浅析电子会计凭证的使用与管理

摘 要：电子会计凭证是我国近几年来新出现的业务事项，其电子化的形态很好地解决了购销双方跨地域交易给付纸质发票的不便，具有节约纸张、低碳环保等优势。但在当前的业务实践中，对于电子发票的操作却鲜有标准的理论指导。文章通过将实务工作经验与基础理论知识相结合，分析电子会计凭证的现状及问题，并进一步分析形成问题的原因，提出可行的解决方案。

关键词：电子会计凭证 发票电子化 会计学 内部控制

中图分类号：F234

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）09-081-03

随着信息技术的广泛应用以及电子商务、电子政务的飞速发展，电子发票和电子客票等电子会计凭证越来越多地进入我们的日常工作与生活，广泛地应用于各行各业。从现状来看，电子会计凭证虽然为企业提供了更加高效便捷的财务管理方式，但在实际管理中仍存在缺乏理论指导的问题。本文主要以电子会计凭证中的电子发票在实务中的应用为线索，从实务经历中存在的问题出发，以解决工作中不可回避的问题为目的，论述可行的解决方式，最后提出相关建议。

一、电子会计凭证内容、特征与做好这项工作的意义

（一）电子会计凭证的概念与分类 何为电子会计凭证？这是本文首先要明确的概念。《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）第一条规定：“电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证”。在实际业务中，日常报销已经广泛使用各类电子会计凭证，由于经营中产生的电子凭证分属不同的部门管理，数据不兼容，标准不统一，财务工作一直面临着接收难、入账难、归档难的问题，对企业的财务管理升级造成阻碍。

既然是会计凭证，就应从会计凭证的角度进行拓展分析。首先，会计凭证包括原始凭证和记账凭证，所谓原始凭证是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，可作为记账依据的凭证；而记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以分类，并据以确定会计分录后所填制的凭证。本文所讨论的电子会计凭证主要是财务人员从外部接收的电子发票等，就此而论，本文讨论的电子会计凭证应为会计的原始凭证。其次，原始凭证根据取得的来源可以分为外来原始凭证和自制原始凭证，所谓自制原始凭证是由单位内部经办人员，在完成或执行某项经济业务时填制的、只供单位内部使用的原始凭证，而外来原始凭证是在经济业务完成时，从发生经济业务往来的单位或个人直接取得的原始凭证。按此分类，本文讨论的电子会计凭证则属于外来原始凭证。

参考我国财政部等四部门于2023年3月联合发布的《电子发票全流程电子化管理指南》中“电子会计凭证是指以电子形式生成、传输、存储的各类会计凭证，包括电子原始凭证、电子记账凭证”的说法，本文根据电子会计凭证的特点，试将电子会计凭证定义为：以数据电子形式存在的，可通过电子技术执行编辑、存储、读取、加密等一系列操作，并可通过互联网络传送的各类会计凭证。就此定义而言，本文主要论述的电子会计凭证根据其电子化和统一监制的特征，属于电子外来原始凭证。

（二）我国电子会计凭证的发展历程与重要意义

回顾我国电子会计凭证的发展历程，2015年起国家开始实行电子会计凭证的试点工作，2016年1月正式于全国推行增值税电子普通发票，2017年底实行财政电子票据试点，2018年电子海关专用缴款书试点，2019年高铁电子客票试点。2020年的3月财政部、国家档案局发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）规定，其中包括对电子会计凭证的定义、法律效力、归档条件等等。电子会计凭证被赋予了与纸质会计凭证同等的法律地位；同年，电子专票全国范围试点。通过上述发展历程，可以清晰地认识到国家对于推广电子会计凭证的决心和力度。

目前，很多单位已经开始推行电子发票，普票、专票均可以通过增值税电子发票公共服务平台开具。笔者单位目前也已开始实行电子发票，开票流程主要如下：业务人员通过OA系统进行开票申请，经审批通过后财务人员根据开票申请进行开票后反馈电子发票。电子凭证相比纸质凭证，具有防篡改、可追溯、更加安全等特点，可以有效遏制虚假凭证的开具，从根源上防范财务造假、偷税漏税、商业贿赂等现象，而且其处理和流转速度也远远超过纸质凭证，可以实现全流程系统自动化处理。电子发票的推行不仅降低了企业的财务成本，而且提高了财务的工作效率，使财务工作更加智能化，有着较为明显的作用和重要的实践意义。

