“双一流”建设背景下加强高校二级学院科研秘书队伍建设的思考

摘 要：【目的】“双一流”建设方案的印发，对高校科学研究提出了更高的要求。高校科研管理工作服务于高校科学研究，主要依托于二级学院展开，二级学院科研秘书岗位应运而生，但目前二级学院科研秘书队伍建设不能满足于“双一流”大学建设的需要。【方法】通过分析二级学院科研秘书队伍建设存在的现状问题，以问题为导向，提出对应的优化措施。【结果】二级学院科研秘书队伍建设可以从创新管理理念、强化创新意识、提高综合素养、拓宽学习渠道、完善管理等方面改善提升。【结论】丰富了二级学院科研秘书队伍建设研究的成果，对进一步推动“双一流”大学建设具有一定的指导意义。

关键词：“双一流”建设；高校；二级学院；科研秘书；科研管理

中图分类号：G463 文献标志码：A 文章编号：1003-5168（2024）21-0154-05

DOI：10.19968/j.cnki.hnkj.1003-5168.2024.21.031

On the Construction of the Scientific Research Secretary Team in

Universities under the Background of "Double First-Class"

University Construction

ZENG Zhuxuan

（Nanjing University of Aeronautics and Astronautics， Nanjing 210016， China）

Abstract：[Purposes] The issuance of the “Double First-Class” construction plan puts forward higher requirements for scientific research in colleges and universities. The scientific research management serves scientific research in colleges and universities， mainly relying on schools of colleges and universities. Therefore， the position of research secretary in schools of colleges and universities has emerged， but the current construction of the scientific research secretary team in the schools cannot meet the needs of the construction of "Double First-Class" universities.[Methods] By analyzing the current problems in the construction of the scientific research secretary team in secondary colleges， corresponding problem-oriented optimization measures are proposed.[Findings] The construction of the scientific research secretary team in schools of colleges and universities can be improved and enhanced through innovating management concepts， strengthening innovation awareness， improving comprehensive literacy， expanding learning channels， and improving management.[Conclusions] The research conclusion enriches the achievements of the research on the construction of the scientific research secretary team in secondary colleges， and has certain guiding significance for further promoting the construction of "Double First-Class" universities.

Keywords： "Double First-Class" construction; colleges and universities; schools of colleges and universities; scientific research secretary; scientific research management

0 引言

科学研究是现代大学的基本职能之一，高校聚集着我国大多数的科技工作者。科研管理是高校管理工作的重要组成部分，现行的科研管理模式主要是校院二级管理体制。二级学院科研秘书成为科研管理工作的基层群体，承担着上传下达的纽带作用。随着《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》的印发，“双一流”建设成为新时代我国高等教育的主要任务和目标。“双一流”建设要求完善高校内部治理结构，这对二级学院科研管理工作提出了更严格的标准。然而，二级学院科研秘书队伍建设仍存在一定问题，例如，管理理念不够新、创新意识不够强、综合素养不够高、培训交流不够多、人员结构不够稳等。因此，在“双一流”建设背景下，对高校二级学院科研秘书队伍建设进行研究具有重要的理论与实践意义。

1 二级学院科研秘书的工作职责和性质

1.1 科研秘书的工作职责

高校二级学院科研秘书是高校从事科研管理工作的基层岗位，其本质是为教师的科研活动提供保障。科研秘书是科研管理具体工作的执行者和实施者，也是科研活动的策划者和组织者，连接学校科研管理部门和学院科研人员，起到上情下达、下情上传的纽带作用，是学院乃至学校科研水平提升的重要保障［1］。科研秘书的工作职责是在学院科研院长的领导下，遵循学校的科研管理制度，结合科研管理平台，组织和协调各项科研活动，从而协助科研人员顺利完成科研任务［2］。

高校二级学院科研秘书的具体职责通常包括：

①负责学校科研管理部门和学院科研人员之间的信息沟通和交流，配合学院科研院长做好科研管理工作，主要是各类项目申报信息的下发、申报材料的收集、各类指南建议的征集、及时反映科研人员工作中遇到的问题并反馈解决方法等，充分发挥桥梁作用。

②负责学院科研人员开展科研项目的全过程管理，包括项目申报时的通知和材料收集，配合学校或上级部门组织中期验收、组织科研人员填报科研项目的年度进度报告、配合学校或上级部门组织结题验收以及结题验收后及时督促科研人员对科研项目进行归档等。

