办公室信息化管理平台建设分析

[摘 要]在信息化技术快速发展的背景下，企业办公室信息化管理平台的建设成为数字化转型的必由之路，因此应积极革新办公室管理模式，实现文书档案的智能化、信息化管理，以此降低管理难度与管理成本，进一步提高办公室工作效率。文章基于搭建信息化管理平台的必要性，针对信息化管理平台建设策略进行深入剖析，旨在为提高企业信息化管理水平提供有效建议。

[关键词]办公室；信息化管理；平台建设

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）21-0055-03

办公室是设计院的综合工作协调机构，在日常工作中起到了综合协调、参谋服务与督察督办等重要作用。搭建办公室信息化管理平台能为服务质量提升发挥较大作用，对于促进企业现代化具有重要的意义。办公室信息化是企业建设中不可或缺的一环，是设计院整体管理和服务水平的体现。

一、搭建信息化管理平台的必要性

（一）推进业务深入发展

随着我国行业信息化的发展及企业规模的不断壮大，办公室的档案数量快速增长，相关部门的业务也得到了不断拓展，这在促进各项工作朝着规范化方向发展的同时，也需要明确各项档案管理工作中的管控细节，并将互联网信息技术融入其中，提高整体办公流程的信息化水平。办公室的各种档案类型也逐步从传统的纸质形式转变为音视频等数字化形式，在减少存储空间的同时，也为后续档案管理提供了更多的便捷。实行信息化运行的档案管理模式还可以更好地适应社会对档案数据的各类管控要求，建设具有长久应用效益的数据存储环境，实现档案信息资源的共享。

（二）促进管理模式变革

目前，各个行业为提升自身综合发展能力，将业务拓展作为推进重点，使得办公室管理人员的整体任务强度逐步增加，相对被动的档案服务模式无法满足设计院办公室的各项管理需求，档案管理流程容易出现纰漏，这会为后续档案管理流程带来一定的阻碍。应用档案信息化平台能够落实数字化的各项工作，将信息服务网络传递技术及管理模式融入其中，提高档案管理的灵活度，实现档案管理服务规范化、高效化的目标[ 1 ]。

现阶段，办公室内推进的各项档案管理工作，需要与设计院的日常工作能力及内部管理结构相互融合，通过建立覆盖全面且内容完善的管理机制，及时解决办公室内常见的各类管理问题，提升人员的工作素养及工作能力，帮助他们主动利用信息化技术解决工作中的各类难题。可定期组织业务培训活动，帮助人员掌握各种信息应用能力，全面提高工作效率，建立更为高效的现代化办公室内部运行机制。同时要多方位研究各类信息化平台的现代化办公模式，充分提升系统运转效能。

（三）提高办公室工作效率

搭建办公室信息化管理平台，不仅能加快企业数字化转型，还能在一定程度上提高办公室管理效率。利用平台系统集成各类数据与业务流程，能简化人工操作，形成自动化处理模式，办公室员工可将精力专注于更有价值的任务上，进而提高管理效率。同时，利用信息化管理平台能实现跨部门、跨组织的数据储存与共享，突破传统时间和空间的限制，促进团队之间的高效合作，提高信息透明度，加快组织内部管理创新。

（四）确保管理平台的安全性

在工作中，办公室管理人员需要在确保档案实体安全的基础上调整平台运行机制，发挥现代技术的应用优势，将各类数字化处理方案融入其中，后续办公室人员可利用信息化的平台管理机制，完成档案内容的传递，避免原始档案遭到泄露并提高检索系统的精准度，有效保护平台安全。同时，企业还能通过平台的访问控制、有效加密与认证机制等功能，充分保护内部重要数据档案的机密性与完整性。

二、搭建信息化管理平台的策略

（一）加强技术投入与应用

企业需有针对性地增加档案信息化管理平台资金投入，引入先进技术，促进信息化平台朝着更为稳定的方向发展。技术部门要有针对性地对系统所需各类配套设施展开调控，确保当前平台稳定运行，为后续平台建设提供相应的技术支持。此外，还应依据档案信息化管理平台的规范与标准进行严格管理，逐步实现信息化管理的规范化与标准化，体现信息化平台建设的特色。

