信息化建设视角下人社局档案管理创新研究

摘 要：随着信息技术的高速发展，档案信息类型更加多元、信息规模更加庞大，档案管理工作难度也随之提高。在这种情况下，传统档案管理模式已经难以满足新时代人社局档案管理需求，为了顺应时代发展就必须促进档案管理信息化建设，全面发挥档案管理工作的效能。基于此，文章从实际情况出发，阐述了信息化建设视角下人社局档案管理创新的重要性，分析了信息化建设对人社局档案管理的影响，并有针对性地提出信息化建设视角下人社局档案管理的创新策略，以供参考。

关键词：人力资源和社会保障局；档案管理；信息化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

在信息技术不断发展的社会背景下，信息化建设发展理念应运而生，充分体现了信息化社会发展的重要性。档案管理不仅是人社局工作的重要组成部分，还是关乎人社局长久发展的核心要素。对于人社局来说，加强档案管理信息化建设，促进档案管理信息化转型，对于更好地服务发展大局、服务人民群众，乘势而上开创档案工作转型发展、高质量发展新局面有着积极的现实意义。

一、信息化建设视角下人社局档案管理创新的重要性

1.有利于提高档案管理信息化建设水平

U4fi+i1HP0q5RQaRGi58/A==在信息化建设视角下，人社局档案管理创新具有技术和管理的双重性质，一方面，能够加强对现代信息技术的全面应用，提高档案管理信息化水平；另一方面，能够有针对性地设计信息化管理模式，积极探索信息技术在档案管理工作中的应用标准与范式，推进档案管理高质量信息化建设。人社局档案管理工作人员能够在信息化建设的推进中，充分认识到信息技术的各项优势，加强对信息技术的主动应用意识，确保信息技术在档案管理全过程的渗透，运行高效稳定的档案信息化平台，实现对档案信息的高效安全管理。同时，还可以利用大数据、人工智能和区块链等信息技术构建丰富的档案管理服务模式，有效提高档案管理信息化建设水平。

2.有利于提高档案管理整体的工作效率

在信息化建设过程中，能够有效提升人社局档案管理的整体质量与效率，在档案查询、使用和管理等方面更加高效、精确，确保人社局档案工作人员能够在最短时间内完成各项工作任务，减少重复管理、无效管理等问题。一方面，人社局档案管理可以利用信息系统平台，为档案用户提供更便捷的使用渠道，提升档案管理服务质量，满足不同用户对不同档案的需求；另一方面，开展人社局档案管理信息化建设，能够推进线上App服务，为用户提供更全面、智能的档案服务，整体层面上显著提高了档案管理工作效率。

3.有利于优化人社局档案管理工作流程

在人社局档案管理信息化建设的不断推进下，档案管理人员能够实现多种信息系统与档案收集和管理的深度对接，显著提高了档案管理和服务效率。此过程中，可以对档案信息开展更细致的分类与管理，档案管理人员可以第一时间了解档案管理情况，实现信息技术与档案管理的全过程渗透，促进档案管理的有序开展。档案管理人员可以利用检索功能快速查询所需要的档案信息，为后续的档案管理工作制定方案规划与流程设计，最大限度地避免因人工失误产生的各类问题。例如，档案管理包括档案的收集、整理、转化、储存和使用等方面，每个环节都需要按照严格的标准执行流程，促进档案信息的规范使用，使档案管理发挥最大价值。

二、信息化建设对人社局档案管理的影响分析

1.对人社局档案管理人员信息化建设认知的影响

人社局档案管理信息化建设，能够在潜移默化中增强档案管理人员的信息化意识。为了顺利开展档案管理信息化建设，人社局需要在内部增设信息化培训活动，利用政策引导和管理标准等方面的约束控制，进一步引导档案管理人员加强对信息化建设的重视程度。这种影响集中体现在档案管理人员的信息意识增强和信息化认知提升方面，进一步促进档案管理信息化建设的全面开展。与此同时，人社系统融入信息技术，进一步加强了档案管理工作的规范化，得以构建出较为成熟的管理组织体系，划分具体的信息化档案管理职能界限，档案管理的便利性显著提升。

