应急处置决策需求下的档案数据管理理论研究

摘 要：应急处置决策需要依赖于准确、完整的档案数据支持。本文从应急处置决策的需求出发，探讨了档案数据管理的理论体系与方法，重点分析了应急处置中档案数据的特征和关键作用。通过结合档案数据管理的全生命周期理论，提出了从数据的收集、处理、存储到利用的系统化管理框架，确保档案数据在整个生命周期内的有效性和可用性。同时，文章还讨论了多元共建共享机制在档案数据管理中的应用，论证了跨部门、跨领域协作在应急决策中的必要性、理论机理和实现路径，为提升应急处置决策的效率和精确度提供系统的档案数据管理方法支持。

关键词：应急处置；档案数据；数据管理；数据体系；决策支持；全生命周期管理；多元化；跨部门协作

1 序言

在突发事件和不可预见的危机面前，应急处置决策的有效性直接关系到事件的应对成效。作为决策基础，档案数据在提供历史参照、当前情况分析和未来趋势预测方面具有不可替代的作用。如何通过系统化的档案数据管理，为应急处置提供全面、及时、精准的数据支持，已成为当前理论与实践中亟待解决的核心问题。

1.1 应急处置及决策需求。应急处置决策需求是指在突发事件中，为了有效应对并最小化损失，决策者所需的多层次需求，包括信息的获取与评估、快速决策的支持、指挥协调机制的运作、资源调配的保障以及相应制度框架的支撑。这些需求涵盖了从信息收集到风险评估，再到资源配置和制度建设的各个方面，是应急决策高效运作的关键。

1.2 理论基础。应急处置决策需求下的档案数据管理理论研究的理论基础主要包括：信息管理理论、知识管理理论、决策理论、风险管理理论、系统理论、应急管理理论。这些理论基础共同构成了应急处置决策需求下档案数据管理研究的理论支撑。

1.3 研究内容与方法。本文以档案数据管理理论为核心，探讨其在应急处置决策中的应用。通过分析应急决策对档案数据的依赖性，本文深入研究档案数据管理的全生命周期管理原则，并探讨档案数据在共建共享、跨部门协作中的具体应用。此外，本文结合文献研究与案例分析，提出了一套应急处置决策需求下的档案数据管理改进对策，旨在为未来应急管理中的数据支持提供理论依据和实践指导。

1.4 档案数据管理理论概述及其适用性。档案数据管理理论强调数据的收集、整理、保存、利用与共享的全流程管理，确保数据的完整性、可用性与可追溯性。尤其在应急处置决策中，数据的实时性与精确性决定了决策的有效性。通过全生命周期管理和动态数据共享机制，档案数据不仅为应急响应提供及时支持，还通过跨部门协作和信息安全保障，增强了应急决策的效率和准确性。

2 档案数据管理及其与应急处置决策的关系

2.1 档案数据管理的概念和全生命周期管理原则。数据管理广义上是指对采集到的数据进行有效的管理和维护，包括数据清洗、数据预处理、数据质量控制、数据归档等。狭义上，数据管理是指将数据归纳至数据库中，可以有效规避重复记录、记录错误等情况，减少异常数据。[1，2]而档案数据管理是指对档案数据的存储、传输、利用等全过程进行规范化管理，以保证档案数据的质量和安全性。

档案数据全生命周期管理，是档案数据管理的基本原则，指的是对档案数据实施全方位、全周期、全过程、全层阶的保护。具体而言，档案数据管理的全生命周期管理原则是指在档案数据管理过程中，要全面考虑和保护档案数据的各个方面、各个阶段、各个环节和各个层面。

除全方位保护、全周期管理、全过程控制、全方位监管、动态适应等档案数据管理的基本原则外，还涉及系统性原则、合规性原则、整体性原则、共享性原则、可追溯性原则、持续改进原则、安全性原则、透明性原则等。这些原则共同构成档案数据全生命周期管理原则体系。

2.2 档案数据管理与应急处置决策的关系。档案数据管理与应急处置决策密切相关，两者之间存在相互促进和互为基础的关系。档案数据管理理论是应急处置决策中档案数据管理的基础，能够保证应急处置决策中的数据质量和安全性。同时，应急处置决策的实践也能够反过来对档案数据管理理论进行完善和补充。就突发自然灾害和公共卫生事件来讲，需要进行紧急的应急处置决策，各类历史记录、统计数据、建筑物建设施工图纸、生态环境监测数据等在其中发挥不可替代的作用。[3，4]这些作用主要表现在信息基础支撑、理论完善、精准时效等方面。因此，档案数据管理应加强数据采集精准度，优化检索和处理效率，确保数据更新及时，以满足动态变化的决策需求。

3 档案数据管理在应急处置决策中的应用

3.1 档案数据管理在应急处置决策中的实践。发挥档案数据管理在应急处置决策中的作用，需要依据档案数据管理的原则和方法进行，重点包括档案数据的采集、保存、利用、共享、安全、快速响应等方面。

