基于审计视角的高校经济合同管理研究

摘 要：合同管理作为高校内部治理的重要组成部分，高效高质的合同管理影响着高校的办学质量和办学声誉。为加强高校合同管理，文章以审计项目为依托，通过发现问题，分析原因，并从提高风险防控意识、健全内部控制制度、推进信息化建设、强化管理人员培训四方面提出意见建议，从而防范经济风险、规范经济行为、完善内部治理，进一步推进高校治理体系和治理能力现代化进程。

关键词：高校 内部审计 合同管理 存在的问题 建议

中图分类号：F239 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）09-097-02

一、引言

合同作为高校经济业务的载体，对于保障高校事业发展、保护资金安全、优化内部治理起着至关重要的作用，因此合同管理显得尤为重要。近年来，国家及各省教育厅持续开展高校各领域政策落实专项审计工作，广东G高校为规范合同管理，发挥审计监督职能，针对近两年的经济合同开展合同政策落实专项审计，以项目实施为载体，检查经济业务的执行情况，从高校合同管理不规范的各种行为入手，发现问题，查摆原因，进一步提升风险防控能力，完善内部治理，促进高校可持续发展。

二、高校经济合同管理存在的问题

（一）合同签订方面

合同签订阶段主要包括合作方审查、合同起草、合同审批、合同签署，存在的问题主要有：一是合作方资质审核粗糙。若未严格审查合作方的资质条件及信用状况，会影响日后提供的货物及服务的质量，也会造成收入类合同的收款困难。二是合同起草不严谨，存在未按民法典要求完善合同基本要素，使用制式合同时，未及时补充条款空白栏，未针对不同业务特点修改条款，造成在合同执行期间，缺乏对双方权利和义务的有效约束和规范。三是合同审批不严格。在使用合作方提供的合同时，需经由财务部门和法规部门对付款条款、违约条款、追责条款等进行审查，从专业角度和学校层面对合同进行评估。四是合同签署不规范。合同签署期间多存在先签后审、倒签合同、签章使用混乱、签章不齐全、签约日期不完整等问题。

（二）合同执行方面

合同能否有效执行影响着大学教学事业的健康发展和大学公共资金的安全完整，合同执行部门和合同归口管理部门应给予足够的重视，建立长效监督机制，全过程监督合同各方履行义务。重点应关注是否按合同条款执行，如是否如期足额支付质保金，是否在约定时间内按明细要求保质保量提供货物或服务，是否严格执行三方验收，是否在满足付款条件后支付货款，收入类合同是否存在收款不及时或长期不到款的情况，合同变更或解除是否双方当事人协商一致、是否按合同管理制度要求进行处理，提前终止时是否存在对方未完成全部履行义务，是否存在未处理完成的纠纷、单方终止是否按约定进行赔偿或双方达成并履行了违约赔偿等，签订补充合同是否在标准金额范围内、是否按规定执行审批程序等。

（三）合同归档方面

目前高校大部分合同执行部门普遍不重视合同档案的归档工作，存在不规范的现象。主要包括：一是未安排专人负责。各合同执行部门普遍存在谁承办合同谁留存的现象，不利于对部门合同的统一管理，容易因为岗位变动或离职等情况未及时交接造成合同丢失，不利于对经济业务的执行进行持续性管控。二是归档资料不齐全。合同归档资料应包括合同文本及附件、审核文件、往来函件、补充合同、会议纪要、付（收）款流水与发票以及其他与合同订立、履行、解除等材料，但大部分合同执行部门仅归档合同，对其余材料缺乏归档意识，对于日后可能出现的经济纠纷缺少支撑材料。三是未建立健全合同台账。合同执行部门多存在未建立合同台账、台账更新不及时和台账要素不齐全的情况，不利于实现对合同执行的全过程跟踪管理。

