采购内部控制的创新策略

摘要：随着市场经济体制的改革深化，采购活动面向的市场竞争、发展环境日益严峻，对于多数单位而言，采购预算、需求不合理，若缺乏有效控制，容易出现不必要的资金、资源浪费，不利于单位长远发展。基于此，文章简要阐述内部控制相关内容，对目前采购内部控制加以分析，查找存在的问题，以此为基础提出相应的创新策略，为顺利开展各项采购工作创造更加有利的基础条件，提高采购活动质效。

关键词：采购活动；内部控制；采购质效

中图分类号：F810.6文献标识码：A文章编号：1005-6432（2024） 29-0195-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.29.049

1引言

新时期下，采购改革深化，为有效提升采购活动质效，采购单位应结合自身特点和采购职责，探索采购内部控制工作的改革和创新路径。内部控制作为现代化管理制度，其顺利落实有助于约束采购人员工作行为，充分调动采购单位积极性，切实履行好各自的采购职能，促进采购模式调整创新。为各采购单位开展相关工作提供坚实基础，探索采购内部控制的创新策略是必要的。

2内部控制相关概述

所谓内部控制，主要是指单位内部建立的使各项业务活动互相联系、互相制约的措施、方法和规程。从本质上来讲，内部控制是现代化管理的产物，但由于其具有较强的管控能力，比如增强单位竞争能力、改善内部管理、提高工作效率等，内部控制制度的应用愈发广泛，基本涵盖各个单位，已成为现代化单位平稳发展的重要基础。建立合理完善的现代化管理制度，需要重点关注以下五点：①严格的审批检查制度；②有效的内部审计制度；③明确合理的职责分工制度；④健全的会计制度和管理制度；⑤胜任的工作人员。所以，内部控制的基本目标是确保单位开展各项活动的效率性和效果性、资产的安全性、资产信息和财务报告的可靠性[1]。因此，内部控制工作的落实，对单位的发展壮大具有非常重要的意义。

首先，内部控制的实施与开展有助于单位管理层实现发展目标。具体而言，内部控制制度的构成部分主要是具体制度、政策与程序，设计目标直接关系到各项工作的开展与工作目标的实现，故内部控制全面覆盖、渗透单位工作活动的各个方面，因而其产生的控制管理作用较强，能够有效推动单位发展目标的实现。其次，内部控制的实施与开展有助于保护单位各项资产的安全性和完整性，降低资产流失率。一般情况下，保护资产主要是保护单位的现金、其他货币资金、银行存款、债券等，通过开展精细化的内部控制与保护举措，避免资金、资产挪用等贪污腐败现象的发生，保护资产安全、完整的同时，有助于营造健康的内部风气。最后，内部控制的实施与开展有助于为单位业务信息和财务会计资料的真实完整性提供保障。对一个单位的管理层及相关人员而言，财务会计资料直接关系到相关决策的科学合理性，业务信息直接关系到相关判断的正确性。通过加强内部控制，能够保证单位各类数据完整、真实，从而促进单位发展方针和战略目标的实现。

3采购内部控制工作现存问题

由于社会发展速度加快，无论是外部发展环境还是内部结构运作，均向现代化的方向发展，比如几乎全面普及的信息化系统平台建设，给单位采购及内部控制工作的开展提供有效支持。但是在实际工作中，仍不可避免地存在相关问题，具体如下五方面。

3.1采购预算编制不够科学

对于单位采购工作而言，科学、全面的预算编制直接关系到此项工作的推进效果，但是从实际情况来看，预算编制和实际需求存在较大差距。以某单位为例，开展采购预算编制时，没有对各个部门的真正需求加以了解，同时由于预算需求的部门没有主动交流、沟通，仅在要求时间内提交了采购预算金额，对于是否被采纳、具体采纳多少等情况，业务部门做不到完全清楚。较为随意地编制采购预算，不仅使方案达不到国家规定的预算编制要求，也对单位业务工作的推进带来不良影响。另外，通常沿用“基数加增长”的方法，经常性采购项目往往在参考上一年度预算金额的基础上，通过上调10%来确定本年预算金额。当预算范围不够完整时，预制编制方案的合理性就会逐年降低，严重降低单位资金使用效率。

3.2采购需求内部审核不够

目前，采购单位提报采购需求时，常存在采购意向公开时长不够、需求编制不够科学完善、组织论证或市场调查不够完善、产品参数设置存在倾向性歧视性等问题。存在上述问题的主要原因在于，采购需求通常由某一工作人员或部门进行编制，甚至存在直接引用某一中意产品的技术参数的情况，当单位内部没有建立相互监督的内部审核机制时，将导致此项采购工作无须相关部门的审核与论证，使得无法及时发现采购需求存在的问题，造成后续采购废标或因质疑、投诉等特殊情况延误采购活动进展。