二、实务工作与电子会计凭证相关问题及应对措施

在工作和生活中人们对电子会计凭证的运用及其发展变化都是有所感受的。无论是单位的外部业务往来，如采购物资、销售商品取得收入；还是职工出差等个人的报销业务，如外出用餐、住宿，以至于交通费用、零星结算等，都与电子会计凭证息息相关。本文下述的几种常见事项及处理措施以经验总结的方式与大家交流。

（一）电子凭证与纸质凭证并存及两种凭证的关系处理

虽然我国已认可在报销、记账、归档时的电子会计凭证与纸质凭证具有同等法律效力，但目前很多单位仍然保留了打印电子发票的要求，正如笔者单位管理要求，如果收到的是电子会计凭证，在报销时仍要将电子凭证打印为纸质，二者附在一起作为报销凭证。这样做的原因是：考虑到电子发票从属于会计凭证，发票介质的选择不应脱离会计凭证整体介质的形式而单独拟定，这也有利于后期凭证查阅方便。

电子发票文件固然有其出色的防伪措施能够避免被篡改，但除发票以外的其他会计凭证在电子化后，其保障数据不被篡改的能力参差不齐。例如银行对账单、完税证明、各类平台结算单、收据等外来原始凭证通常有电子可编辑文档、电子扫描文档或纸质盖章文件等形式，但是电子可编辑文档中的电子章通常无防伪功能，而纸质盖章文件只能通过扫描再上传的方式将其电子化。再比如银行余额调节表、工资计提表、收入结转表等自制原始凭证是可编辑的电子文档，若以上传电子文档的形式归档，则对于财务档案系统的防篡改要求就会大大提高，以至于难以准确掌控。

综上所述，笔者认为纸质凭证仍是目前防篡改的最经济的选择，所以电子发票若单独以电子形式存在就难以关联纸质会计凭证，不利于翻阅和归档，形成数据孤岛。如此一来，很多单位当前的做法看似背离了国家大力推行发票电子化的节约纸张的初衷，但这也是大部分单位当前最合适的选择，是一种保证措施。由此，很多单位一直存在电子、纸质原始凭证共存的特殊情况，一般的做法是：以磁盘保存的电子会计凭证为主要凭证，而打印出的纸质凭证为辅助凭证。

（二）电子普通发票的重复报销及变造问题

相较于纸质发票的不可复制性，可复制和修改是电子发票的一大特点。各种不同类型电子会计凭证之间的差别是：对于电子专用发票而言，需要“勾选认证”，勾选时通过与综合服务平台的比对，财务人员可以很好地避免发票重复入账和变造等问题；可是，对于巨量的电子普通发票而言，核查其重复报销及变造则相对困难。

在业务实践中，由于目前电子发票的打印次数不受限制，可以自行无限次打印，又不需要额外再加盖专用章，这就带来重复报销的风险。为应对可能存在的重复报销问题，目前笔者单位主要采用的管控措施如下：通过Excel表格建立发票台账。把主要的电子发票信息统一录入Excel表格中，以发票号码作为标识，从中筛选排除相同的发票号码，以此防范电子发票重复报销。该种做法虽能一定程度防范重复报销问题，但也增加了财务人员的工作量，并且伴随着较高的人为遗漏或错误率，局限性较高。同时，由于现在PS功能很强大，造假技能越来越高明，任何只要稍微有些“想法”的人，都可通过PS修改电子发票金额或者抬头。为核实发票是否被变造，笔者单位目前是要求报销人员在报销时附上国家税务总局全国增值税发票查验平台的查验结果作为报销附件，财务人员在审核报销凭证时对查验结果和发票进行核对检查，以此来识别控制发票变造问题。

