提升社区档案管理工作质效方法探究

2024-08-06 00:00:00段蕾
档案天地 2024年5期

城市社区档案资料不仅记录了我国城市社区发展的历史,也是资政育人的宝贵材料,是国家综合档案馆档案信息的重要来源。城市社区档案工作的发展关乎全国档案事业的发展,中国档案事业的现代化离不开城市社区档案事业的现代化。当前,我国城市社区档案管理工作还存在思想重视程度不够、管理人员业务不熟、硬件条件不高等问题。为此,我们必须在严格遵守档案法律法规的基础上,在上级档案业务部门的指导下,加强顶层设计,完善相关制度,强化人员培训和业务指导,加大人力、物力投入,以推动城市社区档案管理工作再上新台阶。

一、加强城市社区档案管理工作的必要性

近年来,随着基层社会管理体制改革的发展,城市社区基层服务功能不断提升,城市社区党组织建设和居民自治建设不断完善,城市社区档案管理工作作为一项基础性工作理应得到不断的加强。

(一)城市社区档案是我国国家档案不可或缺的重要组成部分

2015年11月23日,国家档案局、民政部发布的《城市社区档案管理办法》(第11号令)中明确指出:“城市社区档案是指城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织和居民在社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。”因此,城市社区档案与农村档案一样都是我国基层组织在社会实践活动中形成的有保存价值的档案材料,它见证了我国基层组织发展的历史,对研究基层组织和促进地方经济发展具有重要的借鉴意义,是我国档案馆收集的重要对象,是国家档案资源的重要来源。同时,“社区档案工作在业务上必须接受街道办事处(乡镇人民政府)以及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。”

(二)城市社区档案工作的发展从细节上影响城市的管理水平

《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出,到2025年档案工作“三个走向”取得实质性进展,“四个体系”得到全面推进,“档案资源建设迈出新步伐,档案资源覆盖面更加广泛、内容更加丰富、形式更加多样、结构更加优化,档案‘应归尽归、应收尽收’有效落实”。城市社区档案管理工作处在我国档案管理工作的最基层,是城市实施细微化精准化管理的缩影。如果城市社区档案接收不及时,整理不规范,保管不安全,管理秩序混乱,管理技术手段落后,信息化和专业化水平较低,那么势必会影响一个城市的管理水平。

(三)加强城市社区档案管理工作有利于提高人们的档案意识水平

档案是随着人类文明的起源和社会的发展而产生和发展的,档案的本质属性是原始记录性,习近平7f7290d2e0e6ccd19398469db1aaf1c3总书记指出:“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”城市社区档案作为记录社区居民活动的第一手资料,具有广泛的社会功能,它是工作查考的重要依据,是文化传承的重要载体,是经济建设的宝贵资源,是开展研究的可靠依据,是宣传教育的生动教材[1]。广大群众通过查阅社区档案可以得到自己想要查阅的内容,实现查阅的目的,而且还可以体会到由档案给自己生活带来的便利,这有利于激发广大群众养成收集档案、保管和利用档案的习惯,从而提高全民的档案意识水平。

二、当前城市社区档案管理工作的难点

从2007年5月国家发改委、民政部联合印发《“十一五”社区服务体系发展规划》到2022年1月国务院办公厅印发《“十四五”城乡社区服务体系建设规划》,我国城市社区得到了极大的发展,党建引领更加突出,社区服务供给不断增加。与之相适应的社区档案管理工作虽然近年来也得到了很大的发展,但是一些问题和不足逐渐显现,主要体现在以下几个方面:

(一)城市社区档案管理工作的思想重视程度不够,投入不足

思想决定行动,有什么样的思想就能做出什么样的行为。当前各城市社区领导大部分对社区档案管理工作重视程度不够,片面地认为档案管理工作不重要,不能带来经济效益。这就客观地造成了城市社区档案管理工作的被动与混乱。另外,城市社区集体经济收入普遍不高,而社区用钱的地方又相对较多,导致了很多城市社区负责人不愿意投资档案管理,能勉强使用的档案装具和设备就尽量勉强使用,形成了城市社区档案装具和设备更新速度慢,现代化智能档案装具和设备几乎为零的局面。

(二)城市社区档案管理工作人员专业素养偏低,档案信息资源开发利用程度不够

档案信息资源开发利用是档案管理的终极目的和归宿。档案信息资源开发利用就是档案管理部门根据特定利用者的需求或社会需求,将收藏的静态档案信息通过查找、筛选、加工、编辑等手段变为动态信息,并通过一定渠道传播给利用者,将“死档案”变为“活信息”的过程[2]。经过十多年的发展,城市社区的档案管理工作有了很大的进步,基本的档案管理模式已经形成,档案管理工作初步走上了规范化轨道。但是由于城市社区工作人员数量偏少,当前,大多数城市社区没有专业的档案管理员,档案管理的人员往往兼职其他工作,所学专业也往往与档案管理关系不大。各城市社区领导往往很少组织他们到高等院校或科研院所进行培训,上级档案业务管理部门也很少组织他们进行业务技能培训,因此档案管理知识相对欠缺,档案管理能力和专业素养普遍偏低。日常的档案管理也只是进行简单的档案收集和保管,更谈不上进行档案编研等档案信息的开发利用工作。

