信息化背景下企业应收账款管理研究

【摘要】在企业的发展进程中，赊销作为企业拓展经营业务活动的重要手段，应收账款的增长难以避免。传统的技术处理手段难以满足目前企业应收账款管理需求。文章以中小企业Z为案例分析对象，对其存在的问题及背后的原因进行剖析，并从制度建设、岗位落实、人才培养、信息技术等方面提出改善措施。

【关键词】应收账款；信息技术；案例分析

【中图分类号】F275

一、引言

流动资产作为企业经营业务活动的动力保障，能够有效为各项经营活动提供资金保障，同时良好的现金流能提高企业偿债能力和保证企业的良好信用。在服务类中小企业中，流动资产的管理重点侧重于应收账款的管理，由于存在业务周期长，回款慢的特点，做好应收账款的账龄分析，减少坏账率，提高资金周转率，对于防止企业资产流失、优化资源配置、提高企业经营效益、保障企业稳步发展具有十分重要的意义[1]。

在资产管理的技术手段和人才要求方面，2021年财政部发布《会计改革与发展“十四五”规划纲要》中指出，以数字化技术为支撑，推动会计工作与单位经营管理活动深度融合，不断提高会计工作服务经济社会发展的效能。利用大数据等技术手段，加速会计数据流通和利用，有效发挥会计信息在服务资源配置中的作用，同时为管理决策提供依据。同年，《会计信息化发展规划（2021—2025年）》中提出，稳步推进会计行业管理信息化建设，打通不同平台之间的数据接口，推动企业财务数据的有效分析运用，实现会计职能拓展。

二、目前Z公司应收账款管理现状及存在的问题

（一）应收账款增长情况分析

对Z公司2021—2023年的报表数据进行分析（见表1），可以发现2022—2023年应收款总额呈上升趋势，其中应收账款占流动资产的比例虽然逐年递减，趋势有所降低，但仍超过50%。这三项数据，表明了Z公司的营运风险较大，现金流不畅，资金成本较高，不利于企业未来的持续性发展。2021—2023年，应收账款占主营业务收入总体呈上升趋势，其中2022—2023年主营业务收入下降，但是应收账款却增多，表明企业的盈利能力有所下降的同时收入质量有所下降，存在为获得业务收入忽视客户偿债能力分析和风险的管控。

（二）应收账款账龄分析

对Z公司2022—2023年应收账款的账龄及占比进行分析（见表2），可以看出1年以内的应收账款相较上年有所降低，反映该公司2023年的业务收入质量有所提高。但1年期以上的应收账款金额2023年相较于2022年增长了54%，整体应收账款回收周期变长，坏账风险变大。3年以上的应收账款数额大，该类应收账款催收成本、机会成本大，存在侵蚀资产和利润的风险。总体而言，该公司的应收账款管理状况较差，在后续跟踪、催缴账款等管理上需进一步加强。

三、企业应收账款管理问题的产生原因

（一）企业应收账款管理意识不足及制度缺乏

首先，在管理意识方面，目前管理者对应收账款的风险控制意识不足，对于应收账款的后续跟踪和催款工作的重视程度不够。同时由于市场环境竞争日益激烈，为获得更多的市场份额，保证营业收入稳定增长，加之在日常经营活动中赊销往往比现销更具有吸引力，导致忽略了应收账款回款风险。其次，在管理制度建设方面，缺乏针对应收账款管理文件，制度文件是行为的准绳，造成在应收账款的风险控制和管理流程上无章可依。第三，缺乏对客户的信用风险评估机制，在进行业务交易时，难以对客户资产、信用、能力等进行全面、深入地了解，且缺乏科学合理的信用风险评估机制，导致在经营活动中，无法有效控制应收账款的风险。

（二）岗位责任未落实，专业人员缺乏

应收账款的管理是一项专业且复杂的工作，在应收账款的管理上涉及事前的客户信用度分析，事中的动态跟踪，事后的催款及坏账管理[2]。因此，需要专业人员进行管理，然而中小企业中由于人力资源有限，机构设置简单，缺乏专业的部门和人员对应收账款进行全面系统的管理。在经营活动中涉及的人员，如销售人员通常只负责销售业务，发生应收账款；办公人员负责借款和冲账业务报销；财务人员负责应收账款的核算等基础性工作。没有专门的部门和人员对应收账款进行全过程管理，在人员岗位职责内容设置不明晰，管理责任无法落实到具体个人，导致监管力度不足。

（三）存在信息壁垒，账款清查不到位

应收账款涉及的单位、个人信息多，且信息变动性和复杂性高。传统的信息管理手段难以满足日益增长的应收账款管理需求，在以往的信息存储方式上多采用人工录入Excel表的方式，后面虽然上线了业务管理系统，但是由于资金、人力的限制，目前的业务管理系统的功能主要停留在合同的信息存储和业务流程审批功能上。

