数字化背景下科研档案管理信息化建设路径

摘要：科研档案管理信息化建设既是数字化时代优化档案管理流程、提升档案管理效率的重要举措，同时也能实现科研档案资源的共享与整合，进而挖掘档案资源的利用价值，更好地服务于科研工作的开展、支持科研事业的发展。科研档案管理部门要在深刻认识信息化建设对档案管理工作多方面、深层次影响的基础上，立足于实际剖析现阶段科研档案管理信息化建设过程中面临的问题，分别从转变思维观念、构建长效投入机制、打造复合型高素质档案管理队伍以及搭建科研档案信息资源共享平台等方面采取综合措施，以期提升科研档案管理的信息化水平。

关键词：科研档案；信息化；资源共享

中图分类号：F323文献标识码：A文章编号：1005-6432（2024） 29-0107-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.29.027

科研档案生成于科研工作，最终也要服务于科研工作。传统以人工为主的档案管理模式下，科研档案存在管理效率低、开发难度大等问题，因此档案管理普遍存在“重保存轻开发”的问题。进入数字化时代，在大数据、人工智能等信息技术的加持下，科研档案管理部门积极推动信息化建设，提升科研档案管理的智慧化水平，在减轻一线员工工作压力的同时，也能为科研档案的开发利用提供便利条件，最终反哺科研事业的发展。当然，科研档案管理信息化建设不可避免地会面临内部压力或外部阻力，这就需要档案管理人员必须从实际出发采取相应的措施稳步推进信息化建设，助力新时期科研档案管理工作的高质量开展。

1推进科研档案管理信息化建设的价值

1.1有利于保证科研档案的完整性与安全性

从科研档案的来源上看，在科研工作中产生的文件、资料，经过收集、筛选后具有留存价值，以档案形式保存下来以供借阅人员使用。因此，科研档案本身具有重要的利用价值，在档案管理中对于保证科研档案的完整性、安全性有极其严格的要求。在数字化背景下，由于科研工作中大力提倡“无纸化办公”，纸质档案数量减少，电子档案的比重不断上升，如何保证电子档案的完整与安全成为科研档案管理人员必须要考虑的问题。推进档案管理信息化建设，能够发挥信息技术优势营造安全的档案管理环境，让科研档案在保存、传输、使用等过程中始终处于相对安全的状态。例如，使用访问认证技术对所有访问科研档案管理信息系统的用户进行身份认证，对于未注册用户不允许登录系统，从而杜绝恶意访问或非法访问造成科研档案信息泄露的问题。在科研档案的远程传输过程中采用区块链加密技术，利用区块链不可篡改、不可伪造的特点保证科研档案不会被第三方拦截和窃取，切实保证了科研档案的安全。

1.2有利于提升科研档案的管理效率

科研档案具有来源广、种类多等特点，无论是前期的科研资料收集归档还是后期的科研档案查找利用都属于较为繁重的工作。在以人工为主的档案管理模式下，需要安排许多员工和花费大量时间完成科研档案的收集归档、真伪鉴定、精细分类等工作，科研档案管理的成本较高、效率偏低。将信息技术应用到科研档案管理中，能够发挥大数据、物联网、人工智能等信息技术的优势，以技术代替人工，大幅度提升科研档案管理的效率。例如，将纸质档案转换成数字档案是科研档案管理人员的一项重要任务，多功能扫描仪和ORC智能识别技术的应用一方面可以将文字、图片等不同类型的科研资料快速转换成标准的数字档案，另一方面还能最大程度上保证内容的准确性[1]。同样的，以云存储代替硬件存储，在降低科研档案存储成本的同时，还能进一步提高档案内容的安全性。而云服务器提供的自动备份功能也能解决档案管理人员忘记备份的问题，对提高科研档案管理的效率与质量有很大帮助。

1.3有利于挖掘科研档案的利用价值

在科研档案管理工作中，收集和保存档案的最终目的是挖掘档案资源的潜在价值，从而更好地服务科研工作的开展，提高科学研发的成功率和加速科研成果的产出。因此，科研档案能否服务于科研工作，是评价科研档案管理成效的重要因素。推进科研档案管理信息化建设，将互联网、大数据、区块链等信息技术应用到科研档案的前期收集、中期保存、后期开发中，实现科研档案资源的整合，从而全方位地满足新时期科研工作的开展需要。在数字化背景下，科研档案的数量不断增加，种类也变得更加丰富，传统以人工为主的档案管理模式下很容易造成科研档案的闲置和浪费。通过推进科研档案管理的信息化建设，发挥信息技术优势，精准把握档案借阅者的使用需求，然后从档案资源库中选择符合需求的科研档案进行精准推荐，满足了借阅者个性化的档案借阅需求，这对于提高科研档案的利用率是大有裨益的[2]。

