档案管理对高校治理的影响研究

杨敏

摘 要：高校校长办公会会议档案记录着高校的行政决策全过程，对校领导科学、高效决策有着重要的参考意义。做好校长办公会会议档案管理优化工作，是高校迈向高水平发展的内在要求。文章以西北某所高校为例，通过对该校校长办公会会议档案管理现状及其对学校治理影响因素的研究，提出了优化校长办公会会议档案管理的三条思路，以期使校长办公会会议档案查阅更加方便、管理流程更加清晰、会议资料更加安全以及参考资料更加多元，切实为校领导决策发挥重要作用。

关键词：校长办公会会议档案；校领导智囊团；会议档案管理标准

中图分类号：G272.2 文献标识码：A

高校档案肩负着“存凭、留史、资政、育人”的使命，是高校人文底蕴的直观体现，也是高校行政工作的参考依据。提升高校档案工作质量对于服务高校创新发展、推动校园文化建设都具有重要意义。在高校档案中，校长办公会会议档案最具行政功能，它能最直观体现学校行政事务办理能力和行政管理水平，为校领导工作和业务管理提供证据和咨询资料，加强校长办公会会议档案管理工作，对于保存高校历史记忆、服务高校创新发展、推动高校管理升级意义重大。

一、高校校长办公会会议档案管理现状

1.高校校长办公会会议档案管理的基本情况

以西北某高校为例，学校对校长办公会会议档案管理工作还没有形成统一管理标准，会议材料大多由学校行政办公室负责征集、整理留档，且在行政事务中，普遍存在重过程执行，轻会议材料档案留存的现象。部分会议结束后会议文件被销毁、散佚、随意存放，给后期相关事项查证造成了许多困难，甚至存在重要事件决议泄密的情况。再加之，会议记录重要信息漏记、少记，进一步加剧了查证困难，为后续校长办公会决定事项执行、督办增加了阻碍，降低了学校行政工作效率。

2.高校校长办公会议档案管理的现状分析

校长办公会会议档案从会议召开到档案形成、后期管理一般遵循以下模式。

（1）会前准备阶段

学校行政办公室通过工作群、OA平台、电话等形式下发会议通知，明确会议时间、会议地点、参会人员范围及注意事项等，要求上会各部门上交议题纸质版和电子版，随通知一并下发议题上会材料模板。有议题各部门（单位）负责人与分管校领导沟通，确定上会议题，分管校领导同部门领导就议题情况一同向校长报备后签署提交上会全套材料。

纸质版上会材料必须包含议题申报表、上会申请及议题相关附件，部门领导和部门分管校领导须在议题申报表签字，如议题涉及财务问题、法务问题或需要招标，还需有分管财务校领导、学校法律顾问签字及招标办负责人签字。

学校行政办公室根据各部门（单位）上交议题的轻重缓急，整理、归纳、排序形成议题单，并列出常规参会人员和列席会议人员报校长审示。校长根据行程安排，组织相关部门负责人召开议题审议会，逐个对议题开展审议，确定最终上会议题。学校行政办公室将确定上会的议题纸质材料和电子材料各准备一套，并通知相关参会部门领导按时参会。

（2）会中协调

学校行政办公室负责会场布置、人员协调、会议保密以及会场材料准备等，并按照议题单顺序做好汇报人员安排。以西北某高校为例，会前一天，办公室负责人会建立会议群，议题单及注意事项都在群里发布。会上采取相关部门汇报，校领导、相关列席部门、法律顾问集体讨论决议以及汇报结束即离会的方式推进，行政办公室负责维护会场秩序，督促各部门简单、清晰汇报议题，并做好会议记录及会议全过程录音。

（3）会后归档及管理

会议结束后，学校行政办公室回收会场所有材料，包括但不限于全套上会纸质材料，各部门汇报材料，各位领导案头涉及议题决议的相关材料等，对纸质材料采用分类整理，按照议题单顺序，将所有上会议题纸质材料装订成册，上会电子版材料做好留存，相关材料及时销毁以防泄密，并对会议记录仔细检查，确保无漏记、错记，以待备查，并形成会议纪要。

此种校长办公会会议档案管理模式比较粗放，因为该校校长办公会会议材料管理归档并没有出台相关要求，不在档案馆规定必须归档的文件之列，会后部分材料被整理成册，部分被直接销毁，还有部分因无人管理丢失，出现了历史会议记录无处查找、无人负责等管理乱象。

