档案管理现代化存在的问题及应对策略分析

袁伟

摘 要：随着信息技术的快速发展，档案管理现代化成为提升组织决策质量、优化风险管理、加强知识管理与创新以及提高业务流程效率的关键。基于此，文章简单分析了档案管理现代化的重要性，并结合档案管理现代化探索常见问题，深入探讨对应解决策略，包括动态更新档案管理意识、加强引导培训、建立横向合作机制以解决协同困境以及引入专业人员以解决人员困境、大力开展智能化档案管理探索等内容，以供参考。

关键词：档案管理；现代化；智能化

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案管理作为组织信息管理的重要组成部分，随着数字化和信息化时代的到来，档案管理现代化成为不可逆转的趋势。然而，在档案管理现代化的探索过程中，众多组织面临着档案管理意识落后、部门间协同不力、复合型人才短缺以及智能化管理水平低下等问题，这类问题必须设法解决。

一、档案管理现代化的重要性

1.提升决策质量

在信息化时代，数据与信息是企业制定决策的重要依据。通过采用先进的档案管理系统，企业能够实现对历史数据和实时信息的快速检索与分析，确保决策者能够基于全面、准确的信息进行判断。此外，现代档案管理系统多具备高级分析功能，可对大量数据挖掘和分析，进而指导战略决策。档案管理的现代化不仅加速了信息的流通速度，还大幅提高了决策的科学性和准确性。

2.优化风险管理

随着法规要求的日益严格，企业必须确保其操作和档案管理遵循相关法律法规，以避免潜在的法律风险和经济损失。现代化档案管理能够帮助企业有效监控和管理信息存储、处理和传输过程中的合规性问题，通过设定访问权限、加密敏感信息等措施可确保信息安全。此外，现代档案管理还能够依托先进的软硬件，自动记录所有文件的处理历史，为企业提供必要的审计轨迹，以应对法律审查和合规审计，进一步降低法律风险。

3.加强知识管理与创新

档案管理的现代化促进了知识的积累、共享和创新，在知识经济时代，企业的竞争优势越来越依赖于对知识资产的有效管理。现代档案管理系统通过对企业内部文档、项目报告和研究成果的系统化归档，可实现对知识资源的有效整合与共享，进而提高员工获取相关知识的效率。同时，通过跨部门的知识流动，也能够促进创新思维的碰撞和创新项目的孵化，这种情况下档案管理现代化成为推动企业持续创新和维持竞争力的关键因素，理应得到重视。

4.提高业务流程效率

现代化档案管理通过自动化的文件处理和流程管理，可显著提高业务流程效率。自动化的文档处理能够减少对人工操作的需求，降低错误率，并加速文件的处理速度。同时，通过电子文档管理系统（EDMS）等技术的应用，企业能够实现文档的电子流转，简化审批流程，减少纸质文件的使用和存储成本。此外，档案管理系统的集成化设计使得不同业务模块能够共享数据和信息，避免出现信息孤岛，整体业务流程的协同性和综合效率自然可随之提高。

二、档案管理现代化探索常见问题

1.档案管理意识落后

在档案管理现代化探索过程中，部分企业存在档案管理意识落后的问题，未能充分认识到档案管理在保障信息安全、提高工作效率、促进知识共享等方面的价值。具体而言，落后的档案管理意识表现为对档案的重要性缺乏足够的认识，将其视为一项次要的行政工作，而非组织战略规划的一部分。此外，这种观念还体现在对档案管理专业性和系统性要求的忽视上，很多企业不愿意投入必要的资源来培训档案管理人员或升级档案管理系统。受这种落后的管理意识制约，档案管理工作往往无法与组织的发展步伐同步，企业决策的准确性和执行实效性自然会受到影响。

2.部门间协同不力

部分企业的不同部门在信息共享、资源配置和工作协调方面存在的障碍，档案管理工作往往会受到负面影响。由于缺乏有效的跨部门沟通机制和统一的档案管理标准，各部门很容易形成信息孤岛，难以实现资源的优化配置和信息的高效流通。此外，部门间缺乏协同还可能导致档案管理工作重复或遗漏，影响档案的完整性，这一系列问题必须设法解决。

3.复合型人才短缺

在档案管理现代化的探索中，复合型人才的短缺是一个不容忽视的问题。所谓复合型人才，指的是那些不仅具备人事档案专业知识，同时还拥有数字化系统开发能力，能够理解人事档案管理的全链条、全过程及其质量要求的专业人员。这类人才的缺乏，直接影响了档案管理现代化进程的有效推进。由于缺乏既懂技术又通晓管理的复合型人才，许多组织在实施档案数字化、智能化改造项目时遭遇重重困难，无法有效将先进技术与档案管理需求相结合，进而影响了整个项目的顺利推进，该现状必须引起重视。

