积极探索档案征集工作新途径更好服务经济社会高质量发展

2024-08-06 00:00:00傅丽娟

档案天地 2024年5期

近年来，石家庄市档案馆紧紧围绕“四个好”“两个服务”目标任务，积极探索新形势下档案征集工作的新途径、新方法，不断提高档案征集工作的针对性、主动性和时效性，多措并举扎实推进档案征集工作，馆藏内容不断丰富，馆藏结构持续优化，档案资源体系建设取得良好成效。

一、征集工作开展基本情况

档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和利用档案史料的中心。合理的馆藏结构、丰富的馆藏内容，是档案馆为经济社会发展服务、为党和政府中心工作服务、为广大人民群众服务的基本前提。随着经济社会的飞速发展，新情况、新问题、新的档案门类不断涌现，工作的环境和对象都在不断发生着变化，社会各界对档案利用的广度和深度也在不断拓展，这就对开展档案征集工作提出了更高的要求，因此下大力气做好档案征集工作，不断丰富馆藏内容、改善馆藏结构、突出馆藏地方特色将是一项长期而艰巨的任务。

（一）明确档案征集工作的目标和定位

档案征集工作是指档案馆对于本行政区域产生或与本行政区域各项事业密切相关的，游离于正常接收范围之外的，对国家和社会、对当前工作和历史研究有保存价值的各种载体的具有地方特色的资料和实物征集入馆的工作。开展档案征集工作，应当从历史和现实两个角度，努力把发现、挖掘、征集具有比较优势和个性特征的，具有突出时代特点和浓郁地方特色的资料作为工作重点，在载体形式上要进一步加强对声像档案、电子档案、实物档案的征集。档案征集内容概括来说应当包括以下几个方面：一是中国共产党和国家领导人在本行政区域活动时的讲话、题词、照片、录音、录像等各种载体的资料；二是反映本行政区域内重大历史事件、重大活动的资料；三是反映本行政区域内重大自然灾害的资料；四是反映本行政区域内社会发展状况、名胜古迹、风土人情、环境地理等方面的资料；五是本行政区域内产生的在国内外有影响且有较高价值的文化艺术作品等资料；六是1949年以前中国共产党的各级组织、革命政权、地方武装和革命团体产生的资料；七是历代政权机构、社会组织、军政要人、社会著名人物形成的资料；八是其他具有保存价值和地方特色的资料。目前我们主要通过接受捐赠、有偿征购、复制原件三种方式开展征集工作。每年上半年做好前一年已征集档案的整理、统计和移交入馆工作，确保已征集档案的安全与完整，便于社会利用。

（二）多措并举加大档案征集工作力度

一是研究制定出台相关配套政策。明确征集范围、征集者、征集相对人的权利义务，征集档案的方式、方法、途径、奖惩措施等，使征集工作有章可循，有据可依。2005年研究制定了《石家庄市著名人物档案管理办法》（2015年重新印发），以石家庄市人民政府办公厅的名义印发执行，并在《石家庄日报》全文刊登；2017年印发了《石家庄市市级以上劳动模范人物专题档案管理办法》；2020年为适应新的形势和任务需要，结合新修订的《中华人民共和国档案法》和工作实际，研究制定了《石家庄市档案馆档案资料征集办法》（试行），成立了石家庄市档案馆档案资料鉴定委员会，进一步规范了档案征集工作，特别是有偿征集的范围、内容、方式、工作流程和标准等，使征集工作做到有章可循。

二是加强调查研究，确定征集专题，制定征集计划。档案征集工作，涉及许多相关法律、政策方面的实际问题，所以必须坚持实事求是的原则，本着先易后难、先急后缓、先近后远、先点后面的方法步骤开展工作。首先，要认真调研本行政区域的历史和现状特点，调研馆藏现状，通过对比分析，找到馆藏应有未有或有而不全的特色档案情况，为征集档案开阔思路找准方向。其次，要在调查研究的基础上，制定切实可行的征集工作计划，分阶段、分专题开展征集工作。近年来，石家庄市档案馆先后开展了著名人物档案征集、解放石家庄档案资料征集、劳模口述档案采集、革命历史人物档案征集、红色档案征集、城市记忆档案征集、民间档案有偿征集、重大活动档案征集、突发事件档案征集、市直部门编印出版物征集等工作，征集各类载体档案7万余件。

