新形势下高校财务对账工作的问题及建议

摘 要：随着移动支付、电子支付等新型支付方式的普及，高校的对账工作也面临新的流程与问题，在大环境支付、交易全面信息化的当下，高校—银行的对账工作产生了特定的新的问题。文章结合日常高校对账工作实践，针对信息化下高校—银行的对账工作中常见的问题进行总结分析，提出解决建议。

关键词：高校 对账 第三方支付

中图分类号：F234.4

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）09-068-02

近年来电子技术、手机技术、通信技术的快速发展带来的日常生活的变化有目共睹，移动支付、电子支付等新型支付方式越来越普及。体现在财务工作上就是，原有的只依托于银行与现金的高校的财务工作流程与经验不再适用于新形势下的工作环境，其中对账工作也面临新的问题。

本文主要结合笔者日常高校对账工作中的经验，针对信息化下高校—银行的对账工作中常见的问题进行总结分析，提出基于笔者工作归纳出的解决建议。

一、信息化下高校银行对账工作的新特点

（一）业务收付款的方式呈现出多元化、无纸化的新趋势

现在常见常用的交易软件五花八门，主流的几个平台中，支付宝最早于2004年成立，下载量逐步提升；微信支付在2013年推出后基于庞大的用户迅速得到推广；由央行推广的数字人民币也于2019年启动试点，可预见的将会稳步发展。我国的经济环境已经进入了数字化的时代。在这样的背景下，高校的资金收付也发生了明显的变化，从单一的银行转账、银行协议扣划收取学费，转变为增加了支付宝等第三方支付平台进行收缴。由于移动支付、数字支付的便捷性，小额支付使用移动支付的比例明显高于传统的转账形式。这些支付方式甚至逐渐超过银行，占据了主要地位。除了收取学费，高校面向学生发放奖助学金的方式也发生了同样的变化，将奖助学金汇入学生的数字人民币账户或校园一卡通的情况已经非常普遍。

（二）收款业务存在多对一的现象

随着智能手机的广泛普及，3G、4G乃至5G网络技术的发展与推广，以微信、支付宝为代表的第三方支付平台在日常收付款活动中也占据了主要地位，逐渐取代了传统的现金付款方式。大部分高校也紧跟潮流，利用第三方平台的收付款功能来收取大批量的学生学费。学生登录学费缴费系统后，通过系统自动生成的二维码就可以完成缴费。第三方收款平台与POS机刷卡缴费相同，也是每天的所有来款在当日结算后，第二天合并成一笔交易自动转入学校的银行基本户。无论何种缴款方式，在入账时都是收到多笔来款后，合并为一整笔结算入账。

（三）付款业务存在一对多的现象

随着我国目前支付环境的变化，高校在各类报销等付款业务上也逐渐实现了各方面的升级转型。电子发票取代了纸质发票，报销单的审批流程也改为全程在线上流转，财务的支付系统也和银行系统有效对接，付款和对账也变得方便高效。以往笔数过多的批量付款业务需要将数据加密后以电子邮件的形式发送到银行柜台，由银行工作人员再进行批量发放。随着财务系统的改进，直接由出纳通过系统提交就可以完成，大大提高了工作效率，节约了时间成本。这类业务主要是学生奖助学金的发放、教职工的工资等。这类业务在银行账上体现为单笔交易，对应的是多笔支出。但是这种批量付款也带来一个问题，就是当支付失败退回时，也是合并为一笔金额退回，不能直接体现户名，通过金额也无法直接在账上查询，只能通过网银批量支付页面才能查到具体的交易明细，逐笔查找失败的交易。

