浅析新时代专科医院人事档案管理工作

摘 要：“十四五”卫生人才规划中重点提出要培养造就一批卫生健康领域人才。卫生技术人才是满足卫生健康事业发展的现实需要，也是新时代专科医院推动高质量发展的关键。人事档案工作掌握医院全员信息，对人才队伍建设有着非常重要的意义。文章结合新时代专科医院人事档案管理实践工作，探讨人事档案管理工作在专科医院人才队伍建设的重要性以及医院人事档案管理工作思路，以全面提高档案利用率，充分发挥人事档案在建设医院人才队伍方面的重要作用。

关键词：人事档案；新时代；人才队伍；工作思路

中图分类号：G271 文献标识码：A

人事档案真实记录了医院工作人员的人生经历及工作表现，关系到职称评定、人事任免等，是作为医院人才培养、人才选拔的重要依据。因此，应认真做好人事档案管理工作，以促进专科医院组建一支政治坚定、作风优良、专业过硬、工作一流以及结构合理的人才队伍，推动医院早日实现高质量发展。

一、人事档案管理工作在专科医院组建人才队伍的重要性

1.人事档案管理工作为医院人才使用和考察提供了基础信息

医院按照《干部人事档案工作条例》要求及时规范收集、整理、归档了每一位职工的人事档案，包括履历材料、学历学位、党团材料、奖惩等10类材料。专科医院人事档案还分平时、年度、聘期对医院职工从“德、能、勤、绩、廉”五方面综合评定。随着现代信息技术的发展，医院人事档案管理工作逐步信息化，改变以往被动的收集方式，主动扩充、丰富个人档案信息，包含党建工作、科研成果、新技术新项目、病历档案信息以及其他技能方面等内容。通过查阅职工个人人事档案，可以直观、立体地展现其成长过程、思想品质、工作能力以及业务水平等。动态、实时掌握每个员工的档案信息，反映了医院不同专业人才的基本信息。

2.人事档案管理工作为医院建设专业人才队伍提供了依据

作为专科医院与综合医院相比，科室设置更为单一，专科性更强，科室设置更细分，但医院综合服务能力较弱，服务范围也小，整体科研水平并不理想，相对滞后于其他综合性医院。因此，专科医院应高度重视专业领域人才队伍建设，把人才工作列入工作重点。医院的快速发展需要加快专业人才队伍建设，而搭建一支专业能力强、综合素质高的人才队伍需要开展人才专项调研，抓重点、补短板、强弱项。基于人事档案信息库，需要对医院人事档案信息分类分层整理，并分类分析和研究不同阶段医院人才资源现状，全面掌握医院不同科室工作人员的年龄、学习工作经历以及专业配置等情况，帮助医院及时引进或培养不同类型的专业人才，并为人员岗位交流、轮岗提供重要依据，为医院人才队伍建设提供有力指导。

3.人事档案管理工作为医院提高核心竞争力提供保障

在大数据时代，医院积极打造智慧医疗体系，忽视了人事档案管理系统的共享性，人事档案工作与其他工作之间的联结程度不足。因此，医院人事档案管理工作应与时俱进，积极探索新的管理模式、优化流程，用现代化科学发展的方法实施管理，从传统的被动查询、检索服务到主动提供精准服务，充分发挥人事档案的作用。全面、精细分析个人档案信息，确保人事档案个人信息真实、准确，深度、精准地挖掘专科医院人才潜在的能力，有针对性地培养高层次医学人才队伍，为医院长期健康发展建立一支有核心竞争力的队伍。

但是，从专科医院当下情况看，人事档案管理工作还存在很多问题，对于人才强院战略未来还有很多路要走。随着现代信息技术的发展应用，人事档案管理工作更加精细化与精确化，为科学、高效地实现人事档案利用，应找出专科医院人事档案管理工作的问题所在，并总结探索专科医院人事档案管理工作思路。

二、专科医院人事档案管理工作存在问题

1.档案管理模式落后

当前，医院人事档案主要由组织人事部门统一管理，负责人事档案的“建、管、用”工作环节，虽然能够规范化完成人事档案管理工作，但先进性、创新性不够。在实际工作中未能充分运用现代信息技术，导致人事档案信息化工作趋于表面，只是把纸质档案转化为电子档案，使用的广度和深度不够L/pK5Xs6Iu3YciT1Hlo27hUDdD7UTtAoQLHMs7t5kMk=，无法有效推动人事档案的利用，影响了医院专业人才的培养与发展。医院人事档案管理方式传统，工作中侧重人事档案的日常管理工作，忽视了人事档案的开发利用。因此，失去了医院对人事档案管理工作的高度重视与全面支持，也缺乏先进的人事档案管理理念和专业骨干人才，降低了人事档案的使用率。

