数字化时代预算管理如何助力企业降本增效

摘要：数字化为企业带来大数据分析支持，使预算管理进入新时代。精准编制、灵活执行和实时监控，极大提高预算科学性和效果。但也面临过度依赖数据模型、监控体系不完备、预算管理能力不足等问题。要实现数字化支持下的预算管理降本增效，企业需建立适应内外部环境变化的合理预算机制；构建全面的监控指标体系；提升数据解读与转化能力。只有数字化工具与管理能力紧密结合，才能发挥预算管理的关键作用，助力企业在数字化时代占据优势、实现降本增效。

关键词：数字化；大数据分析；预算管理；合理预算机制

数字化为企业带来了巨量数据和分析工具，使得企业预算管理进入了一个新时代。精准的预算编制、灵活的执行调整和实时监控，极大地提高了预算的科学性和有效性。数字化条件下的预算管理也面临一些问题和挑战。过度依赖数据模型可能导致预算脱离企业实际；监控体系存在局限性，无法涵盖所有影响因素；预算管理能力有待进一步提升。为实现数字化支持下的预算管理降本增效，企业需要建立全面、灵活、符合实际的预算机制；构建综合的监控指标体系；提高对数据的解读与转化能力。

一、数字化支撑预算管理创新

（一）精确的预算编制

在数字化时代，企业可以利用大数据分析实现更精确的预算管理。通过分析历史数据和市场趋势，可以准确预测和制定坚实的预算计划。深入分析销售数据，捕捉市场变化，合理决策资源分配。审视成本结构，掌握资源重点，保障企业发展。大数据提供关键竞争信息，帮助企业精准预测收入走势，指导资金流动。在预测开支方面，通过历史数据和市场分析，准确估算，避免偏差，实现稳健运营。合理的资源分配也十分重要。借助大数据分析，企业可以更好掌握资源分配，避免浪费。综合利用历史数据和市场分析，企业可以精准预算，实现资源最优配置。大数据分析还可以帮助企业发现管理盲区。分析内部数据，深入了解业务流程，找出预算编制和执行中的漏洞。同时，大数据也支持跨部门协同，集中力量完成预算目标。大数据支撑的预算管理更全面系统，企业可以从宏观到微观层面监控预算执行，确保高效运转。总之，在数字化时代，大数据赋能企业进行更科学、精准的预算管理，把控资源分配，从而在复杂多变的市场中保持竞争力。

例如，某有限公司成为备受瞩目的智能家居创新企业，凭借大数据分析为预算制定和管理注入强大动力。历史销售数据和市场趋势深入分析，明白过去三年销售额逐年攀升，达200万、300万和450万美元，平均年增长50%。基于此，明智预测未来一年销售额将以50%增长至675万美元，为预算规划奠定基础。对销售数据波动精细分析，紧密捕捉市场变动，敏锐发现竞争对手某季销售下滑，通过数据追踪成功夺回市场份额。审视成本结构，以数据明确特定组件高成本对总开支影响。利用数据分析工具准确识别开发生产成本竞争优势，优先调配资源降本增效。市场竞争分析对手战略和产品定位全面了解，指导调整预算，强化研发和市场推广，巩固竞争优势。

（二）灵活的预算执行

数字化为企业预算管理带来新维度，让企业可以更灵活地调整预算执行策略。通过实时数据分析，企业可以敏锐把握市场变化和内部动态，及时调整预算，确保资源分配符合市场需求。在这个过程中，数据分析起关键作用。数据分析可以让企业清晰认知不同领域的表现，找到优势和待改进之处，使预算执行更具针对性，充分利用资源。数据分析也可以帮助发现潜在机会和风险，使预算调整更灵活，以适应变化的市场。相比传统预算，数字化时代的数据支持让企业可以更快速地应对市场波动，进行预算调整。还可以优化内部流程，提高预算执行效率。借助自动化系统，企业可以简化预算编制、审批、执行各个环节，降低管理成本，缩短预算周期。与此同时，数字化也提高了预算执行的透明度。不同部门和项目可以随时查看预算执行情况，有利于协同工作，确保资源合理分配。总体来说，数字化预算管理为企业带来立体化的预算编制、审批、调整和执行能力。它可以帮助企业更好地管理变化，提高资源利用效率，助力企业在数字经济时代更好地发展。

