高校学籍“闭环式”管理的探索与研究

摘要：高校学籍管理的规范性和科学性是保障高校教学运行的重要基础，随着数智教育的提出，高校需要建立更加精细化、系统化、智能化的学籍管理体系作为保障。本文结合学籍管理工作特点，探究云南民族大学提出的“闭环式”学籍管理体系建设路径，并对存在的问题提出解决策略。

关键词：高等教育；“闭环式”；学籍管理

引言

学籍管理工作在高校教育管理体系中占据举足轻重的地位，是培养高水平人才的重要环节。但随着近年来多起冒名顶替上大学事件的被曝出，国家对于高校学籍管理的规范性给予了前所未有的重视，每年通过召开高校学籍学历注册与管理工作视频会议，推动各高校构建和完善规范化的管理制度体系与机制。本文以云南民族大学为例，深入探究其学籍“闭环式”管理模式，旨在为同类高校提供有益的参考与借鉴，共同推动我国高等教育管理水平的提升。

一、目前高校学籍管理的特点

（一）工作内容复杂

学籍管理工作涉及了从新生入学到毕业生离校的各个环节，工作内容极为复杂。管理人员不仅要处理大量的学生基本信息，还需要实时监控学生的学籍状态，如注册、休学、复学、转专业等变动。同时，学生的选课、考试、成绩录入等也是学籍管理工作的纳入范围[1]。

（二）数据量大

学籍管理工作中需要储存的数据量大，主要是由于学生群体的庞大，需要记录的数据多样化，除个人的基本信息外还涉及学习过程的数据记录，例如选课数据、成绩数据，这些数据都需要被准确地储存和管理。

（三）规范性要求高

学籍管理工作对于规范性的高要求，不仅是为了保障学校教学秩序的稳定，更是为了维护学生的合法权益。2017年2月公布的教育部41号令《普通高校学籍管理规定》和2014年印发的高等学校学生学籍学历电子注册办法对高校学籍、学历管理提出了严格的规定，高校管理人员必须严格遵循国家教育法规、学校的教学管理制度以及学籍管理规定。

（四）保密要求高

学籍信息的保密性不仅关乎学生的个人隐私权，也影响学校的声誉和信誉。因此，学籍管理工作对于保密性的要求极为严格。管理人员在处理学生信息时，必须时刻保持警惕，防止信息泄露或被不当使用。学籍管理部门需要建立完善的信息安全保密机制，包括数据加密、访问控制等多项措施[2]。

二、云南民族大学学籍“闭环式”管理的构建与实施

（一）学籍闭环式管理模式的构建目标

云南民族大学通过依托教务管理综合服务平台力争实现“五位一体”学籍“闭环式”建设目标：为学生成长描绘一幅生动形象的成长路线图；为学籍管理工作构建一个高效安全的工作环境；为学籍管理和学生成长筑牢一条“防洪堤”，培养方案的整体导入，学业警示工作、学生学习过程监测机制的建立等为学校教学质量保障提供坚实基础；数据的互联互通为反映学校教学状态和服务学校科学决策提供一份详实的数据；信息化建设和全链条管理为学校建立和形成一份全面真实的学生成长及学籍管理档案[3]。

1.从“部门工作”到“校级统筹”，加强顶层设计

学籍“闭环式”管理体系构建以提升数据治理、绩效管理能力、学生满意度3个视角构建顶层设计，以信息化促规范化，围绕深化学分制改革工作，构建学籍管理生态体系。在传统的教务管理中，各部门之间往往存在信息壁垒，导致数据孤岛和重复劳动[4]。而通过校级统筹，可以加强顶层设计，实现教务数据、学工数据、财务数据等的互联互通，通过“闭环式”建设形成数据增量式循环。

2.从“经验驱动”向“数据驱动”转变，构建管理规范

随着信息化时代的到来，高校管理正逐步从依赖个人经验转向以数据为依据的科学决策。通过建立课程、专业、学籍等统一数据标准，并利用学校教务平台整合财务数据、学工信息等，学校可以实现数据的规范化使用和高效共享。通过对学籍管理流程的梳理和优化，学校形成了一套标准化的业务操作规范，进而构建了一个高效、精准的“闭环式”管理系统。

3.从“业务管理”向“服务学生”转变，拓宽服务渠道

随着教育理念的不断进步，学籍管理qY0cDhktrsBA1cuxaZ9cPnaoF99f5NMaLiqsRQrFdvg=正在从传统的“业务管理”向“服务学生”转变。这种转变的核心在于突出“以学生为中心”，既要有管理又要有服务[5]，坚持“以学生为中心”，简化学生办事流程，确立二级学院在学籍管理中的主体地位，更好地满足学生需求。此外，学校紧紧围绕深化学分制改革、学籍管理绩效提升以及学生的实际需求，搭建个性化功能，为学生提供更加便捷、高效的服务。