三是普遍号召与重点突破相结合。在开展征集工作时，首先通过在媒体刊发征集公告，与相关部门联合发文广而告之，使社会和民众了解工作需求，主动对接，营造开展档案征集工作的浓厚氛围。发文之后还要认真分析主要形成单位和群体，狠抓落实、主动出击、重点突破，通过电话沟通、上门开展宣传和资料整理辅导，确保实现征集意图。近年来，多次在新闻媒体发布石家庄城市记忆、新冠肺炎疫情防控、三年大变样、红色档案、重大活动等档案征集公告。发文后都是狠抓工作落实，积极主动电话沟通，上门服务。2021年为落实马宇骏市长批示精神，联合市文旅局开展了正太饭店保护口述档案采集整理工作，客观详细记录了原市文物局党员干部1999年3月为保护正太饭店旧址，阻止铁路部门施工队强拆正太饭店的英勇事迹，录制口述视频10GB，弥补了文献、档案等文字资料无法全面展现历史事件的缺陷。2021年与市委老干部局合作，围绕“我看建党百年新成就”主题，上门采集石家庄市12位不同行业副市级老领导和亲历者的口述档案，留存音视频资料386GB。并征集“我看建党百年新成就·石家庄篇”系列微视频入馆（5.4GB）。2022年集中开展了红色档案征集工作，集中走访了红色遗址、老字号企业，开展上门征集，征集到大批珍贵档案资料。2023年又与老干部局联合发文开展了副市级以上老领导个人档案的征集工作，找到了征集著名人物档案的有力抓手。连续多年与摄影家协会联合举办摄影评奖和展览活动，征集大批获奖照片和展览照片进馆，丰富了馆藏照片档案。另外每年采用拉网式普遍征集的方式，通过打电话和到单位走访的形式，将市直各部门近年编辑的、公开或内部出版的史志、资料汇编、专业成果等编研成果征集入馆，丰富了馆藏地方特色资料。

四是围绕重大活动、突发事件及时开展征集工作。在本区域发生重大活动、突发事件后，档案馆迅速反应及时跟进开展征集。2020年围绕全市中心工作，开展了重大活动档案征集工作，在媒体发布了“关于征集重大活动档案资料的公告”，集中征集脱贫攻坚、三创四建、滹沱河生态修复等市级重大活动档案资料。2020—2022年新冠肺炎疫情期间，为全面留存全市人民奋力抗击疫情的珍贵资料，采取多种形式征集各类抗疫档案资料。一是面向社会公开征集，在石家庄日报、石家庄发布等媒体发布《石家庄市档案馆关于面向社会广泛征集新型冠状病毒肺炎疫情防控档案资料的公告》。二是突出重点，向市卫健委等部门发函征集全市医疗系统援鄂战“疫”档案。三是跨部门协作，联系相关单位，定向征集抗疫档案资料。疫情档案征集工作得到了全市社会各界的广泛关注和积极响应，征集到大批档案资料和音视频资料。同时对征集到的抗疫档案及时进行开发编研，编辑了三期《档案资讯》专刊，受到市领导好评。2020年4月15日《中国档案报》、中国档案网报道了市馆征集抗疫档案的成果和做法。

五是做好征集线索收集积累，不定期开展有偿征集工作。征集工作人员平时要及时研究、发现、积累征集线索，建立征集信息台账，定期分析研究，根据需要制定征集计划，分类开展征集。对于需要有偿征集的，拉出征集内容清单并说明理由，积极向财政申请专项资金，不定期开展有偿征集。2019年根据掌握的征集线索向市财政申请了50万经费开展了有偿征集活动。为了完成好征集项目任务，多方调研边学边干，首先研究起草印发了《石家庄市档案馆档案资料征集试行办法》，成立了石家庄市档案馆档案资料鉴定委员会，完成了项目招标，在媒体发布“石家庄城市记忆档案征集公告”，由中标公司组织开展线索收集、整理工作，招标公司提供征集目录及说明后，组织本馆征集鉴定小组人员对征集内容进行筛选、查重、初审，确定初步征集意向后，由中标公司组织召开专家评审会进行价值鉴定并出具鉴定报告，最后报馆档案资料鉴定委员会和馆务会审议通过。此次共征集到141件珍贵档案资料，内容涵盖文件、书籍、报纸、地契、照片、明信片等多种品类，填补了多项馆藏空白，对保护珍贵历史档案、优化馆藏结构、丰富馆藏内容起到了积极作用。

