新形势下婚姻档案管理工作研究

张彩林

摘 要：在新形势下，深入研究婚姻档案管理，可以探索出更多有效的管理思路和方案，提高档案保存、利用水平。基于此，文章从新形势下婚姻档案管理工作的重要性和原则展开论述，提出了做好婚姻档案整理归档、完善婚姻档案管理制度、加强婚姻档案管理人员专业能力、健全配套信息化软硬件设备设施、加强婚姻档案利用管理和重视婚姻档案监管等措施，希望能够为婚姻档案管理工作的开展提供参考。

关键词：婚姻档案；档案管理；档案归档

中图分类号：G271 文献标识码：A

新形势下，社会的快速发展以及法制建设的日益完善，让婚姻档案管理工作的重要性日益凸显。婚姻档案不仅是维护婚姻双方合法权益的重要参考，还是异地落户、出国探亲、买卖房产等居民日常手续办理所需信息的重要来源。因此，应积极探索新形势下婚姻档案管理，不断归纳和总结科学、合理的工作方案，为档案安全存储以及高效利用提供有力的支持。

一、新形势下婚姻档案管理工作的重要性

在新形势下，婚姻档案是记录婚姻双方权利和义务的重要载体，其中蕴含着维护婚姻法律权益的重要信息和权威性凭证，是维护婚姻法律权益的基础，使得婚姻档案管理成为保障婚姻双方合法权益的重要途径。通过调取档案信息，可以为财产分配、子女抚养等问题的合理解决提供有效、权威的依据，避免双方权益受损。此外，婚姻作为社会关系的重要组成部分，婚姻档案的稳定管理对于维护家庭关系、社会关系以及国家法律的尊严至关重要。在婚姻档案管理中，档案的稳定留存以及便捷调用，能够有效预防家庭纠纷和社会矛盾的产生，保证社会关系的稳定、和谐。

从婚姻家庭研究的角度上来看，婚姻档案一直以来都是重要的资料。通过对婚姻档案的深入研究，可以了解婚姻家庭的发展趋势、问题与挑战，为政府制定相关政策和法律提供参考依据，也为社会学、心理学等学科提供丰富的研究素材，而配套的档案管理工作，能够更好地支持研究活动的开展，从而助力婚姻家庭研究的进展以及相关政策法规的建设。

二、新形势下婚姻档案管理工作原则

在新形势下，为了获得更好的管理效果，可以考虑在婚姻档案管理工作中遵循以下几项原则：

依法依规原则。应严格遵守《档案法》《婚姻登记条例》等法律法规，确保档案管理工作在法治轨道上运行。

信息安全原则。应高度重视个人隐私保护，要采取合理的技术和管理措施，确保婚姻档案中的个人信息不被泄露、滥用或非法获取。

完整性原则。婚姻档案是记录婚姻双方权利义务的重要文件，应积极通过建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、归档等措施，保障档案内容齐全、准确、无遗漏。

高效原则。新形势下，应注重档案管理工作的推进效率，顺应其他各个档案应用领域的发展，以满足日渐增加的档案应用需求。

利用便捷原则。婚姻档案具有重要的参考价值和研究意义，应便于公众查询和利用。因此，在管理过程中应当重点关注档案的利用，为档案调取、查阅提供方便。

三、新形势下婚姻档案管理工作研究

1.做好婚姻档案整理归档

整理归档是婚姻档案管理中的首要环节，其落实效果直接关系着档案质量。一般来说，整理归档环节的核心工作内容在于归集档案信息，检查档案内容是否完整、准确、齐全，确认无问题后，再将其统一入库存储。但考虑到婚姻档案管理不仅要确保档案的安全、完整，还要为后续的档案利用提供支持，因此，为了更好地落实此项档案管理环节，还要在整理归档时注重考虑后续的使用需求，以提高新形势下婚姻档案管理水平。

首先，在整理归档过程中，应明确整理档案内容。目前，婚姻档案内容主要包括个人基本信息、婚姻登记日期、婚姻状态变更手续、离婚协议书、法院判决书和相关证明材料，如丧偶证明以及归档日期与负责人员的记录。其次，为了能够为后续档案利用提供完整、准确的档案信息，需要对收集到的材料加以审核，确保其真实性和完整性，归档信息录入时，应设置信息核对、检查环节，确保归档的信息准确无误，与原始材料一致。同时，还要检查档案的完整性，不得遗漏任何与婚姻档案相关的信息。在此过程中，应当注意确立规范的工作流程方案，明确规定各个步骤的具体内容、操作标准，给予工作人员清晰的导向，减少不规范、疏漏操作出现的概率。最后，为了方便后期的档案调取查阅，需要标注好档案的归档信息，如归档日期、归档人员等，并将整理好的档案存储到指定的档案库中，确保档案的安全性和可查询性。在此过程中，要注意有序摆放卷内材料，并采用方便调取查阅的方式，装订、固定档案资料，还要按照婚姻登记时间，对档案予以分类有序存储。此外，还要制作档案目录并单独装订成册，方便查阅调取。

