大数据背景下文书档案利用模式的创新探索

随着信息技术的不断进步，文书档案管理正经历从传统的纸质档案管理模式，向智能化、数字化档案管理模式转变。文书档案作为关键的信息资源载体，受大数据时代的影响，一方面，大数据技术有助于强化文书档案的利用价值；另一方面，其也给文书档案管理带来了一系列挑战，旧有管理和利用模式亟待改变，文书档案利用过程中的风险性增加。[1]基于此，本文将对大数据背景下文书档案的利用模式展开探索，希望可以对档案管理的未来发展提供一定参考价值。

一、文书档案利用模式创新的必然性

大数据对文书档案利用具有双重影响。从机遇层面看，大数据技术丰富了文书档案的数据类型，为挖掘文书档案的信息价值提供了技术支撑，使文书档案的服务模式变得更为丰富多样。从挑战层面看，文书档案在开发和利用过程中同样面临着新的问题和风险。

（一）文书档案利用面临的机遇

首先，大数据丰富了文书档案的数据资源。在大数据背景下，各类电子档案的数字化资源正源源不断地涌入文书档案管理系统，导致文书档案资源规模呈指数级增长。这些丰富的文书档案资源为后续的开发和利用提供了坚实的数据基础。通过这些档案数据资源，可以分析不同时期的社会发展脉络，为地区政策制定提供参考依据。随着文书档案数据资源的不断丰富，大数据技术的应用前景广阔，从这些宝贵的数据资源中能够挖掘出更有价值的信息。

其次，大数据分析为文书档案的利用提供了先进的技术工具。先进的数据分析工具为文书档案的开发和利用提供了更加多元的手段。在文书档案的开发和利用过程中，各种强大的数据分析软件和算法已成为不可或缺的工具，它们能够通过筛选、分析和整合的方式，在海量档案数据中精准定位有价值的内容，并将其提炼出来。通过数据挖掘技术，可以发现隐藏在大量数据背后的发展趋势，这些先进的分析技术能够以全新的视角审视文书档案的价值，将文书档案信息转化为实际的知识和智慧，服务于社会发展。

最后，大数据为文书档案的多元化服务提供了可能。借助大数据和云计算技术，可以实现个性化和精准化的档案信息服务。强大的大数据分析能够为用户提供智慧推送服务，根据用户的需求和使用习惯自动推送相关文书档案信息，并结合用户的搜索习惯和浏览历史进行数据分析，精准判断用户当前的关注重点，将有价值的档案资料及时推送给用户，节省了用户的时间成本，突破了文书档案信息服务的时空限制，使用户能够随时随地访问文书档案数据库并获取有价值的信息。[2]此外，基于大数据和云计算，文书档案的可视化数据分析报告可以生成得更为快速便捷，使文书档案信息变得直观，进一步提升了用户的服务体验。

（二）文书档案利用面临的挑战

首先，数据的安全风险显著增加。随着文书档案数字化程度的提升，相应的安全风险指数也在增加。一方面，存储的数据可能成为黑客攻击的目标，文书档案管理系统的安全防护措施如果存在漏洞或出现人为疏忽，黑客就可能侵入系统，窃取重要的文书档案信息，对个人隐私造成威胁。另一方面，在文书档案数据传输过程中，由于网络安全的复杂性和不稳定性，数据容易被篡改或截取，如果在传输过程中数据遭到破坏或拦截，将造成严重后果。

其次，大数据技术的应用存在一定的限制。大数据技术本身具有复杂性，对档案管理人员的技术能力和专业水平提出了较高要求。大数据技术涉及数据存储、数据挖掘、数据处理、数据分析等多个领域，在利用大数据过程中需要掌握多种技术方法。此外，随着大数据技术更新迭代的速度加快，新的技术和工具陆续出现，要求档案管理人员必须不断学习和跟进，以适应大数据时代的技术要求。然而，对于档案管理部门的技术人员而言，如果没有系统的培训和自主学习意识，将难以跟上技术的更迭速度，也便难以将先进的信息技术与文书档案的利用开发相结合，最终削弱文书档案的利用效果。