4.从“模块管理”向“全链条管理”转变，堵塞管理漏洞

随着教育信息化的不断推进，学籍管理的规范性、有效性和个性化需求日益凸显。以“信息化促规范化，规范化促有效化、兼顾个性化”为基本原则，对学籍管理进行全链条梳理，从新生入学时的图像采集和身份核验，到每一学年学期的学籍注册，再到定期的学籍专项清查、毕业资格审核、学历学位人像比对等关键环节，打造“闭环式”管理模式，更加有效地堵塞了可能的管理漏洞，为保障教育质量和学生权益提供了坚实的基础。

（二）学籍“闭环式”管理体系建设成效

1.完善机制，促进学籍管理规范化

围绕杜绝冒名顶替上大学的中心任务，学校不断健全完善体制机制，制定《云南民族大学关于建立健全防范冒名顶替上大学问题长效机制实施细则》，依托教务管理综合服务平台，开发了学籍异动在线办理模块，实行“自主化、清单化、流程化”管理，学生可以通过教务系统学生端口进行在线申请，依次通过辅导员、教学秘书、学院、教务处逐级审核。在省内首次将人脸识别技术用于学籍学历复核，把住入口，出口关，筑牢“长效化”基础。

2.业务办理实现线上流程化

努力实现线上业务办理全覆盖，业务办理实现线上流程化，是高校教务管理现代化转型的重要体现。学校秉持“让数据多跑路，让学生少跑路”理念，积极推动线上业务办理全覆盖，简化学生办事流程，进一步提升了办事效率。目前，毕业资格审核模块、创新学分管理模块、转专业管理模块、考试管理模块等15项与学生密切相关业务实现在线办理，显著提升了教务管理工作效率和管理水平。

3.学习过程监测实现立体化

学校依托先进的教务管理综合服务平台，成功地构建了一个全方位、立体化监控机制。学校专门研发了学业预警模块和培养方案完成情况管理模块，这两个模块能够实时进行数据分析和预警，从而让学生更加清晰地认识到自己的学习进度和状态，有效地提升了他们的自我管理、学习能力和自律性。此外，学校还建立了家校联动机制，鼓励家长积极参与到学生的管理中来。这一机制的建立，不仅完整记录了学生的成长轨迹，也为学院提供了深入了解学生学业进展的窗口。

4.实现一键式毕业资格审核

依托信息化手段，学校在学生学习的各个环节均设有监测点，实现学生教学计划、教学任务、学生成绩、学业预警、毕业资格审核等数据的实时更新。2021年学校首次实现毕业生一键式毕业资格审核工作，极大地降低了人工审核耗费的人力和时间，与以往人工审核需要长达4周的时间相比，现在仅需3天即可完成整个审核流程。这一改进不仅大幅提升了毕业资格审核的效率，还显著提高了审核的准确率，为学生顺利毕业提供了有力保障。

三、存在的问题

（一）学籍管理人员队伍不稳定，信息化素养不高

学籍管理队伍的稳定性对于打造“闭环式”学籍管理模式至关重要。然而，目前学校基层学籍管理人员更迭频繁，且多为预聘制员工，他们面临的发展空间有限，加之学籍管理工作本身事务繁多、环节复杂，这些因素共同导致了队伍的不稳定。此外，学籍管理人员缺乏进修、学习和调研的机会，这不仅影响了他们个人职业素养的提升，也制约了学校教学管理水平的提升[6]。

（二）学籍管理信息化建设起点低，基础薄弱

学籍“闭环式”管理的建设涉及庞大且复杂的数据处理，亟需高效工具的支持。然而，当前学校的学籍管理系统仅限于部分业务应用，数据缺乏规范性，系统间的互联互通性不足，难以实现数据的有效共享。此外，由于现有信息化管理专业人才匮乏，导致学籍管理的信息化进程缓慢，严重影响了整体信息化建设的步伐。这种起点低、基础薄弱的现状亟待改善，以推动学籍管理向更高效、更便捷的方向发展。

（三）管理平台硬件支撑不足，需要快速提升

平台设备的稳定高效工作是保障学籍管理系统运行的前提，随着教务管理综合服务平台功能不断增多，师生的使用量逐步增大，对设备运行能力的需求也迅速加大。目前，教务管理系统设备陈旧，较省内外高校信息化硬件更新滞后，部分新上线的个性化功能速度体验差，导致排课选课出现宕机。

