高校绿色档案建设与可持续性发展研究

随着绿色生态发展和新兴技术的广泛应用，绿色环保受到更广泛群体的关注，传统的档案馆建设和管理已无法适应新时代的发展要求，亦无法满足绿色环保理念的需求。基于此，本文将对建设绿色档案的意义进行探讨，通过分析当前高校绿色档案建设的不足，结合实践提出高校绿色档案建设的优化措施，以期在绿色档案建设中提供思路，推动高校绿色档案建设并实现可持续性发展。

一、建设绿色档案的意义

（一）优化档案资源配置

建设绿色档案，一是要体现绿色、高效，馆内布局规划合理，设备功能齐全，低碳环保；二是各办公区域功能划分明确，打造绿色办公环境，循环利用；三是加强数字化建设，高度整合档案资源，高效管理档案资源，提高应用管理效率。此外，档案馆之间的合作是档案馆全面发展的关键所在，既可以实现资源交换，达到优势互补、共建共赢的目的，也可以为用户提供便捷的知识获取和更丰富的内容储备，保障用户获取信息的基本需求，同时弥补各机构之间的不足，提供更优质的服务。

（二）实现档案馆的内在价值

档案馆具有文化属性，对于文化形象塑造起到了积极作用，也是生活中重要的一部分。建设绿色档案馆，一是应充分发挥档案馆的主观能动性，发掘档案馆的内在价值，结合红色、文化等主题内容，举办展览、讲座、报告会等活动，发挥档案馆文化宣传教育的功能；二是利用数字化技术手段，通过整合线上线下资源升级档案馆功能，实现便捷利用档案资源；三是通过开展绿色服务，积极听取用户的反馈意见，科学合理地改造档案馆，满足不同类型的需求；四是可以开发文化销售产品，丰富产品类型，提升社会经济价值。

（三）推动档案馆的可持续发展

档案馆不是孤立存在的，秉持绿色循环的发展观，创新方式方法，使得存在于社会各个方面的档案资源得到妥善保管和充分利用，融合绿色发展理念，坚持绿色发展之路，大力推动档案馆绿色建设。遵循以人为本、和谐共生的原则，多渠道建设节能环保档案馆。绿色档案馆建设融入当地特色，融入城市，体现特有的文化属性。利用现代化技术降低档案资源浪费，培养创新节约意识，推动绿色理念和低碳生活方式普及，促进档案馆的可持续发展。

二、当前绿色档案建设存在的不足

（一）绿色发展理念与档案工作结合度较低

1.知识宣传不到位。目前，我国在绿色档案馆建设方面的研究起步较晚，虽然已经形成一定的研究基础，但还不够全面系统。一方面，宣传不到位，人们对绿色发展与档案馆的融合相对模糊，导致工作中难以形成绿色工作意识。另一方面，档案工作人员结构不平衡，专业人才短缺，人员流动性大等问题，造成档案宣传教育与档案建设仍存在执行差异。

2.相关举措不全面。主要体现在档案工作人员缺乏绿色知识培训，相关节能知识较欠缺；部分需要升级改造的措施还未建设完成；对于新的节能设备的使用率不高，工作中缺乏绿色工作意识，以至于不能将绿色工作理念应用于档案管理中。部分工作人员对绿色发展理念在实践中的应用不够重视，长期形成的习惯难以改变，没有在实际行动中践行绿色环保理念。

（二）绿色档案监管制度缺乏

1.监管制度不健全。绿色监管机制是推动绿色档案建设发展的主要因素。目前，高校档案馆基本没有成立绿色发展工作部门或工作组织，在实践中对管理和执行缺乏监管，阻碍了绿色档案的建设发展。对于绿色档案馆建设缺乏相关标准和规范，尽管已经出台了《绿色档案馆建筑评价标准》，但在具体实施中，由于受建筑、设备条件等的限制，对影响因素分析不准确、不全面，真正实施较为困难。

2.缺乏相应的奖惩制度。未建立绿色建设评价制度，对档案工作人员缺乏有效的激励措施，导致相关部门和工作人员的积极性不高，同时，对工作中出现的纰漏也缺少相应的制度进行规范，不仅会降低工作效率，还会影响绿色档案馆建设的效果。

