财务共享中心数据库建设与管理优化研究

摘 要：财务共享中心的成立旨在通过集中管理和整合企业各个单位的财务资源，实现财务业务的标准化、高效化运营，从而为企业提供更优质的财务服务。财务共享中心的运营中，数据库的建设与管理问题逐渐凸显，直接影响到财务信息的准确性和业务流程的顺畅性。本研究以财务共享中心数据库建设与管理为核心议题，提出了一系列从财务角度出发的优化方案，旨在提高财务共享中心的业务运营水平，推动企业财务管理迈向更高水平的现代化体系。

关键词：财务共享中心；数据库建设；管理优化

一、财务共享中心数据库建设

（一）数据库需求分析

1.财务数据类型

财务数据作为企业核心运营信息的重要组成部分，其类型的清晰定义和详尽了解对于数据库的设计和管理至关重要。财务数据类型的多样性和复杂性，涵盖了诸多方面，如收入、支出、资产、负债、成本等，其中，收入数据反映了企业的盈利状况，支出数据展现了企业的成本结构，资产与负债数据则揭示了企业的财务健康状况[1]。

在数据库需求分析中，对财务数据类型的审慎划分和分类不仅有助于建立清晰的数据库结构，还能为财务共享中心提供更为细致入微的数据管理和应用支持。例如，通过对收入数据的详细分析，数据库可以精准记录不同来源的收入信息，为企业领导层提供决策支持，对支出数据的细致分类有助于识别成本结构中的关键因素，从而进行成本控制和优化。此外，资产与负债数据的合理管理有助于企业更好地评估财务风险和资金流动情况。

企业的数据库建设也是随着业务发展中的实际需求来逐渐完善和优化，例如会计凭证中增加的现金流量辅助项就是基于企业自身管理需要在现金流量实时可视化建设方面进行的有效探索，改善了过去现金流量表要等决算报表数据出来才能计算，无法及时满足过程管控的状况。

2.数据采集与录入流程

数据采集与录入是财务共享中心运作的前沿，是财务信息流向数据库的关键环节，在这个过程中，各类财务数据源头被系统地整合，以确保数据库中的数据能够真实、全面地反映企业的财务状况。

首先，对于数据采集，需要深入了解不同财务数据的来源，可能涉及多个部门、多个系统，涵盖了从企业内部各个部门产生的财务数据，也包括了外部合作伙伴提供的关联信息。系统需要能够灵活适应多样的数据源，确保数据的全面性和准确性。在这个过程中，财务共享中心需要建立清晰的数据采集策略，确保及时、精准地获取各个数据源的信息。

其次，对于数据录入流程的分析要重点关注数据的录入标准和流程。在财务领域，数据的准确性至关重要，因此需要确立一套严格的录入规范，财务共享中心工作人员在录入数据时需按照这一规范进行操作，以避免因为录入错误导致的财务数据失真，并且对数据要定期检查和更新。此外，应该考虑数据录入的自动化和智能化，系统要具备一系列校验功能，以提高效率并减少人为误差。

（二）数据存储与结构优化

1.数据库设计原则

数据库设计直接关系到财务数据的存储、检索和管理效率，因此必须遵循一系列核心原则，以保障数据库的稳定性和灵活性。首先，数据库设计应当注重规范化，确保数据的一致性和完整性。通过将数据分解为最小的逻辑单元，规范化有助于减少冗余数据，提高数据库的空间利用率，同时降低数据更新时的复杂性，有助于确保数据库中的数据是精准、可靠的，为财务共享中心提供可信赖的数据基础。

其次，考虑财务数据的复杂性，数据库设计可适度冗余，比如查询类别的适度冗余可以加速数据检索的速度，降低财务报表生成的时间成本。通过在设计中考虑冗余，可以在满足数据一致性的前提下，提高数据库的查询性能，使得财务共享中心能够更加迅速地获取所需的财务信息[2]。

2.优化数据库结构的策略

通过巧妙设计数据库结构，可以提高数据的存储效率、检索速度以及系统整体性能，在这一过程中，财务共享中心需要采取一系列有效的策略，以达到数据库结构的最佳化。合理划分表结构是数据库结构优化的关键一步。通过将大型表拆分为更小的逻辑单元，可以降低数据的冗余度，减少数据表的物理存储空间，提高数据检索速度，表的划分应该根据财务数据的逻辑关系和访问频率进行，以保证在数据库运行过程中的高效性和灵活性。例如，我们经常需要导出一些系统数据，通过列选按钮可以选择需要导出哪些列，但由于列选项目太多，筛选时间较长，全选又会导致系统卡顿，因此根据用户常用选项来设计选项的先后顺序就显得尤为重要。