2.档案信息化刚起步，存在“信息孤岛”困境

随着信息技术的发展，医院人事档案管理也逐渐开展信息化建设。但是，在人事档案管理中，由于专科医院规模不大，还没有意识到档案管理的重要性，虽然已经实施了档案信息化建设，但是只停留在对个人档案的信息化采集以及简单的数据分析上，还在力求摸索开发属于自己的人事档案管理系统软件阶段，并且未能对不同人事档案分类，开展多样化管理，如开发利用、数据整合等方面。也由于大多数管理人员思想固化、办事流程老套，难以适应时代发展要求，严重缺乏档案信息化专业人员，导致档案信息化的过程在搜集、整理信息时效性不够，无法及时更新和处理档案的信息内容。

信息数据的可靠、准确和及时性至关重要，既包括人事档案信息，也包括医疗数据、科研成果数据等，这些是掌握医院人才整体情况的依据。因医院人事档案信息化建设处于初期阶段，专科医院不同科室的不同信息平台之间存在信息不能互联互通、实时共享等问题，人员信息获取意识匮乏，信息化整合能力也较欠缺，无法将大数据技术与人事档案管理深度融合，发挥不了人事档案的潜在作用。

3.档案专业工作人员欠缺

专科医院人事档案管理工作虽然建立了领导分管自上而下的分工机制，但主体工作主要集中在医院人事部，负责日常档案管理的工作人员也是兼职人员。一是人事档案工作时间有限，不能第一时间完成档案整理归档工作，往往积压的工作越来越多，从而影响档案的时效性；二是人事档案工作能力不够，不能灵活应对工作中出现的问题，如难以解决“三龄两历”等历史遗留问题，从而影响档案的工作效率。

除了具有敬业奉献精神，全面的专业素养更是在工作中起到决定性作用。医院档案管理人员不仅需要掌握档案专业知识，还需积累一定的医学知识，并能在档案工作中熟练运用计算机、网络等新兴技术。但是，目前兼职人员接受专业培训机会较少，容易受其他工作任务影响，往往还是按陈旧的工作方式开展人事档案收集、整理、归档等基础工作，已经无法适应数字化时代背景下的档案管理工作。

三、新时代专科医院档案管理工作思路

大多数医院比较注重医生技术水平和医疗设备设施，对于人事档案管理工作并不是十分重视，这在领导层面表现得尤为明显。作为专科医院不能只满足基础性人事档案工作，新形势下人事档案管理工作急需转型，为卫生事业发展提供人才支持和保障。

1.探索新模式，更精细、更精准，主动做好人事档案管理工作

随着当前社会快速发展，传统的静态档案管理模式已经难以满足社会需求，使得人事档案管理工作不仅仅是开展档案材料的收集、整理、归档，还要积极学习先进的管理模式，具有先进的管理理念，探索构建符合本院的管理新模式，将医院专业人才按不同类型、不同层次科学分类管理，全面掌握人员基本信息、岗位、科研等方面信息，突出人才的个性化，充分发挥档案信息作用，为单位人才培养和梯队建设提供有力保障。

（1）高度重视档案工作，合理制定相关制度。根据档案工作条例，健全完善医院人事档案制度。成立医院档案管理领导小组，统筹医院档案管理工作。从日常管理、查阅利用、监督等环节细化规章制度，对档案管理人员提出具体工作要求及任务。尤其在干部选拔上，要认真落实干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”，把好“任前监督关”，坚决防止“带病提拔”，为科学选人用人提供精准服务。

（2）落实工作责任制，优化人事档案信息流程，紧密结合各科室工作，持续推动人事档案工作科学化、制度化以及规范化。积极组织职工学习相关内容，传达人事档案管理的重要性，加强档案知识宣传，不仅使相关科室积极主动配合档案管理人员工作，提高档案管理效率，还可以监督人事档案工作的规范性。

（3）专题研究问题，主动攻克难点。列出在人事档案管理工作各环节中的问题清单，一个一个深挖问题根源。专题剖析工作短板和薄弱环节，主动采取“需求导向”理念，找准解决方向，充分考虑医院对人事档案的使用需求，提高对档案信息的利用水平。

2.借助档案数字化，提高人事管理效率

大数据时代，各类现代信息技术在人事档案管理中被普遍应用，推动了档案管理事业的发展，也对医院人事档案利用产生了较大影响。档案数字化运用现代化技术，建立人事档案管理系统，能够通过检索快速查阅档案信息，各个科室根据自身权限可以在人事档案管理系统上检索部分人事档案信息。目前，医院对档案信息化重视度、档案数字化认知度以及档案利用度均不够。因此，必须充分认识人事档案信息化管理工作，结合信息化发展的新形势、新要求，积极运用信息技术，实现人事档案资源数据一体化，提高人事档案的利用率。