3.3采购价格监控水平较低

对于采购单位而言，采购期间的价格成本分析与控制直接关系到单位整体资金水平与盈利能力，然而一些单位采购价格评估体系建设不健全，不但对业务等部门的物资需求关注度较低，在实际采购过程中也未能根据心理价位开展价格谈判，这导致单位采购价格管理系统很难得到优化。另外，存在部分采购人员尚不能熟练利用信息技术，采购价格管理系统难以得到成熟构建和有效应用，造成系统等资源闲置，无法发挥其原有的功能作用。在该情况下，采购价格无法控制在合理区间，不利于单位经济效益的提升。

3.4采购绩效评价不到位

对于“对单位购买服务项目数量、质量和资金使用绩效等进行一定的考核评价”这一要求，一些单位的采购绩效评价不够到位，甚至存在评价体系缺失现象，导致资金使用率无法达到预期目标。尤其一些单位现行的采购制度中，缺乏采购绩效评价内容，即便落实了内部控制工作，但单凭由财务部门开展的内部控制评价，其最终形成的评价结果不够全面，无法对单位具体采购绩效予以真实反馈。在采购绩效评价体系相对缺失的情况下，单位内部采购绩效评价指标也不够健全，导致相关管理人员无法把控采购实施效果，针对出现的各类问题无法及时追责，进而导致采购大问题的发生。

3.5缺乏认知和重视，现有采购人员专业化水平较低虽然我国相关部门颁布了一系列内部控制规范制度，但一些单位对内部控制的认识和重视程度不够。以某单位为例，工程创收是该单位的主要业绩，在其运营发展过程中，缺少对内部采购的关注，比如现有单位领导的内部控制意识和意愿普遍较差，认为内部采购控制带来的经济效益较少，进而不重视其设计工作。外加受传统观念的影响，该组织单位一些领导对内部控制理论等内容不甚了解，绝大多数工作人员主观意识上仍旧觉得法规要求的内部控制就是财务控制的一部分，单位的内部控制建设只是财务工作的其中一部分，与其他部门关系不大。在该情况下，采购内部控制工作方案制定时受到的关注不足，单位对采购专业人员资质考试不够重视，导致采购岗位的上岗许可颁发方式缺乏足够的规范性，无法在确保提高采购人员资格认定水平的情况下，为采购管理工作的全面创新改良提供必要支持。另外，在缺乏对此项工作重视的基础上，单位也相应地缺乏对采购内部控制人员职业道德的关注，人才选拔标准未能探索更新，进而给以权谋私等不良现象的出现埋下隐患，不利于切实维护单位利益[2]。

4采购内部控制工作的创新设想

4.1提升内部认识与重视，强化采购专业化水平

在创新采购内部控制工作时，首要任务是全面提高对采购及其内部控制工作的重视，将其作为采购组织实施的基础，尤其是管理层与领导层，注重自身领导作用的全面发挥，为此项工作的开展营造良好环境，同时提高采购人员专业化水平，定期提供教育培训与考试考核，从而为采购团队成员专业化能力、职业道德素养的提升创造有利条件。具体策略如下。

4.1.1强化采购内部控制意识

要想有效解决内部认识、重视不足等问题，组织单位应提高采购内部控制意识，组织全体工作人员参与到日常采购内部控制工作中，夯实单位科学采购内部控制思想基础的同时，为采购及其内部控制工作的开展提供良好环境。具体而言，要求工作人员树立良好的采购内部控制意识，单位领导应作出表率，做好内部控制了解和重视工作，通过以身作则积极引导和教育工作人员。所以，在强化采购内部控制意识时，应加强单位中高层管理者的内部控制意识，然后结合现有政策方针，依托于跟进政策形势正确解读发展方向，面向工作人员定期开展有关内部控制的法律法规与政策学习。采购过程中，往往存在较多限制条件，且不定期更新，所以，单位应提高对采购限制条件的重视程度，确保工作人员深刻了解相关法律法规，满足采购岗位对人才的要求，自主约束自身行为，不出现违规操作，做到廉洁公正。在此期间，为调动工作人员参与积极性，可采取多种方式丰富现有活动，比如增加专题讲座等，传达宣讲最新的文件内容和精神。在条件允许的情况下，聘请专家、律师等特别针对采购相关部门的业务活动，以多种多样的学习形式，将抽象空洞的采购理论知识和具体的采购实践相结合，促进工作人员内部控制意识与能力的增强[3]。

