安全性和高效性。[1]在这一背景下，对数字化档案管理模式应用的探索和深化路径进行研究具有重要的现实意义。

一、数字信息技术在档案管理模式中的应用

在数字化时代背景下，档案管理迎来了新机遇。大数据、云计算、人工智能技术在档案管理过程中得到广泛应用，推动了档案管理的数字化转型，充分展现出信息技术强大的赋能作用。

（一）大数据技术的应用探索

大数据技术能够实现对海量档案数据的快速收集、高效存储和深度分析。首先，大数据技术可以实现对档案数据的全面收集和大规模存储。当前，随着档案数字化进程的不断推进，档案数据规模日益庞大，传统的档案收集方式和存储方式已难以满足数字化时代对档案工作的高质量要求。而大数据技术，如分布式文件系统和分布式数据库，能够将档案数据收集起来并存储到多个节点，实现高质量的安全存储和管理。例如，Hadoop的分布式文件系统 HDFS 可以存储 PB 级甚至 EB 级的数据，为数字化档案管理提供了强大的存储支持。其次，大数据技术可以实现对档案数据的快速检索。利用大数据索引技术，可以在短时间内对海量档案信息进行精准检索，结合用户需求快速定位档案信息。同时，大数据技术还可以根据用户的检索历史和行为习惯，为用户提供不同的检索选择，进一步提升检索服务的精准性。最后，大数据技术还能对海量档案数据进行深度分析，发现档案信息的内在规律，结合研究课题提炼出有价值的档案信息。

（二）云计算技术的应用探索

云计算的优势在于能够为数字档案管理提供更加灵活、高质量的计算资源和精准服务。首先，云计算技术可以助力档案管理的弹性拓展。在传统档案管理模式下，要提升档案管理质量，首先需要投入资金和设备，对硬件和软件系统进行升级。而云计算技术可以根据档案管理部门的实际需要，对计算资源进行动态分配，实现精准调控和弹性拓展。例如，当档案管理部门的档案数据不断增加时，可以通过增加云服务器数量来提升存储容量，更好地满足档案管理部门的档案数据存储需求。[2]其次，云计算技术有助于降低档案管理成本。通过购买云计算服务，档案管理部门无需提供专门的空间用于安排硬件设施，也无需购买软件系统来维持档案信息系统，只需与第三方合作，支付相应费用即可利用云计算服务，有效降低档案管理成本。最后，云计算技术可以实现档案管理的协同工作。借助云计算平台，档案管理人员可以在不同地域随时访问档案数据库，实现档案数据的高效共享和协同工作。

（三）人工智能技术的应用探索

当前，人工智能技术在多个领域都发挥了重要作用，档案管理也不例外。在数字化档案管理过程中，借助人工智能技术可以获得智能化的档案管理方案。首先，人工智能技术有助于实现档案的自动分类和标注。通过训练分类模型，可以结合文件类型或具体项目将档案自动分类为不同类别，方便档案管理人员管理和后续检索。同时，在自然语言处理技术的助力下，可以对档案关键信息进行提取，为后续的利用开发提供技术支持。其次，人工智能技术可以实现档案的智能鉴定和保护。在人工智能算法的加持下，可以对档案信息的具体价值进行精准评估，为档案管理人员对档案信息进行鉴定和保护提供科学依据。可以根据档案的价值和重要性，对其进行分类并设定不同的保护级别。同时，人工智能技术还可以对档案保存环境进行智能化监测，及时发现档案存储过程中存在的问题并预警，切实保障档案信息安全。

二、数字化档案管理模式应用存在的问题

随着信息技术的持续发展，数字化档案管理模式虽日益成熟，但在实际应用中仍存在一些亟待解决的问题。部分档案管理部门对数字化档案管理模式重视度不足，在标准规范方面投入有限，导致技术标准不统一，这在一定程度上影响了档案信息的收集、整理、开发和共享。同时，数字化档案管理模式自身也面临着较高的网络安全风险。此外，人才队伍建设与数字化档案管理的要求存在一定差距。