同时，建立适当的索引是优化数据库结构的重要手段。索引的设计应考虑到经常被查询的字段，以提高数据的检索效率。财务共享中心可以通过分析财务数据的查询模式，有针对性地创建索引，从而加速财务信息的获取过程。例如我们目前系统模块也有很多，设计索引可以让我们迅速搜索到自己所需要选择的表单或者通过关键字来模糊搜索所需的页签在哪个位置。

二、财务共享中心数据库管理优化策略

（一）数据质量管理

1.数据清洗与验证

数据清洗与验证的目的在于从源头开始，通过对财务数据进行仔细的审查和处理，确保数据的真实性和完整性，从而提高数据库中的数据质量。在进行数据清洗时，财务共享中心需要采用一系列有效的方法，以识别和纠正潜在的数据问题，包括去除重复数据、处理缺失值、纠正格式错误等，通过清洗数据，可以有效减少数据库中的不准确信息，为后续的数据验证工作奠定基础。定期的数据清洗也能减轻系统的存储负担，从而提升系统运行效率。

数据验证是数据清洗的自然延伸，通过验证确保财务数据符合预定的标准和规范，包括对数据的逻辑性、一致性以及与其他数据的关联关系的验证。财务共享中心需建立严格的验证规则，设计一系列的勾稽关系公式等方式，确保数据库中的财务数据在存储和处理过程中保持一致性，从而提高整体数据质量。此外，通过引入自动化流程，可以加速数据清洗和验证的速度，减少人工干预，提高操作效率，财务共享中心可以借助现代化的技术手段，确保数据管理过程更为智能和高效。

2.异常数据处理

异常数据可能因为输入错误、系统故障或其他原因而出现，对数据库的准确性和可靠性构成潜在威胁。因此，财务共享中心需要采取有效措施，对异常数据进行精准处理，以确保数据库中的财务信息是真实、完整的。

举例而言，假设在财务共享中心的数据库中存在一批异常数据，涉及记录的数值异常，可能是由于录入错误或系统故障导致的。在异常数据处理中，首先需要通过系统报警或监控手段及时发现这些异常数据，一旦发现异常，财务共享中心可以采用自动化脚本或规则进行初步识别，并将异常数据标注出来。

接下来，对于标注的异常数据，需要进行详细的审查和分析，涉及与相关部门或系统开发商的沟通，以了解异常数据产生的具体原因。在例子中，可能需要与业务部门核实，确认是否存在录入错误或其他异常情况，基于详尽的分析，可以制定相应的处理策略，如修正数据、删除异常记录或进行其他必要的调整[3]。

另外，为了防止未来类似异常数据的再次出现，财务共享中心还可以考虑加强数据输入的验证规则，提高系统的容错性，从而减少人为或系统导致的异常数据。通过建立健全的异常数据处理机制，财务共享中心能够及时排除异常因素，保障数据库中财务信息的准确性和可靠性。

（二）数据安全管理

1.权限控制与访问管理

在财务领域，财务数据的机密性和完整性至关重要，因此必须采取有效的权限控制和访问管理策略，以确保只有经过授权的人员能够访问敏感的财务信息。举例而言，某财务共享中心的数据库包含公司的薪资信息，在这种情况下，财务共享中心应该实施严格的权限控制，确保只有授权的人员，如财务部门的工作人员和高层管理人员，才能够查看或修改薪资数据。通过设定不同层次的权限，比如角色权限和访问权限，可以确保不同岗位的人员在数据库中拥有合适的数据操作权限。与此同时，访问管理的策略也需要考虑到实际业务流程，如若存在需要外部审计师对数据库进行审计的情况，财务共享中心可以为其分配一定的查询权限，以便其能够获取必要的审计信息，同时限制其对敏感数据的修改权限，保障财务数据的完整性。

另外，需要建立清晰的账户管理制度，确保只有具备合法身份的用户才能够访问数据库，通过采用一体化平台登录模式、强密码策略、定期更新密码、多因素认证等手段，可以有效防范未经授权的访问，提升数据库的安全性。