③负责学院科研人员科技成果转化等管理工作，配合学校挖掘可以转化的科技成果，鼓励科研人员进行科技成果转化，为科技成果转化提供便利的条件。

④负责学院科研人员科研工作量的考核，协助学校对科研人员的项目到款、论文、获奖、专著、专利等科研成果进行审核统计，计算各科研人员的科研绩效得分。

⑤负责学院科研相关进展、获奖等宣传工作，挖掘科研人员取得的重大研究进展或研究成果，组织撰写新闻稿，在学校新闻网、学院新闻网和公众号上进行宣传，提高学院科研人员的影响力。

⑥负责学院科研数据的收集整理工作，具体包括项目申报人员清单、项目立项人员清单、各类获奖人员清单、各类科研平台和联合实验室的名录以及其他需要整理记录的科研相关数据，为科学决策和科研工作安排提供有效的数据支持。

⑦负责协调学院各级科研平台的申报、日常运行、年报和绩效评估工作。

⑧协助学院产学研合作交流工作，组织接待各政府部门、高校以及企业来访的人员，召开产学研合作交流会议。

⑨领导交代的其他工作。

1.2 科研秘书的工作性质

科研秘书的工作性质具有双重性，既要做好行政秘书的工作，也要承担相关科研属性的工作，即兼具秘书性和科研性于一体［3］，具体表现为：

①科研秘书的秘书性。科研秘书的秘书性特征是首要的，也是最重要的，其角色定位就是上传下达，辅助科研院长做好学院科研管理工作。作为秘书，其工作体现出一定的程序性和广泛性，需要服从领导安排，完成领导交代的任务，辅助领导完成相关工作。

②科研秘书的科研性。高校二级学院科研秘书需要为高校科研人员提供服务，这决定了科研秘书要同时具备前沿性和创新性，对学院学科方向、教师的科研领域、科研发展动态等有一定的了解。因此，科研秘书的科研性表现为其能够在一定程度上推动学院乃至学校的科研建设。

1.3 科研秘书的工作素养

科研秘书工作的实质就是辅助科研院长按照学校科研管理部门的要求，对学院科研人员的科研活动进行管理和服务，协助科研人员顺利完成科研任务［4］。科研秘书的工作性质要求科研秘书具有较高的工作素养。

①科研秘书要具备正确的价值观和良好的职业道德修养。科研秘书应提高政治觉悟，做到爱岗敬业，踏实勤奋，认真细致，树立良好的服务意识，一切以科研人员的需求为先，为科研人员提供优质的服务。要充分了解国家及地方的科技相关政策，掌握学校科研管理制度，熟悉学校办事流程，为科研人员办事提供正确的指导，减少科研人员的办事时间。要充分了解学院科研人员的基本情况，包括性别、年龄、学历、职称、研究方向、所在团队、正在承担或已完成的科研项目、已获得的科研奖励等，以便根据科研人员的情况及时向科研人员传达合适的项目和奖项申报信息。

②科研秘书要具备良好的组织能力和协调能力。由于各类申报信息繁多，科研秘书要充分解读申报文件，及时传达给科研人员，组织合适的科研人员进行申报，高质量及时完成申报工作。在组织学院各类产学研活动时，要做到条理清晰，圆满完成各类活动。建立好学院科研人员和学校科研管理部门良好的沟通环境，能够及时发现、解决科研人员遇到的问题，创建良好的工作氛围。

③科研秘书要具备出色的文字功底和办公软件使用技能。科研秘书处理的文字工作不仅是单纯地下发各类通知，还包括科研基地申报材料、年度报告和验收报告的整理和撰写等，需要具有出色的文字撰写能力。与此同时，要学会充分利用各类办公软件，处理和收集各类数据和文字素材，提高工作效率。充分利用科研管理平台做好科研管理工作，协助科研人员正确使用科研管理平台，高效流转各项办事流程。