笔者单位目前针对发票重复和变造问题的管控措施均是通过消耗大量人工成本实现的，而且管控效果也不是很好。为了提高财务效率和管控力度，单位已计划在OA系统中集成发票云模块，构建从发票采集、发票合规、发票票夹、发票抬头管理的全过程、全周期发票管理。通过发票云中快速便捷的发票收集、识别、验真、去重等功能，帮助单位解决电子发票作假、重复报销等问题。

（三）电子会计凭证的存储风险

如同是会计的纸质资料，电子会计凭证也需长期保留作为入账依据；而现在面对的现实是，电子介质依托于计算机，其自身存在一定的损毁、丢失、被盗风险。但无论是财会相关教材，还是关于会计资料保管的相关制度，都没有对于电子会计凭证保管方法的要求和说明。对于电子化资料的存储及保管，笔者早些年便见识过其风险。某公司为了方便公司的文件档案管理，在机房单独设置了一台共享服务器，各部门需共享的数据文件均可存储于服务器并按权限取用，也包括财务部门的会计报表、各类计算表、预算表、工作底稿等文件；由于公司一部分数据较为重要且需要保密，公司设置了进入机房的申请审批流程等相关制度要求；可是，即使如此严密，依然于某天，服务器中的数据文件全部损毁，之后公司便收到境外的邮件，被索取高额费用以恢复数据；该公司最终不得不付出代价以恢复数据。后经过调取监控，公司对此事件分析结果可能是使用硬盘备份时感染了电脑病毒。

我国目前对电子会计凭证主流的存储方式包括硬盘存储和云存储。根据会计档案管理办法的规定，原始凭证保管期限为30年，已经超过硬盘的平均使用寿命。如选择使用硬盘存储，则企业需要关注硬盘损毁的风险。目前笔者单位在电子发票存储方式上选择的就是硬盘存储，要求发票岗财务人员在处理电子发票时将发票源文件存储于办公电脑中，并同时要求其每个月备份至移动硬盘，通过此种方式来防范发票损毁丢失的风险。除了此种存储方式，目前很多单位也选择云存储，这种存储方式就需要关注商业机密泄露的风险，并需充分考量云存储服务商的数据安全保障、抵御网络攻击的能力。

三、建立电子会计凭证管理制度的设想和建议

电子会计凭证属于较新的事物，且目前仍处于快速更迭时期。频繁的技术迭代意味着作为专门管理者的会计人员也需要同步更迭相关知识，适时变更相关管理制度以正常发挥财务工作的风险防控功能，规避风险。为了尽最大可能地将电子会计凭证的相关风险降至低水平，笔者根据以往工作经历，提出以下内部控制在设计层面和执行层面的建议。

（一）提高相关人员对电子会计凭证的了解及鉴别能力

这里的相关人员既指单位的财务人员，又包括单位各部门的业务经办人员。

业务经办人员是代表单位对外业务往来时沟通发票事宜的一线人员，也是财务部门传达发票需求的中间桥梁。出于降低沟通成本和顺利开展工作的需要，特别建议业务人员具备一定的电子会计凭证基础知识。在实务中，由于电子会计凭证升级更迭较快以及业务人员对此普遍不够重视，造成其对新规不敏感，不能恰当地对电子发票事宜做出准确判断，这需要企业制定相关制度，加强对业务人员的培训，提升其知识储备，并在对他们的考核中加入电子发票相关知识的考察。

财务部门作为掌握电子会计凭证新规的一线部门，也应担起普及前沿知识的责任，广泛收集来自财政部、税务局、银行等部门下发的电子会计凭证相关制度及其解读文件，积极与各主管机构沟通并获取执行层面的意见，最后整理归纳成通俗易懂的图文形式文件发送至其他部门以供学习。除此之外，鉴于财务部门的特殊地位，建议财务部门定期进行与电子会计凭证相关专业知识的内部培训，必要时，同样将其纳入绩效考核范围。进一步建议单位可以定期邀请外部中介机构人员给财务人员和业务经办人员进行培训，增加与电子会计凭证相关的系统性知识。