4.智能化管理水平低下

随着时代的快速发展，智能化管理已经成为档案管理现代化探索的重要方向。但结合实际调研可以发现，许多组织在智能化管理水平上仍显不足，这对档案管理现代化发展造成了一定制约。智能化管理水平低下主要表现在两个方面，一是在技术应用上缺乏深度和广度，如未能普遍应用人工智能、大数据分析等先进技术来优化档案管理流程。二是在智能化策略的制定和执行上存在缺陷，缺乏对档案管理智能化转型的系统规划和持续投入。这种状况不仅影响了档案信息的快速检索和高效利用，还限制了组织在提高知识管理和决策支持方面的能力。

三、档案管理现代化优化开展

1.动态更新档案管理意识，加强引导培训

档案管理现代化的有效推进，不仅需要先进的技术支撑和完善的管理体系，还离不开档案管理意识的动态更新。动态更新档案管理意识，意味着必须根据时代发展的需求，不断调整和优化对档案管理的认识，确保其与时俱进，这一过程要求组织领导层对档案管理的重要性有充分的认识，并将之视为组织战略发展中不可或缺的一部分。组织应在内部建立一种持续学习和改进的文化，鼓励所有员工关注档案管理领域的最新发展趋势和技术进步。随着云计算、大数据、人工智能等技术的发展，档案管理已从传统的文件归档、保管等物理形态，转向数字化、智能化的管理模式，组织应定期评估现有档案管理系统的效能，识别技术升级或流程优化的需求，并据此调整档案管理策略。同时，还应加强引导培训。培训内容应涵盖档案管理的基础理论、相关法律法规、最新技术应用、档案信息安全等多个方面。特别是在数字化技术应用方面，应重点培养档案管理人员对电子文件管理系统的操作能力以及对数据分析、云存储等现代技术的应用能力，并加强对档案管理伦理和档案信息安全意识的培训，确保档案管理工作在遵循法律法规的同时，也能够保障信息安全。具体可采取多种方式培训，如内部研讨会、在线课程学习、外部专业培训等，并鼓励档案管理人员参与国内外档案管理领域的学术交流和技术研讨，以此更好拓宽视野，及时掌握行业最新动态和前沿技术。

2.针对协同困境，建立横向合作机制

在档案管理现代化进程中，跨部门之间的协同合作是实现信息资源共享、提高工作效率的重要环节。针对协同困境，企业应构建有效的横向合作机制，以此优化部门间的信息流通和资源共享，提高整个组织的运营效率。为实现该目标，可从以下几个方面入手：

第一，从组织结构调整角度出发。企业应当打破传统的垂直管理模式，引入更为灵活的矩阵管理结构，以便于不同部门之间的交流和协作。例如，通过设立跨部门项目组、工作小组、联合工作委员会等形式，将不同部门的人员根据项目需求临时组合在一起，共同完成特定任务。这种结构有助于打破部门壁垒，还能促进知识和信息的交流与共享。第二，流程重设计。企业需要对现有的工作流程展开全面审视，识别需要跨部门协作的关键环节，并通过流程再设计来优化这些环节的工作流程。可以考虑引入流程管理软件来支持跨部门的协作，确保信息的及时传递和反馈，减少工作重复和延误。第三，文化塑造。通过鼓励开放性、合作性和共享精神，鼓励员工跨部门交流，企业可建立起一种团队合作、共同完成任务的氛围。此外，还需要通过定期的团队建设活动、跨部门交流会等方式，增强不同部门之间的了解和信任，消除可能存在的隔阂和偏见，从而为档案管理现代化发展奠定坚实基础。

以某历史悠久的制造业企业为例，该企业的档案管理方式因时间推移显得过时且效率低下。为实现档案管理现代化，该企业开展了组织文化层面的改革，依托文化重塑项目，将创新、共享、协作的理念深植于企业文化之中。在具体实践中，该企业通过系列高层研讨会和员工大会，广泛宣传档案管理现代化对企业发展的重要性，强调每个员工都是档案管理和信息共享的责任主体。接着，企业设置了一系列机制来鼓励员工之间的知识共享和协作，如设立“最佳协作团队”奖项、开展跨部门档案管理挑战赛等，并在内部网络平台，建立依托档案资料的知识共享平台，员工可基于该平台获取价值较高的档案资料并展开讨论。经过一段时间的实施，该企业的档案管理效率显著提高，信息流通更加顺畅，企业决策水平也随之持续提高。

