企业档案管理的系统集成模式创新探索

摘 要：本文以广州地铁档案管理的系统集成模式为案例，通过对广州地铁档案管理业务流程、归档方式、利用平台、档案资源开发等业务分析，从创建档案共享中心实现档案业务优化重组和集中管理、试点“单套制”开展工程文件全流程归档、打造基于知识管理的档案服务平台实现集团档案资源共享开放、开发档案资源推动档案文化传承等方面探索企业档案管理的系统集成模式构建和运用的新观点、新路径、新方法，总结企业档案管理的系统集成模式创新做法和实践经验，为推动企业档案高质量发展提供参考借鉴。

关键词：企业档案；业务重组；全流程归档；共享开放；文化传承；广州地铁；知识管理；高质量发展

党的二十届三中全会通过的《中共中央关于进一步全面深化改革、推进中国式现代化的决定》明确提出“更加注重系统集成、更加注重突出重点、更加注重改革实效”。企业档案管理模式和业务创新直接影响着档案业务发展方向和思路，广州地铁档案业务历经30多年的发展，已形成一套完善的系统集成管理模式和管理体系，在行业内打造出“广州地铁档案管理”优秀品牌。

伴随着企业的发展和壮大，广州地铁档案业务日益发展，档案室几经演变，直到成立档案管理部，由原来的3人发展到现在的30多人；馆藏量达45万余卷，库房由原来的几十平方米到现在的一万多平方米。近10年借阅量超2万人次，10万卷；已完成16条线（段）的项目档案验收，9次获得“广东省重大建设项目金册奖”；牵头编制地铁档案行业标准，获得国家档案局优秀科技成果三等奖；创新档案业务，获得国家档案局企业档案优秀创新案例二等奖；先后为哈尔滨、南京、长沙、重庆、石家庄、福州、苏州等20多个城市提供档案咨询、培训服务，输出优秀管理经验；举办行业档案员认证班、档案师认证班、档案高研班等，形成档案品牌效应，在行业打造广州地铁档案模式，从而推动全国地铁档案业务不断发展。

广州地铁档案事业的发展依托于国家、省、市局的政策支持，依托于公司各项业务的发展驱动，也有赖于广州地铁档案管理团队的开拓创新精神，从集团领导到每一位从事归档的员工，都很重视和支持档案工作，还有一个重要的因素，是广州地铁始终坚持系统集成创新思维，运用综合管理技术集成模式，在档案管理业务、归档方式、利用平台、档案资源开发等的系统集成一体化统筹推进方面取得了丰富的成果和实效。[1-4]

档案管理业务系统集成模式包括业务系统集成、归档平台集成、服务平台集成、跨平台协同4个模块，如图1所示。

1 档案管理业务系统集成模式，优化重组档案业务

1.1 实现集中管理，成立共享中心。在共享经济的发展背景下，广州地铁集团公司实施机构改革，按照“效率、提升、共享”的原则，在公司组织架构中设置4个共享中心，档案信息资源是企业重要的资产、核心的信息资源，为最大化地提供优质服务，纳入共享中心管理，建立档案数据平台，加大档案开放力度，推动档案业务与其他业务的协同发展。

广州地铁集团公司把原来的集团办公室档案部、建设总部档案部、运营总部档案部、房产总部档案室进行整合、重组，成立档案管理部，隶属于信息管理中心，实现档案集中管理和共享服务。[5]

1.2 进行扁平化管理，提升质量与效益。从原来档案的分级管理，到扁平化的管理，档案部门直接服务到建设、运营、房产等一线部门，直接服务一线员工，减少了管理幅度，减少了中间环节和层级，有利于准确掌握员工对档案的需求，做到精准服务；有利于业务指令、业务需求的传递，精简程序，提高效率，让档案的价值充分发挥。层级链条的精简和优化，有利于缩短业务流程，档案管理部门直接监督指导各业务档案产生部门，有利于及时发现归档问题，提升档案形成质量和整理质量。