2科研档案管理信息化建设面临的问题

2.1档案管理部门的信息化建设意识不强

长期以来，科研档案存在重管理轻利用的问题，将收集和保存科研档案作为核心任务，而没有投入足够多的时间和精力进行科研档案的开发和利用。在这种传统思维的影响下，科研档案管理部门对信息化建设的重视程度不够，没有深刻认识到信息化建设的紧迫性和必要性。也有一些档案管理部门虽然紧跟数字化时代发展趋势开展了信息化建设，但是未能从科研工作的实际需求出发，也没有充分考虑档案使用者的现实需要，信息化建设存在盲目跟风的问题。这种为了信息化而信息化的情况不仅会造成资金、资源的浪费，而且也不利于科研档案管理信息化建设的持续推进。档案管理信息化建设的复杂性、长期性和专业性决定了如果没有形成科学的认识、没有制定详细的方案，必然会在推进信息化建设的过程中面临诸多困难。能否转变思维观念，充分认识到信息化建设对提升科研档案管理效率与开发科研档案资源价值的重要作用，成为决定科研档案管理信息化建设最终成效的关键因素。

2.2档案管理信息化建设的投入力度不够

推进档案管理信息化建设，需要从硬件和软件方面提供必要的支持，因此科研档案管理部门要提供充足的预算用于购置软硬件，夯实档案管理信息化的基础。从整体上看，近几年科研档案管理部门紧跟数字化时代发展趋势，在信息化建设方面的投入呈现出了逐年递增的趋势，客观上为提升档案管理信息水平起到了保障作用。但是也必须认识到，科研档案管理信息化建设是一项长期性、系统性的工程，除了前期投入资金购置硬件设备、安装软件系统外，后期也需要花费资金用于硬件的维护、软件的升级。调查表明，许多科研档案管理部门只注重前期投入，由于经费紧张以及认识不足等原因，档案管理信息化建设的后续投入未能及时跟进。这种情况下由于预算不足导致信息化进程停滞，无法发挥信息技术对科研档案管理与档案资源开发的支撑作用。从这一角度来看，未能建立长效投入机制，无法保证后续的资金支持，成为科研档案管理信息化建设过程中面临的重要问题。

2.3科研档案管理人员的信息素养参差不齐

科研档案管理的信息化建设融合了大数据、云计算、区块链以及人工智能等多项前沿信息技术，是一项专业性极强的系统化工程。要想顺利完成信息化目标，除了要求科研档案管理部门投入大量的资金，提供完备的软件和硬件设施外，还必须打造一支档案管理经验丰富且熟练掌握信息技术、具备互联网思维的复合型档案管理队伍[3]。从调查情况来看，现阶段科研档案管理部门的大多数工作人员有着丰富的科研档案管理经验，能够熟练掌握科研档案的接收制度、鉴定标准、保存方法等。但是信息素养参差不齐，无法满足数字化时代下科研档案管理信息化建设的需要。例如，科研档案管理部门购置了智慧档案管理系统后，许多档案管理人员对系统的运行模式、主要功能、维护方法等缺乏了解。由于不能熟练操作，也就无法发挥智慧档案管理系统的应用优势。除此之外，在数字化背景下需要档案管理人员运用大数据、云计算等技术进行科研档案资源的开发。如果档案管理人员的信息技能不过关，也会制约科研档案资源的价值发挥。

2.4科研档案资源的共建共享能力有待提升

进入数字化时代，推进科研档案信息化建设既是时代发展的必然趋势，同时也是挖掘档案资源价值、更好服务当代科研工作的重要举措。在科研工作中通过查询科研档案的方式，借鉴前人的科研经验或科研成果，可以达到少走弯路、缩短研发周期的效果。由此可见，资源共享水平在一定程度上决定了科研档案的利用价值。在科研档案管理信息化建设过程中，信息技术与档案管理的融合打破了部门之间的信息屏障，客观上为资源共享创造了便利条件。但是在科研档案管理的具体实践中，一方面是由于部分科研档案管理人员的共享意识不足，存在“重管理轻服务”和“重保存轻开发”的传统思维，导致许多珍贵的科研档案资料被束之高阁，未能得到充分开发利用；另一方面则是科研资料产生部门与科研档案管理部门、科研档案使用人员之间的配合不到位，在科研档案种类和数量不断增多的背景下，真正得到开发和利用的档案占比偏低。所以，如何提升科研档案资源的开发和利用水平成为信息化建设中必须要解决的问题之一。