3.针对人员困境，引入专业人员

为实现档案管理现代化发展，人员能力的提升和专业人才的引进不容忽视，企业可以考虑与高等教育机构合作开展专业人才培养项目，通过建立实习基地、共建研究实验室、联合举办研讨会等形式，为学生提供更多实践学习的机会，企业也能够在这一过程中引进最新的理论和技术。例如，通过与本地高校信息管理与信息系统专业建立长期合作关系，共同开发一系列针对档案数字化和智能化管理的课程和实训项目，培养一批既懂档案管理专业知识又具备数字化技能的复合型人才。这一过程中，单位还应在内部选拔具有丰富经验和高度专业技能的员工作为“内训师”，负责开展定期的培训课程和技能分享会，促进知识和技能的内部传承。同时，通过外部专业培训和引进行业内的专家开展专题讲座，优化团队的知识更新和技能提升，增强员工的归属感和参与感，培训的针对性和实效性均可由此提升。

以某企业的相关实践为例，该企业从外部引进了几位档案管理领域的资深专家，作为“内训师”，负责制订培训计划和课程体系。“内训师”不仅拥有丰富的理论知识，还具备深厚的实践经验，能够针对企业的实际需要，提供定制化的培训。在“内训师”机制实施后，档案人员的专业技能和工作效率大幅提升，通过定期的培训课程、一对一的辅导，档案相关人员在档案数字化、数据分析、电子档案系统维护等方面的能力得到了显著提高，单位内部的知识传播和经验分享也同时优化，使得团队沟通协作得到强化。“内训师”机制的推广不仅培养了一支高水平档案管理队伍，还充分激发了员工的学习热情和创新精神，为企业的持续发展注入了新的活力，具有较高的借鉴价值。

4.大力开展智能化档案管理探索

智能化档案管理需要聚焦智能收集、智能整理、智能利用三大环节，在档案智能收集阶段，可以依托于模式识别和实时转写系统的技术应用，实现对多种类型档案资料的自动识别和转录。其中，实时转写系统能够在会议或访谈过程中自动将语音内容转换为文字记录，大幅节省人工转录的时间和成本。以某单位基于模式识别技术的智能档案收集系统为例，该系统通过高级图像识别和声音识别技术，可自动识别和收集各类档案资料。具体应用中，系统利用图像识别技术自动扫描纸质文件，通过预设的模式匹配算法，识别文件中的关键信息，如日期、标题和文号等，并将这些信息转录入电子档案库中。此外，系统的声音识别技术可应用于会议记录的自动转录，实时捕捉会议中的讨论内容，并通过语音到文本的转换技术，自动生成会议记录文档。

在档案智能整理环节，该环节主要依赖机器学习和自然语言处理技术。前者可通过算法模型的训练，使计算机系统能够基于数据特征实现自我学习和优化，实现对档案资料的自动分类、标签生成和摘要提取。例如，对于电子邮件档案，机器学习模型可以根据邮件内容、发件人和接收日期等特征，自动归类和标注重要程度。自然语言处理技术则用于处理和理解人类语言，使得机器能够理解档案内容的语义，自动提取关键词、生成内容摘要，甚至展开情感分析，为后续的档案检索和利用提供便利。在档案智能利用环节，可以依托模式识别、机器学习和专家系统，实现对档案资料的高效检索和智能推荐。以专家系统为例，其能够通过模拟专家的决策过程来解决问题，结合机器学习对档案内容的深入理解和模式识别技术的精准定位，为用户提供精确的档案检索服务，用户可以通过输入自然语言的查询指令，系统即可基于内容理解和模式匹配，快速返回最相关的档案资料。此外，利用用户行为分析和偏好学习，专家系统还能够实现档案资料的智能推荐，提高档案利用的便捷性和个性化程度。

四、结论

随着技术的不断进步和组织需求的日益复杂化，档案管理现代化面临的挑战将会更加多样化。展望未来，档案管理领域需要持续关注新兴技术的发展，如人工智能、区块链等，探索它们应用在档案管理中的可能性。同时，组织应加强档案管理人才的培养和引进，尤其是复合型人才的培养，以适应档案管理现代化的需求。未来的档案管理将更加智能化、高效化，由此开展的相关探索必须得到高度重视和大力支持。

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