面向合同全过程管理的财务管理措施探讨

摘要：文章主要探讨财务管理在合同全过程管理中的作用，指出目前财务管理视角下企业合同管理过程中存在的问题。笔者结合自身在财务管理工作中的实践，提出加强合同管理工作中的有效措施，即提升财务人员综合素质、优化财务对合同的管理策略和推进财务数智转型赋能方面，从这三个方面细化出具体的实施方案，以此分享在合同全过程管理中的相关经验。

关键词：财务人员；合同管理；财务管理；信息化；合同过程管理

中图分类号：F275文献标识码：A文章编号：1005-6432（2024）34-0169-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.34.041

1引言

合同管理对于一个企业来说，是非常重要的基础性工作，企业的一切经营活动都是以合同为依据开展的，合同管理不仅是结果管理更是过程管理，过程的各个阶段又是不可分割、有机的整体，因此合同管理必须始终坚持全过程全生命周期管理的理念，正确的理念是管好合同的基础。目前合同的全过程管理已逐渐成为现代企业合同管理的核心内容，涉及业务、法务、财务和税务等方方面面，加强合同全过程管理有助于企业防范法律风险、维护企业合法权益，有助于降低企业经营风险、提高经营管理水平，有助于控制财务风险、提升资金使用效率，对促进企业长期可持续发展具有重要意义。其中，财务管理工作在合同管理中起到的作用不容忽视，财务管理工作涉及合同管理的几乎每一个环节，无论合同中业务、法务、财务和税务方面都与财务管理工作息息相关。笔者所在的单位是一家从事季节性生产的中型国有企业，文章中的合同主要指企业作为甲方签订的各类采购、服务等合同，基于财务管理视角的采购、服务类合同管理工作，主要可划分为合同立项（计划、预算）、合同订立（包含合同审核、合同谈判、合同签订、合同登记）、合同履行（包括合同验收、合同结算、合同补充和变更、合同纠纷）、合同履行后评估反馈等。该企业有不断修订完善的合同管理制度——《合同管理办法》（已修订到第四版），也有信息化手段对合同进行管理——目前使用合同管理系统（结合项目采购管理系统）对合同立项、谈判及签订进行管理，合同履行数据管理主要基于智能财务平台。笔者作为企业的一名财务管理人员，将从财务管理视角，分析财务部门、财务人员在企业合同管理中发挥的作用。

2财务管理视角下企业合同管理中存在的问题

2.1管理人员管理思维转变不到位

长期以来，企业的业务人员、管理人员关于合同管理的理念转变不到位，在实际工作中往往把合同管理的关注放在合同签订上，签订之前检查计划、预算，各个职能部门按照企业合同管理办法分工，仅审核合同文本中相应内容，缺乏全局管控意识，在合同后续的实际履行过程中，跟踪控制意识有待提升，企业暂未建立具体可行的合同履约检查机制，合同经办人往往因为需同时兼顾多份合同，无暇对所有合同的履约情况做到高质量的监控，不得不通过签订补充协议完善合同约定事项，导致合同管理工作质量和效率的下降，扰乱企业正常的管理秩序，企业合同管理风险增加。实务中，从财务管理视角看合同管理工作，合同管理专业性强、知识面宽，对法律法规意识要求高，需要丰富的管理实践经验，目前财务人员的合同管理思维转变不到位，风险意识偏弱，对合同管理工作的管理仍停留在管理惰性、经验主义，甚至抱有抗拒心理，加之缺少主人翁意识，管理被动处于“见子打子”的状态，人员前瞻性、系统性管理思维还需要持续提升。

2.2合同信息化孤岛现象严重，信息化应用不到位

企业的各类经营管理系统基于各自角度开发，信息不能做到及时有效地共享和互通，无法形成合同管理需要的完整数据链，数据信息与业务流程脱节，造成合同管理信息化孤岛现象严重。虽然目前企业在用的合同管理系统和智能财务平台有部分数据可以实现共享，但信息系统的数据应用不到位，例如合同管理系统在合同立项和订立阶段，虽然合同管理系统中的合同数据能及时推送智能财务平台，但由于合同管理系统中合同单价数据、合同支付数据、保证金收支等合同条款内容数据提取质量不高，导致两个系统数据无法完全匹配，目前无法顺利使用信息系统数据对企业合同执行管理、项目实施进度、费用支付、违约金收取、往来账款收支等信息进行有效的统计分析，合同执行实施情况无法及时高效地反馈，统计分析结果滞后，不能有效服务于企业的生产经营决策。

