新公司法下，如何做好股东名册管理？

一个并不起眼、被随意管理的股东名册，往往在股权纷争和股东身份存疑时，才获得股东的关注。名不正则言不顺、言不顺则事不成。新公司法确定了股东名册为股东身份推定最高权利文件的地位，然而如何在公司治理实践中真正落地，解决认识缺位、管理职责不清、管理规则缺失等一系列实际问题，尚需公司董事会、董事长、董秘等相关方，真正重视并积极行动起来

股东身份确定“三部曲”：规则与现实

公司股东名册，是中国公司法规定的股东向公司主张权利的依据，也是公司法明文规定所有类型公司均应制作并在公司置备的重要股东资料。在股东资格的基础事实成立后，公司需要依据法律规定向股东签发出资证明或者股票、制作并置备股东名册、办理注册机关的登记。以上需要公司来完成的股东身份确定“三部曲”，其实具有不同的法律意义与管理意义。我们看到的现实是，前两步由公司签发出资证明或者股票以及置备股东名册，无论是作为义务人的公司还是权利人的股东，对此关注度都不高，在公司管理中也相当随意。通常在完成市场监督机关的登记后，股东投资或者股权转让即告一段落。股东对于出资证明和股东名册的关注，常常是在股权纷争和股东身份存疑之时。

投资者因出资或者受让股权成为一家有限公司的股东，抑或作为发起人创立一家股份公司成为其股东，均须经过公司股东会议决议并在章程中做相应规定。股份公司的股份转让发生在股东之间，虽然由公司直接履行法定职责签发股票、置备股东名册，但非上市的股份公司通常仍然会收到股权转让协议或者其他股权变动的文件，而上市或者挂牌的股份公司，则通过公司在章程中明确的证券登记结算系统来完成股票的过户和股东名册的登记。我们可以看到，股东身份的取得是以公司为中心的一系列事实和文件来支撑的。不同类型的公司，股东资格的取得和变动的实际程序有相当大的差异，股东身份确定的“三部曲”也存在显著的不同。

股东身份的取得与丧失，是基于法律行为和法定原因而发生。基于股东身份事实而实施的“三部曲”，确保了股东资格形式要件的完备。根据法律的规定，股东名册是投资人主张股东权利的依据，是公司组织股东会议和实施分配的依据，而出资证明或者股票、工商登记信息并不是。然而，由于工商登记具备公示效力和对抗第三人的外部效力，人们普遍更倾向于接受工商登记和企业信用信息系统中的股东名单，而不是公司法规定的由公司来制作和置备的股东名册。这种认知也影响了公司治理的实务：有限公司以工商登记的股东名单，甚至是公司章程中的股东章节，替代公司应置备的股东名册；上市公司以证券登记结算公司提供的证券持有人名单，来替代公司的股东名册。

公司股东名册应是公司股东关系管理中最重要的抓手。股东名册具有权利推定效力，以股东名册记载为准，公司推定投资人为本公司股东，给予其股东待遇；股东名册具有对抗效力，投资人即使已实质上取得了股权或者股份，但未在股东名册上做变更登记则不得对抗公司；股东名册具有免责效力，公司依法对股东名册上记载的股东履行了通知、股利分配等需履行的义务，即免除了相应的法律责任。

新公司法呼唤股东名册管理的归位与作用发挥

2023年12月公司法修订，在股东出资实缴、股东会决议效力、董事会职责等方面做了大量的规则调整和完善，新公司法在公司与股东的关系管理方面开启了新纪元，呼唤着股东名册管理的归位与作用发挥。