4.1.2注重专业化、职业道德素质建设提高

在当前时代背景下，无论是采购还是内部控制，都少不了信息化场景，这是现阶段提升工作效率、减少人为失误的重要举措。因此，单位在提高采购人员专业化水平时，应从实际出发，立足于单位发展现状与需求，科学制定采购人员专业化培训方案。在该方案实施过程中，单位需要加强对资格认定相关工作的重视，提升资格考试规范程度，合理设置上岗证的办理方法和流程，借此提高采购团队成员的专业素质水平。在落实有关采购人员专业能力的培训工作后，还要加强对职业道德测试工作的重视。对于采购岗位而言，相关工作人员需要经手大量资金与物资，若是采购人员职业道德素养较低，极易出现影响组织单位经济基础、经济效益的现象。因此，单位在提高采购人员专业化水平时，还应按照德才兼备的原则处理采购专业人才的选拔工作，降低以权谋私可发挥空间，即便出现这一倾向，采购团队也可以有所应对，保证采购权力的合理、合法应用。

需要注意的是，在单位采购人员专业化水平提升策略中，应注重方式方法的创新，比如借助“两微一端”、移动互联网及其软件等，依托于教育培训的全面覆盖与多层次渗透，为教育培训效果提供保障。专业化水平提升策略的制定应参考当前采购市场环境特点，做好市场现状调研等工作，以此强化单位内部采购人员专业知识培训方案制定的科学性和合理性，结合不同岗位和环节的工作内容灵活开展现场培训，积累实践与问题解决经验。

4.2优化采购预算编制，加强审批流程约束

为提高采购预算编制的科学性和合理性，应加强采购预算编制的准确性，并对审批流程予以优化，依托于审批约束强化采购内部控制。具体而言，预算编制作为单位采购内部控制的前提和基础，编制质量直接关系到最终预算落实情况，所以，单位开展采购预算编制前，应做好充分准备工作，相关业务部门应主动与编制人员进行沟通，清晰传达部门实际情况与需求，充分考虑单位现有的物资库存状况和是否存在在途物资，避免出现预算过多超过实际需求的情况，促进单位采购实施精确性、高效性的提升。对于负责单位采购的计划部门，应充分利用内部现有信息系统，通过信息化的实时沟通，及时获得业务部门各类采购需求情况并整理为相关文件，然后根据业务部门上报的采购计划开展审核、信息汇总等工作，由上级部门审核决定，在集体决定和审批时，根据具体意见灵活调整编制内容，最后依法编制精确完备的单位采购预算[4]。

严格执行集中采购目标，凡属于单位集中采购目标以内和采购限额以上标准的采购项目，应全部编入采购预算，其间结合部门及单位意向和要求，根据组织单位现有资金情况、资金使用情况和具体需求的综合分析结果，提高采购预算编制合理性，提高编制效率，其间依托于信息平台的资源共享，避免不必要人力、物力浪费现象的出现。具体的采购预算编制与审批流程约束优化如表1所示。

表1预算编制明细考虑因素明细事项物资详细记录采购物资，具体包括物资价格、采购方式、物资规格、采购日期等，通过有序归类整理与RFID编码，实现数字化编制与管理人员采购人员与采购计划编制人员均应具备较强专业能力和较高的职业道德素养，落实合理激励与监督措施，提高预算编制认真程度时间、资金从组织单位资金情况出发，根据各个部门对物资的紧急程度安排采购顺序，避免资金、时间等方面出现矛盾冲突内外信息采购预算编制人员应了解部门物资实际需求以及现行的采购标准，做好市场调研，根据供求情况科学制定采购量等要素，其间积极采集物资采购相关信息，比如产地、性价比等审查根据现行指标分析所选物资，判断其是否达标，且供应量是否充足，优选的供应商是否符合最优原则