（二）在加强电子会计凭证审核的基础上继续保留纸质发票

尽管电子会计凭证有诸多优势，但现实中仍然存在保留纸质发票的需求。这样的要求甚至可以体现到单位日常工作的方方面面。本文在此提出这样的管理制度要求也是着眼于前述电子会计凭证被重复使用和电子资料档案管理存在的在时间、病毒等方面的风险。

一方面，要求对电子会计凭证相关的业务分设明细账进行专门记录，而且在审核的过程一定要通过相关发票查验平台或者相关软件模块（如前文所述发票云模块）进行核验并记录，充分体现以电子会计凭证为主的凭证特征；另一方面，则要求财务部门仍然在一定时期内以备份的方式保存部分重要的、难以复制的电子会计凭证，并定时对电子媒介的完好状况进行检查，且形成必要的管理工作程序。

进一步分析，在前段时期我国的各种规范尚未健全之时，以电子凭证为主，附之于纸质凭证的方式渡过了初始接触电子会计凭证时的“难关”，在现在的外来原始凭证从纸质向电子的方式过渡之时，适当打印、保存电子会计凭证的纸质版，也属迫不得已的补充措施。这还是遵循我国的会计法，保证会计资料完整、准确的必然要求。

（三）在巩固电子发票的基础上拓展电子会计凭证更广泛的用途

现如今，可开具的电子发票不仅包括增值税电子普通发票和增值税电子专用发票还包括数电票，发票申领开具流程简化，极大减少了财务人员的工作量。对于电子发票（增值税电子普通发票和增值税电子专用发票）开具方式是：在票种核定后向主管税务机关申领税控设备，线上登录电子税务局申领电子发票，使用税控设备进入开票软件，开具电子发票；然后，下载电子发票源文件发送给受票方，受票方可自行查验发票以及进行“勾选认证”等操作。可以说，整个流程基本电子化，可随时开具，方便快捷，相较于纸质发票，去除了领取空白纸票、进行打印、加盖发票章、面交或寄送发票等繁杂的操作流程。而对于数电票流程更是简洁，无需使用税控专用设备，无需办理发票票种核定，无需领用数电票，登录电子税务局后，通过开票模块，选择不同的发票类型，录入开具内容或批量导入待开票信息，电子税务局校验通过后，自动赋予发票号码并按不同业务类型生成相应的数电票。

目前笔者单位已取消纸质发票开具，全面开始推行电子发票，对于收票端仍是纸质发票和电子发票并行接收，笔者单位电子会计凭证应用和处理尚在摸索阶段，后续计划通过发票云和OA系统集成实现电子发票从开具、流转到接收、处理等全生命周期管控，真正实现电子会计凭证全面应用。同时要加强制度规范体系建设，加强电子会计凭证与业务系统、财务系统、司库系统的集成和互联互通，实现高效的业、财、税、资金、档案一体化协同模式，推动整个企业管理向电子化、无纸化转变，迈上数字化转型升级的新台阶。

四、结束语

总体来说，电子会计凭证很好地解决了纸质凭证在使用过程中存在的很多不可弥补的缺陷，需要尽快掌握、运用。我国现阶段的电子会计凭证虽然也存在诸多不足，但都可以通过一定补充方式得到解决。所以应对电子会计凭证的运用持乐观态度，相信随着技术的成熟，未来电子会计凭证的使用体验将更加完美。

本文还存在着诸多局限性，分析的结果和提出的建议可能有所偏颇。例如本文仅能通过自身有限的工作经历和相对固定的行业位置来观察现象、总结观点，并不具有普适性。加之电子会计凭证仍处于快速迭代期，文中的部分内容可能不适用于当前的具体情况。笔者还要加强对于电子会计凭证的学习和研究，以将这样的业务融化于单位的具体业务之中。

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（作者单位：中国冶金地质总局 北京 100011）

[作者简介：1.白莹（1987—），女，山东烟台人，硕士，注册会计师，中国冶金地质总局资产财务部总经理，中国人民大学会计学专业，研究方向：会计理论与实务研究；2.王荣（1986—），女，甘肃兰州人，硕士，注册会计师，中国冶金地质总局资产财务部副总经理，北京科技大学金融工程专业，研究方向：信用风险管理。]

（责编：赵毅）