档案精细化管理模式的质性分析与优化策略

摘 要：本文针对大型公立医院档案管理的精细化模式优化问题，通过质性分析揭示现有研究在实际操作中的问题与不足。通过对多家公立医院档案管理现状的调研，结合档案管理的理论框架，指出医院档案精细化管理的现实问题，包括档案分类繁杂、管理效率不高以及数据安全隐患等。在此基础上，提出了一系列优化策略，主要包括信息技术的深度应用、管理流程的标准化设计、建立“向新提质式”体系化管理机制以及人员要素专业化提升等。大型公立医院档案管理的精细化有助于提高管理效率、保障档案信息安全和发挥档案价值等，从医院视角为档案精细化管理模式的优化提供理论依据和实践建议。

关键词：档案管理；精细化管理；管理模式；档案信息化；管理规范；管理制度；体系化管理；公立医院

1 引言

医院档案是对医院管理和发展的历史记录，对于医务人员、医院管理者、医疗研究者及病人等都具有很强的应用价值。[1]随着医疗机构规模的扩大和患者信息数据的激增，档案管理工作在公立医院中的地位愈加重要。医院档案包括病历档案（病案）与非病历档案两大类。[2]大型公立医院档案信息的复杂性和专业性不仅涉及患者病历、诊疗记录，还涵盖了行政管理、财务、科研成果等多领域档案资料。在这样的背景下，如何通过精细化管理提高档案的利用效率、降低管理风险、保障信息安全成为医院管理者亟待解决的问题。

本文以大型公立医院为切入点，结合档案管理的质性研究方法，探讨现行管理模式的局限性与挑战，旨在提出优化策略，帮助公立医院在档案管理领域实现精细化、智能化与高效化的升级。通过分析医院档案管理的实际案例，本文将展示如何在医疗场景中应用现代档案管理技术和理念，实现对档案的有效管理和持续优化。

1.1 精细化原理分析。精细管理是一种管理理念和方法，其核心在于对组织内各项工作的细致、周全与优化的管理。它强调对管理过程中的每一个细节进行关注和控制，通过精确的计划、执行、检查和反馈，来提高工作效率和效果。精细管理的主要特点包括：数据驱动、过程优化、全员参与、持续改进、标准化与规范化。精细管理广泛应用于各个行业，包括制造业、服务业、医疗卫生等，其目标是通过细致入微的管理提升整体绩效，增强组织竞争力。医院档案具有很强的政策性、保密性，因此档案收集、归档和利用的各个流程都需要严格且精细的管理。

目前，医院档案管理与利用过程都以人工操作为主，且缺乏对各个档案的细分管理，因此较容易出现人为工作失误或恶意篡改所导致的档案失真或是损坏，不利于工作的开展。[3]根据精细化管理理念，档案管理的规范化是首要任务。精细化管理对电子档案的文件格式、归档范围、文本大小、载体形式及其管理和利用流程提出了明确的要求，为档案的标准化和规范化管理提供了重要指导。同时，精细化管理强调每个管理人员操作权限的细分，也能够进一步提升档案管理的能力，提高管理的全面性和系统性。

1.2 精细化管理模式效用分析。精细化管理是一种追求高效、准确、系统化的管理模式，尤其适用于需要精确数据和流程控制的领域，如医院档案管理。精细化管理模式在医院档案管理中的效用主要表现在提高档案管理的准确性、提升管理效率、增强档案的安全性与保密性、实现档案的全生命周期管理、提升决策支持的精准性、降低管理成本。总之，在医院档案管理中，精细化管理模式通过精准的流程控制、信息化手段和严格的权限管理，能够提高档案管理的准确性和效率，保障信息安全，并为医院的临床决策和运营管理提供支持，从而实现资源的最优配置和管理成本的降低。

2 档案精细化管理模式研究的质性分析

以“精细化”“档案”和“医院”为关键词在中国知网数据库进行篇名检索和全文检索，得到相关文献184篇。通过使用质性分析工具对样本中关于精细化管理视角下医院档案工作提升的相关文本进行三级编码，归纳档案工作精细化管理的要素和维度，如表1所示。