2.对人社局档案管理能力的影响

人社局开展档案管理信息化建设，能够加强档案管理的规范化与标准化，进而促进人社局各部门之间的数据资源交互与共享。这种影响集中体现在人社局档案管理能力的提升方面。一方面，人社局档案管理人员的专业能力。信息化建设必然会引发全面的档案工作转型，档案管理人员能够在各部门信息系统的构建过程中形成信息化意识，提高信息技术应用能力，促进档案信息的统一性管理。人社局可以从外部招聘和内部培训两方面提高档案管理人员的专业能力和管理水平；另一方面，人社局档案部门的服务能力。在信息化建设的不断推进下，信息化档案系统的建设势必会引发人社局档案管理的一系列变革，并在系统的应用过程中不断优化创新，最大限度地提高人社局档案管理的信息化能力，进而提高工作水平与服务质量。在这种情况下，人社局档案信息的完整度与服务效能将得到有效提升。

三、信息化建设视角下人社局档案管理的创新策略

1.更新管理理念，引入信息技术

为了提高人社局档案管理水平，促进档案管理质量的提升，档案管理人员必须具有先进的档案管理理念，并加强档案管理工作与人社局工作的适配度。以档案管理信息化建设为抓手，为单位整体的信息化建设奠定基础。目前，将信息技术引入档案管理工作已成为人社局人事工作的重点改革方向。在技术层面，人社局档案管理信息化建设包括信息系统建设、数据维护、信息查询乃至数据使用等诸多方面，存在较强的系统性与复杂性特点。对此，人社局必须全面增强档案管理人员的管理理念，明确划分人社局管理工作内容与流程，并有效提高档案机构数字资源共享能力与平台协同能力。信息技术的普及应用所带来的影响极为深刻，对于档案工作来说，信息化建设不仅是一种工作方法的转变，还是一种档案资源类型、使用方法的改变。在新时代背景下，档案数据类型更加多样、数量不断攀升，为档案工作信息化建设产生了极为深刻的影响。因此，档案数据治理就成为档案资源体系建设的核心要素，通过高质量的档案数据治理来提高档案资源服务的数据驱动能力，将传统的“以档案部门为中心的被动型服务模式”转变为“以人社局为核心的智慧型服务模式”，进一步提高人社局档案管理的能力。

2.培养专业人才，提高档案管理人员信息化水平

人社局档案管理信息化建设的人才需求，可以将其细化为具有档案数据资源开发、档案数据分析以及档案信息化服务等能力的人才。档案管理人员队伍建设可以从内外两方面开展。一是内部培养。可以从信息化培训角度出发，加强网络自主化系统学习；二是外部引进。可以从社会招聘具有信息通信技术的专业人员，拓宽档案管理信息化建设人才队伍范畴，为人社局档案管理提供人才助力。从内部角度来说，人社局应重点培养档案管理人员的信息技术应用能力与信息化理念，提高档案管理人员的信息化水平。与此同时，人社局档案管理人员还应该掌握数字档案政策与相关规章制度，确保能够按照严格要求开展信息化档案管理工作，并加强档案管理工作的规范性与技术性；从外部角度来说，人社局应进一步拓宽人才招聘渠道，大力吸收具有信息技术应用能力的先进人才。首先，应明确档案管理的具体工作需求，建立具有原则性与标准性的人才选拔机制，引入具有丰富工作经验、强大专业能力与创新技术水平的先进人才，为提升档案管理人才队伍的整体素质夯实基础。此外，为了能够留住人才，还需要制定健全的考核体系，适当调整档案管理人员的薪资待遇。一方面，可以借助考核制度对档案管理人员实行全面管理，完善人社局档案管理工作考评机制，激发档案管理人员的主观能动性；另一方面，人社局在充分开展市场调研的基础上，了解本行业或本岗位的薪资待遇水平，尽可能提高档案管理人员的薪资待遇。

