纺机制造企业异地存货管理风险及防范

摘 要：通过对某纺机制造企业异地存货管理情况进行分析，发现该企业对于试用样机、试验样机等在客户布点的异地存货管理较为薄弱，存在一定的法律风险和资产流失风险。文章通过分析某纺机制造企业异地存货管理内部控制现状，发现其异地存货管理存在的主要风险，并提出相应的防范措施，以化解其异地存货管理资产流失等风险，提高运营水平。

关键词：异地存货 纺机制造企业 风险防范 内部控制

中图分类号：F270 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）09-292-03

一、引言

纺机制造企业在实际运营中，一般会形成试用样机、试验样机等异地存货，这类异地存货可能带来销售机遇，也可能存在法律风险、资产流失风险。因此，纺机制造企业此类异地存货管理更应加强内部控制，从而一方面增加市场机遇，另一方面为企业减少不必要的损失。

二、纺机制造企业异地存货是如何形成的

试用样机是如何形成的，在市场完全竞争的纺织机械制造领域，多家纺机制造企业往往通过在纺织厂“打擂台”的形式同台竞技获得客户肯定，拿下销售订单。纺机制造企业以试用为买卖前提而进行的样机布点，便形成了试用样机。试验样机是如何形成的，纺机制造企业为了验证研究开发新产品的性能，与客户达成试验协议，在布点厂进行试验的样机，便形成了试验样机。

三、纺机制造企业异地存货管理内部控制现状

（一）客户选择

试用客户的选择。纺机制造企业为开辟、拓展市场或引导有潜在购买意向客户的需求，针对现阶段有新建、扩建项目的、有购买能力的客户发起产品试用工作。个别情况下，在尚未开发的区域地域中，急于突破“空白”市场，忽视对客户资质的审查，将尚在筹备中的公司、新成立的公司或自然人列为产品试用客户。对细分市场未作充分调研的情况下，盲目进入后计划用“免费试用”为噱头，吸引客户购买公司设备，然而此类客户可能根本没有购买意向。另外，常常会因为盲目追求影响力而额外增加样机布点数量。

试验客户的选择。公司研发部对拟试用的新产品提出试验的技术指标、对客户技术要求、试验将要达到的目的及具体标准通知营销部。营销部原则上在公司VIP客户中选定工艺水平较高、能满足公司产品试验的环境要求、商业信誉良好的客户，作为产品试验客户。然而，研发部提出的新产品试验要求，可能与市场接轨度不高；营销部出于营销政策的考量，所选客户与新产品试验条件、试验环境匹配度低，或者在没有充分了解试验布点客户真实工艺技术水平的基础上进行布点试验。

（二）合同签订

试用、试验客户确定后，项目负责人进行初步的风险评估，编写《风险评估报告》，按营销制度流程进行产品试用（试验）风险评估审批，由营销部、风险管理部、公司主管领导和总经理逐级审批，必要时提交总经理办公会审议。审批通过后，销售业务人员草拟试用（试验）合同，经法务人员审查合同文本，与客户签订相应合同。签订合同期间，风险评估报告存在“套模板”“走形式”的情况，该报告不能真实完整地反映项目的风险状况，在各级审批中就会忽略一些关键风险信息，紧跟着合同文本对于权利义务的约定就会缺失且不能合理维护公司权利，一定程度上误导了公司经理层的有效决策。

（三）试用、试验期限

试用及试验样机的试用期、试验期约定不明确。如，某试验样机，于2021年1月20日在某客户开始布点。按试验合同2021年1月至12月进行试验，按变更协议2022年1月至6月延长试验，2022年7月至2023年10月未经任何审批或未签订变更合同状态下继续试验。试验样机在试验期满如需延长试验时间，该如何审批，该如何管理，无制度可依。

（四）履约过程

试用、试验样机发出后，公司指定专人负责试用、试验样机全过程的跟踪，积极对客户需求进行反馈，协调处理公司与客户之间的事务。对客户反馈的零件质量问题，1个工作日内办理补发。对客户反馈的产品技术问题，研发人员24小时内给出解决方案，必要时派员现场服务。实际执行中，全过程跟踪不到位，反馈不及时，在与客户的协商“拉锯战”中，拉长了客户对试用、试验设备的使用时间，激发了客户抱怨，甚至达不到预期试验目的。