六是及时对征集到的档案资料进行开发利用。对征集到的档案资料及时开展编研开发，充分发挥其价值作用，撰写的稿件多次被国家、省、市报刊杂志、网站采用，编写《档案资讯》多期。2019年有偿征集到石家庄解放后创刊出版的1—44期全套《新石门日报》（1947年11月18日至1947年12月31日共44期，1948年元旦此报更名为《石家庄日报》）。《新石门日报》被称为“关内第一张城市党报”，具有极高的研究价值，为有效对报纸原件进行抢救保护，同时方便社会各界对其开展研究利用，2021年市馆联合河北师范大学中国共产党革命精神与文化资源研究中心，利用两年时间对其进行了全文整理，并以内部资料的形式进行了印刷，全书827页116万余字。2022年，结合征集到的红色遗址、老字号企业档案资料，编纂了《档案里的石家庄之最》，获全省“555红色教育活动”精品读物。

七是以编研开发促征集工作。档案编研开发和档案征集是档案馆的两项重要职能工作，两者紧密联系、相辅相成、互相促进。征集工作是开展编研开发的前期准备和物质条件，编研开发是征集工作的延伸和价值实现形式。开展档案编研开发工作可以进一步促进专题档案征集工作，满足社会对档案资源的利用需求。近年来，石家庄市档案馆紧紧围绕市委市政府中心工作，认真履行档案征集和编研工作职能，收到了很好的效果。2020年举办了“石家庄市创建森林城市、全国文明城市、国家卫生城市纪实档案展”、2021年编研开发了《滹沱河（石家庄段）生态修复工程资料汇编》、2022年策划编印了《实干兴石——石家庄市推进省会建设和高质量发展纪实》，2023年在市人民广场举办了“石家庄市高质量发展纪实展”。在开展编研开发工作中，起草收集有关档案资料通知后，以两办名义发文，通过到相关单位实地走访交流和电话催报，收集到大量文字资料和图片，2023年6月利用征集到的600余幅图片，在市人民广场举办了“石家庄市高质量发展纪实展”，全市机关企业事业单位和广大市民近万人参观了展览，进一步坚定了全市人民建设现代化、国际化美丽省会城市的信心和决心，同时也扩大了档案工作的社会影响力，收到很好的社会效果。对开展编研开发工作中征集到的档案资料，及时进行了系统整理，包括书籍和展览定稿的电子版全部移交入馆，进一步丰富了馆藏。

（三）广泛宣传，扩大社会影响，进一步促进档案征集工作

通过利用多媒体发布征集公告、公开征集电话、联合媒体开展相关报道、举行档案资料捐赠仪式等方式向社会进行广泛宣传，使社会各界和广大人民群众了解、掌握档案征集工作的意义、范围、方法、途径，个人的权利、义务等。他们积极向档案部门提供线索，捐赠档案，为改善馆藏结构、丰富馆藏档案资源提供不竭的源泉。