三、高校合同管理存在问题的原因

（一）风险管理意识缺失

合同的执行效果会为高校带来经济利益，但潜在的法律风险也不容忽视，不良的执行结果不仅会带来经济纠纷，甚至影响学校的声誉，但目前大部分高校对合同管理的风险意识较为淡薄。一是，审核及会签部门岗位职责发挥不充分。合同审核是在合同拟定后由归口管理部门从业务的风险点和薄弱环节对合同内容的再次核查，但现实中，大部分归口管理部门仅根据合同金额明确签字人和专用章类别即将合同流转至签章程序，合同审核流于形式。合同的会签部门应分别从财务层面和学校层面规避经济风险和法律风险，但在会签过程中，会签部门仅根据合同内容进行会签，无法获得前期调研资料，导致风险管理端口前移效果不理想。二是，合同承办部门领导重视程度不够。目前，高校多数部门领导存在重资金支付和业绩达标、轻合同管理的情况，有些部门领导认为合同管理工作就是合同签字环节，缺乏风险防控意识，甚至存在为了财务报销补签合同的现象，为法律纠纷留下了隐患。

（二）内部控制制度不健全

内部控制制度是为了实现组织特定目标而在组织内部实施的一系列控制措施，目的在于保护组织的资产安全和确保组织运营的效率与有效性。目前，高校基本建立了合同管理制度，但仍存在一些问题。一是未健全合同归口管理机制。目前仍有高校未根据合同类型进行归口管理或未建立健全归口管理制度，未针对合同管理全流程进行制度建设，如未明确合同审批、合同档案管理和合同专用章使用范围，缺少合同档案管理内容，合同归口管理制度制定不及时，业务部门在进行合同签订时无相关规章制度作依据，无具体的职能部门作指导，导致合同内容审核不严格，审批流程混乱，签章使用错误等问题。二是合同管理制度条款不清晰。存在归口管理部门未根据业务特点细化制度条款或制度条款规定不明晰的情况，让合同承办部门在合同流转过程中缺乏统一的执行标准，造成审核不严格、签章混乱等问题。三是合同归口管理单位职责权限交叉不清。实施合同归口管理是为了实现权责清晰、统一高效的精细化管理的有效途径。但归口管理部门在划分业务时未能进行准确的分类，就会造成业务部门在执行时混乱无序。

（三）信息化建设不配套

目前大部分高校已开发智慧校园服务功能，但距离实现数字化校园治理仍存在较大的差距。一是合同管理系统功能单一。目前，高校各类板块的信息化建设都已陆续开展，包括合同、财务、科研、采购等，但系统功能相对单一。其中大部分高校的合同管理系统仅包含审批程序，要求上传的电子材料为合同，自动生成合同审批表，未要求上传合作方资质材料、预算材料、单位内部审核材料、学校“三重一大”上会材料等。合同执行过程中，也未要求上传验收材料、付款材料、合同终止材料等。同时不利于对合同档案进行电子化管理，仅能从系统中提取合同文本及合同审批材料，其余资料未能有效实现电子化备份。二是各类管理系统未有效衔接。高校各板块管理系统存在各自为政的现象，如：财务、科研、采购、合同等各管理系统之间未建立端口互通，未实现有效衔接，数据资料无法共享，不仅会让业务部门将资料在不同平台重复上传，也不利于职能部门对业务进行全过程跟踪管理。

（四）管理人员专业度不高

合同管理想要实现统一的专业化管理，管理人员的基本素质发挥着重要作用，从分管领导到工作人员，都要高度重视并具备专业的管理知识与技能，但目前高校的合同管理人员胜任能力的现状不容乐观。一是，缺少专职合同管理人员。目前高校二级单位合同管理人员多为兼职，需在完成原有工作业务量的同时从事合同管理工作，因此从精力和时间方面，无法很好地兼顾合同管理工作。二是，缺少复合型人才。合同管理工作涉及财经、法律、数据分析等专业知识，需要复合型专业背景人员从事该项工作，但合同管理人员多为单一专业背景或单一岗位工作经历，无法对合同进行专业化管理，也无法对合同承办部门实施专业性指导。三是，缺乏合同管理业务培训。高校的合同包括采购合同、科研合同、教研合同、非学历教育合同、涉外合同等，不同合同的归口管理部门不同，所对应的合同风险点、合同审批流程不同，合同管理人员缺乏对归口管理部门业务的了解，会出现将业务错误匹配合同归口管理部门，导致审批流程和签章使用错误。