例如，某公司通过大数据分析，获得许多关键洞察，据此灵活调整预算执行。比如，数据显示第四季度销售较前3季度平均增长20%，公司提前增加20%的第四季度营销预算。数据还显示A料价格连续上涨超过15%，公司及时建立期货套期保值锁定部分成本。分析显示自主研发新品毛利率较引进新品高10个百分点，研发预算增加50%。数据反馈工资成本率连续上升，企业调整工资结构控制人工成本。这些洞察基于海量数据分析，使公司及时调整资源配置，优化预算执行。可以说，数据分析赋能了公司，使其在复杂变化的市场中主动出击，优化资源，获得先机。公司充分利用大数据的力量，以数据为依据灵活调整预算，使预算执行不再僵化，而是动态、精准、高效。这为公司在数字化时代占据主动，把握先机提供了有力保障。

（三）实时的预算监控

数字化技术的兴起提供了实时和精准的预算监控能力。充分利用数据分析工具，企业能够实时跟踪预算执行情况，及早察觉偏差和异常。数据分析在监控中扮演关键角色，提供高效手段，确保预算执行准确。制定关键绩效指标（KPIs）有助于更好地实现预算监控。数据分析系统支持实时监测这些指标，让企业时刻了解业绩状况。一旦出现超支或问题，管理层可立即反应，采取调整措施。数据分析赋予管理层敏锐洞察力，及时决策，防止问题扩大。数据分析的精准性是优势，数字化技术确保捕捉每个预算偏差，提高决策可信度，避免资源浪费。实时性和高精准性使企业在竞争激烈市场保持洞察力，确保预算有效执行。还实现了跨部门和项目的统一预算监控。不同部门和项目团队可以共享数据视图，协同工作，提高监控效率。数据整合消除了信息隔阂，不同部门之间可以进行沟通和协作，确保公司整体目标实现。可以说，数字化技术实现了对预算执行过程的全流程跟踪和控制，大大增强了企业的预算监控和调整能力。通过数字化，预算管理变得更加透明、高效和智能化，助力企业在数字经济时代占据优势地位。

例如，某公司实现了预算执行的高度灵活性。公司建立实时KPI监测体系，确保强大的预算监控能力。公司为重点业务设定30多个KPI，实现5分钟级的数据采集和计算。如果销售额低于去年同期的80%，系统会自动发出红色预警。管理层在获得预警后10分钟内作出决策应对。在毛利率监控方面，A类产品过去6个月平均毛利率为35%。但本月已连续2周低于30%，偏差超过5个百分点，系统发出橙色预警。分析发现A类产品关键原材料价格上涨导致毛利率下降。公司在获得预警后2小时内与供应商重新确定了采购价格。公司强大的KPI实时监测系统使其随时掌握预算执行情况，快速高效地做出决策解决问题。这大幅提升了预算监控的效率和效果，使公司能够迅速应对各种挑战。

二、数字化时代预算管理存在问题

（一）预算编制脱离企业实际

数字化给企业带来了大数据分析的便利。通过收集和分析海量数据，企业可以用算法模型进行销售预测，从而制定预算计划。过分依赖数据分析也存在风险。企业内部运营是复杂的系统，人员配置、培训、员工状态等影响因素难以被完全考虑进算法模型。外部环境的不确定性，如竞争对手策略、政策调整、宏观经济波动，同样可能使数据分析的预测与现实偏离。软性因素如企业文化、员工积极性，在企业运营中也至关重要，却难以量化。企业应建立灵活合理的预算机制，包括定性评估和模拟测试，基于对内外部环境的综合判断，制定符合企业发展目标且实际可行的预算，以避免过度依赖数据模型所带来的局限性。

例如，某公司在预算编制中，确实依赖大数据分析进行销售预测。但公司意识到，仅仅依据算法模型存在风险。比如2022年第四季度，尽管历史数据显示这个季节销售旺季增长率达20%，但是该季实际增长只有5%。通过调查分析，主要原因是员工疲劳导致工作效率下降，以及竞争对手推出新的促销活动抢占了市场份额。这些不确定的人为因素和外部环境变化，算法模型未能预测到。为此，在2023年度预算编制中，公司组织了员工满意度调查，评估了员工积极性；同时进行竞争对手分析，评估市场环境。管理层综合考虑这些定性因素后，对数据模型的预测结果进行了下调。这样一来，预算既利用了大数据分析的优势，也纳入了定性调整，使之更贴近企业实际。公司认识到不能机械依赖数据，而要做到定量与定性相结合，使预算科学性与灵活性达到最佳平衡。