2007年4月，在省市新闻媒体发布了《关于征集解放石家庄档案资料的公告》，同时向中央档案馆、国家图书馆，各有关省市档案馆、图书馆等发出71封《关于协助征集解放石家庄档案资料的函》，明确了征集范围、征集方法和联系方式。公告和函发出后，广大市民、兄弟档案馆，特别是参加过解放石家庄战役的老同志及其子女、亲属纷纷来电、来函积极提供线索，踊跃捐赠资料。市馆逐一登记线索，积极与有关人员取得联系，先后深入到北京、大连、定州、曲阳、石家庄市区及所属县市区，采取登门拜访的方式征集档案资料、采集口述档案。经过不懈努力，征集到解放石家庄战役的军功章、立大功奖状、慰问袋、其他战役纪念章等实物档案、照片档案资料共计300余件，采集解放石家庄战役时任四纵司令员的曾思玉将军（百岁），时任独立旅旅长，负责攻打大郭村飞机场的原河北省军区政委曾美少将（1953年授衔，93岁）等解放石家庄战役亲历者口述档案20余人次。由于被采访者和战役亲历者大多年事已高，这次档案征集和口述档案的采集堪称是一次抢救性的工作。在开展征集工作的同时联合《燕赵都市报》同步采访报道参战老兵事迹，进一步扩大了社会影响，促进了征集工作。2007年适逢石家庄解放60周年，市馆先后接受省、市电视台、报刊等新闻媒体的采访，介绍了开展征集解放石家庄档案资料活动的目的、意义、征集范围、征集形式以及后续工作设想。省、市多家媒体纷纷与我们联系，合作开辟纪念栏目，联合摄制纪念石家庄解放60周年专题节目，不仅积极提供馆藏进行档案解读，还将收集到的参加过解放石家庄战役老同志的联系方式、征集到的档案资料提供给他们，为有关栏目的采编和拍摄《石破天惊》等专题片以及节目的顺利录制提供了方便，极大地丰富了报道内容，使广大读者享受到丰富的精神盛宴。全年媒体利用石家庄解放档案约76人次，394卷次，资料276册。征集到的解放石家庄档案资料在纪念活动中发挥了重要作用，产生了良好的社会效益。市档案局、馆和相关工作人员被评为纪念石家庄解放60周年宣传活动先进集体和个人，受到市委、市政府的表彰。石家庄解放档案征集工作结束后，组织专家对相关资料进行了价值鉴定，对档案捐赠者和档案所有人给予了适当的物质奖励。这次征集的珍贵档案资料也为以后的纪念石家庄解放纪念活动以及举办大型展览发挥了作用。

2013年，在市政府招待处举行了石家庄市著名人物档案捐赠仪式，石家庄市副市长林智敏、省档案局副局长耿树伟出席仪式并讲话，各级媒体进行了广泛报道，为开展著名人物档案征集工作营造了良好氛围。此后又在馆内举行了多次小型捐赠仪式，先后组织了曹德绪同志捐赠档案仪式，书画名家高永祥书画作品捐赠仪式，授予曹德绪同志捐赠档案特别贡献奖颁奖仪式，抗击新冠疫情档案捐赠仪式暨“6.9”国际档案日座谈会等等。这些活动的举办经过新闻媒体的报道后，得到社会各界和市民的广泛关注，增强了全社会的档案意识，有力促进了档案征集工作的开展。

二、工作中存在的问题

一是没有征集方面固定的财政预算经费，由于缺乏资金支持，有些有价值的档案资料无法及时征集进馆。

二是缺乏档案价值鉴定专业人才，对于一些需要开展有偿征集的档案资料价值、价格把握不准，不敢轻易开展有偿征集。

三是信息不够畅通，没有形成有效的工作机制。

四是对利用现代科学技术主动采集信息研究不够。

五是与有关部门和团体合作，借力开展征集工作不够。

三、建议与对策

一是向财政部门宣传档案征集工作的重要意义，积极争取每年能有适当固定经费用于开展征集工作。

二是正确界定档案征集范围，同时做好信息互通工作。《中华人民共和国档案法》从法律高度对我国档案工作的基本原则作了规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则。档案征集工作也要遵循这一原则，按照管理权限正确处理好省、市、县档案馆之间的关系，做到征集工作不越界。

三是在社会收藏机构和收藏家中聘请部分信息员，建立征集工作网络，形成畅通的信息沟通渠道，以便及时了解情况，掌握信息，有针对性地开展征集工作。

四是建立省、市、县档案馆之间、京津冀档案馆之间的征集信息沟通机制，做好征集信息互通工作，利用有限的人力物力尽可能多地征集到有价值的档案资料。

五是依靠相关主管部门的力量，调动各方面的积极性，共同把征集工作搞好。与老干部局、工会、组织部、文联等有关部门联合发文，开展相关领域和著名专家、学者、文艺工作者的专题档案、名人档案征集工作。与摄影家协会联合开展照片、视频征集工作等。