2 二级学院科研秘书队伍建设存在的问题

2.1 管理理念不够新

学院科研人员是二级学院科研管理的主要对象，是承担学校科学研究工作的主力军。因此，科研管理工作不仅仅是管理，更多的是做好服务，在管理中体现服务，在服务中实现管理，将管理与服务有机结合，才能充分发挥科研管理的作用和影响力，确保科研人员顺利开展科研工作。然而在实际工作中，科研秘书往往琐事诸多，重管理而轻服务，不能耐心解答科研人员的问题，甚至出现敷衍了事的现象，忽视了自己其实是服务者的本质。有些科研秘书虽然工作兢兢业业、踏实认真，但也因文化水平参差、不了解学院科研人员的研究领域，不能准确把握科研前沿动态，进而不能为科研人员提供更全面的科研信息，无法将服务做到极致。

2.2 创新意识不够强

科学研究需要创新，科研管理工作也需要创新，创新意识是二级学院科研秘书必备的素养之一。随着国家科技的发展，前沿技术的更新迭代持续加速，科研秘书需要紧跟时代发展。然而大多数科研秘书不能敏锐洞察科学技术日新月异的变化，不能为学院科研人员提供最新的科技政策和工作建议。还有一些科研秘书的工作方法落后，仍然依靠最原始的人工方法，不能运用最新的科技手段提升效率，有时重复的工作引起科研人员的不满，耽误了科研人员的科研时间。

2.3 综合素养不够高

高校科学研究的性质决定科研管理人员要成为一名“杂家”，除管理知识外，还要掌握一定的学科知识，不仅要及时了解国家的最新政策，还要熟练掌握学院的科研管理制度和各类项目的申报要求等。然而，很多科研秘书不是管理专业出身，或者有一定的管理知识但不够了解本学院学科方向和研究领域，不能为科研人员提供更精准的管理服务。部分科研秘书不了解学校的管理制度和办事流程，对项目申报、成果鉴定、成果转化、科技报奖等流程掌握不够熟练，无法为科研人员提供更精准的服务，导致科研人员“跑错路”“多跑路”，工作效率大大降低。

2.4 培训交流不够多

科研管理人员要提高专业能力，除了自身努力外，也需要接受培训和交流。很多二级学院科研秘书因忙于琐事，完成本职工作后没有时间和精力提升自己。一些学校和学院对于科研秘书重使用轻培养，忽视科研秘书队伍建设的重要性。科研秘书入职后，往往依靠前辈科研秘书和自身的工作经验开展工作，大多数科研秘书并没有接受过专业科研管理培训，对最新的科技政策、学校的科研管理制度及各类科技活动开展的流程不熟悉，导致其无法满足现代科研管理的要求，不能为学院科研人员提供更好的科研管理服务，一定程度上制约了学院科学研究的发展［5］。

2.5 人员结构不够稳

一支完善的二级学院科研管理队伍是学院科研工作的重要保障，目前各高校基本实行校、院二级管理模式，但是院级管理人员结构仍存在一定的问题［6］。一些学院缺少专职科研秘书，科研秘书由其他行政人员兼任，不能专心从事科研管理工作，且科研管理水平有限。与此同时，科研秘书的薪资待遇不具吸引力，岗位晋升渠道不够清晰，职称评定评审也有一定的难度，工作琐碎，成果难出，职业成就感低，导致科研秘书岗位流动性较大、稳定性较差，科研秘书难以深入开展科研管理工作，不能保证科研管理工作的连续性。

3 二级学院科研秘书队伍建设的优化措施

3.1 创新管理理念

科学研究的主体是人，人的认识和实践活动是科学研究的本质，科研活动的成效由人的主体性决定。高校科研人员的主力军是各学院教师，对从事科学研究工作的科研人员的管理是高校科研管理的本质。因此，二级学院科研秘书要充分理解教师的主体性，尊重教师的主体地位，树立“以人为本，管理即服务”的科学管理理念。在实际工作中，科研秘书需要提升自身的综合素养，做好上传下达的通知工作，为学院科研人员提供最新的科研信息，耐心解答教师提出的各类问题，协助教师顺利开展项目申报、成果转化、奖项申报等各项科研活动，进而推动学校科研水平的不断进步。

3.2 强化创新意识

在全球化和“双一流”建设背景下，科技创新离不开科研管理工作的创新。二级学院科研秘书需要紧跟时代发展的潮流，密切关注国家科技政策，熟悉了解最新科技前沿，不断学习科研管理新方法，强化创新意识。同时，在实际工作中，要打破常规、寻求突破，用科学的管理理念武装头脑，善思考、勤总结，创新工作方法、转变工作作风，用现代科技手段提高科研管理工作效率，减少重复劳动，为学院教师科研活动保驾护航。