业务管理系统与会计核算系统尚未联通，业务信息与会计信息之间存在壁垒，导致应收账款的清查工作不到位，在清查频率上，未做到应收账款的定期清查，通常是年度审计时进行应收账款的清查。同时清查工作的深度不够，由于财务数据只有账龄，业务数据只有公司，且系统数据不连通，无法一一对应，无法为后续催收工作的开展提供准确依据。

（四）绩效考核制度缺失

公司在人员绩效的考核过程中重视收入的增加，当期利润的实现，在成本的管理中，却忽视了资金的机会成本。因此，销售人员在进行业务扩展时，忽略了客户的信用能力，使得营业收入账面数值虽然增多，但是实际上回款资金却增长不多。综上，在进行销售绩效考核时，应将项目应收账款作为考核因素之一，赋予一定的权重，采取“谁销售谁负责跟踪”的方式从而提高催收效率，提高员工风险控制意识。

四、完善应收账款管理体系

（一）增强应收账款风险意识，建立管理制度

在应收账款的管理顶层设计上，首先要加强应收账款风险管理意识，随着市场竞争愈发激烈，扩大业务的过程中难免会增大应收账款的数额。将应收账款的风险控制在合理范围内，减少坏账十分重要。在内部管理制度上，应建立应收账款管理制度，明确应收账款的事前、事中、事后的全过程管理流程，强化销售人员及相关人员对应收账款风险点的认知。在机构人员设置上，由于应收账款涉及单位多、周期不一、数额大，应设置专门的岗位协同销售部门与财务部门，做好应收账款的管理。

（二）优化业务流程，建立全过程管理

应收账款的动态管理应从优化事前管理、完善事中控制、加强事后考核三个方面进行。

优化事前管理，设置信用管理岗位，参照应收账款的5C分析法（品质、还款能力、资本、抵押、经营条件），针对不同的客户类型建立不同的客户评价模型，制定相应信用政策。以Z公司为例，客户群主要分为事业单位、公司、个人三种类型。在进行业务销售时，针对个人客户，由于追溯难度大，且涉及金额通常较小，应采用现收销售。针对公司企业，可从公司的资产负债结构、盈利情况、行业发展环境、历史交易习惯等方面进行模型建立，通过分析设定合适的赊销年限。针对事业单位，由于通常是政府采购合同，信用较好，在进行模型建立时，可从财政预算趋势、单位发展规划、历史付款时限等方面进行分析，制定合理的收账程序。

完善事中控制，加强合同管理，合同是企业催收应收账款最有法律效力的依据，根据业务量和合同金额，合理制定付款时限与完工进度。对于金额大分期付款的项目，要定期进行应收账款的对账，确保双方在应收账款数额，还款期限等方面认可一致。定期清查应收账款，跟踪客户经营状态，建立预警系统。企业内部部门之间保持信息畅通，定期进行应收账款清查。例如，财务部门定期出具账龄分析报告，客户服务部门负责客户关系维护，跟踪客户经营、财务、行业市场状态，是否具有持续盈利能力。账龄分析报告、市场经营状况、信用报告三项综合分析，便于进行风险预警，评估企业还款能力，动态调整催款计划。

强化事后管理，合理制定催收程序。针对逾期账款，在进行催收时要考虑催收成本、催收时效等因素。对于逾期时间短的客户可采用电话或者邮件催款方式；对于逾期时间长的需业务人员上门催款；对于逾期时间长，且多次催款无效，则采用询证函。在账务处理上，做好应收账款的坏账准备计提工作，避免虚增资产，提高财务报表的准确性和客观性；对于确实无法收回的应收账款，经批准审核可以进行坏账核销处理。

（三）完善会计基础数据，做好管理基础工作

目前，Z公司的会计工作中对应收账款核算时，对于应收账款的信息仅以应收账款的年度为标识，如2022年应收账款。使得在清查应收账款时，只能看到账龄和款项类型，难以查清应收单位和款项性质，导致后续催收工作难度加大。财务数据作为管理工作的基础，会计信息的全面性和可靠性对后续工作十分重要。在进行应收账款的核算时，可通过辅助信息提高数据的全面性和准确性，如发票时间、对应公司等。

（四）明确岗位职责，落实人员责任

为推动应收账款管理工作顺利开展，在管理制度中须明确部门人员的岗位职责，落实人员责任。财务部门需要协同管理部门、业务部门进行应收账款的管理政策和流程制定。做到应收账款及时入账、核销、调整，保证账款的准确性和完整性，提供应收账款的账龄结构和逾期信息。业务部门提供客户信用评估相关材料，跟进客户账款，解决客户支付问题，提供销售预测和客户反馈信息，负责账款征收。客户服务部负责处理客户咨询和投诉，维护客户关系，协助解决支付纠纷和争议，协助业务部门进行账款的征收。管理部门提供客户支付历史和账务明细等信息，协助财务部门核实账款情况，确保应收账款管理工作有序进行。

