高校档案数字化技术应用的问题与对策

［摘 要］随着数字技术的不断发展，推动档案管理的数字转型已成为新时代档案发展的必然趋势。然而，在高校档案数字化建设与技术应用的实际探索中，仍面临诸多困难和挑战。基于此，本文立足高校档案数字化技术应用的必要性，梳理与分析其发展现状、面临的主要掣肘以及未来发展趋势，进而提出高质量推进高校档案数字化建设的对策建议。

［关键词］数字技术；高校档案；应用

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.15.049

［中图分类号］TP391 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）15-0161-04

0" " "引 言

随着数字技术在档案管理工作中的应用，档案资源的管理、储存、检索、传输与共享过程变得更加快捷、准确、安全、高效，给高校档案管理带来了前所未有的发展机遇和严峻挑战。高校档案是对高校教育发展的真实记录，其管理工作不但是提高学校工作质量的重要保障，也是高校管理体系的重要组成部分，其中的数字化发展程度更是衡量高校档案管理现代化水平的重要指标。然而，随着高校档案管理工作的不断推进，数字技术应用方面也显示出了诸多问题，亟待研究与解决。

本文立足高校档案数字化技术应用的必要性，梳理与分析其发展现状、面临的主要掣肘以及未来发展趋势，进而提出高质量推进高校档案管理数字化建设的对策建议，以期为我国高校档案现代化管理的提质增效提供价值参考。

1" " "高校档案数字化技术应用的必要性

我们知道，努力确保档案资源的安全、完整、有效与真实是高校档案管理工作的重要目标。我国高等教育规模与质量的快速发展，给高校档案管理工作带来了新要求、新任务，档案数字化建设与技术应用正是高等教育发展新阶段档案管理工作的新要求和新任务，概括来说，推进这一工作的必要性主要表现为以下三个方面。

首先，从工作效益来说，数字化是提升高校档案管理工作效率的重要手段。档案资源的形式与载体日趋多元化、复杂化，而以纸质、磁带、光盘等传统载体储存的信息，在检索、传输以及共享等方面存在效率低下、安全性较差等问题。将档案资源以数字形式储存，不仅能够节省大量储存与维护成本，提升利用效率，还能灵活设置保密权限，强化信息安全，进而从多个方面提高档案管理工作效率。

其次，从资源共享来说，数字化能够有效破除信息壁垒，促进高校档案资源的共享利用。以传统载体形式储存的档案存在严重的信息壁垒，而将档案资源转化为数字信息后，可通过系统对接进行数据共享，不仅能够更加便捷地查询与调用档案信息，还能迅速扩充信息库，提高信息质量。此外，相比于传统纸质档案，数字档案能节省大量时间与空间成本，稳定性更强，能够有效降低档案在查询、调用、传递过程中被损坏的可能性。

再次，从现代化水平提升来说，无疑数字化是提升高校档案管理现代化水平的核心要素。我们知道，推进高校治理体系与治理能力现代化，是新时代赋予高校的重大历史使命，而高校档案管理现代化是高校管理现代化的重要表现[1]。利用信息技术能够将庞大的档案资源转化为电子数据并完整储存，而且其能被快速、便捷地进行检索、调用和分享，极大地提升了档案材料的使用价值。而且，可以此为抓手，促进规则标准体系、人才队伍建设、基础设施建设等的全面完善，整体推进高校档案管理现代化水平的全面提升。

2" " "高校档案数字化技术应用的问题

数字技术是处在高速发展阶段的新兴技术，数字技术在档案管理中的应用研究也就逐渐成了学界关注的热点问题。推进高校档案数字化升级是符合时代需求的必然趋势，然而在其实际探索实践中，出现了管理和发展等方面问题，如果不能有效和及时解决所面临的困难与问题，无疑会成为阻碍高校档案管理现代化发展的重要掣肘。

其一，缺乏实施数字化技术的专业人才。专业人才是事业发展的基础，专业化档案人才是推动高校档案管理数字化工作顺利开展的第一生产要素。目前，部分高校虽然设置了档案管理数字化工作的相关岗位，但并未对相关专业人才进行专门招聘[2]。此外，由于对数字档案管理的专业培训还并未落到实处，导致了高校档案管理人员业务知识匮乏、熟练度不够等问题的发生。

其二，缺乏实施数字化技术的规则标准。高校在推进档案管理数字化的过程中，对于档案资源的管理权责、日常维护等都需要制定科学、详细的规则标准，否则不仅会降低档案信息在交互与分享过程中的有效性与安全性，还会引发档案管理工作混乱。目前，我国高校对档案管理数字化规则标准的重视程度还远远不够，这也是造成档案信息参考价值有限的重要原因。

其三，缺乏实施数字化技术的有效方案。部分高校在推进档案管理数字化的过程中，由于资金紧张、专业人才不足等原因，导致了多方面的不利结果。比如，档案信息无法及时被转化为电子数据，降低了时效性；又如，无法将全部传统载体上的档案信息进行数字化处理，进而导致数字档案信息出现遗漏与空白，缺乏完整性；甚至，信息管理系统的设计也可能存在缺陷，从而影响其运行效率与使用价值[3]。