3.3 提高综合素养

高水平的科学研究需要科研秘书具备极高的综合素养，包括一定的专业技能和业务技能［7］。科研秘书要充分利用业务时间，不断学习，持续提升自己的专业技能。一方面，要多学习管理学方面的知识，不仅要完成好行政工作，还要为学院领导的决策提供有效的参考方案，协助领导做好管理决策工作。另一方面，要多学习学院老师研究领域相关的专业知识，充分熟悉和了解老师的研究领域、研究进展，积极沟通，为老师们项目申报、奖项申报等提供信息支撑。科研秘书还要不断提升自身的业务技能，一方面要准确理解学校科研管理政策和制度，熟练掌握项目、基金的申报要求和合同签订、成果转化等业务流程，另一方面还要熟练使用办公软件，从而更好地组织学院教师进行各项科研活动，提升管理工作效率。

3.4 拓宽学习渠道

科研秘书综合能力的提升不仅是科研秘书自身的努力，还要靠学校和学院的培养，为科研管理岗位的人员提供对应的培训和交流机会。对于刚上岗的科研秘书，可以开展学校科研管理制度、项目申报及业务流程说明专题的培训会，为科研秘书建立初步的概念，帮助其对科研管理工作有系统的认识。对于正在承担科研管理工作的科研秘书，可以组织项目申报、知识产权、成果推介等分项领域的专业培训，提高科研秘书的专业性，更加准确地指导老师开展科研活动。邀请具有多年科研管理工作经验的校内外优秀科研管理人才召开讲座，组织科研秘书定期参加科研管理交流会，鼓励科研秘书到其他学院甚至校外优秀科研管理机构参观学习，增加科研管理人员之间的沟通和交流，多方面多渠道提高科研秘书的综合能力。

3.5 完善管理机制

科研秘书工作是一项复杂的系统性工作，要求学校和学院为其提供完善的制度保障。二级学院应尽可能配备专职科研秘书，减少科研秘书工作精力的分散。高校及二级学院需要建立和完善相应的管理制度，理清学校科研管理人员和学院科研秘书的职责权限，规范工作流程。建立健全相应的激励机制，以奖优罚劣为手段，激发科研秘书的积极性。优化薪酬体系，一定程度上提高科研秘书的收入，调动科研秘书工作的热情。完善职位晋升机制，做好专业科研管理人才的后备和补充，提高科研秘书的职业成就感。通过构建长效管理机制，保障科研秘书的权益，减少科研管理人员的流失，稳定科研管理人员队伍，从而保证科研管理持续发展。

4 结语

高校二级学院科研秘书是高校科研管理队伍的重要基石，其工作能力的高低直接影响高校科学研究的发展，在“双一流”建设背景下更是面临着新的挑战。本研究首先分析了高校二级学院科研秘书队伍建设存在的问题，即管理理念不够新、创新意识不够强、综合素养不够高、培训交流不够多、人员结构不够稳等。以问题为导向，提出二级学院科研秘书队伍建设的优化策略，通过创新管理理念、强化创新意识、提高综合素养、拓宽学习渠道、完善管理机制等措施，提高科研秘书的工作素养，激发科研秘书的工作热情和积极性，维护科研管理队伍的稳定性，为高校二级学院科研秘书队伍建设工作提供一定的参考，对“双一流”高校建设具有一定的启发意义。

参考文献：

［1］李明利.二级学院科研秘书的应有综合素质探析［J］.齐齐哈尔师范高等专科学校学报，2013（1）：22-23.

［2］孙丽.高校科研秘书队伍存在的问题及对策分析［J］.学理论，2012（10）：190-191.

［3］张云.关于高校二级学院科研秘书科研管理工作的思考［J］.世纪桥，2016（8）：79-81.

［4］王钢钢，张琦.二级学院科研秘书的角色定位［J］.中国高校科技，2013（Z1）：49-50.

［5］晏蕾.浅论地方高校二级学院科研秘书队伍建设［J］.文教资料，2017（20）：120-121，151.

［6］张亚非，杨雨曦，曾东红，等.高校二级学院专职科研管理队伍的建设［J］.西部素质教育，2019，5（17）：9-11.

［7］应可为.浅析高校二级学院科研秘书的工作定位与实践［J］.中国科教创新导刊，2014（10）：147-148.