明确部门岗位职责，在人员的绩效考核中引入应收账款因素项目，促进应收账款及时回款。在应收账款的考核上主要考核三个方面：一是账龄结构和逾期率，考核应收账款的账龄结构，确保不良账款的比例控制在合理范围内，监测逾期账款的比例和金额。二是考核客户信用评估的准确性和有效性，分析客户支付行为和信用风险，及时调整客户信用策略和措施。三是催收效率和成本控制。评估催收效率和成本，确保催收成本控制在合理范围内。建立问责机制，在应收账款管理上采用“谁销售谁负责”，对于回款周期短的销售人员给予一定绩效奖励，对回款速度慢且坏账风险大，涉及金额多的业务销售人员扣除部分绩效。

（四）利用信息手段打造智能化信息平台

目前，在信息手段上，应收账款数据依靠人工录入业务系统进行简单地记录，缺乏分析工具和数据管理平台。在客户的信用管理上，可利用crm客户管理软件，录入客户的基本信息、属性、业务需求等信息，便于进行客户信用评估[3]。在业务进行期间，更新客户信息动向，并在系统中设置沟通时点便于业务人员及时跟进。在业务完成后，记录客户付款记录和方式，优化后续客户体验。在发票管理中，可利用税务电子发票系统来实现发票开具、发送和管理。实现快速生成和传送，同时减少纸质发票，降低成本和环境影响。

在信息传递上，由于业务系统、财务系统相互独立，平台之间信息互不相通，且数据格式不一致，导致业务数据和财务数据割裂，难以完成应收账款分析。在财务系统应收账款辅助信息和业务系统中，应收账款的记录字段设置尽量一致，便于后续数据比对分析。针对不同平台的数据，可利用ETL工具对不同平台的数据进行清洗、转换和整合。ETL工具是一类用于数据集成和数据转换的软件工具，被广泛应用于数据集成、数据迁移、数据仓库构建和业务智能等领域。通过开发共享数据接口，将税务电子平台开票数据传输至业务系统中，与业务系统中业务单号进行对应。在业务系统中可开发银行流水的导入功能，定期将收费信息填入业务系统。再建立关联数据库，实现用户信息、收费数据、开票数据、业务单号四个数据的关联，从而完成业务单、开票信息、收费信息、用户信息的互相关联，完善业务管理信息。

在数据分析上，常用工具有Excel、power BI等软件。对于中小型企业，考虑到成本和数据体量，可采用Excel或者ACCESS进行数据分析，将业务信息管理系统中的业务信息与财务系统中的应收账款明细账导出后，进行关键字匹配和分析。可以利用数据透视表、公式计算等完成应收账款账龄、占比、逾期天数等分析。

（五）加强培训，提高人员专业素质

财务人员作为应收账款的管理者，是应收账款工作的重要依托。在人才的培养上，企业需加强复合型会计信息化人才培养[4]。企业可为员工提供风险控制、应收账款管理、信息化技术等方面的培训机会。在技术手段的学习上，可由软件平台开发人员进行技术培训，便于企业人员快速上手，并厘清系统逻辑。在日常的工作进程中，企业可以通过开展交流会，让财务人员、业务系统管理人员、技术人员进行需求沟通，让信息更通畅，系统更完善。

五、结论与展望

本文以服务类中小型企业Z公司为案例分析对象，通过对Z公司近三年的应收账款情况进行横向和纵向分析，梳理出Z公司在应收账款管理工作上存在的问题，并剖析背后产生的原因。本文以应收管理理论研究为基础，结合企业应收账款管理需求、会计发展规划、信息化技术现状以及工作经验，提出制度建设、流程再造、岗位职责梳理、平台建设等措施搭建应收管理体系框架，在信息技术的运用上可采用客户管理关系软件、ETL、EXCEL等工具，从而在日常工作中能及时发现问题并进行分析。通过数据分析和报告生成，管理层可以更加准确地了解客户付款行为、欠款风险等情况，从而制定更加科学的管理策略，以提升管理效率、降低风险、提升客户服务水平，促进企业的健康发展。

主要参考文献：

[1]瞿治.中小企业应收账款风险控制策略研究[J].现代营销（上旬刊），2024（05）：79-81.

[2]石楚楚.大数据智能化财务共享下建筑企业的应收账款风险管理探析——以X公司为例[J].国际商务财会，2024，454（04）：44-49.

[3]闫劲松，张云涛.大数据技术在应收账款管理中的应用研究[J].科技资讯，2023，21（20）：252-256.

[4]潘瑞瑞，范昕，朱晨曦等.大智移云时代企业资产管理重心和财务人员的应对能力[J].财务与会计，2020（14）： 60-63.

责编：梦超