（二）预算监控存在盲区

数字化能利用大数据技术进行实时而详尽的预算管理监控，但仍存在一定缺陷。虽可收集各类结构化数据，但可能忽视某些非标准化且难量化的重要影响因素，如员工状态、团队效率、企业文化等软性指标，以及外部非直接竞争者的隐性影响。过于依赖数据模型可能导致视角狭隘，遗漏某些微妙变化的积淀效应，导致企业应对问题反应迟缓。在利用数字化优化预算管理的同时，企业还需注意监控的全面性，建立更灵活的监测机制，通过定性评估补充技术监控的不足，并及时更新预算模型，才能真正提高企业运营效率，实现降本增效目标。

例如，某公司认识到仅依靠结构化数据分析存在局限性。在执行一项新产品预算时，监控系统过度关注量化指标，忽略了团队协作满意度等软性指标，也未识别出非直接竞争对手小规模促销的影响。数据显示，新品研发至上市期间，团队满意度评分显著下滑，低于公司标准。市场调查发现，同期类似产品的非直接竞争者进行了多次小规模促销，对目标用户群体有一定影响。监控过于依赖数据模型，未综合判断这些无形变化的影响。公司调整监控机制，加入更多非量化指数，并适时更新预算模型，全面识别风险，使监控更加灵敏精准，避免预算目标偏离。

（三）预算管理能力不足

虽然数字化为企业预算管理提供了大量数据，但数据本身并不能自动转化为有价值的业务洞察。部分企业可能存在预算管理能力不足的问题，过度依赖数字化工具进行数据处理，而缺乏对数据进行深入解读和转化的能力。这可能导致企业无法从数据中提取真正相关的信息，对市场和业务需求把握不准，使预算计划脱离实际。要实现有效的数字化预算管理，企业需要综合运用数据处理和业务规划等多方面能力，不能仅依赖数字化工具。管理层需要对市场与行业有深刻理解，进行战略判断；财务团队也需提升数据解读能力，转化为可执行的预算方案。只有数字化工具和人才能力的结合，才能使企业预算管理真正发挥作用。

例如，公司曾在数字化转型过程中面临预算管理能力不足的挑战，导致预算失真。公司投资了500万元建立大数据中心，具备PB级数据处理能力，用于收集和处理多种结构化数据，如历年不同产品线的销售和财务数据。然而，在制定一款战略重要的新产品预算时，产品经理仅依据过去3年同类产品的销售数据分别为20万台、25万台、30万台，呈稳步上升趋势，进行简单的线性外推，预测新产品的第一年销量将达到40万台，高出历史峰值10万台。基于此过于乐观的预测，制定了第一年销售收入8000万元的进攻性预算方案。然而，该新品实际销量仅为28万台，与预算相比出现30%的严重偏差，导致公司遭受重大亏损。 反思此次失败，公司认识到仅依赖数据工具无法实现科学预算。管理层需准确判断市场情况，各部门也需提升数据处理和模型分析能力，以消除预算失真。公司成立了由5名专家组成的大数据分析团队，采用多种算法模型挖掘市场潜力，确保各项预算的科学性。

三、优化对策助力企业降本增效

（一）编制符合实际的预算

数字化条件下，企业实现预算管理的降本增效，需要形成匹配内外部环境的合理预算机制。在利用大数据等技术进行销售预测时，还需考虑企业内部的实际运营状况，将部门协同合作纳入预算编制，使之既符合未来趋势也符合当前情况。此外，需要建立灵活的预算管理体系，开展定期的预算评估和调整，保证预算计划能够随企业实际运营需求变化而更新优化。只有做到预算编制的全面性和灵活性，才能在数字化支持下，实现企业管理的降本增效，保证企业在复杂多变的环境中保持竞争优势。 企业需要建立信息共享机制，不同部门之间进行充分沟通，了解公司整体状况和各部门实际需求，使预算编制科学全面。同时，要注重预算执行过程中的监控和评估，利用数字化手段收集各环节的数据，发现问题并调整预算方案。此外，要建立应变机制，面对市场变化主动调整预算，及时优化资源配置。只有做到机制建设系统化和灵活性的结合，数字化赋能下的预算管理才能真正实现企业管理效率的提升。