最后，开发利用理念过于落后。在大数据时代背景下，传统的文书档案开发利用理念已经难以跟上时代发展的步伐。当前，部分档案管理部门在文书档案管理开发利用的过程中，只注重前端的管理和保护，忽视了后端的开发和利用。只满足于文书档案的管理，而没有成为文书档案的开发者，这在一定程度上限制了档案信息的充分利用，导致部分纸质文书档案信息因未进行数字化处理而遗失，造成了档案信息的损失和资源的浪费。这显然与新时期文书档案现代化建设的要求背道而驰。此外，部分档案管理人员尚未从传统的“保管员”角色转变为“信息服务的提供者”和“知识的管理者”，对用户需求了解不足，服务方式的创新缺乏主动性，从而在一定程度上削弱了文书档案的服务职能。

二、文书档案利用模式创新的可行性——“大数据+文书档案”服务模式

在新时代背景下，文书档案的利用与开发必须坚守以人为本的原则，并在模式创新上寻求突破。通过实施个性化定制服务模式，可以精确地满足用户需求，提高用户体验和档案开发效率，从而实现从“人找档案”向“档案找人”的转变。跨部门和跨领域的协同利用模式有助于打破信息孤岛，实现文书档案信息的共享。智慧档案服务模式通过技术赋能，推动文书档案服务的智能化转型，更有效地展现了文书档案的价值。

（一）“大数据+文书档案”服务模式开发

1.个性化定制服务模式

文书档案的开发利用最终应落实于服务。在大数据时代背景下，个性化定制服务模式与文书档案的发展趋势相契合。在文书档案服务过程中，应坚持以用户为中心，根据用户的需求、兴趣爱好和行为习惯，提供高精准度的档案服务，最大限度地提升用户满意度。首先，需全面而精确地采集用户数据，通过多种渠道收集用户与文书档案交互的各类数据，包括档案查询系统中的浏览记录、下载数据、搜索关键词，以及用户在相关平台上的注册信息、个人爱好、研究方向等。例如，利用文书档案管理系统的日志记录功能，分析用户查询的档案类别和具体内容，并结合其他数据形成用户画像。其次，以用户画像为依据，实现档案资源的精准推送和服务定制。[3]通过智慧推荐系统将与用户兴趣爱好和研究方向相关的文书档案信息推送给用户，包括档案文献、专题报告、数据分析结果等。同时，为用户设计个性化服务界面，用户可根据自身需求定制档案展示方式和搜索条件，并按用户偏好推送搜索结果。

2.跨部门跨领域协同利用模式

为实现文书档案信息的整合、开发和利用，必须打破各部门和领域之间的壁垒和限制，为文书档案资源在不同主体之间的流通和共享创造条件，实现协同合作，进一步扩大文书档案的应用场景和服务范围。首先，需建立跨部门、跨领域的合作机制，档案管理部门应定期召开专门会议，制订合作框架和规则，要求各方在文书档案协同方面严格遵守职责和要求，防止文书档案资源整合过程中出现责任划分不当等问题。其次，构建文书档案共享平台，该平台应具备强大的兼容性和扩展性，能够为不同部门档案管理系统提供对接和技术支持。采用统一的数据标准和接口规范，确保不同主体档案数据能够顺利接入共享，同时建立文书档案数据安全管理，确保文书档案数据的安全性和隐私性。最后，开展协同创新项目，围绕重大项目和研究课题，组织各方共同研究基于文书档案的创新项目，通过多元主体合作实现文书档案信息数据互通、知识共享和经验交流，进而更好地发挥文书档案的价值和作用。

3.智慧档案服务模式

智慧档案服务模式借助大数据、云计算、物联网、区块链、人工智能等先进技术对文书档案进行智慧化开发和服务，实现文书档案资源利用价值的最大化，为用户提供高质量的档案信息服务。首先，利用大数据技术对文书档案信息资源进行智能分析。建立文书档案数据库，通过对文书档案内容的语义分析，实现文书档案的自动分类、标引和知识图谱构建，为后续文书档案利用开发创造条件。[4]其次，运用人工智能技术提升服务效率。在文书档案检索方面采用自然语言处理技术和智能访问系统，使用户能够以自然语言查询重要的文书档案信息，系统快速反应并理解用户要求，提供精准的检索结果。利用云计算技术提供强大的计算力，支持档案管理系统的高效运行；而物联网技术则为文书档案实体管理提供支持，通过在文书档案库房和设备上部署传感器，实现对文书档案相关设备的实时监控，确保文书档案信息安全。