新公司法的一项重大修改是股东出资由认缴制改为实缴制，这一修改直接影响了股东名册的记载内容。有限公司的股东名册记载事项新增一项“取得和丧失股东资格的日期”，原第二项“股东的出资额”修改为“股东认缴和实缴的出资额、出资方式和出资日期”。股东出资实缴制，包括股东限期实缴、出资的登记与公示、董事会对股东实缴出资的监督与催缴、未实缴情况下股东的失权和公司减资等。这些都对股东名册管理提出了要求，公司董事会只有关注股东出资的具体情况，对公司股东的出资进展及其对股东权利的影响进行持续监管，才是真正的勤勉尽责。过去授权资本制下漫长的实缴期限内，股东名册处于一个完全静止的状态，股东名册既没什么可管的，公司也没有管理责任。新公司法下，股东名册不仅是股东出资信息的记载，更是股东实体权利处于何种状态的记录，以及对公司董事会履职尽责的警示器。

新公司法总则新增了股东会、董事会会议决议不成立的四种情况，其中两种与股东表决权的比例有关；新公司法更加关注股东权利的保护，对于股东会决议存在不合法、不合规情形的，可分别定为可撤销、无效、不成立。新公司法对于股东会会议的要求，特别是在股东会通知、股东资格确认、股东表决权计算等方面的要求，都直接与股东名册记载事项有关，股东会决议的合规性直接反映出股东名册管理的实际水平。司法实践中的股东名册记载纠纷，一般以公司为被告，相当多的股东资格争议案件，就是公司怠于履行记载股东名册的法定义务，应记载的股东未登记到股东名册中，在股东会表决等情形下发生实际股东与登记股东的冲突。需要关注的是，公司股东名册并非创设权利，而是具备推定效力。公司有义务依法记载股东信息、置备股东名册，而没有义务去查证股权的实际持有人。正是因为股东名册具有法律上的推定效力，股东、投资人、被冒名登记的“股东”才会在股东名册记载事项存在问题而无法得到及时、有效解决时，通过诉讼来要求增加、变更以及涤除股东名册记载。

新公司法完善了股东对股东名册的知情权利。在有限公司股东权利部分，新公司法增加了股东查阅和复制股东名册的规定，还规定了股东查阅资料可以委托律师事务所等中介机构，对股东查阅和复制资料提出了保密等合法合规的要求；在股份公司的条款中，在原有的股东查阅权之外，增加了复制权，规定上市公司股东查阅、复制相关资料应当遵守证券法。股东名册由公司制作并置备，是公司对股东权利内部公示的文件。如果股东名册只是公司董事会使用，股东不能查阅、不能复制，那么股东名册的公信力就会丧失，法律赋予股东名册的权利推定效力和对抗效力也就没有了存在基础。新公司法完善股东名册的股东使用规则，是法律对股东知情权的重要保障措施。股东依法行使查阅与复制的权利，也将推进公司全面履行制备股东名册的义务，提升公司股东名册的管理水平。

新公司法对股票转让和股权转让后的股东名册记载规定进行了修订。旧公司法规定记名股票转让相应进行受让人的股东名册记载，新公司法明确了股份公司发行的股票应为记名股票，股东名册的管理适用于股份公司发行的所有股票。新公司法借鉴司法解释的相关规定，新增第八十六条规定，有限公司股东转让股权的，应当书面通知公司，请求变更股东名册；需要办理变更登记的，并请求公司向公司登记机关办理变更登记。公司拒绝或者在合理期限内不予答复的，转让人、受让人可以依法向人民法院提起诉讼。股权转让的，受让人自记载于股东名册时起可以向公司主张行使股东权利。

笔者认为，股票和股权转让后的股东名册记载规定，是关于股东名册最具现实意义的条款。有限公司和股份公司创立时的股东或者发起人都承担着特殊的法律责任，由于签署公司章程和投资协议、发起人协议等法律文件，公司股东名册的初始记载通常都是完备的。在公司存续期间，公司股东的股权或者股份转让引起的股东名册记载变更，才是股东名册记载发生纠纷的关键节点。新公司法在转让环节明确了股东名册变更登记的具体程序和纠纷解决机制，规定有限公司股权的受让方真正成为股东的起始日就是记载于股东名册之日，确定了股东名册作为股东身份推定最高权利文件的地位。