2.完善婚姻档案管理制度

配套的管理制度是档案管理工作开展的主要依据，通过完善配套制度，可以更有效指引工作人员规范各项管理操作，有利于新形势下婚姻档案管理工作质量的提升。为此，在制度建设上，应当从档案建立与归档、档案内容与要求、档案保管与保护、档案利用与查询以及档案更新与维护几项重要的工作环节入手，根据实际需求，制定针对性的制度条款，让各项工作能够有章可循，深入优化档案管理的规范性和严谨性。在此过程中，档案建立与归档是档案形成的开始，严谨、规范的建档、归档是保证档案内容权威性和有效性的前提条件。针对此环节，应当完善相应的信息审核制度，为各项信息的审核操作提供依据和指导。而在档案内容与要求方面，制度条款则应当明确婚姻档案中包括的材料项目，且应在制度中提出对档案内容的质量要求，如内容应清晰、规范，易于查询和利用等。在档案保管与保护上，则应当侧重信息安全方面的考虑，并制定相应的安全制度，如防潮、防火、防盗等制度条款。在档案利用与查询方面，需要关注具体的利用查询流程，并要确保利用查询行为的合理性和便捷性。因此，在制度建设上，需要秉承公开、公平、公正的原则，根据现行的相关规定，明确查询者的身份证明制度、查询过程监管制度以及查询流程制度等，让档案的查询利用更加安全、便捷。在档案更新与维护方面，则要靶向性制定出档案变更制度、档案维护制度等制度内容，以指导工作者合理、规范地落实档案更新维护工作，深入优化管理工作效果。

3.加强婚姻档案管理人员专业能力

管理人员是婚姻档案管理工作的主要执行者，其专业能力水平直接决定着管理工作的质量和效率。为了获得更好的工作效果，需要注重提高管理人员的专业能力，进一步优化新形势下的婚姻档案管理工作。在此过程中，应关注档案管理基础知识培训，引导管理人员了解档案的形成、分类、管理等基本过程，熟悉档案管理的收集、整理、归档、保管、利用等基本流程，培养其良好的档案意识和职业素养，使档案管理工作的落实更加严谨、细致。同时，也要将婚姻家庭法律法规融入培训内容中，通过让档案管理人员深入学习相关法律法规，理解婚姻家庭的法律关系和权利义务，并借此使其掌握婚姻法律法规在档案管理中的应用方法，确保档案内容的合法性和合规性。此外，还要重点关注档案安全与保密方面的培训，让管理人员深入了解档案安全保密制度，认识到婚姻档案保密的重要性，并逐渐形成较强的风险意识，能够及时发现和处理档案安全保密工作中的问题。通过培训引导档案管理人员熟悉各类档案安全保密的技术手段和管理措施，以更好地预防泄露档案信息等问题。在专业能力的培养中，除了上述内容以外，也要注重培养管理人员的持续学习与创新能力，使其能够更好地适应新形势下的婚姻档案管理需求。为此，在培训中，应持续向管理人员输入档案管理领域新知识、新技能，引导其关注档案管理领域的创新实践和发展趋势，积极探索适合本地区的档案管理新模式，并鼓励其参与档案管理相关的学术交流和研讨活动，拓宽视野，激发创新思维，提高其专业能力和职业素养水平。

4.健全配套信息化软硬件设备设施

信息化建设是提高档案管理效率的有效途径。在信息化建设中，通过构建安全有效的信息查询系统，可以帮助管理者更快、更准确地调取档案资料，方便查询和利用。同时，基于信息软件系统的档案数字化，也在很大程度上减少了档案内容查询利用对纸质原始档案的伤害，深入优化了档案管理效果。在此背景下，为了更好地发挥档案的社会功能，应健全配套的软硬件设备设施，支持信息化建设的持续推进，为婚姻档案更广泛、便捷、高效的应用提供支持。首先，应建立婚姻档案网络化共享平台，实现档案信息的跨部门、跨地区共享，并借助该平台，提供远程查询和在线服务功能，拓宽档案服务的覆盖面，并完善平台间的对接，由此与相关部门信息共享，实现档案信息即时共享，利用手续办理更加便利。其次，健全信息安全软件，采用防火墙、杀毒软件等构建配套信息安全防护体系，并加强信息加密处理软件程序建设，完善信息安全审计系统，及时对档案信息系统实施安全检查和漏洞修补。再次，推进网络基础设备设施的建设，落实路由器、交换机、防火墙等网络设备以及光缆、双绞线等传输介质的安装配置。同时，还要健全终端硬件设备设施，并考虑档案管理、利用的实际需求，选择性能稳定、易于维护的设备设施，并确保其兼容性和可扩展性。最后，为了保证婚姻档案管理信息化管理的稳定性，还要做好数据中心建设，并充分考虑数据中心的物理环境，如供电、制冷、防火以及数据中心的逻辑架构，如虚拟化、容灾备份等，确保数据中心能够高效、安全和可靠运行。