（三）数字档案馆建设缓慢

1.系统建设难度大。数字档案馆的建设是一个庞大的系统工程，包括互联网、局域网、电子政务网等。由于每个馆的工作侧重有所差异，因此需要针对各馆情况制订方案，从考察、制订到实施是一个慢进的过程。此外，对文献进行数字化需要相当大的工作量，档案馆历史悠久，馆藏数量大，细节规整难度大，把纸质档案数字化，要经过整理、编目、数字化扫描，需要耗费大量的人力、物力和财力。虽然可以通过第三方外包，但对第三方要求较高，除了要求有一定的技术水平，还要具备非常强的安全保密和档案保护意识。

2.服务方式需完善。档案馆内部的空间布局缺少个性化的专属服务，线上查阅不能根据用户喜好进行档案信息推送服务，个性化服务目前难以实现。对老年用户来说，获得数字化档案的渠道较少，对线上查阅档案的方式难以适应，查阅档案和获取信息比较困难，因此，还需要档案馆围绕用户需求调整服务方式。

三、绿色档案建设的优化措施

（一）加强绿色档案环境建设

1.建筑设施智慧化。智慧化的建筑设计体现在库房的温湿度、照明和库房安全的内部建设中。内部设施应具有智能功能，将存储纸质文件的库房和存储电子文件的库房改造升级，这样可以减少档案管理人员的手工操作，也能减少纸质档案的损耗，不仅能提高工作效率，还可以实现对档案的实施和工作方式的绿色化改进。在档案馆的建筑设施上除了要使用绿色环保材料外，还要在建筑设施和技术上结合先进的技术，将档案馆建设成为具有防震、防洪等功能。建设智慧化的档案馆，要基于档案利用者的使用便利角度考虑，根据现有相关情况，全面了解档案馆智慧化建设需要，探求先进、可靠、实用等功能，满足智慧化档案馆的建设需要。

2.相关建设体系化。首先，树立绿色服务理念，充分认识绿色档案建设和发展的重要性，满足绿色档案室库房硬件需求，提升档案室管理服务水平。大力宣传低碳环保知识，自觉遵循绿色服务观念，在工作中落实低碳服务理念，节约办公资源和能耗，提高可循环利用物品和环保设备的使用。其次，关注用户需求，切实落实档案知识传播与利用，充分发挥档案工作人员和用户的主观能动性，增强用户利用档案解决问题的意识和能力，丰富绿色服务的内涵，不断拓展绿色服务的深度与广度，提升档案服务效能。最后，加强对档案工作人员的培训和教育，注重提高工作人员的信息技术能力，进而营造便捷高效的服务环境，提高档案服务工作的水平和效率。

（二）构建绿色档案管理模式

1.档案馆发展绿色化。在日常管理中，对档案库房的温湿度、甲醛、氡等实施监测，加强环境质量监控，对影响档案室内外环境污染物采取有效措施，创造健康安全的工作环境。我国大力推进绿色建筑的发展和普及，强调保护资源环境，节约能源消耗，为档案利用者提供便利，提高档案管理者的工作效率；推动公共建筑发展，降低档案馆的能耗和费用，提升档案馆的服务功能，为档案工作者创造良好的办公环境。档案馆的可持续性发展战略，不仅要注重建筑上的问题，也要结合利用档案科技成果，优化库房设计，为档案及档案工作人员，创建更加安全、可靠、绿色的环境氛围。

2.服务模式人本化。人本化管理可以提高档案管理者的工作积极性，提高工作效率，进一步促使档案管理人员创新服务，建立良性循环，最终实现绿色档案馆的全面建设和发展。首先，要坚持需求为先，注重使用效果，把档案利用者的满意度作为档案馆建设的出发点和落脚点。注重使用者的感受，关注使用需求，实现查档便利。深度剖析信息资源，提供快速、优质服务。其次，作为档案管理者，通过智慧化的共建共享和全面感知，可以缩减档案管理人员的工作量，提高服务质量。在档案利用方面，通过网络服务平台，可以即时查询档案信息。最后，实现人本化服务的重点是提高档案管理者的人本化服务意识并加强培训，要建立相应的管理制度，以档案利用为中心，服务人本化。