其四，缺乏实施数字化技术的有效推进手段。虽然推进档案管理数字化升级已经成为主流趋势，并获得了国内高校管理者的普遍认可，但仍有相当一部分参与者并没有意识到其重要性。此外，信息技术的应用要求实操人员拥有更高的专业素养，若专业培训、人才招聘等机制没有配套完善，将导致人员素养和能力达不到高校档案管理工作的要求，严重影响工作效率。

其五，缺乏实施数字化技术的安全保障措施。安全问题是信息技术应用的优先问题，夯实信息安全保障是提升高校档案管理现代化水平的重要基础，这不仅需要专业化的人才队伍，还需要过硬的信息技术水平与完善的管理制度等[4]，否则，一旦信息安全保障出现问题，可能影响档案信息的真实性、完整性与有效性，导致信息失真、泄露或被非法窃取等严重后果产生。

其六，相关基础设施不够完善。档案管理数字化升级需要计算机等硬件设备的支持，同时，这些基础设施的质量和性能也是影响档案管理系统功能的重要因素。然而，部分高校在推进档案管理数字化的过程中，由于经费不足等原因，未及时配备与更新硬件设备，导致设施过于陈旧无法满足高校的使用需求，从而严重阻碍改革进程与工作效率。

3" " "高校档案数字化技术应用发展趋势

综上可见，在我国高校档案管理数字化建设的探索进程中，还面临着诸多困难和挑战，面对如此境况，需要我们不断总结经验教训，从各方面多点发力，努力推动我国高校档案管理工作创新发展。基于此，有必要总结与梳理我国高校档案管理数字化的发展趋势特征，为提出相关对策建议提供支撑。

第一，档案人才专业化。传统的档案管理工作中也重视引培工作的开展，但相对现代化的发展要求来说，对工作人员专业素养与知识储备的要求还是比较低，对人员的专业培训内容也相对简单。在推进数字化升级后，不仅要求实操人员具备一定计算机技术基础知识，同时还需要针对设备维护、系统维护等专业性较强岗位进行专门招聘人才，否则工作可能无法正常开展[5]。

第二，档案管理便捷化。传统档案资源载体的形式与性能已经被广为熟知，因此管理起来比较容易。而数字技术对现有高校档案管理人员来说，还属于新兴事物，工作人员对于数字档案管理系统的性能、特征等方面的了解程度还远远不够。此外，能够参考借鉴的管理经验也十分有限，因此增加了管理难度。

第三，档案管理智能化。数字技术目前处于高速发展的阶段，其对档案管理工作的影响程度仍在不断深化。具体而言，主要包括两个方面：一方面是数字技术在档案管理中的应用程度加深，包括数字档案馆建设的完善、档案信息传输与同步的速度提升等；另一方面是数字技术在档案管理中的应用场景拓展。新一代数字技术正在不断被开发，包括云计算、大数据、人工智能等，这些新兴技术在档案管理中的应用场景也在逐步拓展，为高校档案管理现代化建设提供了强力支撑。

第四，档案服务开放化。秉承着开放共享、服务社会的发展理念，借助计算机与互联网技术，高校档案管理所涉及的信息体量、服务对象都在迅速扩增[6]。高校档案管理数字化水平的提升，也更深层次、宽领域、多形式地推动了公共服务、资政服务等功能持续优化，进而使档案管理工作的社会影响与服务效能不断扩大，为档案管理现代化建设添砖加瓦。

第五，资源信息联通化。以传统载体形式储存的档案资源传递效率低下，容易产生信息壁垒，形成资源孤岛，严重阻碍档案信息的有效利用。因此，在充分控制查阅、下载、打印等权限的基础上，不断推进资源信息高效共享，促进资源信息联通水平的不断提升，已成为高校档案管理实施数字化技术的主要发展形态。

第六，创新与实践融合化。数字技术是新一轮科技革命下的技术创新产物，而将其应用场景拓展至档案管理领域则属于在此基础上的应用创新。事实表明，我国高校档案管理数字化已经取得了颇为丰富的实践效果，推动了工作效率与服务质量的大幅提升，说明新兴技术创新与档案管理实践的融合度在不断加深。这种协同互促的良性循环，对于推进我国高校档案管理工作进一步走向现代化提供了源源不断的创新动力[7]。

4" " "提升高校档案数字化技术应用的对策

基于高校档案管理数字化技术应用的现状与面临的主要掣肘，结合其未来发展趋势特征，文章有针对性地从人才队伍建设、规则标准完善、安全保障强化等方面提出对策建议，以期为我国高校档案管理现代化水平的进一步提升提供价值参考。

第一，进一步完善档案管理专业人才引培机制。随着数字技术应用不断深化，档案管理工作的内容、岗位以及需求等均产生了较大变化。因此，为了使工作人员能够胜任数字化升级后的档案管理工作，一方面，需要完善和建立人才引进机制，优化档案管理人才评价标准，进而达到优化人才队伍结构与吸才、引才的目的；另一方面，要重视建立员工终身学习的制度机制，以能力发展为导向不断强化专业素养的培育与培训，通过创新培训方法、优化培训形式、拓展培训渠道等方式，提升档案管理人员的理论知识水平与实操能力[8]。

