推动企业档案工作高质量发展的策略

[摘 要]随着信息化时代的快速发展，档案工作逐渐显示出其举足轻重的地位。安徽省交通控股集团有限公司作为安徽省内交通基础设施建设的关键力量，一直秉承“强基础、抓管理、促转型”的理念，推动公司档案工作的更高质量发展。文章深入研究集团公司的档案管理工作，详细剖析其策略执行的效果，希望能为行业内部的档案管理提供有价值的参考和启示。

[关键词]档案管理；策略分析；高质量发展

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）17-0052-03

档案管理在企业管理中占据着不可或缺的地位，它为企业的稳健、持续发展提供了坚实的支撑。近年来，安徽省交通控股集团有限公司（下文简称“集团公司”）深入学习并实践习近平总书记在档案工作方面的深刻见解，严格遵循《中华人民共和国档案法》和《“十四五”安徽省档案事业发展规划》的指导原则。集团公司以“强基础、抓管理、促转型”为战略导向，持续筑牢档案工作的基石，勇于探索档案管理的新路径，力求推动企业档案工作实现质的飞跃。

一、研究背景

集团公司档案部门在近几年的发展过程中，以对党和国家档案事业的高度责任感，认真落实习近平总书记有关文件工作的重要论述，把这一重要思想转化为具体实践。全面学习《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，并按照《“十四五”安徽省档案事业发展规划》的要求，推动档案工作的规范化和制度化。集团公司以“为美好安徽铺路，让幸福生活提速”为宗旨，将档案工作与公司的战略目标紧密结合起来。档案部门把创建精品项目、打造一流档案工作队伍作为工作的起点和归宿，不断加深对新时期档案工作的理解与认识，通过创新思路、改进方法与优化措施，勇于承担责任，积极寻求突破，努力把企业档案工作推上新台阶。目前，档案室已建立起一套完善的管理体系，集中保管涵盖文书、科技、声像、实物、会计、人事六个门类的约7 0万卷（件）档案；特别是在库存管理方面，项目档案的数量达到3 8 5 1 8 5卷。这不仅体现了集团公司对档案管理的重视，而且彰显出其高效的资源利用和信息整合能力。

二、集团公司档案高质量管理策略分析

（一）强基础：夯实档案业务基础

集团公司深知，稳固的基础是事业成功的关键。正因如此，集团公司着重从最基础的业务环节入手，努力构建并优化一个全面且精细的档案工作系统。借助这一系统，持续推进档案管理工作的标准化与系统化，旨在确保每一份文件资料都得到精心保存和高效利用。

1.建立健全档案工作体制机制

集团公司坚持党管档案的方针，积极地执行一些关键性的决定和措施，以保证党对档案工作的全面领导，夯实档案工作的基础[ 1 ]。

为此，集团公司认真研究和实施《关于推动集团档案工作提档升级的意见》，对其进行了深入细致的研究。这个文件既对党的领导地位进行了深入的论述，也为党在档案工作中的重要指导思想指明了方向。为了提高档案管理的规范化和效率，集团公司制定了7个方面的2 1条具体措施，从档案的组织体系、学习教育、基础管理、安全保密及队伍建设等多个方面，均提出了明确的规定和要求。这些措施使档案工作标准化程度大为提高，服务质量和工作效率得到明显改善。

集团公司一直以来都以党委为中心，加强对档案工作的监督与引导。公司党委每年听取档案工作专题汇报，对工作中出现的各类问题进行分析和解决，保证档案工作与企业发展战略和经营发展需要相适应。为了更好地推动企业档案事业的发展，集团公司已将其列入企业整体发展规划之中。该制度的确立，将有助于构建一套长效的档案管理制度，确保企业内部档案工作健康有序、可持续发展，从人员配备、物料供应到资金投入，集团公司都为档案工作提供了全方位的支持。

2.加强档案宣传与培训

在新时代背景下，集团公司积极探索新的工作方式，努力建设“融汇古今”的对外宣传阵地。在“6·9”这一特殊节日，集团公司精心筹备、组织了一系列“档案宣传周”活动，主要目的是增进公众对档案工作的了解，增强公众对档案工作的认同感及档案工作的影响力。集团公司根据工程文件的重点和难点，以及在验收过程中经常会碰到的一些问题，对其进行深入研究，设计和制作了一套工程档案微课程。该系列微课程不仅涵盖了档案管理方面的专门知识，而且提供了一些实际操作的技能与对策，使档案工作者能够更快地掌握和应用所学知识。在此基础上，采用云课堂的教学模式，搭建教学资源共享平台，此举打破了时空的局限，可对档案工作人员进行系统化的训练[ 2 ]。