(三)城市社区档案管理制度落实不到位,档案管理人员更替频繁

工作制度是干好工作的基本保障,没有完善、科学、高效的档案管理制度,很难做好档案管理工作。当前城市社区档案管理工作制度的体系已初步形成,这些档案管理制度是做好城市社区档案管理工作的基础和保障。但是由于各地城市社区的基础条件存在很大的差异,有些城市社区的档案管理工作制度不具备落实的基本条件,仍然悬在半空,很难落实到位。另外有些城市社区档案管理工作人员还要兼职其他工作,工作任务繁重,待遇较低,这在一定程度上影响了工作人员的工作积极性。另外,还有些城市社区档案管理岗位工作人员更换频繁,新旧人员交接不清楚、不及时,新接管的档案管理人员对档案的收集范围、交接流程、鉴定程序、整理方法等基础知识不熟悉,这在一定程度上影响了城市社区档案管理工作的质量和效率。

三、新时期提升城市社区档案管理工作的路径

当前城市社区档案管理工作存在难点的原因是多方面的,既有思想不重视等主观方面的原因,又有档案管理资金缺乏、人员业务不熟悉、规章制度落实不到位等客观方面的原因,还有管理人员更换频繁,政治和经济待遇不高等其他方面的原因。下面根据以上分析,结合档案管理工作的实际,提出如下提升路径。

(一)加强档案工作的宣传教育,提高人们对档案工作的重视程度

档案之所以被世代保存、流传,其根源在于档案具有自身所特有的、其他事物不可替代的价值和作用。档案不仅对当下社会活动产生作用,即档案的第一价值,而且对未来产生影响,能在未来对社会各方面产生作用,即档案的第二价值。对历史负责,为现实服务,替未来着想,这句话深刻揭示了档案的现实价值和长远价值[1]。有些城市社区领导没有看到档案的价值,或者只看到了档案的第一价值,没有看到档案的第二价值,导致对档案管理工作重视程度不够。为此,必须强化对档案管理工作的宣传教育,利用每年6月9日的国际档案宣传日,以各种灵活方式扩大对档案工作的宣传,努力弘扬档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的重要作用,激发档案工作者“为党管档、为国守史、为民服务”的责任感和自豪感。

(二)加大档案管理工作资金投入力度,完善档案管理工作硬件设施

做好城市社区档案管理工作,不仅需要提高思想认识,强化领导对档案管理工作的重视程度,而且更需要加大资金投入力度。《城市社区档案管理办法》第五条明确规定:“社区档案工作经费从社区的办公经费中列支,并应当满足实际工作的需要。”各城市社区要结合自身实际,按照标准,对档案库房、阅览室、办公室等基础硬件设施进行提升改造。在提升改造过程中,既不能盲目追求高标准,又不能条件太简陋,应当满足基本的档案保存和办公的需要。同时还要根据档案管理工作的实际需要,购置先进的档案管理装具和档案信息化设备,便于实现档案管理的信息化和现代化。另外要积极改善档案管理人员的办公条件,为办公人员配备现代化的办公设备,从而有利于提高档案管理人员的工作积极性和工作效率。

(三)强化档案管理人员培训,提高档案管理人员业务素质

《中华人民共和国档案法》规定:“国家加强档案工作人才培养和队伍建设,提高档案工作人员业务素质。”高素质档案管理人才是做好档案管理工作的必要条件。虽然目前城市社区档案管理人员大多数不是专业出身,但是我们可以从现有的城市社区工作人员中选择计算机、图书馆学等与档案管理相关专业人员从事档案管理工作,这样有利于实现档案管理的信息化和现代化。要积极拓宽人才培养渠道,积极组织档案管理从业人员到高等院校、科研院所进行有针对性地培训,同时还可以邀请上级档案业务部门的技术骨干到社区进行现场教学和业务指导,让他们迅速适应基层档案管理工作。另外,要保障档案管理人员的政治和经济待遇,鼓励他们专心从事基层档案管理工作。

(四)加强对城市社区档案业务的监管、严格档案执法,提高人们对档案法律法规的敬畏意识

再完善的制度如果得不到落实,也是形同虚设,再严苛的法律得不到执行,也于事无补。当前我国档案方面的法律法规体系比较完善,档案法律、行政法规、地方性法规和规章一应俱全,基本能够满足档案管理工作的需要。为此,提高城市社区档案管理工作质量,必须在严格遵守档案法律法规的前提下,上级档案业务管理部门要加强对城市社区档案管理业务的监管,每年进行一次例行的档案执法检查,量化出成绩,在一定范围内进行排名通报,对发现的问题及时督促整改,实行销号管理;对日常档案管理业务比较好的社区进行通报表扬,在评优树先等方面给予政策倾斜;对发现问题拒不整改的城市社区,依据《中华人民共和国档案法》等法律法规给予单位或者相关责任人一定的处罚,从而增强人们敬畏档案法律法规的观念。

四、结语

随着城市社区的不断发展,城市社区的各类服务体系不断完善,城市社区档案管理工作的科学化、高效化和高质量化也被提到了重要议程。如何解决当前城市社区档案管理过程中出现的难点,是基层档案必须面对的问题。加强档案教育宣传、提高思想认识、组织业务培训、加强业务指导、增加资金投入、改善硬件条件、强化业务监管、严格档案执法是解决当前城市社区档案管理工作难点的一剂良药。

参考文献:

[1]浙江省档案局. 档案事业概论[M]. 北京: 中国商业出版社, 2020: 16-17.

[2] 郑金月.档案工作实物[M].北京:中国商业出版社,2020:154.

作者单位:河北省档案馆(河北省地方志编纂委员会办公室)