3在财务管理工作中加强合同管理的有效措施

3.1提升财务人员综合素质

3.1.1强化财务人员全局意识

强化财务管理人员的系统思维，系统性思维就是按照事物的存在方式及其特点进行思维。合同管理是一项系统工程，故需要有系统性思维与之相适应。不能仅仅局限在财务立场上看待合同管理工作，需要有大局观和全局意识，把财务管理工作思路放在整个企业的生产经营活动中，要以企业全局战略为纲，用开放的心态和包容的姿态，带着底线思维和红线意识工作，对合同条款进行严格把关，尤其重点审核资金收付、财税条款、财务风险控制措施等。另外，在日常工作的沟通交流中，在参与经济业务讨论时、在合同谈判过程中，发挥财务人员专业所长，提供财务视角的建议，有意识地传达财务管理的基本要求和理念传达。如果在合同管理工作中发现问题，不能推脱不能回避，需主动沟通、协调，同时取得对方对财务管理工作的理解和支持。

建立合同管理的财务视角前瞻性，财务部门是仅次于合同经办部门、合同业务全面参与程度最高的部门，目前企业财务部门对合同管理实行合同“项目负责制”，即一位财务人员对同一合同从立项—订立—履行—评估反馈进行全过程管控，每位财务人员可针对各自管理的合同类型特点，整理各自合同的风险点、付款周期、合同执行关键点等财务视角需关注的合同要素，才能体现合同管理的财务视角前瞻性。企业签订合同，就是围绕企业生产经营开展，企业生产经营特点突出，有明显的生产季节和非生产季节之分，导致每类合同都有其执行周期特点，比如设备维修项目主要集中在非生产季节进行，任务承揽项目主要集中在生产季节开支以及与生产经营相关的物资采购项目，合同均按生产周期签订，其他日常服务类合同通常以自然年度作为合同实施周期。根据企业生产经营特点，合同管理财务视角前瞻性才是建立依据，例如每年五月生产季节结束，退保证金的高峰期到来，财务人员可以提前与合同经办人沟通款项支付事宜，及时有针对性地清理结算合同债权债务，并针对可能出现的风险事项发出预警。

3.1.2提升财务人员服务效能

转变财务人员在合同管理工作中的自我定位，从财务管理层面提升财务人员对合同管理工作的重要性认识，目前企业账务处理全面使用智能财务管理平台，财务人员的工作已经从传统埋头记账的繁重重复工作中解放出来。同时，工作职能也全面转向管理会计职能，管理会计职能就包含合同全过程管理。按目前财务人员的分工，按业务类型为主，划分职责的纵向管理的合同“项目负责制”，促使合同管理工作责任到人。财务人员要主动配合合同实施部门的工作，做好服务工作——处处体现“温度”，适时表明“态度”，致力于为业务“指路”——明确告知对方合同款项支付的前提，需要提供哪些原始凭证资料，如未能完整提供需要如何补充，明确底线说明哪些操作绝对不可以；而非“堵路”——退回对方提供的原始凭证资料，仅跟对方表示不能报销，不说明具体原因，不告知需如何补充完善资料。

依法治企、合规经营的理念必须深入人心，作为国有企业的财务人员持续提升业务知识和法律知识必不可少，知识水平提升的同时需要做好沟通协调工作。一方面，财务人员要加强与业务部门的沟通联系，并向业务部门学业务，增加对业务知识的了解，提高沟通效率，降低沟通成本；另一方面，加大培训力度，学习掌握合同法律知识，增强依法经营管理意识和重合同、守信用意识，充分认识到规范签订合同对防范经济纠纷发生、保护企业合法权益的重要性。财务人员要做到熟悉企业合同管理制度流程，熟练掌握合同管理操作实务，才能提升服务工作水平，进而提高合同管理的质量和效率。

3.2优化财务管理的策略

3.2.1把好“事前防范”关

在合同订立阶段，财务人员要做好合同签订的事前准备工作，对乙方的情况进行摸底，如果是曾经合作过的乙方，前期合作情况如何，是否需要在合同中加入完善约束的条款；如果是未合作过的乙方，需了解其主体资格，信用状况，曾经履行、正在履行的合同情况；针对工程施工合同，还需要进一步了解乙方债权债务情况，是否存在涉诉情况，确保乙方具备相应的履约能力，以维护企业利益。