（二）抓管理：促进档案管理规范化、科学化

坚持“管理为本”的管理思想，不断规范档案管理工作，辅以技术手段，持续提高档案工作质量，在实际管理中，既注重档案的整理、分类与保管，同时也注意电子档案的管理，在管理过程中保证数据的准确与及时。

1.完善档案规章制度

对企业档案管理的现实需要进行了深度的探索和剖析，经过充分的讨论和精心准备，《档案管理办法》和《档案工作规则》等一批重要文件已起草完毕，并逐渐加以完善。对文件从收集、整理到保管的每一个环节都做了详尽的规定，并对各岗位的职责进行了划分，确保了工作的严谨与高效。

此外，还专门出台了《档案查阅工作规则》，制定了更明确、更高效的工作流程，以便更好地进行检索，提高检索质量。通过这些制度的建立与完善，集团公司将档案管理的各个环节都做到了标准化，让公司的内部工作流程变得更流畅，这为公司档案工作的良性发展打下了坚实的基础[ 3 ]。

2.坚持典型引路促提升

针对集团公司经营模式多样、分支机构众多等特点，文章采用了一种全新的战略。这一战略的核心理念就是以创建模范单位推动全企业的档案管理工作。具体而言，就是在北片区、南片区附近各选取2—3个档案管理工作成效突出的单位，以其为基准。这些单位不但在档案工作中取得了突出的成绩，而且为其他单位推动档案管理工作提供了成功经验和做法。这种互相学习、互相促进的方式，会像波纹一样传播开来，促进各地各部门档案管理水平的提高，促进集团的综合管理。透过多个层面的行动，监督及评价各个部门的档案工作进度，以确保战略实施。对各地各单位的档案工作实际情况进行了全面的调查，全面了解档案的整理、保管及利用等方面。通过共享一套规范的作业程序与最佳做法指引，帮助有关部门建立更规范、更有效的档案管理体系[ 4 ]。

另外，还会定期对档案管理部门进行全方位督导，保证档案的高水准运作，以及强化整改机制，确保问题不会重复出现。

（三）促转型：推动建设项目档案工作创新发展

按照国家档案局“四个转变”的重要思想，不断地研究、探索适合新时期建设工程档案工作的新路子，从而促进建设工程档案工作朝更科学、更高效、更规范的方向转变和提升，使其更好地适应时代的发展和变化，为建立现代的档案管理制度做出自己的贡献。

1.坚持标准先行，强化顶层设计

集团公司深入了解和积极响应国家对公路和高速公路建设的高标准、严要求，认真编制《公路建设项目档案暂行办法》和《高速公路建设项目档案管理手册》，以确保工程质量。这两个制度文件，既在管理层次上界定了工程档案工作的明确责任范围和工作过程，又从技术层次上细化了档案管理的每一个环节，保证了档案工作的科学性和规范性。

集团公司通过全面推广《高速公路建设项目工程施工管理及现场质量控制检验用表》，提高工作效率和质量。在工程施工中，《规范表格》的广泛应用，能够提高各参建单位的配合程度，成为集团公司重要的质量监控手段[ 5 ]。

2.强化过程管控，规范档案管理

在工程档案管理方面，采用“事前管理”与“事后管理”相结合的思路，提高工程档案管理的效率与可靠性。在工程确定以后，第一时间建立档案，并随着工程进度的推进，同步档案的更新，这种模式能够确保在工程完成后，档案也随之完成。同时，还采用了严格的监控程序，根据流程管理系统地进行档案内容指导，在确保档案记录的同步性后，反馈工程的缺项部分，充分发挥档案管理的辅助决策功能，帮助管理人员全面了解项目的整体进度，并据此进行调整与优化。

集团公司的档案管理搭建了集文档管理、资料分析、报表制作于一体的综合性工程管理平台，以进一步提高企业运作效率，适应信息化发展的需要，以此为基础，开展了一系列的档案管理工作，完善了各工程的档案。数字化归档平台作为集团公司信息化建设的重要组成部分，实现了数字化存储、查询与检索等功能，为企业与档案系统的有机结合提供了强有力的保证，为今后类似工程、管理等运行建立了可参考的资料库，能够第一时间查找类似的工作资料，提高了信息共享的水平和集团整体工作效率[ 6 ]。集团公司在管理上的革新，既保证了档案工作的专业性和规范化，又体现出对现代科技的敏锐洞察力。通过这种方法，集团公司可以保证在每一个工程上都能开展高质量的文件管理，并在市场竞争中确立自己的领导地位。