（一）数字化档案技术标准不统一

首先，档案数据格式不统一。在数字化档案管理过程中，不同档案管理系统采用的数据格式、结构、传输文件包存在技术层面的差异，使得档案数据在不同档案系统之间难以进行交换和共享。例如，在存储格式方面，有些档案管理系统不采用 PDF 格式等通用不可编辑格式存储档案。若要实现共享，由于格式不统一，还需要进行后续转换，这不仅增加了档案管理的成本，也耗费了大量时间。出现这些问题的原因在于，目前在数字化档案管理技术标准方面，档案管理系统极为多样，不同档案管理系统执行的数据标准不一致。档案管理部门构建的档案管理系统在功能、性能和数据格式层面也存在差距，这无疑给档案管理带来了压力。其次，软件兼容性差。一些档案管理部门的软件只能在特定的操作系统上运行，对运行环境要求较高；另外一些软件则需要特定的数据库支持。这种软件之间的兼容性问题不仅会降低档案管理效率，也容易在工作中出现错误。

（二）数字化档案管理安全风险较高

首先，存在网络安全威胁。数字化档案管理模式必然会通过网络途径对档案数据进行传输和共享，这也就使得档案数据暴露在网络环境下，很容易受到黑客攻击和病毒感染。例如，黑客可以通过网络攻击档案管理系统来获取档案数据；而病毒一旦感染部分档案，便会跟随档案进入档案管理系统，破坏档案管理系统的数据。出现网络安全问题的原因，一方面在于网络环境的复杂性。当前，随着网络信息技术的不断发展，网络环境越来越复杂，这使得档案信息面临的安全威胁也呈现多样化趋势，稍有疏忽就可能遭遇风险。另一方面，档案管理系统在开发设计时对信息网络安全问题考虑不周，使得档案管理系统可能存在很多安全漏洞，在使用过程中容易受到危害。[3]其次，存在数据泄露风险。存储于数字化档案管理系统的海量档案数据可能涉及个人隐私、企业商业机密、国家秘密等重要信息。如果这些数据没有得到妥善保管，可能会造成数据泄露，进而给个人、企业和国家带来无法挽回的损失。

（三）数字化档案管理人才队伍建设滞后

在数字化时代背景下，对专业的数字化档案管理人才需求越来越大。然而，多数档案管理部门在人才队伍建设方面，对专业数字化档案管理人才重视度不足。由于专业人才缺乏，在一定程度上限制了数字化档案管理的发展。一方面，数字化档案管理属于新兴领域，高校在专业设置和人才培养方面相对滞后，只有少数高校开设了与数字化档案管理相关联的专业。在专业课程设置和具体教学内容方面，与当前档案管理部门的人才要求还存在一定差距。档案管理人员对于信息技术、网络安全和档案管理知识和技能掌握得还不够全面，上岗之后还需要档案管理部门进行培训。另一方面，数字化档案管理人员的工作环境和待遇有待提升。当前，部分档案管理部门提供的福利待遇缺乏比较优势，这使得很多优秀人才不愿意从事数字化档案管理工作。

三、数字化档案管理模式应用的深化路径

新时期，档案管理部门应将数字化档案管理模式创新作为当前工作的重点，结合国家相关政策要求制订统一的技术标准，为档案数据收集共享、开发利用提供技术支持。同时，还要加强安全管理，重视病毒感染等对数字化档案管理模式产生的负面影响，并采取有针对性的措施加以防范；加大对专业人才的培养力度，为数字化档案管理模式具体落地提供扎实的人才保障。通过多措并举，既要保证档案数据安全，也要提升数字化档案管理效率和质量。

（一）确立统一的数字化档案技术标准

首先，必须规范数据格式。在数字化档案管理过程中，为解决不同档案管理系统间数据共享的难题，应制订统一的数据格式标准。在制订标准时，应参照国家技术规范，如《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017），同时兼顾档案管理部门的实际需求，确立统一的格式标准，以保证档案管理的一致性和规范性。确保档案数据能在不同系统间顺利读取和利用。其次，应加强对数据格式的监管，并严格执行档案管理部门的要求。应对相关人员进行培训，明确数据格式统一的重要性，并要求工作人员严格遵守标准规范进行数据格式的存储和转换。同时，应做好后续跟踪，及时解决档案数据格式转换和设置方面的问题，进一步提升档案管理效率。最后，提升档案管理软件的兼容性。[4]一方面，需加强软件标准化建设，制订统一的档案管理软件标准，并细化软件文件格式、数据库结构、数据交换接口等标准，以实现数据在不同软件间的无缝对接。另一方面，应鼓励软件开发商进行兼容性测试和优化，确保软件能与其他主流软件兼容，并优化软件性能和功能，为数字化档案管理提供高质量的技术支持。