此外，为保证编码的信度，本文由工作小组进行编码，同步开展交叉编码工作，在编码前拟定理论编码的维度，充分酝酿协商确定编码方案，确保编码方向一致性，形成档案精细化管理模式研究的质性分析结果。

2 . 1 建立精细化档案管理体系。根据表1，业务系统（1.67%）、管理模式（1.88%）和人才队伍（1.79%）在相关研究中占据很大比重，是开展精细化医院档案管理工作的重要内容。

一方面，优化医院档案管理工作程序，将档案管理与医院业务结合，与决策工作融合，能够更好地把握医院档案形成特征和形式载体，发掘档案资源价值。

另一方面，“6S管理模式”和“加减乘除管理模式”在档案精细化管理研究中较为常见，医院档案管理人员调查本单位的档案工作情况和业务情况，结合先进的管理思想，形成精细化档案管理模式，有助于提高档案利用效率，满足医护人员和广大患者的需求。

此外，做好档案管理人才培训工作，提升档案管理人员的专业水平，通过参观学习、网上培训和交流实践等形式，提高人才质量。对于非档案管理人员，需要做好督察指导工作，强化与各个科室的沟通，帮助相关人员掌握医院档案精细化管理知识。

2.2 融合精细化管理信息技术。根据表1，信息化建设（3.18%）在相关研究中占有很大比重，开展精细化医院档案管理工作离不开信息化技术的支持。

一是建立精细化的医院档案管理系统。将档案管理系统与医院业务系统整合，全面实现档案管理单轨制管理，保证医院档案全面收集、合理分类、长期保存和有效利用。

二是建设精细化的医院档案数据库，对存量资源进行数据化，对数据资源档案化，打通各个部门资源流转渠道，方便资源流转共享，打破“信息孤岛”。

三是提升医院档案信息化服务水平。首先，需要建设更加精准的检索系统，方便用户查档用档。其次，利用大数据技术、生成式人工智能技术等手段，对医院档案数据资源进行文本整合、主题演化和内容分析，辅助业务部门进行患者诊疗和领导决策等具体工作。最后，利用互联网技术和智能传播技术，在微信公众号等平台开通查档用档功能，实现医院档案服务的泛在化，提高服务可及性。

2.3 形成档案精细化管理制度。根据表1，制度建设在相关研究中占有很大比重（1.67%），其中建立健全档案管理制度（1.36%），管理制度更严格（0.31%）。开展精细化医院档案管理工作离不开相关制度的完善，做好顶层制度设计，确保档案管理制度的科学性与合理性。

一是制定明确的档案管理目标与任务。确定医院档案管理的总体目标，确保与医院战略目标相一致。明确各部门的档案管理任务与责任，强化岗位责任制。

二是建立健全档案管理制度。制定详细的档案管理流程，包括档案的收集、整理、存储、利用和销毁等环节，确保各环节的规范化管理。强化对档案管理人员的培训，提升其专业素养和管理能力，使其熟知相关制度和操作流程。

三是管理制度更严格。在监管机制方面，建立档案管理的考核评价体系，定期对档案管理工作进行评估，依据评估结果进行奖惩。对违反档案管理制度的行为，制定相应的处罚措施，确保制度的严肃性和执行力。

四是信息化与精细化结合。在制度建设中，强调信息技术在档案管理中的应用，促进档案管理制度与信息化管理流程的融合，确保信息化系统能够有效支持档案管理制度的执行。推动个性化、精细化的管理，充分利用信息化技术，实现档案管理的智能化、系统化，提升管理效率。

五是建立反馈与调整机制。定期开展档案管理制度的评估与修订，根据实际工作中的问题与挑战，及时调整制度内容，确保其适应性和有效性。鼓励员工参与制度的完善，通过反馈机制收集一线工作人员的意见和建议，促进制度不断优化。