（三）推动绿色档案信息化建设

1.档案业务数字化。《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出了“加快档案数字资源转型”“逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系”的发展目标，要求各档案馆做好存量数字化、加快推进增量电子化。当今社会，信息技术不断发展，档案工作朝着数字化、无纸化方向发展，这与绿色发展理念契合，是档案工作的发展趋势所在。在档案数字化转型发展过程中，要坚持低碳化发展的理念，实现档案业务数字化。在具体操作中，在实现档案数字化转型的同时，要加快推进档案业务全流程数字化，用系统建设思维，持续推进档案信息化建设。此外，档案管理部门要推进档案工作与其他业务工作的融合发展，将档案资源应用于工程建设、安全生产、决策管理等工作中，拓展档案资源应用的深度与广度。

2.管理系统智能化。档案管理系统智能化是在原有档案的管理基础上，通过现代化建筑、通讯、控制等技术，将档案馆的建筑、设备、资源进行集成管理，坚持低碳节能设计理念，实现节能设计与智能系统的良好配合，为档案馆的绿色建设发展和优质高效服务提供保障。在档案资源管理中，在做好档案自身管理的同时，要积极探求档案馆的信息资源与公共服务平台的运用，如公众号、App、微博等，通过对互联网信息的联合，做到对信息的收集和掌控，使档案信息在虚拟环境中互联、传递。通过档案管理系统的智能化控制，实现快速接收和整合档案信息资源，进而对资源进行合理分配。同时，还要依靠大数据和人工智能等技术，推动档案资源管理与归档存储由传统的人工管理模式向综合利用的智能模式转变。

（四）加强绿色档案监督管理

1.落实有关规范标准。《绿色建筑评价标准》（GB/T50378-2019）具有全面的绿色建筑物评价体系，包括住宅和公共建筑两部分，涵盖绿色建筑评定等级划分、评价方法等，从档案馆的规划设计、施工建设、布置使用等都要按照标准严格执行。在实践中，要全面考量档案馆的节能功效，严格检查施工质量，定期开展质量检验及绿色评价，选用符合标准的绿色建材产品和技术方法，确保建筑物符合标准建设。以标准为抓手，推动绿色档案建设，开展对标达标行动，将绿色发展理念贯穿于整个档案建设全过程和全生命周期，通过引入新型技术创新手段，尽可能减少能源消耗，降低环境影响。同时，还要在此基础上构建绿色监督评价体系，降低能耗，提高能源利用率，提升绿色效能。

2.强化监督管理。在档案监管方面，虽然出台了一些规范标准，但仍缺少细致的要求，因此，推动绿色档案建设，必须建立完善的监管制度，明确绿色档案馆评价制度，制订奖惩规则，建立效果评价。首先，在档案馆的日常管理中，要建立具体的节能、绿化制度，制订工作人员守则和实施细则，采取有效措施，对能源消耗进行监控。其次，可以设立专门的监管机构或安排专门的监管人员，提高监管力度。再次，在服务方面，建立完善评价反馈、资源共享、档案咨询等服务机制，加强服务评价反馈等，用于提升服务质量。最后，安全管理是数字化档案建设管理中必须重视的内容，在大数据环境下，要利用现代化的方式方法确保网络安全，确保档案管理和智能化系统安全运行，提升档案管理质量，推动绿色档案建设。

四、结语

随着“创新、协调、绿色、开放、共享”发展理念的全面实施，以人为本、全面协调可持续发展的服务建设模式将成为现代档案馆建设的重心。档案馆的绿色化发展要以生态环保、节能降耗、安全可靠和可持续性发展为目标，抓住当前全面推进绿色可持续发展的战略机遇，在满足基础功能的基础上，为人们提供健康、便捷的工作环境和使用体验，把绿色发展理念融入档案事业高质量发展中。

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★基金项目：本文系江苏省档案科技项目“植物基复合剂在档案库房绿色环保抗菌除醛方面的新技术及应用研究”（项目编号：2023-20）的阶段性研究成果。

（作者简介：曹文秀，女，硕士研究生，宿迁学院，馆员，研究方向：人事档案管理、人力资源管理）

（责任编辑 苏静静）