5.加强婚姻档案利用管理

在日常生活中，公证、遗产继承、房产买卖、解决经济纠纷和银行贷款等事务的办理，均需要应用到婚姻档案。为了保证婚姻档案的顺利使用，需要加强婚姻档案的利用管理，让各项档案利用流程得以有序开展，满足新形势下日渐增长的档案利用需求。在婚姻档案利用管理中，需根据《婚姻登记档案管理办法》有关规定，立足于《婚姻登记条例》《民法典》以及《婚姻登记档案管理办法》的要求，做好协商沟通，及时发现和处理档案利用中存在的困难和问题，并严格执行档案管理制度，设置专人负责办理各项档案利用流程，还要按照管理办法统一执行各项档案查询与利用程序，保证档案利用管理程序合法、规范。此外，要确立严谨的档案利用意识，记录每一次查档人身份证、介绍信、档案用途等信息，确保档案利用行为透明可追溯，降低信息被泄露等方面的风险，提高档案利用管理效果。对于线上与各部门之间的档案信息共享利用，则可以考虑借助用户权限管理，根据用户需求和工作职责，设置不同的用户角色和权限，并对用户登录加以身份验证和访问权限控制，确保只有授权用户才能访问相关档案信息，同时记录用户操作日志，方便对用户行为追溯和审计。

此外，考虑到群众在日常生活和工作中，可能有异地档案查询的需求，因此，也要积极拓宽服务渠道，推行“异地查档、跨馆服务”，深入优化档案利用管理效果。在此过程中，可以将各地的档案管理信息系统联网，让档案管理部门可以以身份证、户口本、结婚证等证件为依据，提出档案异地查询申请，并将申请发送档案所在的当地档案馆，然后档案所在档案馆审核申请中包含的信息内容，确认无问题后，即可通过电子版网络发送、纸质版档案快递发送等方式，展开档案的送达应用，实现异地查档、跨馆服务。但应当注意，婚姻档案异地查档、跨馆服务可能涉及不同地区的政策和规定，因此在实际操作中，做好相关规定的协调，并严格按照流程操作。同时，也应保护好个人隐私和信息安全，避免泄露敏感信息。考虑到异地查档、跨馆服务的流程可能会较为复杂且严格，所以，在服务渠道、路径建设上，应提前做好相关的规划，并建立配套的机制、制度，以支持此项服务的落实，深入优化档案利用的灵活性和效率。

6.重视婚姻档案监管

考虑到婚姻档案具有多种重要的社会功能，对于个人生活与社会治理，均具有重要意义。为了进一步确保婚姻档案管理工作能够满足要求，需重视婚姻档案的监管工作，并不断完善婚姻档案监管制度，根据实际情况和需要加以调整和优化。同时，还应加强与其他相关部门的协调与配合，形成合力，共同推进婚姻档案监管工作的规范化、系统化和高效化。在此过程中，应明确档案管理部门的监管责任，建立健全追责机制，并重点加强档案保密监管，明确婚姻档案的查阅和使用权限，加强对档案管理部门审批流程和手续的办理监管，防止档案信息被滥用和泄露。还要注意对于不再需要保存的婚姻档案，应建立明确的销毁制度和处理流程。一般来说，销毁工作应在监督下开展，并留有相关的记录，确保档案内容不被非法获取和利用。此外，还要定期审核婚姻档案的内容，确保档案的真实性和准确性。审核工作应包括对档案内容的核对、核实以及对于存在疑问或异常的档案展开深入调查和处理，由此提高监管工作力度，让婚姻档案管理工作的质量和效果得到保障，从而为档案的后续利用提供有力支持。

四、结论

综上所述，新形势下应积极提高婚姻档案管理水平，深入优化婚姻档案的社会服务功能。在婚姻档案管理中，应深刻认识到婚姻档案的重要性，并做好归档、档案利用支持、监管等相关工作，提高档案管理效率，规范档案管理操作，从而持续提高婚姻档案管理工作水平，促进婚姻档案效能的充分发挥。

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