（二）强化数字化档案管理的信息安全

首先，必须建立网络安全防护体系。档案数据作为关键信息资源，应受到严格保护。一方面，应加强网络安全意识教育，档案管理部门应定期组织档案管理人员进行网络安全培训，以提升其网络安全意识，并引导其严格遵守技术操作要求使用档案管理系统，避免因操作不当引发网络安全问题。同时，应落实网络安全管理制度，明确各部门和档案管理人员的网络安全职责和权限，并加强网络设备和系统的维护管理。此外，应严格执行网络安全应急响应机制，定期进行演练，确保在网络安全事件发生时能迅速采取相应措施。应采用先进的网络安全技术，如入侵监测系统、加密技术等，对档案管理系统进行全面保护。其次，应加强数据加密与备份。一方面，需加强数据加密技术的应用，采用先进的加密算法对档案数据进行加密处理，确保数据在存储和使用过程中的安全性。同时，应加强对密钥的管理，确保密钥的安全可靠。另一方面，应完善数据备份制度，定期对重要档案数据进行备份，确保数据不会丢失或损坏，例如，采用本地备份、异地备份、云备份等多种备份方式。

（三）加强数字化档案管理人才队伍建设

首先，应开展数字化档案管理培训。数字化档案管理工作的开展需要具备专业知识和技能的人才参与。一方面，应制订合理的培训计划，结合数字化档案管理的实际需求细化培训计划，并广泛调研档案管理人员对培训计划的具体要求，以制订更合理的培训目标、内容和方式。针对不同层次和岗位的人员，制订个性化的培训方案，以提升培训的针对性和实效性。另一方面，对培训内容进行优化，邀请资深专家授课，通过案例分析、线下座谈等方式，进一步提升档案管理人员的能力和素质。同时，利用网络资源开展在线培训，以扩大培训的覆盖面。其次，应加大专业人才引进力度。应制订更具竞争力的人才引进政策，提升档案管理人员的福利待遇，并为他们提供职业发展空间，吸引优秀专业技术人才从事数字化档案管理工作。[5]同时，应建立完善的人才评价和激励机制，为引进的人才制订个性化的评价指标，并根据其业绩和贡献度给予相应的奖励，鼓励他们在数字化档案领域不断开拓创新。此外，还应加强与高校和科研机构等的合作，通过联合培养的方式共同培育档案管理方面的专业人才，为数字化档案管理模式的实施提供智力支持。

四、结语

随着信息技术的不断进步，数字化技术与档案管理的融合日益紧密。传统档案管理模式已难以适应快速发展的社会环境和公众日益增长的信息需求。当前国家非常重视数字档案转型升级，并出台了一系列政策和实施方案，为数字化档案管理模式创新提供了政策支持。在此背景下，档案管理部门应顺势而为，加快数字化档案管理模式的创新，主动适应时代发展的需求，进一步提升档案管理效率，实现档案信息资源的合理利用和开发。

参考文献：

[1]李妍月秀.关于数字化档案管理模式的研究分析[J].兰台内外，2024（32）：10-12.

[2]沈亚平.数字化赋能档案管理 科技唤醒历史记忆[J].文化产业，2024（31）：76-78.

[3]秦丕宝.数字化时代档案管理模式的创新研究[J].档案记忆，2024（10）：57-59.

[4]张寅，曹萍萍，李京林.数字档案馆建设下档案数字化管理技术与标准研究[J].档案，2024（S1）：101-105.

[5]王立群.数字化背景下科研档案管理信息化建设路径[J].中国市场，2024（29）：107-110.

（作者简介：曹释文，女，本科，华能海南昌江核电有限公司，助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）