（二）提升管理队伍素质

企业应不断增强档案管理人员的责任意识，主管部门应加强档案信息化管理平台建设的政策与法规宣传，从思想层面强化工作人员的信息化建设意识与使命感。办公室应引进档案信息化管理所需的管理专业人才及计算机人才，并对其定期开展档案信息化管理业务培训与考核，不断提升工作人员的业务能力与知识水平。要加强对人才的管理与约束，建立质量管理与目标责任管理相结合的人才管理机制，不断激发工作人员的工作热情与奋斗精神[ 2 ]。

（三）健全管理平台制度

1.建立办公室信息化机制

第一，在信息化建设过程中，要健全办公室信息的收集、储存、共享与公开机制，加强信息化安全管理，切实保障企业信息安全。办公室要根据企业建设进度和信息化建设规划，制定本部门的信息化建设实施细则，在人员培训、信息平台与工作机制上加大建设力度。此外，办公室还要加强日常信息的维护与检查，定期开展信息网络的维护和升级工作，打造高效运转、结构完整的办公信息化系统。

第二，办公室应不断加强学习，创建学习型办公室，全面提升人员素质和能力。在建设信息化管理平台时，工作人员要将制度贯彻落实到管理平台中，以适应新形势、解决新问题、开拓新局面。工作人员要打通各系统之间的通道，充分发挥大数据的作用，实现信息资源共享，做好数据分析，为企业宏观决策提供客观、真实的依据。

第三，档案信息化管理平台是企业办公室档案工作发展的必然选择，对于提高档案的信息化程度，提升档案管理工作的质量和效益，都具有重要的理论与应用价值。办公室部门应结合实际情况，制定务实有效的实施策略，推进办公室信息化管理工作。

2.优化管理平台工作体系

首先，企业要了解主要负责人的重要情况，以便及时通报和协调。要将办公室各部门人员的信息中枢功能充分利用起来，再将有关负责人的工作群动态发布在信息化平台上，管理人员可以即时加入工作群，进行信息和资料的分享，以此形成企业领导、执行部门和操作人员之间的互动工作机制[ 3 ]。

其次，要建立及时、准确的重要情报传递机制，保证上级的重要指示和重要工作文件能够及时、准确地传递。工作人员要及时向相关单位和责任部门传达中央重要指示和上级领导的重要批示，根据工作安排，组织好工作任务的分解和落实。要保证主要的工作指示能够在第一时间传达给相关的部门和单位，帮助上层领导准确理解，促进执行。相关部门可以建立各种宣传阵地和展示平台的协调联系机制，利用平台、网络、大屏幕、新闻等各种媒介，宣传企业的重大事件和重大举措。

最后，要积极贯彻上级关于“基层减负年”活动的精神，将信息化技术应用到企业管理工作中。管理人员可以在手机智能平台上设置对应的操作系统，简化相关程序，为企业提供便利服务。同时，企业还应对已有的数据平台进行整合，梳理和改进各个专项系统的工作过程，并优化行政审批流程。要打通各个专业系统之间的渠道，充分利用大数据的功能，实现信息资源的共享。工作人员要做好数据分析，为设计院的宏观决策提供客观、真实的依据，要加速构建信息化管理体系，明确责任分工，做好信息搜集和上报工作。此外，管理人员还应加强各职能部门之间的工作交流，保证各个系统之间的数据统计口径一致、信息公开结果一致。

（四）开发信息化功能模块

第一，企业应逐渐实现办公自动化，可以利用内部管理系统，实现文件的制定、转发等功能。应开发通话录音等功能模块，对其设置重要信息上报功能，以便及时收集、跟踪和整理上级和企业各个方面的重要资料，并在最短的时间内将其汇报给上级，保证重要会议的安排、重要的外部来访、重要的安全保障事项等都能及时得到汇报。此外，还要促进模块化的督查，管理人员要将重要会议的待办事项作为切入点，明确上级下达的重要任务和重要指示[ 4 ]。

第二，企业可以将“三重一大”的决策咨询系统与决策信息系统相结合，定制系统化的申报程序，使其由邮件和纸质申报的管理方式转变为信息平台上报的方式，避免会议和决策资料的多次转发和多层次审核，并根据需要，将其自动上传给上级部门。企业还需在此基础上积极探索人工智能技术，进一步实现自动化决策与智能化运营，通过在管理平台上建立智能算法和预测模型，在数字化驱动下智能处理日常文件和进行基础决策，提高企业运用效率，体现信息化管理平台的时效性。

