档案信息化管理过程中面临的安全隐患及对策研究

摘 要：进入信息化时代，网络技术、大数据技术逐渐渗透至各行各业，实现了档案管理朝着信息化方向发展。档案信息化管理极大地提高了档案管理效率，并减少了档案管理过程中的成本投入。与此同时，网络的开放性也给档案信息化管理带来了一系列安全隐患。文章结合自身工作实践，总结了档案信息化管理过程中面临的安全隐患，并提出了相应的对策。

关键词：档案信息化管理；安全隐患；对策分析

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案信息化管理，实质上是将过往依赖纸质、录像带、录音带等实体媒介保存的档案资料转换到数字领域的过程。包括利用高科技手段，如扫描和数字化转换，将这些实体记录转变为数字图像、视频片段、音频文件等，随后安全存储在光盘库或磁带库等电子存储设施。当需要查阅档案时，可以利用信息技术快速搜索并获取所需信息，极大地提高了检索效率。信息技术在给档案管理带来诸多便利的同时，也引发了一些新问题，其中以安全隐患问题最为突出。因此，档案局在档案信息化管理过程中还需要高度重视对安全隐患的预防。

一、提升档案信息化安全管理的必要性分析

1.防止档案信息被泄露的必要手段

在进入信息化时代，信息网络的竞争日益激烈，除了传统意义上的安全问题外，还包含一系列非传统意义上的信息资源安全问题，并成为全球各个国家竞争激烈的战略资源。为了占据信息资源的制高点，商业竞争对手与敌对势力试图借助各种渠道与途径获取各类电子信息资源，其中便包含了档案信息资源。因此，档案局高度重视档案信息的安全管理，并针对档案信息构建安全的防火墙，从而有效避免档案信息发生被泄密的现象。

2.是避免档案信息损失的必然选择

传统的档案管理模式下，威胁档案管理安全的主要因素为自然灾害、基础设备、人为因素等，其中一些灾害，如火灾、地震等将给档案信息资源带来毁灭性的破坏。而实现档案信息化管理后，档案的存储介质变成光盘、磁材、磁盘等，但电子档案因为容易被消磁、氧化等引发一系列安全问题。因此，高度重视档案信息化管理过程中的安全隐患防范，是避免档案信息丢失与损失的必然选择。

3.提升档案利用价值的必然途径

在建设社会主义法治社会的关键时期，要想建设法治政府，就需要充分利用政府信息公开的方式提升信息资源的应用价值，推动档案信息化管理的发展与进步。但是，在经济发展的推动下，档案信息的重要作用日益凸显，要想更好地利用档案信息为各个领域服务，就需要严格开展评审识别与检验，从而避免机密或者敏感的档案信息被泄露。因此，在当前档案信息化管理下，高度重视档案信息安全管理，针对档案开放构建相应的评价体系，对档案信息实施严格的审批，并处理好档案资源服务与档案信息安全二者的矛盾，将档案的价值充分发挥出来，以更好地满足社会各界对档案信息的需求，提升档案的利用价值。

二、档案信息化管理过程中面临的安全风险分析

在实现档案信息化管理过程中，网络与数字化技术的应用也给档案管理带来了诸多安全风险，归纳起来，常见安全风险类型主要有：

1.物理安全风险

档案信息化管理离不开软件与硬件设备的支持与保障，给档案管理带来了物理安全风险。网络系统属于弱电工程，其耐压值非常低。因此，当遭受地震、火灾、洪水等灾害时便可能致使设备停止运行，或者设备设施在运行过程中发生故障，或者档案管理人员操作失误，管理设备被盗、遭受电磁干扰等，均可能威胁档案信息的安全。

2.网络安全风险

随着信息技术的飞速发展，将其应用在档案管理过程中，极大地提高了档案管理的效率，扩大了网络应用的覆盖范围。但与此同时，外部网络信息也会遭受网络的威胁，如病毒入侵会阻断网络通信设备，进而破坏系统的数据以及文件信息等，由于重要的档案资料未及时备份，因而被损坏或者丢失，造成难以弥补的损失。

3.系统安全风险

系统的安全威胁主要取决于其具体应用，由于应用涉及范围广，且应用的类型也在不断增加，系统的安全呈现出持续变化、动态的特征。应用系统安全威胁包含了信息与数据方面的安全，其中，包含涉密档案信息被泄露，未经授权恶意访问，对档案信息的完整性实施破坏或者破坏系统等。