其中档案数据采集、数据保存、数据安全是基础，档案数据的利用、共享、快速响应是目标。基础工作需要档案部门加强基础能力建设，能够实时参与决策活动中，确保数据的完整性、准确性和系统性；为高质量达成档案决策咨询服务目标，需要档案部门强化服务能力建设，构建高度自动化和智能化的档案数据管理系统，结合数据共享与跨部门协作机制，以确保在紧急情况下快速响应并提供可靠支持。

3.2 档案数据管理在应急处置决策中的问题及对策。当前档案数据管理在应急处置决策中存在数据不完整和不准确、数据共享受限、数据安全风险、数据响应速度不足等主要问题。针对这些问题，应加强档案数据的采集和整理、提高数据共享和利用水平、增强档案数据的保密安全等。

4 档案数据共建、共享和利用

4.1 档案数据共建、共享的基本概念和多元共建共享原则。档案数据共建、共享是指在不同部门、单位之间共同建设、共同利用档案数据，在共建共享中实现档案数据的共同利用和管理，其原则为多元共建共享，包括公开、平等、合作、协调、效益、可持续、协作、机制等。

公开即信息对所有有关方面开放和可访问；平等即确保每个参与者都有平等的机会参与到档案数据活动中；合作即相互合作和协商，通过合作，不同利益相关者可以共同努力达成共识和解决问题；协调即确保各方的工作得以有效衔接，确保档案数据的一致性和互操作性；效益即档案数据应该带来实际的效益和价值，同时也要确保数据使用的合法性和合规性；可持续即保持连续有效运作状态，包括制定可持续发展策略、确保资源的可持续利用和维护数据的长期保存与可访问性；协作即建立良好的跨部门协作机制，以协调各方的工作并确保信息的高效流通；机制即通过建立统一的数据标准和接口协议，形成健全的档案管理系统，确保档案数据管理、处理、服务的畅通性。明确的数据共享规则和责任分配机制将确保各部门在紧急情况下快速响应，协同作战，共享最新档案数据，为应急决策提供有力支持。

4.2 档案数据共建、共享的实践模式和机制。在实践中，可以采用多种模式和机制进行档案数据的共建、共享，如联合收集、互联网共享、政府购买等方式，建立档案数据共建、共享的网络平台和机制。

（1）联合收集。不同机构或组织可以共同参与档案数据的收集工作。例如，多个档案馆合作收集某一历史时期或区域的档案信息，将各自的收藏整合到一个数据库中，以便更广泛地让公众了解和利用这些档案。京津冀跨区域建设项目档案工作就是一例。在京津冀协同发展的过程中，陆续有一大批跨京津冀三地的建设项目落地实施。这些建设项目所产生的大量档案不仅是京津冀协同发展的真实记录，也是建设项目使用、管理、审计和改扩建不可缺少的重要依据，是维护国家和建设项目法人合法权益、防止资产流失的有效证据，也是反映区域风貌及经济、社会、文化发展历程的宝贵资料。为此京津冀三地档案局联合印发了《关于做好京津冀协同发展建设项目档案工作的意见》，并完善了京津冀跨地区建设项目档案工作的合作监管服务机制，明确了项目档案管理工作的方向，推进了京津冀协同发展建设项目档案工作联席会议制度的落实。[5]

（2）互联网共享。通过建立在线平台或数字档案库，将档案数据以开放的方式共享给广大用户。这样的平台可以提供搜索功能和下载选项，使用户能够方便地访问和利用各类档案数据。mOH3noSzK2dyt7dLLCG8cQ==例如，2022年7月6日正式上线的全国档案查询利用服务平台，就是依托互联网，为社会公众提供档案查询利用的跨区域、跨层级的公共服务平台，实现全国档案信息共享利用“一网通办”。[6]目前，全国各省区市档案馆，各计划单列市、副省级市档案馆及新疆生产建设兵团档案馆都已接入全国档案查询利用服务平台，全国接入总数已超过1000家。

（3）政府购买。政府可以购买来自综合档案馆之外不同机构和部门的档案数据，然后将其整合到一个统一的系统中进行管理和共享。这样既可以避免重复收集档案数据，也可以避免重复存储档案数据，还可以提高数据利用效率。例如，政府可以购买教育部门的学生档案数据，并将其整合到一个全国范围的教育信息管理系统中，以便各个学校和机构可以共享和使用这些数据。2022年7月23日落成的中国国家版本馆，可以视为政府购买文化档案的范例。截至2022年7月，中国国家版本馆的版本保藏范围共有十类，其中包括中华人民共和国成立以来的各类出版物版本，并保存具有历史文化传承价值的中华古籍、革命文献、宗教文献、雕版拓片、碑帖家谱、钱币邮票、影视剧数字版和外国精品版本等。保存版本就是保存历史、保存见证中华文明的“金种子”，也是中华文明的种子基因库。[7]