2.5科研档案在保存与利用中面临安全风险

科研档案是对科研活动的真实记录，无论是在保存期间还是使用过程中，都必须要保证科研档案的完整性和安全性。现阶段档案管理部门对于纸质版的科研档案已经形成了比较完备的管理制度，例如通过门禁制度避免无关人员接触科研档案，利用通风和除湿设备营造良好的档案保存环境等。但是在推进科研档案管理信息化建设过程中，对于电子档案在保存和利用中的安全管理仍然存在诸多漏洞，使得科研档案存在丢失、泄露、损坏等风险。例如，没有采取必要的加密措施，在远程访问或在线传输科研档案时面临被第三方拦截、窃取的风险；档案管理人员没有严格执行异地容灾备份制度，科研档案备份不及时并且没有将备份档案进行异地存储，一旦档案原件遭到破坏或丢失，将会造成不可逆的损失。因此，在推进科研档案管理信息化建设的过程中，必须要始终将保证档案本身的完整与安全摆在首要位置，这也成为信息化建设的基本任务。

3数字化背景下科研档案管理信息化建设路径

3.1转变思维观念，深化信息技术与档案管理融合

科研档案管理人员要在思维层面上认识到信息化建设对科研档案的收集、鉴定、保存、开发等各项工作带来的深刻影响，在此基础上创造有利条件为信息技术与档案管理的深度融合提供支持。要围绕科研工作需要，把服务科研工作开展作为推进科研档案管理信息化建设的最终归宿。在明确了总目标后，还要制定更加详细、可行的方案，指导信息化建设工作的具体开展。例如，在信息技术的帮助下实现了科研档案从收集到鉴定，再到分类和保存的一站式办理[4]。但是在电子档案的传输和保存过程中容易出现操作不规范，甚至造成科研档案丢失、损坏的情况。科研档案管理部门要结合信息化流程编制相应的规章制度，明确科研档案管理各项工作的流程、规范，对具体工作的开展起到约束和保障作用。在推进信息技术与档案管理融合的过程中，既要拓展融合的宽度，又要增进融合的深度，把信息技术转化成提升科研档案管理效率、挖掘科研档案深层价值的有力工具，最终服务于科研档案事业的健康发展。

3.2设置专项预算，构建信息化建设长效投入机制

科研档案管理信息化建设不仅减轻了一线工作人员的压力、显著提升了科技档案管理效率，而且还能在档案资源的整合与开发等方面提供技术支持，让科研档案更好地服务科研工作的开展。由此可见，无论是从完成科研档案管理工作本身，还是从推动科研工作开展角度，进行档案管理信息化建设都势在必行。科研档案管理部门在深刻认识信息化建设重要价值的前提下，要设置合理预算、提供经费支持，建立常态化的资金投入机制[5]。首先，立足于本部门的实际情况，制定科研档案管理信息化建设方案，并根据该方案确定软硬件的投入；其次，划拨专项经费用于购置软硬件，初步搭建科研档案管理信息系统；最后，根据不同时期科研档案管理面临的新形势、遇到的新需求，依托长效投入机制提供相应的经费，让科研档案管理信息系统的硬件得到定期维护、软件得到及时升级，从而始终满足科研档案管理与开发的需要。为提高资金利用率，科研档案管理部门还可以设置监督制度或公示制度，保证专项预算能够切实投入到档案管理信息化建设中。

3.3加强队伍建设，打造复合型高素质档案管理队伍无论是从科研档案管理信息化建设角度，还是从科研档案资源的开发与利用角度，都必须充分发挥“人”的主观能动性，因此打造一支具有互联网思维、熟练掌握信息技术的复合型档案管理人才队伍，成为推进科研档案管理信息化建设的当务之急。具体来说可以采取以下措施：第一，采取“对内培养”与“对外引进”相结合的方式，对内培养是面向本部门的在职人员，特别是挑选一些创新能力强的年轻员工，开展以信息化为主的常态化培训。帮助科研档案管理人员掌握信息技能、增强信息意识，从而在推进科研档案管理信息化建设过程中始终保持较强的岗位胜任力；对外引进是面向优秀的高校毕业生，招聘专业对口且具有互联网思维的年轻人才，通过注入新鲜血液实现科研档案管理队伍的更新换代，为档案管理信息化建设提供人才支撑。第二，采取科学的考核激励机制，将信息化建设成效纳入科研档案管理人员的绩效指标体系中，与个人的薪资绩效挂钩，通过这种方式倒逼科研档案管理人员积极投身于信息化建设，同时根据个人表现给予相应的奖惩激励。始终把复合型档案管理人才作为推动科研档案管理信息化建设的根本动力，才能让数字化时代的科研档案管理向着信息化和智慧化的方向发展。