（五）试用、试验样机到期

一般情况下，试用、试验产品到期，针对样机运行情况，营销部对客户是否能形成销售进行确认，并与客户商定处置方式。这个协商时间可能过长，要1～2年，增加了样机资产安全风险。样机运行良好满足客户需求，依据签订的合同价格形成销售，由于样机试用、试验期间往往免费补供专件、备件以及上门服务，可能造成样机成本超出合同约定价格，而导致形成亏损合同。样机运行情况无法满足客户需求，通过协商客户改造升级、折价购买或补送备件等方式形成销售，同样可能造成潜亏。样机运行情况无法满足客户需求，通过协商客户坚持退回样机时，营销部协调办理样机拆车回厂。怎么拆，谁来拆，谁来负责运费，在前期合同中约定不明确，随意拆车发运，很可能造成零部件批量丢失、损坏，且无法查明责任人。试用、试验产品退回后，生产部协调办理样机退库手续，质量部对零部件进行再利用的认定，营销部对退库样机进行清点上账。由于产品退回涉及多部门协同工作，营销部收到实物，可能不能及时通知生产部、质量部，未经质量检验和重新认定以及生产单位的清点，营销部又无法理清退库样机的零部件数量及质量情况，造成退库样机常年搁置直至报废。

四、纺机制造企业异地存货管理主要风险

（一）客户选择风险

试用布点客户无购买能力，试用设备在试用期满后无法实现销售；试验布点客户选择不当，不能满足试验条件，可能导致样机不能满足试验要求。

（二）合同签订风险

试用样机及试验样机未订立试用（试验）合同，或合同内容存在疏漏，可能导致公司权益受到损害。《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》第五条指出，企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。未订立合同，权利义务无法以书面形式明确，如发生纠纷，无法形成有利的法律证据。合同内容和条款不完整、表述不严谨、不准确，或存在重大疏漏和欺诈，未按照协商、谈判结果拟定合同文本，或未严格进行文本法律审核，或未就产品质量、技术、进度等进行合同评审，在后期合同履约过程中将形成不可控的损失。

（三）试用、试验期限风险

试用及试验样机的试用期、试验期不断拖延，一方面加大了纺机设备回收处置的难度，增加了财务损失（存货价值下跌），降低了可回收价值；另一方面，企业设备安全风险随之增加，纺机设备被客户销售、抵押或其他转移后，此类纠纷的处理无疑是又多出额外费用和精力；再一方面，还应考虑企业设备在客户起火或造成客户相关人员伤亡的风险。

（四）试用、试验期间履约风险

试用期间无人跟踪监管，对客户提出的要求及试用中发现的问题无法及时反馈，试用期间对样机能否满足用户需求不确定，导致试用合格的设备无法实现销售。

试验期间对样机的试验状况无人跟踪监管，对样机运行中出现的问题无法及时反馈和解决，导致对样机技术改进的滞后及用户的不满意。

（五）试用、试验样机到期风险

超过试验期或试用期的样机，无人跟踪，使试验或试用样机长期处于无人过问的状态，导致公司资产受损，造成财务价值损失。试用（试验）到期后，试用（试验）客户购买设备，价格过低或不能按合同约定期限支付货款。试用（试验）到期后，明确客户无购买意向，将试用样机、试验样机退回公司，未执行正常退库流程，可能导致资产长期搁置，失去可使用价值。

五、纺机制造企业异地存货管理优化对策

（一）客户选择风险优化对策

1.试验样机，应选择在行业内具有较高知名度的客户，对设备的研发方向、技术规范、设备构造、工艺原理、问题解决等方面具有较为成熟的判断，具备产品性能、技术调试等方面的人才储备，能够对试验样机提出充分可行的技术建议。试验样机布点客户具体应满足如下条件：具备法人资格，能独立承担民事责任；该企业具有较高的工艺水平；能满足公司样机试验的环境及资金的要求；具备较高素质的技术人员和技术工人；履约能力强，商业信誉良好。

2.试用样机，应选择在某一地区或领域具有较高知名度的客户，具有地域技术标杆的作用，在企业规模、人员技术、产品质量等方面具有影响力。试用样机布点的客户应满足如下条件：具有法人资格，能独立承担民事责任；该企业在行业内应具备一定知名度；具备购买样机的资金实力，在3年内有购买同类产品的意向；适合产品推广的客户。

（二）合同签订风险优化对策

1.试用样机或试验样机必须签订相应的合同，以保证企业利益受到法律保护。

2.试用（试验）合同要注意合同文本内容对权利义务的约定，并加强合同文本法律审核。（1）在合同文本中试用期间的权利义务要约定明确。根据以往试用样机反馈情況，有些客户在试用完毕后，在不购买设备的情况下，要求公司承担在试用期间发生的损耗费用（包括：电、纺纱原材料等）。针对上述情况，应在试用合同中明确约定试用期间所发生的设备正常运转所必备生产资料，由客户自行承担，生产形成的产品销售后的收益归客户所有。包括交付设备、取回设备时的运输费用由谁承担、设备试用期间的保管义务、延期返还设备的使用费标准等也应明确约定。（2）合同文本中应明确试用期间产品的所有权保留。试用期间产品尚未形成产品销售，应对产品安装至客户处的性质进行说明，并在合同中明确约定所有权保留，直至客户购买设备并支付全部款项后发生所有权转移。（3）合同文本中试用合同或试验合同条款应完备。试用合同或试验合同均应确保合同条款完备，包括合同生效条款、合同解除条款、争议解决条款、违约金条款、技术保密条款等均应明确约定。

