数电票对事业单位财务管理的影响探究

摘 要：数电票的推行，是全面推进税收征管数字化、智能化的重要举措。文章在阐述数电票定义和与传统纸电发票的区别基础上，探讨数电票对事业单位财务管理积极影响和风险挑战，提出事业单位应对风险挑战的对策建议，以期提升事业单位财务管理水平。

关键词：数电票 事业单位 财务管理

中图分类号：F230" 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）08-052-02

一、绪言

数电票的试点和推广，是深入贯彻《关于进一步深化税收征管改革的意见》文件要求，推进中国税收征管数字化、智能化改革的重要一步。自2021年12月到2023年12月，历经两年，已全面覆盖数电票的开票和受票试点，“以数治税”的时代正式到来。

二、数电票的概况

（一）数电票的定义

数电票是一种无需任何介质支撑、不以纸质形式存在的全新发票，不用申请领用，不需要加盖发票专用章，自带数字签名，与传统发票拥有相同的法律效力。其实现了票面信息的全部数字化，将多种发票类别整合为电子发票单一票种，实施了全国范围内统一的编码规则，并采用了自动化的流转与交付流程。

（二）数电票与使用税控设备开具的电子发票（以下简称“纸电发票”）的区别

1.票面内容不同。数电票的票面内容在传统发票的基础上作了优化，主要涉及二维码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率/征收率、税额、合计、价税合计（大写、小写）、备注、开票人等内容。将销售方信息栏由发票左上角调整到右上角，取消了发票密码区、发票代码、校验码、收款人、复核人、销售方（章）。

票样根据不同业务进行差异化展示，特定业务（稀土、建筑服务、旅客运输服务、货物运输服务、不动产销售、不动产经营租赁服务、农产品收购、光伏收购、代收车船税、自产农产品销售、差额征税），票面左上角会展示该业务类型的字样。

2.交付手段不同。数电票开具后，无需任何操作，开票方和受票方即可通过税务数字账户收到发票数据文件，且依托该账户相关发票数据自动归集，便于纳税人使用。而纸电发票开具后，开票方需通过邮件、短信等方式将发票版式文件交付给受票方；受票方还需进行一系列人工操作才能对发票版式文件归集。

3.管理方式不同。在数电票的管理上，无需使用税控专用设备，不用办理票种核定和领用手续，即纳税人开业后即可使用。且系统会自动为纳税人设定开具额度，并基于纳税人的实际行为，灵活调整其开具金额的总额度；在纸电发票的管理上，需使用税控专用设备，办理票种核定和发票领用，且发票的数量和票面额度限制在一定范围内，如需调增，还需提出进一步申请。

三、数电票对事业单位财务管理的影响

（一）积极影响

1.降低成本。（1）减少开票成本。在传统发票应用过程中，需要配备税控盘、税务UKEY等设备，且需要定时领用发票，而数电票实现了“去介质”“零前置”开票，减少了人力、物力的消耗，使得开票成本显著降低。除此之外，数电票有助于减少发票重开成本。传统纸质发票开具时，需要财务人员手工录入单位信息、纳税人识别号等信息，容易出现错漏，而数电票借助信息系统的自动化管理功能，实现信息的快速查验和准确录入，极大地减少了人为差错的可能性。同时，当财务人员审核数电票，发现信息有误后，报销人可直接联系开票方修改相关信息，无需再像纸质发票一样，发票退回再重新开具，简化了发票重开的过程。（2）节省流转成本。传统纸质发票是以纸张为载体，需先打印，再通过当面领取或快递寄送等实体形式流转，耗费时间、精力以及资金。若使用数电票，发票流转自动化，开具之后受票方即可直接通过税务数字账户收到发票数据文件，打破了时间及空间限制，不仅节约了纸质资源，而且节省票据流转时间及物流成本。

2.提高工作效率。（1）开票用票更加便捷。与传统发票相比，数电票不用进行票种核定，无需配备税控盘或税务UKEY等税控专用设备，无需领用发票，依据系统自动赋予的开票额度，可随时随地通过电脑网页端、客户端以及移动手机APP开具。同时，数电票可采用XML的数据电文、PDF、OFD等格式交付，提升用票的便利度和获得感。（2）“一站式”服务更便捷。在传统发票管理流程中，财务人员往往需要在多个不同的平台和系统中进行切换，以完成从发票开具到交付、查验、勾选等一系列操作。但随着电子发票服务平台的出现，这一状况得到了根本性的改变。财务人员只需登录电子发票服务平台，即可轻松完成所有与发票相关的操作。这“一站式”服务的设计，极大地简化了财务人员的工作流程，提高了工作效率。

（二）风险和挑战

1.发票开具环节。随着金税四期的推行，数电票的应用，实际上要求事业单位在税务上更加合规。税务机关通过大数据分析、人工智能等技术手段，对税票进行全生命周期监督管控。若单位被税务机关发现存在涉税风险甚至违规问题，触发了相关指标警戒线，很可能被临时中断开票权限或降低开票额度，进而对日常经济业务开展产生明显制约。

事业单位的开票主要是涉及技术服务、培训费、咨询服务等业务。根据发票业务管理流程，发票的开具会涉及到合同管理、到款认领和账务处理等事项。尤其是在未收到款项、需要预借发票时，还需要额外的审批程序。目前，很多的事业单位OA系统尚未将发票开具与合同管理、款项认证等衔接，当业务流程的某一环节出现信息不畅时，无疑会增加开票风险。