3.4注重资源共享，搭建科研档案信息资源共享平台面对海量的科研档案，一方面要从科研工作的实际需要出发，另一方面又要实现档案资源的共享和整合，从而深入挖掘科研档案价值，达到缩短研发周期、加速研发成果产出的目的。档案管理部门必须把档案资源的共建共享共用作为科研档案管理信息化建设的出发点与落脚点，同时融合互联网、大数据、人工智能等新一代信息技术，搭建集接收、鉴定、分类、保存、开发等多项功能于一体的科研档案资源共享平台[6]。与此同时，科研档案管理人员要强化服务意识和开发意识，主动了解科研工作需求，在把握需求的前提下进行科研档案的精准推送，把工作重心从“保管”向“开发”转变，切实提高科研档案资料的利用率。坚持需求导向创建特色资源数据库，将海量的科研档案进行分类管理，降低档案检索的时间成本，优化档案借阅者的体验，进一步夯实科研档案资源共享共用的基础。另外，科研档案的生产部门、管理部门与使用部门（人员）应加强横向合作，以档案管理信息系统为载体，让科研档案实现从收集到保存再到利用的一站式办理。让科研档案在利用中彰显价值，才能促使科研档案管理部门持续不断地投入更多的人力、物力和财力，最终实现科研档案管理信息化建设的稳步推进。

3.5增强安全意识，多措并举保障科研档案隐私安全科研档案管理部门必须要强化安全意识，利用信息化建设的契机采取多项措施保证科研档案的隐私与安全。第一，启用权限认证机制，在搭建科研档案信息资源共享平台的基础上，所有登录该平台的用户都必须进行身份认证，平台根据用户的注册信息识别其具备的权限，保证用户在权限范围内进行操作。例如，未注册用户只有浏览权限，不能查看科研档案的详细内容；已注册的普通用户可以搜索并查看科研档案的具体内容，支持科研档案的下载；管理员则具有科研档案的备份、添加、删除等高级权限。这样就杜绝了越权操作造成科研档案信息泄露的问题，从而保障了科研档案的完整以及内容的安全。第二，落实异地容灾备份制度，科研档案管理人员必须严格落实本部门的规章制度，定期做好档案备份，保证备份与原件的内容一致，确保在原件丢失或损坏后能够启用备份进行代替。同时，对于科研档案的备份应进行异地存储，或者是上传至云端。云存储不仅安全性更高，而且能够根据档案使用需求随时下载，节约存储空间、降低存储成本。第三，采取档案加密措施，目前常用的档案加密技术有数字签名认证、区块链加密算法等。在传输科研档案前使用加密算法进行加密使其变成密文，在接收科研档案后再使用解密算法进行解密还原成明文。这样就保证了科研档案在远程传输过程中不会出现泄密情况，从而保护了科研档案的隐私安全。

4结论

近年来，科研档案管理部门在信息化建设方面给予了高度重视，并且从规章制度、硬件设施等方面给予了大力支持，信息化建设成效初显。与此同时，信息技术日新月异，以及科研工作对档案利用需求的不断提升，决定了必须要持续推动科研档案管理的信息化建设。在这一背景下，档案管理部门要从实际出发，坚持需求导向和问题导向，针对当前信息化建设中遇到的问题采取有效的应对策略。从实践来看，档案管理部门要重点从转变思维观念、设置专项预算、加强队伍建设、增强安全意识等方面采取措施，在稳步推进档案管理信息化建设的基础上为科研事业发展提供必要的保障。

参考文献：

[1]王娟，林静，张帅中.浅析如何推进科研院所科技档案的信息化建设[J].兰台世界，2023（增刊1）：167-169.

[2]张胜.高校人事档案管理信息化建设与研究——评《高校人事档案管理实务与创新》[J].科技管理研究，2022（2）：I00-102.

[3]吴杭文.科研单位数字档案室建设研究与应用——以浙江省农业科学院档案大数据平台建设为例[J].办公室业务，2022（14）：100-101.

[4]薛四新.浅谈清华大学档案馆学籍档案信息化建设之路[J].北京档案，2023（6）：41-42.

[5]李淑华.基于智慧校园建设的高校科研档案管理研究[J].机电兵船档案，2022（4）：59-61.

[6]周炜.档案学与图书馆学在信息化建设领域的应用研究比较与展望[J].档案管理，2022（4）：104-107.

[基金项目]高校科研档案管理策略研究（项目编号：HGDK2023-17）。

［作者简介］王立群（1978—），汉族，黑龙江大庆人，硕士研究生，工程师，研究方向：数据分析和信息处理。