（1）提高对档案数字化的重视程度。结合医院实际搭建人事管理系统。树立大数据管理意识，医院应增加资金和人力投入，确保人事管理系统建设有序开展。通过院内业务学习、掌上课堂等多形式、多途径开展人事档案数字化宣传，加强人事档案信息化重视度，主动配合现代化医院人事档案管理工作，快速完成学历教育、工作经历、科研档案、业务培训以及职称聘任等完整的人事档案信息库。从以前科室层面收集扩展到每位职工的信息，打破以往被动模式，提升档案管理的及时性与动态性。

（2）充分发挥档案数字化的作用，突出人事档案价值

档案数字化是将纸质档案转化为电子档案，建立档案管理系统，完善档案目录编制、检索、借阅、查询等功能，既可实现档案的快速检索、复制、传输，也可方便分类、整理、分析，使得档案信息管理更加有序、精准、全面。医院可以通过对数字化档案的分析和挖掘，发现隐藏在人事档案内在的价值及规律，帮助医院有效规避资源浪费现象。此外，数字化档案管理还可以通过医院内部网络实现远程传输和共享，更加便捷服务于各项工作，从而为患者提供更加优质的医疗服务，创造更高的经济效益与社会价值。

（3）积极运用信息技术，提升人事档案的安全性和动态利用率。

基于干部人事档案自身信息的保密要求，要将安全性作为前置条件。在确保人事档案准确和安全下，利用局域网实现数据资源动态流动和一定权限范围内的资源共享。通过人事管理系统，开发统计分析功能，对档案信息归类整合和编目，切实提升档案信息查阅的便捷性、准确性和及时性，根据关键词对信息识别和抓取快速做出综合分析，横向比较人才信息，突出个性化，智能、有效地为选人用人提供主要数据。同时，人事档案管理系统能够对职工操作留下痕迹，管理人员能调取后台数据，便于监管，一旦发现违规操作，能够及时纠正，并给予工作指导。

3.建设档案管理人才队伍，更专业、更高效地发挥人事档案作用

（1）加强人事档案管理人员的政治学习

积极学习有关政策精神，提高自身思想认识，严格执行档案工作纪律和制度。档案工作部门要强化工作责任制，学习并掌握处理档案日常工作能力，能够根据问题导向，快速、有效地处理人事档案基础工作，为医院选人用人提供有利的信息参考，做好新时代人才队伍建设，做好服务与支撑。

（2）提高人事档案管理人员专业技术能力

随着医院对人事管理工作越来越重视，医院人事档案管理工作也随之越来越重要。提高档案管理人员专业技术能力已迫在眉睫。医院要积极定期开展对档案管理人员岗前及在岗的相关业务知识及操作培训考核，提高档案管理人员的日常业务水平。针对医院档案工作中存在的薄弱项，可以有目的、有计划地组织档案管理人员学习，扩大其专业范围，并及时运用所学的专业知识，立足于医院实际，提高信息收集与整理能力、沟通能力、保密能力，深入做好档案管理工作。尤其是大数据技术应用下，应重视人事档案管理工作中信息处理能力和应用能力，在日常工作中，能够熟练掌握计算机处理工作的基本技能，运用信息技术的先进性与方便性，提高人事档案利用率以及医院的竞争核心力。

（3）构建合理人事档案管理专业人员队伍

近年来，医院人事档案工作量剧增，档案利用越来越频繁。虽然从事人事档案人员有限，但要根据工作岗位具体职责尽可能做到分层分级培养、考核，构建档案管理专业人才队伍。不仅以工作业绩为导向，还要始终贯彻新时代组织工作要求，以全方位的考核机制对其评价，推动工作人员主动担当作为、创先争优，努力建设一支高素质、专业化的档案管理人才队伍。

同时，医院可以根据工作岗位制定相应的激励机制，使人事档案工作得以高质量开展。首先，畅通档案工作人员岗位晋升渠道，创造良好的职称晋升环境，提高工作人员的工作积极性。其次，可以设立档案工作人员相应的奖励制度，根据其工作完成情况、技术创新项目、科研成果等方面的表现，给予一定的荣誉或绩效，激发档案管理人员的工作积极性。

四、结语

综上所述，新时代专科医院人事档案管理工作越来越重要，工作要求也越来越高。医院为了适应时代发展，需要重视人事档案管理工作，力求创新探索适合本院的管理模式，加强专业人才培养，争取做好新时代专科医院的人事档案管理工作，提高档案利用率，打造一支有核心竞争力的专业人才队伍，推动医院高质量发展。

参考文献：

[1]孙作丽.医院人事档案精细化管理措施探究[J].兰台内外，2023（11）：61-63.

[2]孟同筠.大数据下的医院人事档案利用研究[J].兰台世界，2021（06）：134-136.

作者单位：浙江省皮肤病医院