1.3 与信息技术紧密结合，实现数据集中共享管理。广州地铁档案管理组织模式创新的一大亮点，在于与信息管理部门进行业务整合，档案主动运用新技术，在信息管理中心下设档案管理部和数据知识管理部，紧密结合信息技术的发展。一方面对现有的归档模式进行创新，打造预归档一体化平台，创新开展“单套制”归档；另一方面，对档案利用进行创新，融入知识管理和大数据管理新技术，建立知识管理平台和数据管理平台，主动推送信息，开发档案移动端服务，让用户可以随时随地查阅利用档案，实现自助查档，提升档案利用效率。[6]

2 创建文件归档平台集成模式，开展电子文件全流程归档

2.1 建立预归档一体化平台。广州地铁预归档一体化平台开发项目，以“数据全记录、业务全覆盖、过程全监控、责任全追溯”的理念进行开发，以规范化、标准化、精细化为目标，实现从新线规划、设计管理、施工管理、验交管理到尾工管理等地铁项目档案全生命周期管理；将各施工过程的要求、工法特点、各参建单位的职责等信息在系统中进行统一管理，做到事前规范化指引、事中透明化监控、事后信息得以留痕，便于信息查阅和后续归档。

编制档案精细化大纲，通过系统将归档过程予以固化，并与原有档案系统进行整合，打造文件归档、档案移交闭环管理新模式，有效管控项目档案工作，打破信息孤岛，实现数据的及时共享、互联互通，为设计、监理、施工等外部参建方提供全面监控档案工作入口。

2.2 开展工程总承包模式档案管理。广州地铁目前在建线路众多，在全市范围全面铺开，站点数量多且分散，建设任务集中繁重，很多都不在市区，去工地现场检查档案花费大量人力物力，无法经常进行档案检查，过程监控很难落到实处，无法有效地及时掌握各工点档案管理情况。

工程管理采用总承包模式，档案管理人员主动思考，积极创新，对总承包单位的工程档案管理模式进行创新性改革，从合同条款、制度等落实总承包单位责任，把归档要求前移，充分发挥总承包单位优势，从人员配置、库房配置，到图纸分发、档案监督、检查指导等对总承包单位进行约束和要求，与总承包单位进行共建共赢，确保档案质量并及时移交。

2.3 档案工作标准嵌入业务各项环节。档案工作作为一项基础性工作，为公司各项业务的发展提供支撑服务，在工程建设、运营管理、房产开发的各个业务环节中，档案工作是其最后一环，要做到及时收集归档的闭环管理；在工程建设管理中，档案业务从合同、招投标开始介入，把文件归档要求、整理标准等写入合同条款，融入技术交底、分部验收、单位工程验收、专项验收的各个环节；在档案利用方面，主动深入一线部门，了解用户需求，建立专门科研知识库，高频档案利用数据，为各项业务提供档案服务支撑。[7-9]

2.4 试点“单套制”归档。在行业内率先实施文书“单套制”归档试点。2018年初，广州地铁根据《国家电子文件管理“十三五”规划》的文件精神，按照“积极稳妥、扎实推进”的原则，经过前期调研，业务梳理，编制了《文书电子档案“单套制”试点实施方案》，采取“从短到长、从少到多”的方法，选取集团各二级部门短期文书电子文件作为“单套制”试点归档，并获得广州市档案局批复。2022年，实现集团公司文书电子文件“单套制”归档。2023年，完成市档案馆文书电子档案移交试点工作，规范了集团公司文书电子文件的元数据归档要求，使文书电子文件归档更加规范，提高了文书档案整理效率。

根据文书档案试点实施情况，同步开展《地铁工程电子档案“单套制”试点实施方案》研究，在集团内申请科研项目立项，编制实施方案，选择七号线二期竣工档案作为试点研究，协同地铁各参建单位一起，联合开展科研攻关。申报科研项目《城市轨道交通工程电子文件归档研究》并完成结题，该项目获得国家档案局优秀科技成果三等奖。科研成果在地铁七号线二期工程推广应用，完成地铁工程电子文件元数据规范、地铁工程外部系统接口对接规范、电子文件归档和电子档案管理办法的编制，完善了电子文件单套归档制度体系，为全面推广电子文件单套归档打下了基础。