2.数据备份与恢复策略

在面对各种潜在的数据风险和网络攻击时，建立健全的数据备份与恢复策略能够有效保障数据库的可靠性和业务连续性。考虑到财务共享中心数据库可能受到的数据损坏、硬件故障或恶意攻击等威胁，采用定期的全量备份和增量备份是一种常见的数据备份策略，全量备份可保留数据库的完整副本，而增量备份仅存储自上次备份以来发生的更改，这样可以有效减少备份的存储空间和时间成本。此外，需要确保备份数据的离线存储，以免受到网络攻击或病毒威胁，通过将备份数据存储在离线介质，可以提高数据备份的安全性，降低数据泄露的风险。

在灾难发生时，数据的迅速恢复对于维护财务共享中心的正常运营至关重要。因此，财务共享中心需要建立清晰的数据恢复策略，包括测试和验证备份数据的完整性，制定详细的恢复计划，确保在最短的时间内完成数据库的恢复工作。此外，应该建立定期的恢复演练流程，以验证备份和恢复策略的有效性。通过模拟各种灾难情景、护网行动演练等，财务共享中心可以及时发现备份和恢复过程中的潜在问题，并对策略进行及时调整，以确保在实际灾难发生时能够迅速有效地应对。

（三）性能优化

1.查询优化

通过巧妙的查询优化，财务共享中心可以显著提高数据库的响应速度，从而保障用户能够更迅速、准确地获取所需的财务信息。假设财务共享中心数据库中包含了大量的交易数据，而用户需要频繁进行按时间范围的查询，在这种情况下，采用索引是一种有效的查询优化手段，通过在时间字段上建立索引，可以大幅提高按时间范围进行查询的速度，减少数据库的扫描时间。同时，了解查询执行计划也是查询优化的关键一环，通过数据库管理系统提供的查询执行计划分析工具，财务共享中心可以深入了解查询的执行路径、索引的使用情况等信息，通过对查询执行计划的优化，可以调整数据库的配置参数，提高查询效率[4]。

优化查询的同时，合理利用缓存机制也是提高性能的有效途径，对于经常被访问的查询结果，财务共享中心可以考虑将其缓存，以减少数据库的实际查询次数，不仅能够加速查询速度，还能降低数据库的负载，提高整体性能。此外，财务共享中心需要关注数据表的设计以及用户使用过程中的满意度调查。通过合理划分表结构、减少不必要的冗余数据，更好地支持复杂查询，提高数据库的查询性能。在新系统、新模块上线初期，对用户使用过程中出现的一些问题和意见建议及时提出应对策略并加以改进优化。

2.数据库索引设计

通过巧妙的索引设计，可以大幅提高数据库查询的速度和效率，使得财务共享中心能够更快捷、准确地检索所需的财务信息。除了单一字段的索引，复合索引也是一个重要的设计考虑因素。例如企业查询对上对下合同执行情况就是复合索引的一个有效案例，查询栏目的名称以及查询结果的关联按钮还需要进一步优化。此外，对于频繁进行排序或分组的字段，也可以考虑建立相应的索引。例如，在某个财务报表中，需要按照交易金额对交易记录进行降序排序，通过在交易金额字段上建立降序索引，可以在查询时直接使用该索引，避免了在查询执行过程中进行排序操作，提高了查询的速度。在索引设计中，还需要注意索引的选择性，是指索引中不同值的唯一性程度，选择性越高，索引的效果越好。因此，在设计索引时，财务共享中心需要综合考虑查询的频率、条件选择性等因素，以制定合理的索引策略。

结论

在财务共享中心数据库建设与管理优化研究中，通过深入分析财务数据的采集、录入、存储结构和管理策略，以及性能优化的关键因素，实现了数据库的有效构建和高效运营。采用清晰的权限控制、数据安全管理和恢复策略，确保了财务信息的保密性和完整性，同时，优化查询和索引设计提高了数据检索效率，这一研究为财务共享中心提供了可靠的数据库基础，为业务决策提供了更为精准和实时的支持，推动了财务管理水平的提升。

参考文献：

[1]何丽娟.财务共享中心如何实现智能化[J].中国总会计师，2023（12）：147-149.

[2]熊燕.S证券公司财务共享中心风险控制研究[D].昆明：云南师范大学，2023.

[3]夏艺纯.人工智能视角下A集团财务共享中心流程优化研究[D].桂林：桂林电子科技大学，2023.

[4]郝义飞.集团企业财务共享中心数据安全治理研究[D].扬州：扬州大学，2023.