第二，建立健全数字化档案管理体系的规则标准。数字技术在档案管理中的应用仍处于探索阶段，相关规则标准需要根据实际情况不断完善，以效益优先原则充分发挥档案资源的作用，稳步推进数字化档案建设。一方面，需要明确档案资源的归档类别、保存时间以及相关管理人员的权责界限，制定出更加合理、科学、清晰的标准操作规则。另一方面，应该完善档案管理工作的组织、协同与检查机制，确保能够及时发现并处理档案管理工作中的疏漏。因此，建立健全数字化档案管理的规则标准体系对防范相关风险、护航改革进程至关重要。

第三，进一步建立和完善数字化档案建设的保障措施。推进档案管理数字化过程中遇到的很多阻碍，比如人才引进不匹配、专业培训不到位、系统设计不健全等，都与高校决策者制定的政策、资金支持力度等有着密不可分的联系。政策支持方面，应该适当下放管理权限，为改革扫清制度障碍，同时还要合理制定奖惩规则，让改革推进者拥有一定程度的试错豁免权，对于进展快、效果好的改革成果则给予相应奖励。资金支持方面，应在科学规划资金使用方案的基础上，合理满足推进档案管理数字化改革的正常资金需求，才能更加高效地推动改革进程。

第四，加大数字化档案建设的宣传力度。宣传档案管理数字化的背景、理念与现实意义，普及相关理论基础与实操知识，有利于档案管理人员正确认识档案管理数字化的必要性，提升业务的熟练度，对高校的数字化档案建设与发展有着非常重要的意义。一方面，除了定期开展内部培训以外，还可以强化与其他单位档案管理部门的合作与交流，分享档案管理数字化升级的经验心得，相互学习、共同进步。另一方面，可以通过新闻报道、网络媒体等多种渠道宣传档案管理数字化的理念、进展等，提升其社会影响。

第五，加强信息安全保障。数字档案信息的安全风险主要包括信息失真、信息泄密与信息缺失等，其风险特征主要表现为较强的隐秘性、渗透性、动态性与复制性。为了有效防范这些风险，一是要完善数字信息相关法律法规，健全数字档案管理的标准规则体系。二是继续优化并广泛运用可信时间戳的技术、抗合谋数字指纹技术、WORM技术等先进安保技术，为档案信息安全提供多重技术保障[9]。三是拓宽资金渠道，除了国家财政拨款以外，还应积极引入社会资金，比如社会组织团体、企业、高校校友赞助等。

第六，完善数字化应用的硬件设施。硬件（基础）设施的优良与否是确保数字档案管理工作能够安全、有序、高效开展的重要基础。对于基础设施的完善，一是要针对不同档案资源的访问频次、访问量、内存占用量等特征，采用合适、合格、经济、优质的存储设备进行储存。二是要及时对信息传输设备进行维护与更新，同时要重视各类加密技术的应用，防止信息在传输过程中被泄露。三是要做好档案的信息备份工作，以防在操作流转和使用过程中，导致档案信息意外丢失或被篡改的情况发生。

5" " "结束语

我国高校档案管理数字化技术应用升级是推进档案管理现代化建设的关键一环，能够大幅提升档案管理工作效率。然而，在其探索与实践过程中，仍面临诸多困难和挑战。本文从人才队伍建设、规则标准完善、普及宣传力度、基础设施建设等方面梳理了我国高校档案管理数字化的发展现状及困境，归纳与总结了其未来发展趋势，包括人才专业化、管理便捷化、工具智能化、服务开放化、信息资源联通化以及创新与实践融合化等，并据此提出了高质量推进我国高校档案管理数字化建设的对策建议。

主要参考文献

［1］刘姝林，杨军.新时代高校档案信息化建设的实践与趋势：以山西财经大学为例［J］.忻州师范学院学报，2023（5）：91-95.

［2］陈银娥.事业单位档案数字化管理的现状与对策［J］.中国产经，2021（3）：165-166.

［3］王茜茹.事业单位数字化档案管理的现状与对策［J］.城建档案，2021（3）：33-34.

［4］龙一鸣.数字化时代档案管理信息化建设分析［J］.文化产业，2022（11）：92-94.

［5］杨婷.数字化视域下高校档案管理改革研究［J］.内蒙古财经大学学报，2023（6）：133-135.

［6］肖静萍，朱一丽.面向用户的数字档案资源整合：国外研究及借鉴［J］.档案学研究，2017（2）：98-101.

［7］卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策［J］.兰台内外，2020（8）：18-19.

［8］李淑贤.乡镇档案数字化管理的现状及策略研究［J］.兰台内外，2023（33）：43-45.

［9］聂云霞，方璐，曾松.数字档案信息安全风险与防范策略探讨［J］.档案与建设，2017（4）：4-8.