通过以上措施，形成系统化、规范化、精细化的档案管理制度，为医院档案管理的提升打下坚实基础。同时，要注重制度的落实与执行，确保各项管理措施落到实处，推动医院档案管理工作向更高水平迈进。

2.4 塑造档案精细化管理意识。根据表1，执行力建设在相关研究中占有一定比重（1.01%），其中包括更新管理理念（0.16%）、塑造档案文化（0.17%）、确立精细化档案管理目标（0.23%）、提高精细化管理意识（0.32%）、加大资源投入（0.13%）。在此基础上，塑造档案精细化管理意识显得尤为重要。

一是更新管理理念：在管理层中推广现代档案管理理念，强调档案管理在医院整体管理中的重要性。通过培训、研讨会等形式，提升管理层和员工对档案管理价值的认识，引导其理解档案管理的战略意义。

二是塑造档案文化：培养以档案管理为核心的医院文化，建立档案管理重要性的宣传机制。通过海报、宣传栏、院内活动等多种形式传播档案管理知识，营造重视档案、服务档案的良好氛围。

三是确立精细化档案管理目标：明确医院档案管理的具体目标，从而引导全体员工的工作方向。定期评估达成目标的进展情况，确保全员对精细化管理目标的认同和积极参与。

四是提高精细化管理意识：开展系列培训课程，普及精细化管理理念与方法，加强员工在日常工作中的精细化思维。

激励员工在工作中发扬精细化管理意识，鼓励提出优化建议，增强全员参与感。

五是加大资源投入：在人力、物力、财力等方面加大对档案管理的支持，确保实施精细化管理理念的资源保障。

设立专门的档案管理预算，确保档案管理系统、设备及其他软硬件设施的及时更新与维护。

六是反馈与激励机制：建立档案管理工作反馈机制，鼓励员工就档案管理工作提出意见和建议，持续优化管理流程。

对表现优秀的个人或团队给予表彰与奖励，激励全院员工共同努力塑造精细化管理意识。

通过以上措施，逐步形成以档案精细化管理为核心的意识，加强全体员工的参与感和责任感，推动医院档案管理工作迈向更高水平。同时，这种意识的塑造也将促进信息化技术与档案管理的融合，为医院的可持续发展提供坚实保障。

3 精细化管理模式存在的现实问题分析

3.1 基础性数字化与工作流程滞后。当前医院档案管理的现状主要集中在实体档案的数字化和工作场景的互联网化上。然而，随着精细化管理理念的提出，医院在管理模式和工作流程上的机械化和缓慢更新已经成为阻碍发展的主要问题。规范化建设的滞后，使得档案管理缺乏科学合理的制度设计[4]，导致工作细节未能严格把关。日常管理与突击检查中常常发现档案检核不规范的等现象，严重影响工作效率及医院的长期发展。

3.2 人工操作与细分管理不足。医院档案管理目前仍以人工操作为主，缺乏有效的细分管理，这在精细化管理模式下尤为突出。人为失误和恶意篡改使得档案信息的真实性和完整性受到威胁，进而影响医院整体工作开展。精细化管理要求对每一项工作流程进行规范化管理与考核，但由于缺少相应的制度保障，档案管理工作常常随意性较大。

3.3 精细化意识薄弱。虽然档案作为反映个体经历的重要信息资源，其价值不言而喻，但部分医院仍未能充分认识到这一点，对档案的管理仅停留在简单的装订和保管阶段。公立医院相对较为重视档案管理，而私立医院则缺乏精细化管理的意识，管理层和基层员工对先进管理理念的理解和应用明显不足，导致制度和流程创新乏力。

3.4 数字化建设迟缓。在精细化管理视角下，档案资源的建设应该关注细分领域的数据收集、管理和分析。然而，当前档案管理中，档案资源仍多依赖传统的管理方式，归档的种类和范围较少，内容单一、收集渠道有限[5]，影响了数据分析的可信度和档案价值的发挥。此外，档案收集的时效性不足，未能及时反映医院内外部的变化，加剧了档案资源更新的滞后性。