4.管理安全风险

档案信息化管理需要完善的管理体系做保障，假如安全管理体系不健全，对权责的划分不明确以及现有的档案安全管理体系落实不到位等，均会增加档案信息化管理过程中的安全风险。一旦档案信息管理网络遭受攻击或者入侵，因为缺乏健全、高效的应急管理机制，就无法第一时间对档案信息管理的安全性开展实时检测、监控、报告以及预警等。除此之外，不能审查网络的可靠性，一旦管理系统遭受黑客攻击，常常难以提供线索，无法对攻击实施跟踪并提出解决办法。

三、防范档案信息化管理安全风险对策

1.构建完善的档案信息化管理体系

档案管理属于一项复杂且烦琐的工作，若想确保档案管理有序开展，档案局应在遵循国家相关法律的基础上构建一套档案信息化管理体系，目的是严格把控档案信息化管理涉及的各个流程与关键点。首先，需要完善外部机制环境，即深入挖掘并分析档案信息化管理体系的重要数据，将具备价值的信息挖掘出来形成核心生产力，并在此过程中注重档案信息网络数据与网络用户隐私的安全性；其次，需要针对档案信息数据的开发与利用建立门户网站，并制定科学的信息开发与利用大数据挖掘机制。考虑在档案信息中存在很多长期保存但是利用少的信息，这部分档案数据难以得到最大程度的开发，通过构建门户网站的形式可以方便用户访问并利用各方面的档案数据。

2.建立健全档案信息化管理机制

档案信息化管理工作离不开完善的管理机制做保障，归纳起来档案局可以从以下几个方面着手：第一，建立一套完善的档案信息化管理与应用规范体系，确保操作有章可循。该体系不仅应明确账户密码管理、访问权限控制、数据传输加密等安全保密措施，还应通过严格的规则来保障档案信息、账户访问及系统运行的安全无虞；第二，设立档案保管与维护的长效机制，覆盖从档案管理系统定期维护检查到软硬件的及时更新，再到基础设备设施日常保养和存储媒介的周期性替换，全方位确保档案信息安全可靠；第三，构建明确的档案管理责任制，将责任明确到个人，既包括高层的领导责任，也有直接管理者的执行责任，通过签订安全责任承诺书，详细界定每个人在档案信息化管理中的安全职责，并确立追责机制，强化安全管理的执行力；第四，建立档案安全预警与应急响应机制，针对潜在风险预设预警信号和应对方案，定期排查安全隐患，并组织实战演练，确保团队能在第一时间识别并妥善处理安全事件，将风险降至最低；第五，完善档案信息化安全监督，不仅要求记录每次信息化建设的操作痕迹和系统使用日志，以便追溯审查，还应长期保存数据库检查、基础设备设施监测和档案库房巡检等重要环节的记录，以便档案管理人员随时核查，追溯安全隐患发生的根源，持续优化管理流程。

3.优化档案信息化管理硬件设备设施建设

档案信息化管理的实现离不开硬件设备设施保障，当硬件设备设施发生故障时，也会威胁档案信息的安全。其中，环境因素会对硬件设备设施的运行产生影响。因此，若想保证档案信息化管理的安全性，还应当采取有效的举措消除环境带来的安全风险，从而确保档案管理处于可控、安全、有利的环境中。另外，还需要优化信息化管理硬件设备设施，除了需要配备基础的消毒设备、消防设备、温度与湿度传感器、防盗设备、环境监控设备以及门禁系统外，还应当指定专人定期检查档案库房与机房的设备设施是否处于良好的运行状态。在经济允许的情况下，档案局还可以尝试建设智能库房或者机房，从而自动控制库房与机房的温度与湿度，有效识别进出人员的身份，实现档案入库盘点管理的自动化，减少人为因素造成的安全隐患。

4.积极应用安全风险防控新技术

在档案信息化管理过程中，可以积极应用新技术来防控安全风险，当前比较常见的防控技术有以下几类：

（1）防火墙技术。该技术主要是通过有效形成网络屏障来阻止网络黑客的访问，常常也将其叫作控制进/出两个方向通信的门槛。在网络边界上通过设立防火墙，成功将内部网络与外部网络隔离开，阻挡外部网络的侵入，极大地提升内部网络的安全性。

（2）防水墙技术。在档案信息化管理过程中，内网引起的信息安全威胁主要是因为工作人员缺乏安全意识、现有的管理制度不健全、内部关于敏感或者机密的信息技术管理存在漏洞、非法接入与非法外联等。因此，为了预防内部管理漏洞引起的安全威胁，可以应用防水墙技术管理内部网络，发挥安全管理内外兼防的作用。与防火墙技术、内网隔离技术以及入侵检测技术等不同的是，防水墙主要用于解决内部网络安全威胁，从而保护局域网中的档案数据与信息免被泄露，发挥保护档案信息安全的目的。