三、成效分析

近年来，集团公司始终坚持“强基础、抓管理、促转型”的工作方针，一直以强化档案管理为根本，从严落实各项管理措施，积极推动档案工作的现代化发展。经过不懈的努力，以及一系列卓有成效的战略执行，公司已在档案管理方面取得显著成绩。

（一）档案工作水平显著提升

在集团公司的不懈努力下，在“强基础、抓管理、促转型”的工作思路下，档案工作已有明显进展。这些成绩，既反映出集团对档案工作的高度重视，又反映出集团在标准化、制度化管理上的长足进步。

尤其值得骄傲的是，集团公司的档案工作者在近几年的培训学习中，专业素质和整体工作能力有了显著的提高，能够快速准确地处理各种文件，确保档案的妥善保管和有效利用，多年来不断完善档案管理工作，为同类公司建立了高效、优质的档案库，确保了各类工程按照原有项目的经验，结合实际，以最快速度完成。这使得集团公司在安徽省乃至全国都树立了良好的信誉，连续多年获得安徽省优秀单位称号。

（二）档案信息资源价值充分发挥

集团建立的档案资料，以其全面、准确和系统的特点，成为许多大公司申请国际大奖的重要参考资料，也为集团今后的审计工作打下了良好的基础。这些珍贵的档案资料为企业和群众解决了实际问题，受到了社会各界的一致好评。

随着集团所辖的合宁高速、合安高速、芜合高速等重要交通项目逐步进入改扩建的新阶段，集团公司巧妙利用原有建设项目档案中的珍贵信息，有效降低了前期勘探成本。这些节省的材料费用累计超过2亿元，对集团公司的财务状况产生了积极影响。

此外，通过对历史数据的深入挖掘和利用，集团公司还成功推动了多个建设项目获得行业的高度评价和荣誉，例如，池州长江大桥和合安高速改扩建工程荣获“李春奖”，芜湖长江二桥则摘得“詹天佑奖”，以上荣誉能够充分展现集团公司在行业中的成就，也间接肯定了集团公司的档案管理工作。

集团不但致力于档案管理工作的精益求精，而且把档案管理作为提升企业形象和品牌价值的重要手段。通过不断优化文件管理流程，保证了文件资料的时效性、完整性，使每一份文件和每一份记录都能真实准确地反映出公司的发展过程和经营情况，获得市场及社会的信赖和尊重。在今后的发展中，集团公司将秉承这一优良传统，以更严格的工作作风，为集团公司的可持续、健康发展作出应有的贡献。

四、结语

集团公司以“夯实基础，精细管理，加快转型”为核心，为集团公司的整体运行注入了强大的动力，实现了跨越式发展。档案管理工作作为集团运行的基础，其深入开展不仅使集团公司的项目管理质量和效率有了显著提升，而且充分发挥了档案的深层价值，夯实了企业发展的基础。今后，集团公司将再接再厉，开拓创新，进一步深挖档案管理的实用价值。最后希望文章的研究与实践，能为行业内的档案管理工作提供一些参考。

参考文献：

[1]黄素苗.推动企业档案管理工作高质量发展的几点思考[J].黑龙江档案，2022（06）：153-155.

[2]周鑫，许峰臣，刘珊.创新档案管理模式 助力企业高质量发展——华晨宝马汽车有限公司档案管理转型之路[J].兰台世界，2022（07）：4+6.

[3]张静.国有企业档案管理工作高质量发展路径研究——以陕西钢铁集团有限公司档案事业发展为例[J].陕西档案，2023（01）：51-53.

[4]孙丹.群策群力 真抓实干 推动档案工作高质量发展——大竹县档案馆档案集中整理工作的经验及思考[J].四川档案，2023（05）：51-52.

[5]林超凌.档案价值观视域下血站档案宣传协同文化建设与发展的实践与策略——以福建省血液中心为例[J].办公室业务，2023（23）：177-180.

[6]辛五爱，蒋歆昶.加强医学生实习档案管理赋能医学教育高质量发展[J].速读（上旬），2022（09）：85-87.