关于股份公司股票转让后的股东名册变更登记，新公司法规定，股东会会议召开前二十日内或者公司决定分配股利的基准日前五日内，不得变更股东名册，法律、行政法规或者国务院证券监督管理机构对上市公司股东名册变更另有规定的，从其规定。这一规定，在股东名册现实使用中最可能出现争议的股东会会议和股利分配环节，使股东名册记载在窗口期锁定，以公开和公平的方式界定了实际享有权利的股东范围。

新公司法下股东名册的管理之道

毋庸置疑，新公司法在法律理念和权利规则方面，都将极大提升各类型公司股东和董监高人员对股东名册的认知水平，极大推进股东名册管理在公司治理实践中的真正落地。在新公司法实施的初期，我们还是要清醒地看到，公司治理实务中仍然存在着对股东名册认识缺位、管理职责不清、管理规则缺失等一系列问题。

实事求是地说，目前有限公司不制作、不置备、不维护公司股东名册的现象仍然相当普遍。公司股东和董事会、管理层对股东名册管理缺乏基本认识，将股东名册与工商登记文件混淆，或者以章程的股东章节替代股东名册。有限公司股东名册管理不到位，与其规模小、股东少、各方面管理工作简化或者合并有关，改进公司股东名册管理仍然要从提高认识入手。股东会应对公司董事会明确提出严格规范股东名册管理的要求，通过细化公司治理工作，强化商事活动的仪式感、治理文件管理的“要式”要求，逐步在公司内建立起股东名册的权威感和神圣感，通过股东的重视，带动公司的重视。

股东名册管理是最为基本的公司治理工作，是公司股东会会议管理的基础，是公司投资者关系管理的基础。公司董事会是股东名册理所当然的归口管理机构，具体承担管理职责的，应当是公司董事会秘书，未设董事会秘书的就应当是公司董事长。很多公司股东名册疏于管理，就是因为管理者缺位，无人负责。

新公司法进一步明确了股东名册的法律地位，补充了股东名册管理的基本规则，但股东名册管理真正落实，还需要在公司章程中做出明确、细致的管理规定，将股东名册管理内化为公司治理工作的一部分，如同股东会的会议管理一样有具体规则来指引与约束。目前在有限公司的章程中很难看到关于股东名册管理的规定。股份公司的规范体系中，《非上市公众公司监管指引第3号——章程必备条款》规定，“章程应当载明公司股票采用记名方式，并明确公司股票的登记存管机构以及股东名册的管理规定。”但在全国股转系统挂牌公司的章程之中，却鲜有在公司章程中做出股东名册具体管理规定的。中国证监会《上市公司章程指引》规定，公司依据证券登记机构提供的凭证建立股东名册，股东名册是证明股东持有公司股份的充分证据。上市公司股份由证券登记机构来登记和保管，公司要做的主要是定期查询。

笔者认为，需要在公司章程中明确股东名册的管理规定，应包括以下内容：股东名册记载事项、股东名册的记载人和签章的要求、办理股东名册新增记载或者变更记载的各种情况、股东办理股东名册记载的申报期限和资料要求、公司办理股东名册记载的具体期限、股东名册不得变更的窗口期规定、股东名册在股东会会议和股利分配中使用的规则、股东名册查询与复制的规则、记载事项更正的规则。不同类型的公司，管理规定也有所侧重，例如有限公司重点明确记载规则，股份公司重点在于记载、查阅和复制规则，上市公司应明确股票登记存管和股东名册查询。以上管理规则的细化和明确，不仅有助于股东名册管理在公司内部的真正落地，也有助于防范和化解股东资格的纠纷。

德国法学家鲁道夫·冯·耶林说，为权利而斗争是权利人自己的义务。股东名册管理属于公司自治的范畴，与其期望公司法对股东名册管理做出更加细致的规定，不如唤醒遗忘了股东名册存在的公司股东们，唤醒将股东名册与工商登记混为一谈的公司董事会，让股东名册展现公司法所赋予的权威与价值。