二、影响高校银行存款对账的主要原因

（一）银行存款的收支核算不能及时入账

银行账户的各类收支核算存在不能及时入账的情况，主要表现在以下几个方面：

1.银行账户部分来款未能及时入账。高校的各职能部门在收取各类创收费用时，通常是先通知缴款人将规定金额缴至学校对公银行账户，缴款人提供转账截图后就能确认缴费，并办理后续手续。但是问题在于，汇款人经常使用个人账户汇款，转账时也没有备注，在职能部门没有及时通知财务入账的情况下，账户上会出现多笔来源不明的个人汇款无法确认经办人，从而无法入账。这些款项包括各类保证金、租金、测试、鉴定等对外服务收入等。其中保证金经常到合约期满需要办理退还时才入账；各类对外服务收入由于金额较小，并且很多是一次性的收入，在当时没有职能部门认领入账的话，后续就无法确认是什么收入。也偶尔会有能确认类别的来款，但是出于某些原因缴款人要求暂时延期测试等服务，也是无法立刻入账。

2.银行付款未及时入账。主要几类银行定期托收款，如水、电、燃气、电话费等。后勤部门为了避免汇款不及时造成的欠费影响各部门的正常运转，对于这些每个月固定发生的款项都与银行签订了代扣协议，每个月直接从学校账户上扣划。但是每笔扣款依然需要办理报销手续才能入账，就需要职能部门及时处理。然而除了后勤部门管理的全校的电话网络费以外，也有其他职能部门会办理办公用固定电话费托收。这些费用金额较小，最少的每月只有几十元，而很多职能部门经常会几个月才集中办理一次报销入账，这就会造成多笔托收扣划款项未及时入账的情况。

3.银行账户手续费、活期利息等未及时入账。活期账户每个季度产生的活期利息和贷款利息、每个月初产生的账户手续费等，都需要出纳及时打印回单并交由财务制单人入账。如果没有及时处理，也会产生未达账款，影响财务报表反映财务状况的准确性。

4.支付款项失败后退回未能及时入账。随着付款笔数的增加，由于对方收款账户异常而出现的汇款退回的情况也会变多。汇款退回的原因可能是账户信息输入有误，也可能是非一类账户交易受限等。需要出纳每天打印这类回单返还给财务制单，制单人再逐笔联系报销人重新提供银行账户，报销人再去联系收款方。这个流转过程会耗费时间，也会出现其中一方联系不上的情况，造成这类退款不能及时入账。

（二）“多对一”或“一对多”入账造成的账账不符

收款业务经常出现“多对一”的情况。例如，收取学生学费、培训费、测试费等费用，多笔收入同时计入一个收款项目。付款业务中经常会出现“一对多”的情况。例如，同一笔差旅费要支付给多个出差人、批量发放奖学金、劳务费等。这些业务在做账务处理时，需要与银行回单一一对应，分别做银行存款科目的收入和支出。而银行在批量发放时，会由于笔数过多，会自动分成多笔，造成多笔回单对应一笔分录的情况。对账时就需要手工比对几笔银行交易的合计数，与记账金额进行比对。另外，在实际工作中进行批量发放时，经常会出现个别付款发放失败的情况，财务系统无法直接查询明细，需要对账登录网银核对。而有些银行的网银功能不完善，在查找批量支付情况的时候无法通过凭证号立刻找到记录，有时候甚至需要联系客户经理从银行后台查找失败交易。而第三方平台的批量收款，如果学生在接近零点时缴费，要隔天才能到账。银行回单和平台结算金额间的差异就需要另外做账务处理。

（三）由于核算流程失当造成银行存款记账差错。

在凭证的流转过程中先后经过审核制单、复核、付款三个流程。每个环节都要注意对重要凭证的保管。付款之后的凭证要及时整理排序归档，如果因为科目等差错需要修改，修改完毕后要让出纳在新打印的凭证上补盖出纳章，避免重复付款的风险。如果制单人员要删除已经复核的凭证，一定要请对账人员先确认是否已经支付，否则会造成有银行付款记录而无对应的付款凭证。重复支付账款常见于出纳第一次付款时正常通过无现金平台支付后忘记盖章，之后又误以为漏付款通过其他渠道（如支票）重新支付。重复入账常见于电子银行回单重复打印造成的重复入账。如果重复打印的是退款重汇回单，还会造成重复汇款。这些情况都需要对账人员及其注意，避免造成财务风险。

