化解中小企业数字化转型痛点

2023年清华大学《中国企业数字化转型研究报告》显示，89.3%的受调研企业正处于数字化转型进程的全面优化或重点突破阶段。而人力资源管理数字化应用涵盖招聘、培训、绩效评估、员工关系管理、薪酬福利管理等各个方面。根据相关调查，在2023年中国企业已使用的数字化应用类别前十排行榜中，人力资源类应用以接近半数的占比高居榜首。

当前，人力资源管理数字化应用已经成为企业数字化转型的关键，在企业优化业务流程、提升生产效率、增强组织协同能力、降低运营成本等方面发挥着重要作用。本文以Z公司人力资源管理数字化应用为基础，从提高效率、决策科学度、企业内部沟通协作的角度分析了人力资源数字化应用的作用和实践中的不足，并提出相应的思考与建议。

数字化应用的优势

Z公司是一家咨询服务类企业，其组织规模在150人左右，其中管理人员占比25%，技术人员占比75%—85%。自2020年开始，Z公司陆续投入250万元进行数字化转型，经过几年的适应、优化和调整，各类应用逐渐在提升人力资源管理工作效率、提高决策科学性、优化内部协同和沟通机制等方面显现出效果。

●从提高效率的角度看

Z公司在采用人力资源管理数字化应用后，员工信息管理、考勤管理等各个分项的工时耗费明显下降（见第64页表1）。数字化应用大幅度提升了员工档案信息存储、检索、调阅、更新和管理的效能，推动人力资源部门从烦琐的日常事务性工作向高价值的战略核心工作转移。此外，人力资源管理数字化系统的工作量并不会随着员工数量的增加而显著增加，但如果依赖人工操作，那么管理所需花费的工时则随着信息数量的增加而增长。由此可见，在企业规模越大、员工人数越多、人力资源基础信息倍数增加的情况下，人力资源数字化应用的优势越明显。

●从提高决策科学性角度看

人力资源管理曾被视为较少受数据驱动的岗位职能之一，但由信息、计算、连接技术等组合形成的数字技术应用使人力资源管理的各项数据逐渐成为企业决策的重要参考依据。第65页表2展示了Z公司人力资源数字化系统可实现的主要功能及应用场景。从中可以发现，各类应用的作用主要体现在三方面。首先体现为人力资源数据可视化。Z公司人力资源数字化应用可根据需求形成数据图表或者分析报告，在一定程度上使决策依据更为直观和易于理解，进而提升决策效率。其次体现为人力资源数据的准确性。数字化应用可以有效监控人力资源管理活动的全过程，甚至前瞻性地预测相关工作的发展方向，有效地避免传统人力资源管理因主观失误造成的数据错误。最后体现为人力资源数据的价值性。数字化应用可以有效提取各类结构化和非结构化数据的关键信息，并利用算法和数据挖掘技术对提取到的数据进行分析和建模，从而发现其中隐藏的规律和趋势。

●从促进企业内部沟通协作角度看

首先，企业可依托数字化系统和网络信息技术建立沟通平台，促进内部沟通与协作。比如，企业可以通过数字公告板功能发布内部活动通知、政策变更、内部招聘信息等内容，增加组织内部信息透明度，确保信息传达的及时性与准确性。其次，数字化系统的应用使得线上人事审批流程更加顺畅高效，在实现无纸化办公的同时，也便于员工进行请休假申请、外出审批等操作。此外，数字化应用还可以帮助企业建立员工绩效考核管理协同平台，实现考核指标的下达、确定、分配、监控等功能，在提高效率的同时建立公平、客观的绩效评价机制，最大限度地降低绩效考核评价者主观因素对绩效评定的影响。

数字化转型痛点

Z公司在搭建数字化应用体系的过程中，主要面对三个管理难题。

●数字化应用效果未能最大化

在实践中发现，数字化应用的研发建设是一项具有阶段性、周期性的复杂工程。虽然很多企业都投入了大量财力、人力进行数字化建设，但各类数字化应用在运行初期效果不够理想。根据埃森哲发布的《2022中国企业数字化转型指数研究》，我国企业数字化转型取得显著成效的比例仅为17%。分析发现，这主要是因为人力资源管理数字化应用着力点偏移，企业往往将大量精力和投资用于数据可视化开发，忽略了企业自身人力资源管理环节、流程和场景的梳理和优化；数字应用的建设没有根据企业本身需求和发展阶段循序研发，过于贪大求全；数字化应用不够深入，只将数字化应用作为人力资源基础工作的工具，忽略了对大数据的积累与开发。

●数字应用与业务场景的融合不够紧密

企业数字化转型涉及行政、人事、业务、财务等模块，数字化应用必须契合各模块的业务场景，同时还要注重各模块需求的联动。但从Z公司的实践来看，转型初期，因跨部门协同管理能力薄弱，部门间技术、管理、业务思维等具有较大差异，人力资源管理数字化应用未能与各部门的实际业务场景融合，导致数字化应用的很多功能未能充分发挥作用。

●数据安全防控难度高

企业人力资源管理各类应用数据涉及员工个人隐私，其安全风险程度不亚于企业财务数据风险。IBM安保部门发布的《数据泄露成本报告》显示，仅2023年全球就有550多家企业遭遇数据泄露。由此造成的成本损失平均达475万美元。人力资源数据技术性风险往往出现在企业使用第三方应用的过程中，第三方应用过度读取用户信息数据的行为至今难以根治。此外，网络攻击仍呈高发态势，这给企业人力资源数字化应用技术风险防控造成了很大的压力。

行思结合构建数字化体系

本文认为，尽管企业无法从根本上改变人力资源管理数字化应用的现状，但可以从以下方面对其进行完善和优化。

●转换思维，重塑数字化建设框架

一是形成战略性思维。提高企业人力资源管理战略高度，紧密衔接企业战略目标，使其有效嵌入企业发展战略。二是形成全过程思维。明确企业人力资源管理数字化开发、运维以及优化等全过程特点，明确企业发展各阶段的人力资源数字化需求，逐步规划，逐步实施，全程投入。三是形成前瞻性思维。深刻理解企业发展的动态性，科学预测企业发展趋势和内外环境变化，为企业人力资源管理数字化应用建设提供方向。

●协同建设，减少数字化建设壁垒

一是完善协作机制。增加公司各部门合作机会，加强不同类型、不同分工部门的协作能力，减少思维模式差异，进而减少数字化建设过程中的摩擦。二是加强文化认同。通过企业价值观、共同目标来凝聚员工共识，同时拓宽企业员工参与人力资源管理数字化建设渠道，广泛听取员工意见，提升员工参与感。三是明晰角色定位。通过明晰数字化平台（体系）建设过程中各部门的角色定位，明确开发流程、工作流程及各方权责，从而提升协同效率。

●整合资源，构建数字化信息安全环境

一是提升员工素养。为员工提供关于信息安全和数据保护等相关内容的培训，同时通过与关键员工签订岗位保密协议、员工责任书等方式，压实数字化建设安全责任。二是加强技术防控。通过身份验证、权限管理、数据传输加密以及系统软件补丁更新等途径，加强企业在数据存储、传输以及使用等过程中的安全性。

人力资源管理数字化应用涉及大数据、区块链、人工智能、云计算和物联网等技术，具有复杂性、多重性等特性。因此，企业人力资源管理数字化应用需要与信息技术科学领域紧密融合。同时，受信息技术成本等限制，小微企业在数字化转型过程中需要更加关注自身的定位、面临的困难，从而制定符合自身发展需要的对策。

作者单位 宁波交投管理咨询有限公司