中小企业财务管理信息化建设探讨

在科技快速发展的今天，人工智能技术的应用，已经成为当今社会发展的重要驱动力。尤其是在财务管理领域，人工智能技术不仅可以提升财务部门的工作效率，减少人为错误，优化资源分配，同时还能通过数据分析预测未来趋势，帮助中小企业做出更加精准的决策。基于此，本文探讨了中小企业财务管理信息化建设中存在的一系列问题和挑战，以及相应的优化策略，以期推动中小企业财务管理信息化建设进程，从而最大化发挥财务管理职能，进而推动中小企业持续健康发展。

一、中小企业财务管理信息化建设的必要性

（一）提升财务部门工作效率与决策精准度

中小企业财务管理信息化建设至关重要，其能够提升财务部门工作效率和决策精准度。首先，借助信息化工具，可以实现财务信息的自动化处理，降低人为干预的程度，从而极大地提升财务部门的工作效率。

其次，运用数据解析技术，可以从财务信息中提取出深层次的洞察，从而为中小企业决策提供坚实依据。准确的数据分析有助于中小企业捕捉市场发展方向，设计出更加合理有效的经营方针，从而提升中小企业在决策上的精确性和市场竞争优势。

（二）优化资源配置，降低成本

在中小企业中，财务管理信息化建设对于优化资源配置及削减成本具有至关重要的作用。首先，通过信息化技术，中小企业可以实时监控并解析自身的财务状态与运营数据，帮助管理层精确地辨识资源利用效率及存在的瓶颈，从而制定出更加科学的资源配置方案，以确保资源流向那些效益更高、增长潜力更大的业务领域，从而提升中小企业的整体运营效率。

其次，财务管理信息化系统可自动化处理大量繁琐且重复性强的财务任务（如账目处理、报告编制等），这不仅减少了人力资源的需求，也避免了由于人工失误带来的错误，进一步节省了中小企业的人力和时间成本。

最后，信息技术的应用还能提升财务管理流程效率，缩短资金回笼时间，从而减轻中小企业的财务负担。

（三）提高财务透明度与风险管理能力

财务管理信息化建设是提高中小企业财务透明度的重要方式。首先，借助数字化的财务管理系统，中小企业可以实时记录、处理并发布财务信息，以保证数据的精确性和时效性。这不仅促进了中小企业内部不同部门间的信息传递与资源共享，同时也提高了与外部利益相关方（如投资者、供应商、顾客等）的交流效率。

其次，信息技术的应用可以帮助中小企业迅速识别潜在的财务风险，诸如资金不足或应收账款延迟等，并据此采取相应的防范和管理措施。通过建立风险预警系统、强化内部控制，中小企业能够更有效地面对各类不确定性，从而保障财务状况的稳定性。

二、目前中小企业财务管理信息化建设存在的问题

（一）对财务管理信息化建设不够重视

当前，部分中小企业管理者对财务管理信息化建设缺少正确认知，认为其作用就是帮助相关工作人员减轻工作压力，因此对财务管理信息化建设不够重视，大多精力都用于开拓市场。此外，部分中小企业内部人员也缺少财务管理信息化意识，部门之间协调差，缺乏部门合作沟通。由于信息沟通不到位，导致财务管理难以为业务拓展提供支撑。

（二）数字平台建设有缺陷

1.数据没有统一标准，数据收集困难

首先，许多中小企业财务管理信息混乱，数据没有统一标准。表格作为最常用的一种数据整理的组件，其重要性不用过多赘述。但很多中小企业管理者并不重视如何规范设计出统一的表格样式，只在乎数据统计结果。这导致表格登记模板会因为登记者喜好习惯生成不同样式的版本，不利于相关人员快速审核汇总数据以及及人员变动交接工作。同时导致数据难以查找、分析和管理，进而影响中小企业的财务管理效率。

其次，合作商数据收集不全，收集困难。在许多中小企业成立早期，由于对合作商管理不规范，并没有完整地登记合作商基本信息，而下游合作商数量多，因此造成数据收集费时且收集不全。

2.缺少数据信息系统，增加了数据核对工作量

很多中小企业没有自己的数据信息系统，需要从其他合作企业的原始数据取值参考，作为结算给下游客户费用的标准。由于数据库的格式不同，造成了统计工作的困难。比如从事服务行业的推广企业，需要统计某个产品在市场的流通情况。由于取值来源于不同企业的数据库，每家企业的数据格式不同，每月分析各产品采购销售库存，各个产品不同的结算逻辑、结算表格以及数据分析，增加了大量数据核对工作。

（三）财务人员素质有待提高

中小企业由于自身规模和资金特点，缺少财务信息化管理人才。首先，许多中小企业员工缺乏创新能力，安于现状，不愿改变现有工作模式，对于新鲜事物的接受能力有限。

其次，许多中小企业忽视对在职员工的培训教育，即使有些中小企业定期安排员工参加培训，但没有针对财务管理信息化进行专题培训，因此达不到预期效果。

三、对策建议

（一）提升对财务管理信息化建设的重视度

1.提升管理者对财务管理信息化建设的重视度

中小企业的管理者作为决策者与领导者，他们的认知水平及重视程度直接影响着企业财务管理信息化建设的步伐与成果。因此，首先需要通过培训与教育，让管理者深刻理解财务管理信息化建设的重要性与紧迫感，并认识到其在提高中小企业管理能力及市场竞争力方面所起的核心作用。

其次，管理者应积极投身于财务管理信息化建设之中，加强与各个部门以及员工之间的协作，共同促进信息化项目的发展与落实。

最后，建立并且完善财务管理信息化建设的评估与激励制度，把信息化建设的成效纳入到管理者的绩效评估体系中，以此来调动管理者的积极性与责任感，以确保财务管理信息化建设能够产生实际效果。