3.创新管理模式，加速人社局档案管理信息化建设

从信息技术角度来看，人社局档案管理信息化建设的最终目的与根本指向在于档案服务功能的创设与丰富。档案管理工作的效能发挥离不开完善的资源体系支持，二者在本源上存在一致性。首先，人社局开展档案管理信息化建设需要解决档案信息的资源汇聚与存储问题，实现数字资源规范、有序地传递至终端；其次，信息化档案管理工作需要考虑数据库的建设问题，以数据共享、数据全面覆盖为指向，搭建功能强大的档案数据库，不断加强对数字资源的开发与使用，提升档案服务的效能。上述内容也是人社局档案管理信息化建设的立足点。最后，为了实现上述目标，需要开展以下几方面工作：一是明确建设目标。人社局档案管理信息化建设必须基于档案的独有特点，制定具有前瞻性与计划性的目标愿景，为后续的信息化建设工作提供指导；二是评估建设基础。档案管理信息化建设是系统、阶段性的，包括基础信息化、应用信息化、全面系统化以及智慧生态化四个阶段。结合人社局档案工作特点，从上述四阶段内容出发，分析人社局档案管理信息化建设需求以及当前阶段发展方向；三是优化建设路径。通过制定档案管理信息化建设具体战略部署以及实际工作流程，持续优化档案管理信息化建设策略。同时，还应明确人社局档案管理信息化建设方案以及推进路径。全面构建以技术人才培养为支撑、数字档案建设为核心、系统开发为手段以及资源投入为基础的人社局档案管理模式，形成以人社局发展为主体、社会力量为辅助的档案信息化建设推进路径，积极发挥人社局其他职能部门以及相关社会机构的力量，构建档案管理共同体。

4.规范操作系统，实现部门间的信息传递

虽然通过信息化建设可以基本实现人社局档案管理的现代化、智能化，但是在档案管理层面上，信息化系统更新、构建力度还不足，只是更新完善了档案管理查询系统。在人社局的不同系统中大多未与档案管理系统挂接端口，“信息共享”模式落实力度不足，难以满足新形势下档案信息实时传递、归档的需求。档案信息类型的多样、数量的庞大进一步凸显了信息不兼容问题。对于档案管理信息化建设来说，各部门工作人员需要将档案信息分别录入不同系统，这种录入方式不仅工作量大，效率不高，还有较多重复的流程。

人社局档案管理信息化系统构建的首要任务就是从技术层面完善档案管理信息化系统，从而实现档案信息共享，深化信息化建设成效。因此，人社局可以引入信息技术搭建档案资源共享平台，实现档案资源全面共享、档案服务智能化提升的目标，实现部门间的信息传递。档案资源共享平台的建设可参照以下标准：一是基于本地区档案资源类型或其他人社局档案系统共享平台建设；二是基于档案工作价值导向创设平台。一方面，借助区域以及人社局的系统优势，按照人社局特点实行资源的有效协调，从而实现资源共享，减少不同区域、单位间的信息化建设差异；另一方面，是发挥资源优势创设档案主体，借助主体价值减少不同部门档案工作信息化建设壁垒，站在整体角度发挥档案资源的应有价值。

5.加强档案管理信息化系统构建要素供给的保障能力

人社局档案管理信息化系统构建的要素供给需要从要素构成内容条件着手，加强人社局档案管理信息化系统构建要素的条件保障，尽可能发挥人才、技术、制度与数据等信息化建设要素作用。第一，重构档案管理理念。人社局档案管理信息化系统构建是一种模式构建，并非要舍弃所有线下管理工作或是将档案资源实行完全的信息化转变。从建设理念方面来说，档案管理信息化系统构建是为了顺应社会整体的数字建设时代潮流，达成档案服务智能化、档案资源数据化以及档案管理自动化的目标。因此，这就需要转变档案管理信息化建设理念，突破传统、消极、局限和单一的工作观念，积极拥抱先进的新理念，并主动应用新技术；第二，完善档案管理制度体系。在人社局档案管理信息化系统构建过程中，可能存在档案数据安全、档案管理文化以及数据标准制定等问题。上述问题的解决，必须从制度体系角度展开约束或明确规定；第三，释放数据动能。在信息化背景下，社会运行以及持续发展的关键驱动要素就是数据。在数据推动社会发展的新时代背景下，档案管理信息化系统构建要充分释放数据要素活力，从档案数据的生成、归档、捕获以及利用等方面提升档案数据质量，加强档案管理信息化系统构建资源体系建设，从而深度挖掘数据价值。

四、结束语

综上所述，在信息化时代背景下，无论是个人生活还是社会发展都对信息技术产生了极大的依赖，为了顺应时代发展，人社局档案管理工作也需要进一步强化信息化建设，促进资源数字化转化。因此，人社局应更新管理理念，引入信息技术、培养专业人才，提高档案管理人员信息化水平、创新管理模式，加速人社局档案管理信息化建设、规范操作系统，实现部门间的信息传递、加强档案管理信息化系统构建要素供给的保障能力，全面提高人社局档案管理水平，以档案管理信息化建设为抓手，为人社局的整体信息化建设奠定基础。

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工作单位：鄄城县人力资源和社会保障局