财务人员在合同审核中要审查项目是否符合企业下达的计划和预算；合同条款中涉及的资金收付、结算、票据及担保条款是否合理、是否具有可操作性，是否符合国家财税方面最新的法律法规和企业财务管理制度，避免产生财务风险；公开招投标的项目，还需要审核招标文件的财务合规性。

3.2.2把好“事中监督”关

在合同履行阶段，财务人员要判断收支条件是否已达成，实际上是考验财务人员对某一特定业务的熟练把握程度，要检查是否按照合同约定条款准确、完整地提供各类收付款原始凭证资料，包括但不限于发票是否按要求开具，发票记载金额、税率等相关内容是否与合同约定一致，形式上是否达到付款条件等，合同约定需要预留质保金的，付款金额是否已预留质保金等，合同“事中监督”管理从侧面也可以反映企业会计核算的精细度和内部管理水平。

对合同“事中监督”管理的高要求，倒逼财务部门建立合同复核制度。财务部门的合同登记人员在收到合同时，核查合同中涉及的财务收付款、发票开具等内容是否符合企业要求，每月复查合同（特别关注重点项目重点合同）履行情况、收付款情况，建立合同管理财务复核台账，在每季度末对合同执行情况再抽查以便及时发现履行异常，并采取必要措施。财务部门每个季度做一次合同管理工作季报，针对合同管理工作中发现的亮点及时总结分享，发现的问题及时沟通协调解决，并形成良性的正向沟通反馈机制。

3.2.3把好“事后评估”关

加强合同履行后的财务管理工作，做好PDCA管理循环。无论是从现实财务管理还是财务风险防控角度，合同履行后的财务管理都是不可或缺的一环。合同履行后的财务管理，是指在合同履行过程中，通过对与合同有关的会计资料进行整理、归档并加以利用，实现合同经济利益最大化，进行成本控制和资金周转，实现企业财务管理目标；在合同履行结束后，通过对与合同有关的经济业务进行处理和分析，结合合同实际履行情况，比对合同最终执行结果与预期的差异，确认是否达到预定生产经营目标，及时发现企业在经营活动中存在的问题，并加以改进；通过对已产生的财务收支进行检查、分析和总结，从中发现和解决企业经营活动中存在的问题，同时帮助业务部门在办理同类经济业务合同时，完善并改进合同文本，并加以规范执行。

在合同履行后阶段，作为国有企业的社会责任，企业须及时支付中小企业款项，维护中小企业合法权益，优化营商环境。财务部门需要对合同的债权债务及时进行清理结算，包括合同约定收付质保金条款，如果达到质保金退还条件，是否按合同约定时间收退。通过清理结算债权债务，并将清理结算情况反馈合同经办部门进而反馈给乙方，可以使双方对债权债务有清楚的了解，避免以后发生的不必要纠纷。

3.2.4把好“涉税事项”关

财务人员在审核合同时要从税收筹划和纳税抵扣等角度审视合同相关条款，近年来国家税收政策更新较快，特别是增值税税率，加之疫情等原因带来的税收优惠和减免政策，在合同金额和发票开具类型的确定方面，发票增值税税率往往合同签订时是一个，实际开票时又有所调整，故在确定开具增值税专用发票的合同签订时，要明确约定不含税金额、税率、含税金额及约定“国家增值税税率发生变化，以不含税金额为基础，按最新税率执行”等细节内容，避免理解产生歧义造成企业利益受损。

2022年7月1日颁布实施的《中华人民共和国印花税法》，对企业合同印花税的计提和缴纳工作提出了更高的要求。财务部门还需持续完善合同登记制度，加强合同数据管理，智能财务平台在企业合同数据信息能够完整、准确、及时记录的前提下，满足财务人员识别、归集涉税合同需求，提高印花税计缴效率，降低企业涉税风险。