2.组织专题培训，提升全员信息化意识

组织专门的培训是提升中小企业全员财务管理信息化意识的一种有效方式。通过持续定期地举办这种专业培训，邀请来自财务管理信息化领域的专家或者有丰富经验的专业人士来进行讲解，深入探讨信息化建设的重要性、实际应用案例及其未来发展走向。培训内容需覆盖信息化技术的基础知识、财务管理软件的操作方法、数据安全维护等多方面，以确保每一位参与者都能全面理解和掌握所需知识。此外，激励员工分享自己的学习体会和实践经验，营造出一种积极向上的学习环境，从而有效提升全体员工的信息化意识与信息技术运用能力。

3.建立激励机制，激发员工参与信息化建设的积极性

在促进中小企业财务管理信息化建设的过程中，构建有效的激励机制至关重要。首先，中小企业应当制定清晰的表彰措施，为那些在信息化进程中表现优异的员工提供物质与精神奖励，如现金奖励、职业发展机会、表彰状等。

其次，组织开展周期性的数字技术培训、技能比拼等活动，加深员工对企业数字化必要性的理解，激发他们自发地学习和运用新技术、新信息的积极性。

最后，创建开放的信息交流平台，接纳员工关于信息化建设进程的想法和提议，使员工意识到自己是企业财务管理信息化建设不可或缺的一分子，从而增强其认同感与使命感，协力加速企业财务管理信息化建设步伐。

（二）建设专业的数字平台

1.建立各个数据表单模块，统一标准

首先，建立统一的在线表单标准，明确应收账款、应付账款以及企业各种基础信息等表格的字段名称、格式和内容要求，例如客户名称、账单日期、金额、到期日、收款状态等关键信息，并确保所有表格均按照这一标准在线填写，从而规范数据录入。

其次，利用引入的系统自带的功能，设计表单关联性，使用函数更新另一关联表单数据。如保证金管理系统，有保证金付款表单，也需要设计保证金追回表单，在付了保证金后，设置提醒相关责任人要追回保证金，并将追回时间和追回金额回写到原来的保证金付款表单，使保证金付款回款形成一个闭环。

最后，全面梳理现有的混乱数据，将不符合新系统新标准的数据进行清洗、转换，使其符合新的统一标准。

2.选择适合企业的数字信息系统

首先，根据中小企业业务特点，打造符合企业的个性表单模块，不能一味追求成本最低原则统一使用市场已有工具。目前，国内大多数的企业使用的都是比较基础的财务管理软件，如用友、金蝶等，这些软件只适用于企业的日常会计处理和简单的财务管理，而对于那些有特殊需求的中小企业来说，基础的软件并不能很好地满足企业需求。

目前国内有几款不错的低代码应用搭建平台，无需专业的信息技术开发人员，只需要通过图形化界面和拖拽式操作，企业内部人员对企业业务特性进行规划指导，就能搭建一个适合该企业的定制化的业务管理系统和移动应用。开发成本低、开发时间短、能够灵活满足不同的企业需求，如某云系统充分利用了钉钉的组织与协同能力，深度融入钉钉体系，实现了企业业务的移动化、在线化、数据化、智能化，从而帮助企业实现数字化转型，提升运营效率。企业能够随时随地移动办公、无纸化办公，同时随时随地审批流程，提高了审批时效，并采用严格的权限控制体系，确保审批信息安全，防止非法篡改或泄露，解决了中小企业内部管理存在的诸多问题。

其次，通过系统平台打通上下游数据，降低核对工作量，最大化降低错误率。衔接打通的上下游数据后，由专人再复核校对一次系统数据，以保证数据最少失误。同时设定固定的周期（如每周、每月等），要求各负责人提交其负责部分的成本报表，并由专门的财务人员整合与审核这些数据，以及时发现并修正遗漏或错误信息。利用系统自带的数据分析工具来自动抓取、整理和汇总分散在各表格中的数据，减少人工操作带来的误差，做好季度年度分析及预算。

最后，设置定期的数据审计机制，核查各个表格是否按照既定标准执行，发现问题及时纠正。从制度层面保障数据的准确性和完整性，包括但不限于数据更新维护、权限分配、备份恢复等方面的规定。

（三）加大财务信息技术人员的学习和培训力度

首先，根据最新的财务管理信息化系统、法律法规和行业标准，不定期举行财务技术分享会，鼓励内部经验交流和案例分享，促进团队成员之间的信息沟通。同时结合中小企业内部实际需求，对新技术（如云计算、人工智能等）在财务管理中的应用以及信息安全与风险管理进行培训。

其次，鼓励员工自主持续学习，并鼓励其参加各类专业认证考试，如CPA（注册会计师）、会计师资格证、云技术认证考试等，对取得相关证书的员工给予奖励或补贴，对于表现优秀、技能提升显著的员工，在晋升通道、薪资调整等方面给予优先考虑。

最后，建立跨部门的合作机制。让财务信息技术人员有机会参与到不同业务领域的项目中，熟悉企业各个业务模式，从而推动业财融合，以拓宽视野，提升其解决问题的综合能力。

结语：

一个有效的适合中小企业的财务管理信息化系统，能够节约人力物力资源，让中小企业将更多精力投入到核心业务活动中。同时，数字化管理也为中小企业数据分析和智能化运营提供了精准的数据支持，实现了科学决策和智能管理。这不仅提高了工作效率，降低了人工干涉所带来的数据错误率，也加强了部门沟通协调，将上下游数据无缝衔接，对企业整体经营情况一目了然。数据自动化及更新也有利于管理者根据中小企业不同时间不同经营状况做出不同决策，以确保经营行为合法合规，并有效防止内部舞弊及外部欺诈。