四、高校合同管理的意见建议

（一）提高风险防控意识

学校各部门应结合当前形势，深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想及教育部关于依法治校工作的政策法规，提高政治站位，深刻领悟新时代对依法治校的新要求和新任务，以依法治校为理念，强化法律底线思维，提高风险防控能力，确保经济业务合法合规。合同管理部门应严格按照国家法律法规和学校制度要求，执行合同签署的全过程管理工作，严格落实合同管理中的主体责任，不过度下放权力，不过度简化审批流程，并对涉及业务的风险点进行预测，前移风险防控窗口，加强合同执行过程的监督，时刻关注合作方的履约意愿和履约进度，及时发现问题及时解决问题，坚决避免重资金支付轻合同管理的思想。同时，学校应定期开展法律知识普及，聘请法律专业人士开展专题讲座，提高管理人员的法律专业素养和风险感知敏锐度。审计纪委部门应定期对合同管理工作开展检查，针对发现问题编制风险清单和合作对象黑名单，进一步提高合同管理的风险防控能力，规范经济活动，完善内部控制水平，推进大学治理体系和治理能力现代化发展。

（二）健全内部控制制度

1.健全合同归口管理部门制度。合同归口管理部门应对合同授权审批、签署权限、印章使用范围和档案管理等事项进一步细化。明确合同审批流程，各科室及单位负责人在合同审批过程中的岗位职责和审批权限，确保不相容岗位相互分离；明确合同签署权限和印章使用范围，明确合同归口管理部门负责人、合同承办单位负责人的起签金额，明确合同专用章和部门公章的具体使用范围，尤其涉及各合同归口管理部门的交叉业务，需加强沟通，理清各自负责签署及用印的合同类型；明确归档材料，细化需归档的合同相关材料。明确合同管理制度的条款，使合同承办部门在合同管理过程中有据可依。

2.理清合同管理机制体制。高校对合同应施行“统一领导、归口管理、分级负责”的管理体制，进一步理清合同统管部门、归口管理部门、合同承办部门、监督部门的职责权限，各司其职，协同联动，共同推进合同管理的有序高效。

（三）推进信息化建设进程

合同管理信息化建设是实现数字化校园治理的重要组成部分，也是提高合同管理效率和效能的有效途径。高校应当建立健全合同管理系统，完善系统功能，不应仅有合同审批功能，还应兼顾合同起草、合同执行、合同存档等功能，实现自动化的管理模式，提高合同管理效率，有效实现合同档案的电子化存储，减少纸质资源使用，同时避免合同相关资料的丢失，保证合同资料的安全性与完整性，为日后可能出现的经济纠纷提供充足的依据支撑。自动生成的合同台账可有效避免漏登、错登等登记混乱的情况，进一步规范合同管理，便于实现合同履行的统计分析、实时监控和风险评估。与此同时，各高校应将合同管理系统与采购、财务系统进行端口衔接，同步采购执行结果、采购验收、财务预算、资金支付进度等信息资源，形成一体化监督管理平台，便于合同承办部门、归口管理部门、审计纪委监督部门对合同的全流程进行管理和监督。

（四）强化管理人员培训

1.开展合同相关制度培训。定期对学校中层干部、合同管理相关人员进行培训，组织开展《中华人民共和国民法典》（合同部分）、大学合同管理制度、归口部门合同管理制度的学习，提高中层干部及合同管理相关人员的专业水平，提升合同承办单位的主体责任意识和归口部门的监督意识，强化对合同管理的指导。

2.开展相关业务管理制度培训。加强职能部门对二级单位的业务培训，开展针对财务、法律、采购等相关管理制度的解读，明确合同所涉及业务的办事流程，强化合同管理人员的综合技能和管理水平。

参考文献：

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（作者单位：广东外语外贸大学 广东广州 510080）

（责编：赵毅）