第三，传统的请销假都是通过计算机平台进行的，对于一些临时的出差，很难做到及时办理。为此，有必要研发一套手机请销假系统，建立请假用户和请假审批的对应关系，同时在手机和计算机上实现移动请销假，实现手机和计算机之间的数据共享。

第四，加强云计算技术应用，通过整合多种云计算技术，提高信息化管理的精准度。在办公室信息化管理平台中加入云计算功能，不仅能实现数据档案的自动整理、归纳、总结及分析，还能有效减少计算时间，提高数据计算精准度，最大可能避免人为失误，减轻工作人员的办公压力，使办公室工作更高效、更可靠。为确保企业信息化管理平台发挥其最大优势，还需依托云计算技术构建一套功能完整的数据管理分析体系，实现档案数据的收集、存储与分析，为企业管理者提供有价值的数据参考。利用信息化管理平台，还可将大量数据转化为直观的报表、统计图等，使复杂的数据信息可视化，协助管理人员做出更为精准的决策判断。随着信息技术的不断发展，办公室不仅需要整理文字档案，还需要将各类图片、音视频等文件精准归档处理，运用云计算技术可扩大档案文书存储容量，精简工作流程，提高工作效率。

（五）做好信息化组织保障

企业应做好平台系统的培训和反馈工作。对新研制的系统，编写通俗易懂的使用说明书，同时，对各使用部门和单位进行培训；要建立问题反馈机制，以便实时了解平台的使用情况，对其功能进行持续优化和改进。建立有效的沟通与合作机制是保障信息化运行的关键，企业应自主形成由办公室、信息化和软件研发公司组成的三位一体工作格局。在开发平台的过程中，各职能部门要先确定需求，然后进行精准对接，再由软件企业实施开发。在使用过程中，各部门要积极接收使用部门和单位的反馈意见，及时与软件公司沟通，对系统平台进行持续改进。

办公室要强化信息化平台建设，其工作的效率是由信息化管理平台的运用效果来决定的。因此，办公室的管理人员应熟练掌握办公室信息化系统的运用，以此带动其他部门更好地运用信息化管理系统，使办公室及其他各部门的信息化水平得到持续提高。要想确保信息的质量，就必须对其采集、整理和再处理过程进行有效管理。同时，还应从管理层那里得到相关的反馈，为企业领导层的决策提供及时、可信的依据。及时有效地把握这些反馈信息，并从中发现有用信息，对于领导的决策具有重要意义。

除此之外，在信息技术等先进技术的支撑下，企业需进一步完善办公室信息化管理体系，并根据系统要求，科学合理地配备软硬件设施。在企业资金允许的情况下，还可引进如高拍仪、高速扫描仪等先进办公设备，同时在平台中增加文书档案管理系统、档案文件格式转换系统等，实现办公室全流程数字化管理，促进企业信息化发展[ 5 ]。

（六）增强风险防范意识

在搭建办公室信息化管理平台时，应做好各项风险预警工作，在平台上增设信息化风险防范功能。为有效保障办公室档案文书的安全性，需在计算机设备中添加拦截软件、杀毒软件，还可提高密钥等级，采用安全系数较高的动态验证方式。同时，还可与IT企业达成合作，建设网络信息防火墙，当受到外部侵害时及时追踪，采取反击措施，为办公室档案数据管理提供绝对安全的存储环境，保障企业平稳发展。

三、结语

办公室管理在企业设计院的管理中占有举足轻重的地位，在信息化的大环境下，必须对其进行持续的变革与创新，并完善信息化管理平台，加速信息化平台及相关数据系统的建设，提高工作效率，使工作更加科学、规范和高效，提高设计院信息化水平，促进行业发展。

参考文献：

[1]韩亮，胡锦梁，赵汗青，等.公立医院人员兼任科技社团职务管理信息化平台的构建与应用[J].学会，2024（02）：43-48.

[2]袁琪，李永斌，裘伟.基于大数据的高校安保信息化管理共享平台的构建与应用[J].中国管理信息化，2024（02）：196-198.

[3]欧阳朔斯.基于大数据技术的高校全面预算绩效管理信息化平台的构建研究[J].当代会计，2023（11）：35-37.

[4]徐立华.云计算下企业全面预算管理信息化构建探讨[J].活力，2024（3）：130-132.

[5]王飒飒.信息化系统构建下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].信息记录材料，2021（10）：90-91.