档案管理在数字化时代的文化价值与挑战

一、引言

档案管理在数字化时代面临着新的机遇与挑战。本文将探讨档案管理的重要性，分析数字化时代档案管理的机遇与挑战，并提出数字化时代加强档案管理的策略，通过加强档案数字化建设、筑牢数据安全防线、加强人才培养等措施，促使档案在数字化时代更好地发挥自身重要作用，以促进文化传承和社会发展。

二、档案管理的重要价值

（一）传承历史文化

档案是人类活动的真实记录，凝结着不同时代的历史文化信息。每一份档案都见证了特定历史时期的社会面貌、文化特征和发展脉络。通过档案管理，我们可以追溯历史，了解先人的生活状态和思想观念，进而传承和弘扬中华优秀传统文化。[1]

（二）服务社会

档案管理不仅要立足于传承历史文化，更要着眼于服务现实。

一方面，档案记录着社会生活的方方面面，涉及政治、经济、文化、教育、科技等各个领域。充分利用、合理开发海量档案信息资源，通过数据关联、分析、挖掘，提升档案管理的智能化水平，可以为社会发展提供重要参考和决策支持。[2]例如，土地档案可为国土资源管理、城乡规划建设提供翔实的数据支撑；医疗档案可为疾病预防控制、医学研究提供宝贵的第一手资料；科技档案可为科研攻关、成果转化应用提供重要的信息支持。特别是在应对突发事件、保障社会稳定等重大任务中，档案发挥着不可或缺的作用。

另一方面，档案蕴含着丰富的信息资源，具有巨大的开发利用价值。在数字化时代，借助现代信息技术手段可以将档案信息资源转化为高质量的数字资产，推动档案管理从单纯的被动保管向主动服务转变，从封闭走向开放，最大限度地发挥档案的应用价值。[3]例如，利用大数据、人工智能等技术可以对档案进行深度挖掘、关联分析，提炼有价值的信息。同时，还可以将档案信息资源与各行业领域相结合，开发档案相关产品，为企业经营管理、市场分析、产品创新提供有力支持。例如，依托档案信息资源优势开发具有文化特色和时代感的创意产品；将档案元素融入文创产业，推动文化产业和旅游产业融合发展。

三、数字化时代档案管理的机遇

（一）档案载体的变革

数字化技术的发展使档案的载体形式发生了巨大变革。传统的纸质档案逐步向数字档案转变，电子文件、数据库等新型载体不断涌现。这种载体的变革带来了档案管理的一系列变化。数字档案更易于存储、备份和迁移，可以最大限度地节约档案存储空间，延长档案的保存周期。数字档案便于进行全文检索、数据挖掘等操作，大大提高了档案的检索效率和利用率。[4]数字档案还可以实现在线访问和共享，打破了传统档案利用的时空限制。

（二）档案利用方式的创新

数字化时代不仅改变了档案的载体形式，也极大地拓展了档案利用的广度和深度。传统的档案管理工作多局限于档案借阅、展览等方式，数字化时代则为档案利用开辟了全新的空间。借助信息化手段，档案部门可以建设数字档案馆、虚拟展厅等，让档案信息资源“活”起来，产生新的价值；利用大数据、人工智能等先进技术还可以开发智能检索、知识发现等功能，让公众足不出户就能在线查阅档案。此外，通过数字化手段，档案部门还可以与社会各界广泛合作，开发档案相关文创作品，开展线上线下相结合的宣传教育活动，不断拓展档案服务的外延。尤其在应对突发事件方面，数字档案能发挥及时、高效、精准的优势，为科学决策提供有力支撑。可以说，数字化时代使档案信息资源释放出巨大潜力，为创新档案利用方式提供了广阔的想象空间。