3.5 体系化建设不足。精细化管理要求将档案管理的每个环节细化到整体管理框架中，而当前的管理机制尚未完全适应这一要求。管理机制与实际需求的脱钩，使得档案管理没有进行有效的需求调研，其制度制定往往以保密性为主，忽视了档案的实际利用，从而制约了档案的价值体现。此外，档案管理内容、制度和流程的长期滞后更新，缺乏持续改进机制，使得许多管理问题得不到有效解决。

总之，通过分析现阶段医院档案管理存在的问题与精细化管理模式下的现实问题，可以看出，两者之间存在深刻的联系。医院在推动档案管理精细化的过程中，应重视管理理念的更新、数字化建设的加速[6]、体系化建设的完善以及对精细化意识的强化。这将有助于提高医院档案管理的整体效能，促进档案信息资源的最大化利用。

4 档案精细化管理模式优化策略

4.1 建立目标导向的档案精细化业务体系。在精细化管理理念下，医院档案管理的目标、内容及模式应在持续改进中动态演进。为了确保档案管理的持续健康发展，必须不断创新管理手段，并建立有效的循环管理机制。

第一，根据精细化管理的要求，制定精细且个性化的档案管理目标，实施自下而上的管理流程优化机制。定期对档案管理的模式、内容和应用进行全面评估，评估主体应包括管理层、档案工作人员及相关用户，广泛了解各层面的需求。通过运用层次分析法对评估结果进行排序，逐步实施针对性的改进措施。

第二，构建循环管理机制，依托计划、执行、检查和处理四个阶段，持续循环地对档案管理的各个业务流程进行管理。在计划阶段，明确档案管理的目的、措施、执行主体、进度等；执行阶段严格依照计划实施，并接受多方监督；检查阶段总结经验教训，发现管理过程中的问题；处理阶段针对问题进行精准处置，既要采取巩固措施，还需不断完善规章制度，以防止类似问题的再次发生，并进入下一个循环。

4.2 建立技术驱动的档案数字化资源体系。数字化档案信息为精细化管理提供了坚实的资源支撑，将精细化管理应用于各个流程中。

第一，将传统纸质及照片档案的目录进行全面数字化。这一基础性工作对于实现数字档案信息资源的建设至关重要，是落实精细化管理理念个性化目标的重要前提。

第二，实施内容的全面数字化工作。内容数字化需针对不同类型和载体的档案内容进行细分，医院档案内容包括文本录入、图片扫描等多种形式，对此应对档案内容进行深入研究与分析，明确档案的保存科室及存放标准，严格规范整理、归档和审查流程，以确保数字档案的质量。同时，医院在新档案资料的收集上，应实现数字化与纸质文档的双轨并行，持续丰富数字档案资源库，为后续利用提供支持。[7]

4.3 建立统筹发展的档案规范化治理体系。精细化管理对档案管理的资金、技术能力及管理水平提出了更高的要求，因此，需在顶层进行系统设计与规划，突出精细化管理的应用重点，发挥管理优势。

第一，优化制度供给体系。合理安排档案管理的各项业务流程，做好职责划分，确保在保障档案安全性和真实性的基础上，将管理流程细分至医院的各职能部门。制度应明确档案归档的期限、内容和具体要求，以确保档案的完整性和规范性。

第二，健全沟通协调机制。由于档案管理的时效性、周期性和灵活性特点，各部门需协同合作，建立实时的信息共享和协作机制，确保档案管理环节的公开透明，切实维护各方的信息交流权益，避免信息不对称。通过这样的举措，推动医院档案管理的规范化和标准化进程。

4.4 建立意识增强的全员参与式组织体系。在我国医疗卫生信息化建设不断推进的背景下，档案管理面临新的挑战与要求，传统的档案管理方式已无法满足医院日益增长的档案种类与数量。因此，医院应迅速转变管理思路，创新管理模式，以适应信息时代的快速发展。