2.财务报销环节。目前，绝大多数事业单位不满足仅使用电子会计凭证进行报销入账归档的条件，仍依照传统管理模式将电子发票打印报销入账归档。首先，由于数电票的下载和打印不限次数，财务人员在审核纸质版的数电票时，无法确认该发票是否已报销入账，而导致同一张发票有重复入账的风险。同时，由于数电票的冲红无需像纸质发票那样作废收回，存在开票方已作废发票，报销人仍以冲红前的纸质版数电票报销的风险。其次，当数电票下载后，可通过图像处理软件等手段对发票的基本内容进行篡改，财务人员在未登录税务平台查验发票前，仅凭肉眼无法判断发票的真伪，增加了财务监管的难度。

3.会计档案管理环节。根据《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）相关规定，数电票接收以后，无论打不打印，单位必须保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。这无疑对事业单位的会计档案管理提出了新要求。目前，事业单位财务人员取得数电票含有数字签名的XML格式电子文件通常有两种方式，一种是财务人员通过电子发票服务平台、二维码等渠道获取该文件，另一种是报销人拷贝给财务人员。无论采用哪一种方式，都增加了财务的工作量，给日常报销工作带来不便。且缺乏电子档案管理系统支撑，电子凭证与实物凭证之间难以衔接对应，可能会导致部分数电票电子版被遗漏或者同一份数电票被重复归档。除此之外，根据《会计档案管理办法》有关要求，数电票需最少保管30年，建立完善的电子会计档案管理机制迫在眉睫。

4.信息安全环节。由于数电票是基于互联网应用的，因此，容易受到网络不安全的影响，从而为不法分子非法获取信息提供条件。事业单位数电票的票面内容包含大量敏感信息，如销售方和购买方的信息等，与科研、经费来源息息相关，当通过互联网数据交换时，则可能发生被泄露的情况。特别是为推进发票全流程的电子化管理，建立单位财务系统与税务系统的衔接，也增加了财务数据的风险。

同时，数电票在物理环境层面存在着不容忽视的安全风险。一旦遭遇突发断电、断网等意外情况，或者计算机、服务器等硬件设备出现故障，或者人为非主观故意操作失误等，都有可能导致数电票信息毁损或丢失。

四、对事业单位财务管理影响的应对策略

数电票的推广和应用是大势所趋，为了顺应这一趋势并有效应对其带来的风险和挑战，事业单位需要尽早制定应对和管理的措施。

（一）制定和完善数电票管理的相关制度

为规范数电票管理，防范潜在风险，事业单位应参照《电子发票全流程电子化管理指南》，对电子发票开具、接收、报销、入账、归档相关管理要点进行梳理，尽快制定本单位电子发票电子化管理制度，明确电子发票的开具、接收、报销、用途确认、入账、归档及档案管理等各环节管理要求，确定各环节责任部门和责任人，并纳入岗位职责和绩效考核标准。

（二）加强单位办公系统的集成和协同

事业单位应将数电票的广泛应用作为契机，积极推进财务管理的数字化转型。利用信息技术，搭建一个综合性的全流程平台，将财务报销系统、税务系统和OA系统等其他相关系统进行集成和协同，推进业财融合，打破单位内部的数据壁垒和信息孤岛，实现数据的共享和交换。此做法不仅可以查验数电票的真伪，从根本上杜绝伪造和篡改的风险，而且减少了财务人员的工作量，提高财务管理的整体效率和水平。

（三）加强财务人员队伍建设

基于数电票推行对事业单位财务人员的业务技能和信息化水平提出了新的要求，事业单位应对相关人员加强学习教育，定期开展数电票相关知识和技能的培训，以期提高从业人员的专业水平和业务技能；并鼓励财务人员积极学习和掌握新的财务管理理念和技术手段，以适应数字化转型的需求；同时，建立健全考核激励机制，激发财务人员的工作积极性和创造力。

（四）强化风险管理和监督

数电票开具环节的动态授信额度对事业单位在税务方面的合规性提出了更高要求。事业单位需加强对经济业务、财务管理、会计行为的日常监督，建立多维度风险评估和预警指标体系，切实做到事前审核、事中监控、事后检查，实现全流程的管理，提升监督质效，以规避税务风险，保障日常经纪业务的正常开展。

（五）加强外部合作与沟通

由于数电票推行时间相对较短，事业单位应主动深化与税务、财政等相关部门的沟通，确保能及时获取与数电票相关的最新政策信息和技术指导；同时，事业单位还应加强与其他企事业单位的合作、沟通，分享数电票应用过程中的经验，相互学习，以便规避某些潜在风险和问题，并提升数电票的使用效益。

（六）加强数据安全与隐私保护

由于数电票的开具、存储、传递等都依靠互联网，故事业单位应建立健全的数据安全管理制度和隐私保护机制，筑牢网络安全防线。对于相关人员，应筑牢安全意识，强化责任担当，避免因主观故意或非主观故意带来的安全风险；同时，重视数据库的安全性。加强对数据访问和使用的监控和管理，防止数据泄露和非法使用。并定期对数据进行备份和恢复测试，确保数据的可靠性和可用性。

五、结语

现阶段，数电票已广泛使用，对事业单位财务管理产生深远影响。为应对数电票带来的挑战和机遇，事业单位应采取制定和完善数电票管理的相关制度、加强单位办公系统的集成和协同、加强财务人员队伍建设、强化风险管理和监督、加强外部合作与沟通以及加强数据安全与隐私保护等措施，以期推动事业单位财务管理的数字化转型和高质量发展，提升管理效益。

参考文献：

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[4] 侯立新，白庆辉.“以数治税”背景下企业规范会计工作的几点思考[J].财务与会计，2023（15）：80.

[5] 李云峰.全电发票探析[J].绿色财会，2023（04）：38-41.

（作者单位：中国地质调查局廊坊自然资源综合调查中心" "河北廊坊 065000）

［作者简介：秦月，中国地质调查局廊坊自然资源综合调查中心会计师，硕士研究生，研究方向：财务管理。］

（责编：贾伟）