（四）管理平台互联互通不足，系统隔断现象仍然存在

学籍管理中的相关数据仍未完全实现实时互通。例如，财务、学工等关键数据尚未与教务管理综合服务平台完全对接，这一现象导致部分学籍管理工作仍处于“半自动化”状态。各部门间缺乏有效的联动机制，不仅管理效率低下，而且存在大量的重复劳动和数据误差，学籍管理数据的可对接性、可扩展性和可持续性尚未实现。

四、对策建议

（一）加大对学籍管理人员信息化培训

为了稳定学籍管理团队并提高学籍管理岗位的社会认可度，学校必须采取切实有效的措施。其中，加强对学籍管理人员的专业培训，提升管理团队专业度至关重要[7]。通过有计划、有组织的培训活动，如积极参加教育部、中国高等教育协会、各教育运营服务提供商等组织的线上线下培训学习活动，到各高等院校进行相关工作的学习调研，以提升管理人员的专业素质、职业素养以及信息化水平，使管理人员能更好地适应现代学籍管理工作的需求。

（二）加强部门协作，搭建互联互通“立交桥”

加强学校各部门间的协作，实现互联互通是确保学生学籍信息准确、完整、及时的关键，也是实现“闭环式”学籍管理的关键。学校可以从以下两方面来解决这一问题：（1）由学校统筹，联合教务处、财务处和学工部等部门将现有数据进行完整梳理并制定数据采集规范，制定统一的数据采集标准，明确各类数据的录入格式和质量要求；（2）构建互联互通平台，依托当前的教务管理综合服务平台，将前期整理后统一规范的数据进行实时共享并定期对数据进行清理和整理，实现数据的统一管理和及时调用。

（三）建设数据分析平台，深入全面挖掘有效数据

为更精准地把握学生的学习状况与成长轨迹，学校可以以教务管理综合服务平台为基础，构建一个专门的学生数据分析平台。此平台旨在实现数据的广泛共享与高效交换，从而极大地丰富数据来源，确保数据的全面性和实时性。通过整合与联动学生专业选择、课程设置、学业成绩等各类数据，搭建起一个大数据分析框架。这一框架能够客观地反映出学生在校期间的真实学习状况与生活状态，进而揭示其背后的学习模式与偏好。

（四）系统做好科学规划，持续加强硬件设施升级

在学籍管理建设过程中，通过对现有设备的盘点和性能评估，充分利用学校现有硬件资源，确保每一台设备均可发挥出其最大的效用。同时，持续加大资源投入，引进更先进的硬件设备，以提升平台的整体性能。在实现资源有效整合的过程中，关注新旧设备的兼容性。这涉及数据传输的稳定性和准确性。为此，组织专业的技术团队，对新旧设备的接口、数据传输协议等进行深入研究，确保设备之间的无缝对接。并对每台设备的使用情况进行实时监控，及时调整和优化资源配置。这样不仅能提高设备的使用效率，还能延长设备的使用寿命，从而降低运营成本。

结语

云南民族大学通过实施学籍“闭环式”管理，显著提升了管理效率与学生满意度。尽管如此，仍存在人员流动性大、信息化基础不足等挑战。未来，学校计划通过增强培训、促进部门合作及硬件更新，进一步提升管理水平。

本文系云南民族大学2023年审核评估教育教学研究与实践项目《高校学籍闭环式管理的探索与研究——以云南民族大学为例》（项目编号：SHPG2023Y09）的研究成果。

参考文献：

[1]普通高等学校学生管理规定[J].中华人民共和国国务院公报，2017，（24）：25-33.

[2]吕丰秀.高校学籍电子化管理的应用及问题分析[J].福建电脑，2021，37（03）：128-130.

[3]宋永磊.大数据赋能高校学籍管理研究[J].江苏科技信息，2024，41（03）：110-113.

[4]孟晓梅，王维.高校学籍管理政策落实机制研究[J].现代职业教育，2023，（35）：137-140.

[5]袁栋.新定位新思路新作为浅谈高校学籍管理工作的发展[J].成才与就业，2023，（S1）：108-110.

[6]汤志松，于洪杰，徐春栋.浅谈高校学籍异动管理现状及思考[J].教育教学论坛，2019，（44）：231-232.

[7]李媛媛.“以学生为本”理念下的高校学籍管理工作的研究和思考[J].当代教育实践与教学研究，2019，（12）：113-114.

（作者单位：云南民族大学）

（责任编辑：豆瑞超）