3.3推进财务数智转型赋能

3.3.1应用财务信息化管控平台

结合智能财务平台，利用好合同管理系统，提升合同的信息化管理水平。比起与其他业务系统数据共享，在现有合同管理系统与智能财务平台数据部分共享的基础上，以财务管理作为切入点，利用合同管理系统与智能财务平台实现数据融合，提升合同管理水平。几乎所有经济业务合同的实施结果均可通过企业会计账簿直观体现，资金收付是合同履行的核心要素，也是最关键的合同履行节点，财务有一套标准化、专业化、系统化的“语言体系”反映各类经济业务，财务对合同执行的反映无论是费用支付、往来款收支、违约金收取等均用金额体现。财务部门通过严格管控合同管理系统审批环节关键数据质量，合同中约定的关键数据与合同执行数据在智能财务平台上融合后，企业合同执行管理信息、项目实施进度、费用支付、违约金收取、往来账款收支等信息的录入、统计、分析完全可以通过信息系统来完成并预警，有权人通过智能财务平台可以查询所管合同执行进度和明细，按推送提前准备合同收付款原始凭证资料，平台能够实现合同履约进度进行高质量的监控，提升合同管理效率和质量。上述操作可确保合同执行数据全面准确并完整，合同执行效果的评估亦可通过智能财务平台归集的财务数据实现，财务对合同执行的评价主要从其执行效率（执行进度）、执行质量、执行合规性和合同纠纷（违约情况）等方面展开，同类合同还可以纵向对比分析近几年该项目每年的执行情况，为企业的生产经营决策服务，切实维护企业利益。

3.3.2深挖数据资产化评估分析

深挖合同数据潜力，将数据真正转化为企业数据资产。在相关数据逐步积累的过程中，在分析合同数据的基础上，深度挖掘合同数据潜力，建立合同管理数据模型，将数据加工、提炼成信息解释性指标和现实性指标，结合财务人员的专业知识，将数据转变为管理信息并固化，使企业能够通过实时监测指标和定期汇总指标监控企业的合同管理风险，并完成合同管理的绩效测评，将数据真正转化为企业的数据资产。

3.3.3实现全程电子化合同管理

以合同数据管理为基础，形成合同电子档案制度，建立项目合同全周期电子档案，提高档案归档效率，提升档案查阅便捷性。随着国家税务管理“金税四期”的全面上线，数电发票逐步替代普通纸质发票，结合《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，加上企业智能财务平台实现的会计凭证原始附件的全面电子化、企业合同管理系统（含采购管理系统）中合同文本（含项目档案）电子化的实践，为企业项目合同全周期电子档案建立奠定了坚实的基础。企业合同全周期电子档案的建立，让合同管理人员从传统项目合同档案管理的繁重工作中解脱出来，大幅提高了项目合同档案归档效率；档案信息方便查询并得到有效利用，实现资源共享，可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大幅提升了档案查阅便捷性；促进了档案的实体保护，档案保管更加安全，可以通过终端上权限设置，有效地保护电子档案的涉密程度，对档案实体起到了保护作用和物理隔离，并有效地节约了档案占用的物理空间。

4结语

综上所述，面对日趋复杂多变的经济形势及企业频繁发生的经济业务，财务管理在合同全过程管理中是不可或缺的重要一环，财务部门必须充分认识到加强合同全过程管理的重要性，在管理中体现更多担当，激发管理活力，促进提质增效，从财务视角把合同管理工作作为优化内部治理结构的主线之一，增强企业风险防范意识，带头营造企业良好的管理环境。

虽然财务部门从自身角度出发，可通过提升和完善自身管理，来承担合同管理全过程中的职责，但作为全过程管理中的一员仍有其很大的局限性，要实现企业层面整体提升合同管理质量，还需要从合同信息化管理的顶层设计出发，加强打造企业集合化合同管理系统，笔者在文章结尾处提出了思路。

合同全过程管理工作，应乘着“数字化转型”这一信息化改革东风，虽然目前企业各类平台系统已各自开发完毕，为提高各个平台系统的工作效率，最大化发挥数据资产价值，从实际业务出发，可以建立完全共享的管理平台，将各类业务纳入平台进行管控，统一消息引擎，集成、整合各个合同管理相关的工作流程、待办消息，实现采购管理系统、合同管理系统、智能财务平台、OA办公系统、生产管理系统、智能审计系统、能源管理系统等多系统的业务协同，建立企业自己的大数据分析平台，将数据资源真正转化为数据资产，不仅仅打造协同联动的合同全过程管理机制，对合同进行全生命周期管理，还可以延伸对合同相对方进行动态管理，并建立合同相对方的数字画像和资信体系，升级原有供应商评价机制，实现真正意义上的合同全过程管理，从而有效地防范风险、优化管理、降低成本、提高效益，助力企业高质量发展。

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