四、数字化时代档案管理面临的挑战

（一）数字鸿沟与信息安全

数字化时代虽然为档案管理带来了诸多便利，但数字鸿沟问题却不容忽视。当前我国档案信息化建设发展不平衡，部分基层档案部门受制于经费、技术等因素，其数字化水平相对滞后。这不仅影响了档案信息资源的开发利用，也制约了档案管理的现代化进程。此外，档案信息资源进行数字化转换后，原本封闭的信息变得开放，虽然使档案利用更加便捷，但也意味着泄密风险加大，带来一系列数据安全问题，如何在开放利用与隐私保护之间寻求平衡，是一个值得深思的问题。大数据时代，海量档案信息被采集、利用，档案工作者须恪守职业操守，增强安全意识，强化技术防护，筑牢档案安全防线，在合法合规的基础上开发利用档案。

（二）资金不足与人才短缺

数字化时代，信息技术发展日新月异，硬件设施、软件系统更新换代速度加快，给档案管理带来巨大挑战。一些档案部门因资金投入不足、规划滞后，信息系统更新不及时，难以满足档案管理发展需求。与此同时，档案数字化对从业人员提出了更高要求，既具有档案专业背景、又精通信息技术的复合型人才十分紧缺。当前，部分档案部门人员专业技能不足，数字化意识淡薄，难以适应档案信息化发展需要。这就要求不断加强档案人才队伍建设，完善人才培养使用机制，加强教育培训，提升档案人员综合素养，为档案事业长远发展提供人才支撑。

五、数字化时代加强档案管理的对策

（一）加强档案数字化建设

在数字化环境下，传统的档案管理模式已难以适应新形势的要求，亟须向现代化、精细化、智能化方向转变。为此，档案管理工作中，要想充分发挥档案的价值，首要任务是加快档案数字化进程，运用信息化手段构建一体化的档案管理系统，用数字化手段盘活档案信息资源、释放档案价值。

一方面，要加大资金投入，引入现代信息技术手段，完善档案数字化建设中的基础设施，建设功能完备、性能优良的档案数字化管理系统，促使档案信息资源采集、存储、检索、利用的规范化、自动化、网络化；要遵循统一的标准规范，加强系统集成对接，实现数字档案互联互通；强化安全防护措施，提升数字档案安全水平，保障用户隐私安全；健全数字档案管理体系，细化业务流程，完善绩效考核，实现数字档案工作的精细化、规范化管理。

另一方面，要消除信息孤岛现象，整合各类数字档案资源，推动档案馆、博物馆、图书馆等文化机构的资源共建共享，深化跨地域、跨部门、跨行业的协同合作，构建上下联动、内外互通的数字档案体系，不断拓展数字档案信息资源的应用广度和深度，更好地服务于社会发展，以促进我国档案数字化建设平稳发展。

（二）筑牢数据安全防线

数字化时代，档案管理工作面临着档案资源和用户隐私非法利用的挑战，档案部门应予以高度重视，为档案管理工作提供有力的数据安全保障。

一方面，要加快推进数据安全培训工作，结合数字化环境下档案管理的新特点、新需求，开设法律法规培训课程，课程内容涵盖数字档案的法律地位、管理原则、权责边界，以增强工作人员的数据安全意识，规范工作人员操作行为，加强系统运维和风险防控，维护数字档案和用户隐私安全。

另一方面，为确保数字档案在采集、著录、保管、鉴定、利用等各个环节的安全，亟须强化数字档案标准体系建设。这要求档案部门紧跟数字技术发展动态，积极借鉴国际上的先进经验与具体实践，从而制订出一套涵盖技术标准、工作规范及管理办法的工作体系，详细规范元数据标准、数据格式要求、接口参数设置等关键要素，以实现数字档案管理的规范化与标准化。同时，建立健全标准的实施机制也至关重要，须加大标准的贯彻执行力度，强化执行过程中的监督与评估，确保这些标准能够在实际操作中得到有效应用，真正发挥其指导与规范作用，确保数字档案的真实性、完整性、可用性。[5]