首先，管理层需转变工作理念，主动作为，深入了解国家对医院档案管理的各项法规和要求，意识到档案在参考、凭证、决策、教育及文化等多元价值的重要性。同时，要推动档案管理从服务性工作转变为重要责任性工作，明确由分管行政领导承担档案管理的责任，并将其纳入年终考核，以提高对档案管理工作的重视程度及负责意识。

其次，在医院内部加强档案重要性与精细化管理理念的宣传教育，以增强全体员工的档案意识。一方面要出台刚性制度，规范职工提交档案的格式和内容，以提升归档材料的真实性与完整性；另一方面，可以通过开展档案主题宣传月、建设档案文化、举办相关培训等柔性措施，来营造良好的档案管理氛围，强化医院各个层面的档案管理意识。

4.5 建立“向新提质式”高质量发展工作机制。为推动医院档案管理的高质量发展，需引入新质生产力的发展理念，从而制定创新的工作机制。[8]

第一，根据新质生产力理念，推动档案管理工作的多元化与专业化发展。结合信息技术的应用，利用人工智能、大数据等现代化手段，提升档案管理的效率与智能化水平。医院应鼓励员工学习新技术、新方法，应用于日常工作中，以提高档案管理的创新能力。

第二，建立跨部门协作机制，促进医院各部门之间的资源共享与信息交流。通过设立档案管理协调委员会，定期召开会议，讨论档案管理中的问题与经验，形成集体智慧，以提升档案管理的整体水平和质量。同时，要鼓励各职能部门积极参加档案管理的工作，形成全员参与的良好局面。

第三，结合内部审核与外部评估机制，持续改进档案管理工作。医院可定期对档案管理进行自查与评估，发现问题后及时调整与改进。此外，可以邀请外部专家进行评估，为医院档案管理提供专业的指导与建议，确保档案管理的高质量与高标准。

通过上述措施的实施，医院档案管理工作将更好地适应新时代的发展要求，推动医院整体管理水平的提升，实现高质量的可持续发展。

5 结语

通过对大型公立医院档案精细化管理模式的质性分析，本研究深入探讨了在医疗机构高度复杂化的信息环境下，如何通过优化档案管理策略以提高其效能和精准度。研究结果表明，档案精细化管理模式能够有效提升档案工作的规范性和操作性，为医疗服务质量和管理效率提供坚实的数据支持。同时，结合档案管理流程中的难点与挑战，提出了优化策略，以期为医疗档案的管理实践提供可操作性强的指导。

随着医疗数字化进程的加速推进，档案管理将面临更为多元化和复杂化的挑战。精细化管理模式将在大数据、人工智能等新兴技术的推动下，不断迭代升级，为档案管理提供更为智能化、自动化的支持。未来的研究应进一步关注档案管理与医疗信息化的深度融合，探索技术赋能下的全生命周期档案管理模式，为医院管理者提供更具前瞻性和实效性的解决方案。

参考文献：

[1]许杰.健康中国建设背景下医院档案工作现代化发展现状与策略探讨[J].档案管理，2023（04）：16-18.

[2]冯淼淼.大数据环境下医院病历档案与非病历档案的二元整合[J].办公自动化，2020，25（13）：53-55.

[3]占生富.数据管理视角下人事档案信息资源建设研究[J].兰台内外，2020（33）：8-10.

[4]郭晓.以高质量的档案工作助推公立医院发展[J].档案管理，2022（02）：127-128.

[5]谢林森，吕克琦.以信息化建设推动医院人事档案精细化管理[J].江苏卫生事业管理，2019，30（01）：82-83+87.

[ 6 ] 李成朋. 推进数字化战略转型升级背景下的档案管理规范建设： 以大型公立医院为例[ J ] . 档案管理，2023（05）：108-109+112.

[7]翟晶，王忠.新形势下医院人事档案管理信息化建设探究[J].医学教育管理，2016，2（05）：710-714.

[8]李静.基于新质生产力发展理念的向新提质式档案数字化转型升级路径探讨[J].档案管理，2024（03）：75-78.

（作者单位：河南省人民医院 李雯，高级经济师，人力资源部副主任 来稿日期：2024-08-12）