4.3建立健全采购价格评估体系，加强采购监管

对于采购内部控制而言，价格评估体系是重要控制基础，为实现对采购内部控制的创新优化，单位应结合当前时代发展特点与趋势，加大力度优化建设采购价格评估体系。在具体建设过程中，相关人员应提高对单位各部门合作情况的关注与重视，尤其是价格谈判方面，应落实全面的价值分析，一方面调动部门人员积极性，另一方面促进采购价格评估管理体系改良，为采购价格谈判提供愈发丰富的经验支持。与此同时，单位在创新优化采购内部控制时，还应提高对供应商谈判过程的关注，围绕不同供应商的特点制定、调整价格管理措施，从而提高价格谈判与评估的针对性。另外，单位在对现有的采购价格管理体系加以完善时，应定期开展采购工作相关调查，围绕单位发展需求与现状，及时引进信息技术、人工智能技术、大数据技术等，依托于信息技术对人工手段的合理替换，减少人为数据失误，以便能够在系统操作所需材料得到明确的基础上，更好地满足系统操作流程的调整需要。除此之外，单位还应关注采购人员工作量情况，当基础性任务占据采购人员大部分精力时，极易对最终价格评估结果造成不良影响，所以，单位应结合人工操作手段与特点，合理化构建采购价格管理系统的具体建设策略，实现单位内外资源的全面整合，满足采购价格管理系统改良需求。其间注重物料采购相关行为的研究，定期总结系统价值，弥补传统采购管理方案漏洞[5]。

在条件允许情况下，单位可面向供应商进行数据库的搭建，根据定期市场调研与供应商分析，更新供应商数据内容。相较于以往的供应商优选，借助这一举措能够有效提升供应商选择效率，同时使采购价格符合预期目标。这是因为市场中的单位处于发展变化状态，此时符合要求的供应商也许日后无法满足单位在价格或品质方面的要求，采购人员通过供应商数据库，结合市场调研、供应商优选等材料，定期更新供应商资料，加快价格谈判与供应商选择效率，在某种程度上，有助于单位与供应商之间达成良好的合作关系，使单位相关业务的展开拥有更加理想的基础条件。

另外，加强采购监管。具体而言，开展采购活动前，压缩审批时限，提高采购效率，同时提升采购透明度，实现从采购预算到采购过程、采购结果的全过程信息公开，强化社会监督。新时期下，推进“互联网+监管”，对采购监管系统功能予以完善，对临近法定时限、执行进度、风险防控点等采购环节设置预警预判等功能，强化采购动态监督与管理。

4.4落实健全的采购绩效评价体系

为保证单位的资金使用效益，提升单位采购水平，为后续业务活动的开展夯实资金基础，单位应结合实际情况建立健全采购绩效评价体系，将其作为单位预算执行的重要组成部分，通过有机整合现有采购制度与绩效理论、观点、办法，促进单位采购内部控制的创新优化，实现绩效评价在采购预算编制、执行和监督等环节的贯穿落实。在建立健全采购绩效评价体系时，单位应明确该体系带来的反馈作用，目的在于及时发现采购问题并解决，强化内部控制，优化内部采购活动。因此，在体系搭建与完善过程中，单位应积极借鉴现有的先进经验，确立科学的绩效评价制度与指标，比如落实定性与定量相结合的考核、分析方法，确保采购考核指标具体、可行。或是立足于单位采购流程和岗位职责设计落实采购绩效评价体系，其中，在评价采购流程时，主要是评价采购业务内部控制执行情况，比如是否符合程度规定、验收程度是否合规高效等；在评价岗位职责时，可开展月度考核工作，依托于奖惩机制调动员工工作积极性，提高工作效率[6]。

5结论

综上所述，新时期下单位采购内部控制应不断更新、改革，依托于采购形式及流程的创新调整，促进单位资金利用率、经济效益的提升。在具体创新期间，应注重人员培训与教育，落实科学的采购内部控制意识与理念，同时建立健全价格评估等机制，做好采购绩效考核工作，以此提高采购内部控制强度。

参考文献：

[1] 齐蓓，怀征，刘晓辉. 构建公立医院政府采购内部控制体系的研究与实践[J].中国卫生经济，2021，40（5）：77-80.

[2] 左静如. 公立医院药品管理的内部控制研究——以北京市H医院为例[D].北京：北京交通大学，2020.

[3] 苟学珍. 促进科技自主创新的政府采购政策：两难困境及法治统合 ——《政府采购协定》（GPA）视角[J].科技进步与对策，2021，38（16）：101-108.

[4] 甄德云，曹富国. 守正与创新：应对重大突发公共事件的政府采购制度的反思与重构[J].财政研究，2020（4）：35-43.

[5] 张堂云，朱良华. 政府采购促进技术创新机理、影响因素与效果改进——基于文献的视角[J].社会科学家，2020（11）：80-85.

[6] 李拔豪. 创新发展供给侧改革下政府与社会资本合作（PPP）内部控制制度研究[J].环渤海经济瞭望，2020（3）：8-9.