3 构建档案服务平台集成模式，实现集团档案资源共享开放

3.1 打造基于知识管理的档案服务平台。广州地铁集团绩效考核部门首次将“档案利用率”“档案满意度”指标纳入档案绩效考核内容，驱动档案管理重心逐渐由“接收保管”向“利用服务”转变，建立以优质服务、知识服务为导向的档案利用平台。

档案管理部牵头面向集团二级单位开展广泛调研，精准掌握用户需求；根据借阅利用大数据，整编高频利用资料，建立编研库，提供档案利用精准服务。实施分级授权档案资源共享新模式，将近22万条档案数据在知识管理系统共享公开，迈出档案内容共享第一步，通过挖掘档案信息资源价值，持续提升档案服务企业各项业务的能力。

3.2 开发移动端档案服务新模式。广州地铁线网分散在广州市各区，对档案信息的远程利用服务需求比较高。为满足运营远程维修需要，广州地铁档案部门着手建设移动端的档案利用平台，可直接安装在手机移动端，通过手机进行审批，快捷高效，直接服务员工用户。同时，为强化档案利用，档案部门利用城市轨道交通信息化专业委员会平台，联合行业有关地铁建设单位，共同开展城市轨道交通行业信息情报中心的研究工作，整合档案、信息、期刊、图书等资源，旨在打造城市轨道交通行业的档案信息情报中心，为行业提供信息咨询、决策支撑服务。

3.3 及时检索利用云盘进行图片共享服务。广州地铁建立了云计算中心，同步为档案数据提供云存储服务，可以利用云盘安全保管照片，方便快捷检索；广州地铁照片档案的库存量比较大，随着数码技术的发展，声像档案的像素不断增加，随之储存的容量也增加，给传统的光盘、硬盘的储存带来巨大的压力，通过云盘线上云盘保存一份，同时线下硬盘或光盘保存一份，能有效确保照片档案的安全，同时也减少定期磁盘检测的工作量。

同时，云存储服务系统有网页版、Windows系统客户端、Mac系统客户端及移动客户端，适用于各种应用需求，能随时通过客户端登录云存储服务系统进行检索，满足各种利用需要，打破以往只能在档案室进行检索的局限，立即响应照片的利用要求。

4 发挥档案宣传跨平台协同功能，推动档案文化传承

4.1 开发利用档案资源，建设地铁博物馆和企业历史文化馆。按照“对外科普、对内传承”的建设总体思路，广州地铁集团充分利用历史档案，从世界地铁发展史、行业地铁发展史、广州地铁发展史出发，建设广州地铁博物馆。利用科技手段，设置互动区，感受施工现场，模拟列车驾驶，给参观者一个全新的智慧体验，开馆以来到访参观达130万人次。

一是利用博物馆的展示平台，提供档案展览服务。比如提供了文书、实物、声像档案等，包括政府批示、地质勘察报告、照片、视频、车模、服装、车票等，通过一件件饱经风霜的珍贵档案，全面展示了广州地铁发展的每一步印记，让公众更好地感受到了广州地铁的发展创新文化与广州地铁人攻坚克难的精神。

二是对档案进行了公布。比如大事记、一号线拆迁档案、地铁设计档案、文书档案的公司战略规划、公司成立文件等。在“成长轨迹年年看”展项中，用大事记的形式展示了广州地铁从1961年至2023年成长过程中的重要历史事件，重温地铁故事，传承广州地铁文化。

三是结合视频档案、照片档案进行后期加工、剪辑，再注入博物馆新的元素，运用视频形式展示。比如在序厅播放的《行愈远 心愈近》，作为公众进入博物馆后第一时间看到的3D Mapping Show，让公众一进入博物馆就享受到视觉盛宴背后的诚意，感受到地铁人“行以致远”的精神与胸怀。