（三）试用、试验期限风险优化对策

1.试用期限约定既不能过长，导致设备机械磨损，又不能过短，不能起到试用目的，建议试用期为2～4个月，最长不超过6个月，试验期为6～8个月，最长不得超过12个月。在试用（试验）期满前15天应提示客户，确定是否购买设备或退回设备等事宜。

2.试验样机和试用样机的布点时间超出最长布点时间，应与客户协商采取折扣折让等手段，尽快处置此类异地存货。

（四）试用、试验样机审批风险优化对策

公司具体实施部门应对客户进行考察，收集、保管客户营业执照副本复印件，并尽量收集客户的经营情况分析、财务报表或审计报告等资料，在考察及分析资料的基础上出具《试用样机或试验样机项目风险评估报告》并报公司管理层审批。

风险评估报告应至少包含如下内容：布点厂家基本情况、布点目的、布点设备名称、规格及数量、可能存在的风险种类，风险等级及应对策略、实施部门是否同意布点的意思表示等。

布点样机的审批，必须提供风险评估报告，以便于公司管理层参考决策，避免信息不充分，导致审批流于形式。

（五）试用、试验期间履约风险优化对策

在设备交付时应要求客户提供加盖其印章的收货单及验收单，避免试用期满后客户不购买设备时，公司履行设备取回权，或者客户购买设备后发生纠纷等环节中就设备是否交付产生纠纷。对样机的运行控制，试用样机实施过程中，应重点关注产品交付客户后，运行是否正常，配置是否适当，试用是否满足客户生产，生产的产品是否符合市场需求。试验样机实施过程中，应重点关注样机各项技术指标是否达到预期指标、样机存在的技术问题、样机是否符合当前市场发展要求等。

样机的资产安全控制。公司具体的实施部门应尽可能关注客户的经营状况，是否发生诉讼，是否有被采取保全的风险，产品是否会被抵押、出租，是否存在毁损、灭失的风险等，确保资产安全。

（六）试用、试验样机到期风险优化对策

试用期到期后，对于试用样机，企业应及时与客户沟通销售事宜，尽可能在当地实现销售，避免因久拖不决，造成设备闲置，或将设备拉回，造成损失。试验样机到期后，具体实施部门应及时反馈技术部门，将试验期间的各项技术指标转交技术部门，对需要进行更新调试的，应加大研发力度;对满足市场要求的，应尽可能在试验地形成销售，避免设备拉回造成损失。试用期间届满，按照《民法典》的规定，买受人对是否购买标的物未作表示的，视为购买。如果试用合同中明确约定了设备的销售价格，能确保买卖关系履行的，可以适用该条约定，直接向客户主张设备款，而放弃取回设备。但是，如果试用合同或试验合同明确约定试用期满，客户决定购买设备的双方重新协商价格并签署买卖合同的，则不能直接适用该法律规定。对于明确了试用、试验产品需要退回的，退库时，销售业务员、检验员、库管员应各司其职，对退库样机将质量和数量做好清点。销售业务员应对退库样机进行适当审批，并将退货通知单发至仓库；质量检验员应对退库样机进行质检并出具检验报告；库管员应在退货通知单上签字确认，按照退货通知单上的设备名称和数量及其他要求做好清点；台账员应将退库商品尚能使用的材料在信息系统中登记库存台账，将不能使用的材料申请报废。

六、结语

纺机制造企业的试用样机、试验样机等异地存货管理风险，是困扰纺机企业需要重点关注的专项风险。然而，由于外部市场因素、对于有痕化管理的认识不足、合同管理意识淡漠以及风险意识薄弱等原因，可能导致客户选择不当风险、合同签订风险、试用试验期限风险、试用试验样机审批风险、期间履约风险、到期风险。需要纺机制造企业加强异地存货管理的风险意识和内部控制，建立健全异地存货管理制度，借助信息化系统以及加强相关人员培训来不断提高异地存货管理能力。

参考文献：

[1] 赵建.制造业企业库存管理问题和对策研究[J].商讯，2021（36）：119-121.

[2] 郑小毅.制造企业库存管理存在的问题及对策研究[J].企业运营，2023（08）：55-57.

（作者单位：经纬智能纺织机械有限公司 山西晋中 030600）

[作者简介：杨淼，经济师，风险合规管理方向。]（责编：贾伟）