（二）“大数据+文书档案”服务模式实施

文书档案利用模式的创新是一项系统性工程，其在大数据背景下受到的影响因素众多。因此，应从组织、制度和人员三个层面提供坚实保障。

1.提供组织资源支持

组织保障是文书档案创新利用模式顺利进行的关键。首先，需建立专门的领导机构，负责规划和协调文书档案管理与开发利用工作。该机构应由档案管理部门的主要领导牵头，联合相关技术人员和业务骨干组成，他们应具备丰富的档案管理经验和专业知识，能够制订科学合理的发展规划和具体方案。同时，负责对文书档案利用模式的相关资源进行整合和分配，确保创新活动的稳步推进。其次，需优化组织架构，明确各部门在文书档案创新利用模式中的具体职能分工，可设立数据管理组、技术研发组、服务推广组等，形成互动协作的有机整体。最后，加强与外部机构的沟通与合作至关重要。档案管理部门在文书档案创新利用模式方面不应仅依赖单一部门，而应积极与信息技术企业、科研机构和高校等展开紧密合作，共同开展课题研究和研发项目，以了解最前沿的技术动态，并拓展文书档案服务范围，充分发挥其价值和作用。

2.形成制度行为规范

制度保障是确保文书档案创新利用模式规范有序的重要手段。首先，需建立健全数据管理制度。在大数据背景下，数据成为核心资源，必须完善相关制度，确保数据的规范有序。应围绕数据采集、存储、传输、开发利用、共享等环节完善管理制度，明确数据质量标准、安全防护措施和使用权限等，以防止数据泄露。其次，需完善创新激励制度。创新需要激发人的主观能动性，因此必须建立完善的创新激励机制，鼓励档案管理人员积极参与文书档案利用模式创新。例如，设立创新奖励基金，对在文书档案创新利用模式中表现突出的个人和团队给予奖励，并将创新成果与绩效考核、职称评定相结合，为创新人才的培养提供广阔的发展空间和晋升渠道。

3.加强人才队伍建设

人才是大数据背景下文书档案创新利用模式的根本。首先，需加强人才队伍建设。一方面，应引进具备大数据技术和档案知识的复合型人才，充实档案队伍，这些人才应熟悉文书档案管理工作，并能将大数据技术融入文书档案创新利用模式中，推动创新工作的顺利进行。另一方面，需加强对现有档案工作人员的教育培训，提升其创新能力，通过技术交流、培训班等多种形式，使档案管理人员了解大数据技术的发展趋势和实际应用情况，掌握档案利用的新理念和技能。[5]其次，需建立人才评价和考核机制。科学合理的人才评价与考核机制，能够更好地调动档案管理人员参与文书档案创新利用模式的积极性和主动性。应将业务能力、创新成果、工作态度等指标纳入人才评价指标体系中，通过定期考核评价，及时发现人才队伍建设中的问题，并采取针对性措施进行优化，为人才培养提供具体依据。

三、结语

随着大数据时代的到来，信息技术深刻地改变了社会，文书档案管理领域亦不例外。大数据技术的广泛应用为文书档案的利用开发提供了技术支撑。传统的文书档案利用模式已难以适应海量数据的利用需求，面对信息检索效率低下、服务方式单一、数据处理压力大等现实挑战，必须进一步实现文书档案利用模式的创新，积极探索不同形式的文书档案利用模式和服务模式，进一步提升文书档案服务质量，更好地发挥文书档案在促进社会经济发展、满足人民群众档案文化需求中的价值。

参考文献：

[1]张继东.大数据背景下文书档案的收集、整理与利用模式创新策略[J].兰台内外，2024

（30）：61-63.

[2]唐燕红.大数据环境下事业单位文书档案的信息化管理与利用[J].办公室业务，2024（12）：

30-32.

[3]蒋和.大数据背景下事业单位文书档案的开发利用路径[J].四川劳动保障，2024（05）：9-10.

[4]王玲玲.企业文书档案收集和利用研究[J].黑龙江档案，2024（02）：162-164.

[5]王丽.大数据时代文书档案管理的挑战与应对策略[J].兰台世界，2024（04）：106-109.

（作者简介：喻愈，男，本科，福鼎市人大代表服务中心，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）