三、新形势下高校银行对账工作的建议

（一）要对高校财务对账工作引起重视

对账工作的高效完成是保证财务数据信息准确的基础，是有效调控高校内部资金的关键步骤，是为领导层做出正确财务决策的有力支持。对账的本质是找出银行账户流水与会计账目之前的差异，并及时更正，确保账目的准确性。及时进行对账工作，可以有效防范可能发生的财务风险，及时发现坏账烂账，降低其产生的概率，提升高校整体的资金周转率。故此，高校的财务部门应该充分重视对账工作的重要性，鼓励其他岗位的人员配合对账工作的进行，确保对账工作的正常开展和及时完成。

（二）改进财务对账软件

对账人员每天通过对账系统查询前一天的交易情况，偶尔出现状态未知的情况，要及时与银行查证。发现对账系统问题时要及时联系系统开发人员填补漏洞。例如，银行回单中显示款项支付失败退回，但对账系统中显示支付成功。出现这种情况可能是对账系统设定的算法是查询付款后第二天的来款，从来款中筛选金额与付款时的收款账户相同的交易，从而认定这些交易支付失败退回。然而在遇到周末或节假日时，可能会发生间隔几天才退回的情况。

（三）强化责任意识，提升业务水平

高校的财务管理人员需要认识到对账工作的重要性。随着国家对高校科研投入的不断增加，经济活动范围的扩大，对资金的核算业务增多，财务工作的难度也随之加大。而对账工作不是简单的银行账户中的数字核对，需要对账人员对常规资金的收付有一定的了解，对异常的资金变化有一定的职业敏感性，对于在对账工作中发现的问题要及时反映并处理，对于未达款项也要及时清理。因此，要求对账人员具备很强的职业道德和业务水平，在实践中不断总结工作经验，积极进取，也需要树立全面和大局意识，加强与其他职能部门的联系，为财务工作的正常进行打下基础。

（四）建立健全对账流程，加强内部监督机制

要严格落实岗位不相容制度，将审核与出纳、出纳与对账工作交由不同的人分别担任。并且要完善财务规定，根据本校的实际工作情况制定对账相关制度，让对账工作有据可依，从而保障对账工作的顺利开展。对账人员要仔细核对账目与银行账单的一致性，对于不常发生交易的账户也不能流于形式。另外，对于支付失败的款项，建议由出纳和对账两人共同核对后再次支付，保证每个流程都有双人核对确认。

（五）充分利用信息化技术，提高对账的效率

通过财务对账系统自动对账，相比手工对账效率更高。这需要完善对账系统，同时比对银行回单流水号、交易日期、交易金额来提高系统自动对账的准确率。可以开发匹配基本户银行回单的对账系统，每天从网银自动导入交易明细和回单。交易较少的小账户可以按月导入，积极与银行沟通，请银行按时发送电子账单并及时对账。另外，需要优化对账人员的工作流程，总结经验，在每个月的不同时间段分别处理不同账户的对账工作，并且把清理不同类别的未达款项也安排到每天的工作中，以免把所有工作都集中在月末，无法及时出具余额调节表。

（六）关于POS机收款问题的建议

如今POS机收款在各高校日常收款也占据了比较重要的比重。不同于银行汇款，POS机收款由于需要通过刷卡款科目入账过渡，第二天结算时再汇总入银行存款科目。在这个过程中可能出现记账错误，两次重复计入银行存款科目。这在后期发现差错时需要逐笔核对查找，浪费大量时间。因此，建议每笔刷卡款入账时都备注刷卡款日期，出现差错时便于查找。

在实际工作过程中，各高校财务部门应结合自身情况，灵活运用上述几种方法对银行对账单进行数据整理，积极但谨慎地使用新兴技术协助工作，提升对账工作效率。

参考文献：

[1] 杨晔.高校对账工作的问题及探索[J].金融文坛，2023（01）：62-64.

[2] 周芸.数字时代高校银行存款对账工作管理思考[J].经济研究导刊，2022（17）：135-137.

[3] 杨春罗.浅析会计对账与监督的必要性[J].中国乡镇企业会计，2018（04）：245-246.

（作者单位：苏州大学财务处 江苏苏州 215000）

［作者简介：杜宇，苏州大学财务处会计师，研究方向：对账管理。］（责编：贾伟）