例如，某公司进行数字化转型后，他们建立了一个拥有PB级数据处理能力的大数据中心，用于收集并处理过去3年同类产品的历史销量数据。表1展示这些历史销量数据。

这些结构化数据表明销量稳步上升。产品经理仅依此趋势，线性外推预测销量达40万台，高出10万台，制定8000万元预算。实际销量28万台，与预算相比偏差30%。揭示仅依赖历史数据和线性模型可能导致预算失真。公司认识到数字化工具是一部分，市场判断和综合分析同样重要。成立5名专家的大数据团队，多算法模型结合市场调查，确保预算科学。加强部门协同，融合数据，符合实际运营。建立灵活的预算管理体系，定期评估调整，适应市场变化和企业需求。

（二）建立全面的监控体系

优化预算管理，建立一个全面的监控体系至关重要，以确保预算执行和效果能够持续得到精准评估和调整。在数字化的支持下，企业可以整合各类数据，建立实时监控系统，涵盖财务、销售、客户反馈等多个方面，从而确保预算执行的全面性和准确性。这一监控体系的建设需要一系列深入步骤。整合不同来源的数据，将财务、销售、市场等数据融合在一个集成平台，确保数据的一致性和可比性。通过设定关键绩效指标（KPIs），公司可以深入监测预算执行情况，实时追踪指标的变化，发现预算偏差并及时调整。关注非结构化数据，如员工反馈和市场趋势，能够更全面地了解业务和市场动态。利用这些信息，企业可以更敏锐地洞察变化，做出灵活的预算调整，确保预算的有效执行和业务的不断优化。

例如，为了优化预算管理，上市公司在数字化转型后意识到建立全面的监控体系至关重要。他们通过整合各类数据，建立了实时的监控系统，涵盖了财务、销售和客户反馈等多个方面，以确保预算执行和效果能够持续得到精准评估和调整。

从表2中可以看出，在2021年，公司实际销售了30万台产品，但与预算相比，实际销量偏差为负10万台，说明实际销量低于预期。同时，实际销售收入为7000万元，与预算的8000万元相比，收入偏差为负1000万元，表明实际销售收入低于预期。这个监控体系的设立帮助公司全面了解销售和收入情况，及时发现并调整偏差，确保预算执行和效果能够持续得到精准评估和调整，从而优化业务运营。通过整合数据、设定关键绩效指标、关注非结构化数据，公司能够更敏锐地洞察市场和业务的变化，做出灵活的预算调整，实现预算的准确执行和业务的优化。

（三）提升预算管理能力

在数字化时代，提升预算管理能力显得至关重要，而这不仅仅依赖于技术工具，还需企业在培训方面投入。除了提升员工的数据分析、业务洞察和战略规划能力，公司还需要着重培养跨部门合作意识，以帮助员工更有效地运用数字化工具进行预算管理，充分发挥技术的支持作用。此外，数字化与人工智能技术的有机融合也是提升预算管理能力的关键策略。企业可以借助人工智能算法深入分析历史数据、市场趋势和成本结构，以智能化的方式解读数据，从而提供更深入的业务洞察，使预算策略更具针对性。通过将培训与技术融合，公司可以在数字化支持下构建高效的数据驱动团队，实现预算管理能力的全面提升。

例如，公司深刻认识到提升预算管理能力的迫切性。除了通过培训员工的数据分析、业务洞察和战略规划能力，公司还加强了跨部门合作意识的培养，确保数字化工具的高效应用。公司组织了针对员工的预算管理培训，提高他们分析历史销售数据和市场趋势的能力，以制定更精准的预算策略。同时，公司将数字化与人工智能技术有机融合，利用智能算法深入分析历史数据、市场趋势和成本结构，从而更准确地预测未来销售量并调整预算。这种综合能力的提升使公司在数字化支持下建立了高效的数据驱动团队，实现了预算管理能力的全面增强。通过这些措施，公司能够更精准地制定预算，从而在竞争激烈的市场中持续保持竞争优势。

四、结语

数字化为企业预算管理提供了新的手段，企业可以利用大数据进行更精准的预算编制、更灵活地执行调整和实时监控。这些数字化支持有助于企业提高预算精确性，优化资源配置，增强业务洞察力。但是，预算管理数字化也存在依赖数据模型过渡、监控存在盲区、预算管理能力不足等问题。为实现数字化条件下的预算管理降本增效，企业需要形成符合内外部环境的合理预算机制，建立全面的监控体系，提升预算管理能力。只有数字化工具与管理能力和经验的有效结合，才能发挥预算管理的关键作用，助力企业在数字化时代占据优势、实现降本增效。

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（作者单位：山东高速烟台发展有限公司）