（3）入侵检测技术。入侵检测技术是一种能够实时监控并响应安全威胁的技术手段，它通过记录网络活动的详细日志，实现对网络连接的追踪、还原及必要时的中断操作，以此来对抗内部和外部的网络侵犯行为。这项技术显著减少了黑客入侵的时间窗，仅需在目标网络区域部署入侵检测系统，就能全天候监控所有尝试访问主机的行为，及时将监控信息报告给管理系统，一旦有任何系统遭受攻击，系统能立即察觉。在网络安全架构中整合网络入侵检测系统，能够有力防御多维度的非法侵扰，不仅对外部的恶意攻击起到阻击作用，还加强了内部网络的秩序管理，保护系统资源免受内部安全威胁，有效堵住了安全漏洞，提升了整体的网络安全防护效能。

（4）备份与镜像技术。在推进档案信息化管理的进程中，为了抵御潜在的安全风险，采用备份技术和镜像技术是对抗系统威胁的有效策略。备份技术涉及将系统内的关键数据复制并储存到安全的异地位置，确保即使遭遇意外损失，也能够迅速利用备份资料恢复信息，不仅加固了档案的完整性和信赖度，还进一步确保了核心档案信息安全无虞。另外，镜像技术通过创建两套功能一致的系统环境，即使其中一个遇到故障，另一个系统仍能无缝接替运行，有效隔绝了单一硬件故障可能诱发的数据损坏或服务中断的风险，为档案信息的连续性和安全性提供了双保险。

（5）安全扫描技术。安全扫描技术是维护档案信息资产安全的又一关键技术，它与防火墙、入侵防御系统紧密协作，共同构筑起坚固的网络安全防线。该技术通过系统性地探查网络环境，助力网络管理员即时识别系统配置与运行服务中的安全弱点，据此开展风险评估，准确把握网络的安全态势。在此基础上，安全扫描结果指导管理员修复漏洞、矫正不当配置，预先堵塞安全缺口，从而在黑客可能入侵前筑起一道坚实的屏障。与侧重于实时监控和访问控制的网络监控系统及防火墙相比，安全扫描更专注于事前预防，扮演着主动发现并预先解决安全_{DKXSREj01bwSd13lywVQkg==}威胁的角色。

（6）漏洞扫描技术。漏洞扫描技术的核心任务是验证系统是否已正确安装了必要的安全更新，它能够协助用户利用工具，如微软服务器更新服务（WSUS）、微软基线安全审核器（MBSA）、Windows在线扫描以及系统中心配置管理器（SCCM，原系统管理服务器SMS）等，全面审视并管理系统的补丁状态。该技术强调在权限管理上实施最小权限原则，合理配置访问控制，以此来约束特洛伊木马和蠕虫等恶意软件在系统中的活动范围，减少感染机会与危害程度。

5.高度重视档案管理人才队伍建设

近年来，随着档案信息化管理工作的持续开展，在提高档案管理效率与水平方面发挥着重要作用。而档案管理信息化管理的程度则主要取决于档案局管理队伍专业素养的高低。因此，推进档案信息化管理，需要高度重视人才队伍建设。档案局应将档案专业人才、计算机专业人才作为基础，围绕培养复合型人才作为重点，不断优化档案管理人才队伍建设。第一，高度重视档案管理人员的职业道德培养，不断规范行为，提高对档案信息安全管理的重视程度，在档案信息化管理过程中严格执行国家颁布的法律法规以及档案局制定的管理制度等；第二，档案局可以采取“走出去，请进来”的方式，重视档案管理专业水平建设，组织他们学习档案信息化管理的新手段与新技术，掌握基本的信息技术技能与计算机操作能力，从而灵活地应用在档案信息化管理中，不断提升档案管理人员的整体素质。

四、结语

综上所述，随着经济的飞速发展，对档案信息的保密性、安全性也提出了更高要求，为了避免档案信息被泄露，保障国家的利益免受侵犯，档案局必须高度重视档案的安全管理，要深入分析档案信息化管理过程中面临的安全威胁，并从构建管理机制、完善管理制度、积极应用防御新技术、加强硬件设备设施建设以及优化管理队伍等方面入手，提升档案信息的安全性，推动档案信息化发展。

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作者单位：云南省昭通市档案馆