四是在博物馆车站设计模型建设的过程中，使用了大量的设计图、竣工图作为基础模型，根据竣工图纸制作出档案产品，输出车站模型和互动游戏产品。

4.2 记录企业发展历程，开展《口述档案》拍摄制作。在广州地铁建企30周年之际，联合广州市档案馆、广州市档案发展中心（广州市音像资料馆）组织开展了广州地铁建企30周年“口述档案”访谈、拍摄工作。结合访谈嘉宾所处不同历史时期的文件材料、珍贵物件，通过查阅文书档案、声像档案、工程档案、实物档案等近2000卷（件），厘清了广州地铁建企30周年的历史脉络。通过邀请老领导、技术专家、老中青业务骨干讲述“广州地铁故事”，以“口述档案”的形式，忠实记录企业发展过程中的大事要闻、奋斗历程、感人事迹，挖掘呈现一代又一代地铁人背后的奋斗故事和高尚的精神品质，留下见证历史的珍贵影像档案资料。

项目还以视频拍摄、文字记录、语音转录等形式，精心编纂为一组专题纪录片、一本口述档案史书籍、一系列线下故事分享会、一批对外传播短视频等成果，立体展现建企30年来波澜壮阔的发展脉络，在新的历史起点上激励全体员工的昂扬斗志，是广州地铁近年来集中开发利用档案资源的一次大行动。

4.3 充分利用地铁媒体，传承档案文化。为贯彻落实《南沙方案》，庆祝“6·9”国际档案日，广州市档案馆与广州地铁联合在广州地铁一号线农讲所站推出“光影绘春潮——档案里的南沙蝶变”展，展览精选了150余张照片档案和5幅地图，展现南沙从沧海桑田中崛起的壮丽历程。

通过主动服务，让档案走进市民，让展览向地铁站台延伸，践行了习近平总书记对档案工作提出的“两个服务”要求，扩大了档案文化的覆盖面和影响力，累计观众多达90余万人次。《广州档案解密之走进南沙》宣传视频在广州地铁1号线2168台视频终端同步投放一周，曝光量567万人次。下一步将继续探索轨道交通跨地区、跨行业、跨部门档案资源共享，利用档案资源联合举办展览、制作视频，借助全媒体平台、地铁媒体等发布短视频，出版档案书籍等，扩大档案影响力，构建“一核两翼多渠道”的创新利用传播模式和面向数字孪生建造的工程档案数据管理体系。

5 结语

企业档案管理的系统集成模式创新思维引领下，通过建立共享中心、减少管理层级、技术集成应用、跨平台协同宣传等举措，在一体化高效智能管理与服务，推动档案文化传承方面取得显著成效。未来将继续秉承系统集成模式创新思维，探索人工智能技术和现代管理理念的创新应用，为企业档案工作高质量发展发挥创新要素的价值和动力。

本文系2024年国家社会科学基金年度一般项目“面向数字孪生建造的工程档案数据管理体系构建研究”（项目批准号：24BTQ017）的阶段性研究成果。

参考文献：

[1]刘长晨.知识服务视阈下的企业档案三库管理研究[J].档案与建设，2023（10）：71-73.

[2]王昱.基于数据资产管理的企业档案数字化转型[J].山西档案，2022（04）：119-126.

[3]王笛.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案管理，2015（04）：21-22.

[4]牟虹，何思静，窦雪，等.“中国制造”时代机械产品档案管理存在问题及对策研究[J].档案管理，2018（02）：48-50.

[5]王彩虹.企业档案信息资源整合共享研究：以广州地铁集团公司为例[J].档案学研究，2015（05）：98-101.

[6]陈永生，苏焕宁.从强制“双套制”到任意“单套制”：电子文件归档中理想和现实的互动与创新[J].档案学通讯，2020（04）：71-78.

[7]刘霞，周祺，张照余.“单套制”视阈下大型城建项目电子档案验收与管理工作思考[J].档案管理，2024（01）：96-98.

[8]史健，陈曦.企业档案工作数字化转型：价值取向、现实困境及优化策略[J].档案管理，2023（06）：96-99.

[9]俞佳，江若飞.大数据时代行业档案数据管理研究：以铁路档案数据为例[J].档案学研究，2024（03）：129-134.

（作者单位：1.广州市妇女联合会 陈艳艳，硕士，高级政工师，副研究馆员，广州市妇联党组成员；2.广州市档案馆 王彩虹，硕士，研究馆员，国家级档案专家，广州市档案发展中心主任，广州市音像资料馆馆长，广州市档案学会秘书长 来稿日期：2024-07-30）