（三）创新档案服务模式

要想发挥档案的价值，还要在档案管理过程中转变服务理念、丰富服务内容、优化服务方式，让档案走出深闺、服务大众。

首先，要转变服务理念，树立以用户为中心的服务意识，深入分析用户需求，细分服务对象，提供个性化、差异化的精准服务。其次，要丰富服务内容，紧扣时代脉搏，聚焦社会经济发展的重点领域、热点问题，主动挖掘档案信息资源，提炼有价值的信息，编制各类专题档案，为决策咨询、学术研究、商业活动等提供有力支持。[6]最后，还要优化服务方式，利用数字技术手段，拓展档案服务的时空维度，搭建线上线下相结合的立体化服务平台。线上方面，可以开设网上展厅、数字阅览室，开发档案数字资源库、专题数据库，为用户提供便捷高效的网络化、自助化服务；主动对接智慧城市、数字政府建设，嵌入大数据管理平台，为城市治理和政务服务提供有力支撑。线下方面，要整合档案专题资源，策划讲座、展览、现场体验等互动活动；加强档案部门与媒体、企业、社会机构等的合作与交流，推动档案信息资源的社会化利用。唯有如此，档案的社会效益和经济价值才能充分彰显并发挥作用。[7]

（四）培养档案专业人才

数字化时代对档案人才的专业素质和业务能力提出了更高要求，加强档案人才培养力度已成为档案事业发展的当务之急。

一方面，要深化档案学专业教育改革，优化人才培养模式。高校要顺应大数据时代的发展趋势，重构专业课程体系，创新教学内容和教学方式，加强新兴技术与档案专业知识的融合，加大实践教学力度，培养学生的数字化思维和创新能力，造就一批理论基础扎实、数字技能过硬、实践经验丰富的高素质档案人才。

另一方面，档案部门要完善在职人员教育培训机制，采取线上线下相结合的多元化培训方式，有针对性地提升档案人员的职业素养、职业操守、管理能力、业务水平。同时，要完善人才激励机制，建立科学的考核评价体系，畅通档案人才发展通道，营造人尽其才、才尽其用的良好工作环境。此外，档案部门还要加强与高校、科研院所、企业的交流与合作，引进和培养一批既懂档案学、又精通数字技术的复合型人才，为档案管理工作奠定坚实的人才基础。总之，要重视发挥档案领军人才、青年拔尖人才的示范引领作用，打造一支理想坚定、业务精湛、结构合理、充满活力的高素质档案人才队伍，为新时代档案事业的创新发展提供坚实的人才支撑。[8]

六、结语

数字化时代给档案管理工作带来了前所未有的机遇与挑战。档案工作者要树立创新意识，与时俱进，不断提升档案管理的科学化、规范化、法治化水平，充分利用现代信息技术手段，拓宽档案服务领域，创新服务方式，提升服务质量，最大限度地发挥档案价值。同时，还要筑牢数据安全防线，完善档案管理标准，加快档案人才培养，为档案事业的可持续发展提供坚实保障。只有这样，档案部门才能在数字化浪潮中砥砺前行，为传承历史文化、服务社会发展做出更大贡献。

参考文献：

[1]陈磊.大数据视野下文书档案数字化建设路径探析[J].黑龙江档案，2023（06）：84-86.

[2]曹迪凡，杨微，杨磊，等.海塘智慧建管系统电子档案管理技术研究与应用[J].水利水电快报，2023，44（12）：117-122.

[3]陶德禹.信息技术发展给档案工作带来的机遇和挑战[J].兰台内外，2023（36）：77-79.

[4]吕秀秀.以数字化为干部人事档案工作赋能——以济阳区委组织部干部人事档案服务中心为例[J].办公室业务，2023（24）：134-136.

[5]周聪.电子招标系统下招标档案管理的问题与建议——基于医疗设备采购领域[J].邯郸职业技术学院学报，2023，36（04）：88-90+96.

[6]李丹.大数据时代下的档案管理存储分析与信息价值的挖掘[J].参花，2024（18）：110-112.

[7]张宪.档案数字化背景下加强档案管理工作的研究[J].参花，2024（01）：140-142.

[8]黄星，周林兴.国家文化数字化战略下档案数字化传播探析[J].浙江档案，2024（03）：30-33.

★基金项目：本文系江苏高校哲学社会科学研究一般项目课题“习近平文化思想视阈下高校文化育人的路径研究”的研究成果。

（作者简介：廖珊，女，本科，苏州工业园区服务外包职业学院，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘月娇）