（4）网络平台和机制。建立档案数据共建、共享的网络平台是重要的实践机制。这样的平台可以提供数据上传、存储、分享和搜索等功能，吸引各方参与并促进协作和交流。例如，一个档案数据共享平台可以由专门的机构或组织运营，旨在整合各种类型的档案数据，并提供适当的权限控制和数据安全保障。实践中，上海市档案局、市档案馆牵头建立了长三角区域档案异地查询机制就是最好的注解。2018年3月，三省一市档案部门《开展民生档案“异地查档、便民服务”工作合作协议》在上海正式签订，345家综合档案馆陆续面向社会开展馆藏民生档案异地查询联动服务，刷新了档案跨省域利用范围的记录。[8]

5 发展方向和对策

5.1 应急处置决策档案数据管理的未来发展方向。未来应急处置决策档案数据管理的发展方向是数字化、智能化、共享化、可持续化、自动化响应、精准数据匹配。

（1）数字化。随着信息技术的不断发展，数字化应用不断普及，应急处置决策档案数据也正在从传统的纸质化管理，逐步转向数字化管理。数字化可以提高数据的存储效率和检索速度，降低档案管理的成本和风险。将纸质档案转换为电子档案，建立数字文档库和数据仓库，使得档案数据可以更方便地进行整理、存储和传输。需要特别指出数字化是一个过程，一个信息时代的长期伴生过程，不可能一蹴而就。

（2）智能化。智能化是指运用互联网、大数据、云计算、人工智能等先进技术，对应急处置决策中的档案数据，进行适时分析和处理。档案数据大脑[9-13]就是在这一智能化进程中不断迭代进化的智能集成体的一种。通过机器学习和自然语言处理等技术，可以实现对档案数据的智能分类、摘要提取和关联分析，以辅助决策者进行准确、快速的信息查询和决策制定。

（3）共享化。共享化是指实现应急处置决策档案数据的广泛共享和互联互通。通过建立统一的数据标准和接口，不同部门、机构和地区之间可以方便地共享和交换档案数据。同时，建立安全可控的共享机制，确保档案数据的隐私和安全。[14]（4）可持续化。可持续化是指应急处置决策档案数据管理在长期发展中的可持续性和稳定性。这需要建立健全的档案管理体系和规范，确保档案数据的长期保存和可追溯性。此外，开展档案数据的定期维护、归档迁移和备份工作，以防止数据丢失或损坏。

（5）自动化响应。自动化响应是指应急处置决策中档案数据管理对突发事件的快速响应能力。随着应急决策需求的复杂化，传统管理模式在信息响应速度上显现局限。未来，自动化响应将成为重要发展方向。自动化响应系统将利用人工智能和机器学习，实现对事件的实时监测与分析。当突发事件发生时，系统可自动识别事件类型和相关档案数据需求，迅速触发数据检索和推送流程，以便及时提供历史数据、应急预案和救援资源等信息给决策者。

（6）精准数据匹配。精准数据匹配是指确保决策者获取高价值档案数据的能力。在未来的应急决策中，匹配技术将基于大数据分析和自然语言处理，自动将突发事件特征与档案库数据高效匹配。通过深度挖掘与关联分析，精准匹配系统能够快速找到决策参考价值高的内容，并实时推送至决策者终端。这种技术不仅减少数据冗余，还能显著缩短获取有效数据的时间，提高应急响应速度和决策科学性。

5.2 应急处置决策档案数据管理的改进对策。基于上述分析，档案数据管理的改进策略应包括完善共享平台、建立质量保证体系、数字化转型升级、完善档案管理体系、提升应急处置的档案服务能力等方面。[15，16]

6 结语

本文探讨了档案数据的特性及其在决策中的关键作用，系统梳理了档案数据全生命周期管理的原则。研究表明，档案数据不仅是历史与现状的依据，更是未来决策优化的核心资源。通过现代技术构建科学的档案数据管理模式，能有效提升决策的精准性和响应速度。档案数据管理全生命周期的系统框架和动态环境中的实时性与共建共享机制，特别是快速数据匹配和自动化处理为档案学研究提供了新视角，也为实践中的管理创新路径指明了方向。

档案数据管理从传统静态向动态、精准和协同管理转型，为未来的档案数据管理体系提供了理论指导与操作框架，具有重要学术价值与现实意义。未来，档案数据管理将在应急决策中发挥更大作用，也将为应急管理科学研究拓展更广阔的空间。

本文系国家档案局科技项目“面向治理体系现代化和应急处置决策需求的档案数据能力建设研究”（批准编号：2020-R-5）研究成果之一。

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（作者单位：1.商丘职业技术学院 张瑞华，副研究馆员，河南省档案专家；2.开封市档案馆 梁惠卿，副研究馆员；吴雁平，副研究馆员 来稿日期：2024-06-21）