3.校长办公会会议档案管理中的突出问题

目前，该校校长办公会材料管理存在的问题是没有形成完备的管理模式、缺少规范性文件、多头管理或无人管理以及管理手段原始单一等。存在以上问题的原因有，对校长办公会会议档案重视不够、缺乏统一的管理模式、学校重大会议材料归档流程不清晰、会后材料收集不及时、分散出去的材料没有统一收归专人管理以及多人手头保有会议材料，且各自管理一部分或者无人管理。同时，还存在会议材料查阅随意、没有通过流程手续留痕，也未限定查阅知悉范围，导致部分工作内容泄密，会议文件的管理归档工作没有跟上时代步伐，没有配套的电子信息管理系统。

二、高校校长会议档案管理对高校治理的影响

校长办公会议是高校行政议事决策的重要机制，是贯彻落实党委领导下的校长负责制的重要手段之一，会议的决策水平直接影响高校行政效率，反映高校治理水平，间接影响高校办学水平、科研水平、育人水平和建设水平等长远发展。校长办公会议决策不可避免需要借鉴过往议题决策情况，只有在原有决策基础上不断推动工作向更实、更细、更全面落实，才能逐步提升行政决策水平，科学决策、科学管理，推动高校不断向高层次迈进。因此，完整保存、规范管理过往会议资料就显得尤为重要。管理工作不到位，一是会给查询资料设置门槛，延长了办理时间，影响行政效率。二是管理不善，或没有及时更新，容易造成决策滞后或失误，影响学校长远发展。三是会议文件丢失，尤其事关组织管理、人事调动等重要议题文件丢失，对于重大行政决策有极大风险。党的十八大以来，党中央高度重视高等教育，各个高校都大踏步向高层次、高质量发展奋进，站在教育转型的风口，这些影响因素不消除，限制的是学校整体发展水平，影响的是学校的声誉和形象。

三、高校校长办公会会议档案管理优化的思考

如上文所述，会议档案留存管理对高校发展有着极大影响，学校应该提高重视，多方面思考如何提高校长办公会议档案管理水平。

1.探索建立数字化档案库之下的“校领导智囊团”

首先，建立“校领导智囊团”的必要性。一是辅助决策。校领导智囊团可以为学校领导提供建议参考，可以更高效地解决学校面临的各种问题；二是创新思维。以往的典型案例在提供参考的同时，还可以提供更优化的思路，激发校领导创新思维和前瞻性视野，推动学校的改革和发展；三是协调资源。校领导智囊团有利于直观呈现学校人力、物力、财力各方面资源，以便于重新分配整合，提高学校的整体效益。

其次，“校领导智囊团”的一些功能构想。一是议题资料共享。会前，各部门可以将议题的相关材料通过“校领导智囊团”开展交流、共享，以便智囊团成员提前了解议题内容，做好会议准备；二是实时讨论和意见收集。团内讨论可以实时跟踪记录，智能归纳整理主旨内容、初步意见等，作为学校的历史资料存档，为未来决策提供参考；三是文件和资料管理。可以设置文件和资料管理功能，方便管理人员上传、共享和下载会议相关的文件和资料；四是权限管理。设置严格的权限管理功能，只有经过授权的人员才能查看、编辑、删除会议档案信息。同时，系统还应该记录每个用户的操作行为，方便后续追溯和管理；五是动态共享。定期梳理推送有关教育、学校发展的各种动态，为校领导提供最新、最准确的信息和建议。在未来的发展中，“校领导智囊团”还可以不断拓展其功能和作用，为学校的发展提供更加全面、专业的支持和帮助。

最后，建立“校领导智囊团”的预期效果。一方面，智囊团成员为校内外的专家学者和行政领导提供专业、深入的建议和决策支持，使校领导更加全面、准确地了解学校的发展需求和外部环境的变化，从而做出更加科学、合理的决策；另一方面，可以实现查阅人员严格追溯，责任更加清晰，避免校长办公会决策过程中推诿扯皮。此外，智囊团成员的专业知识和经验能够为学校的发展提供有力的支持，提升学校的整体形象和声誉，也有利于激发成员的工作热情和创造力。

2.建立校长办公会档案管理标准

在高校总体档案管理之下，探索建立校长办公会会议材料收集、整理、归档规范。

（1）资料收集。建立完善校长办公会资料收集制度，明确需要收集的资料范围、收集时间、收集方式以及具体收集流程等，明确上交材料模板，按照学校发展实际，对材料归类整理，大体包含资金类、人事类、制度类、学校重大项目建设类等。

（2）会议记录。明确会议记录的内容、格式和整理方法，并要注重会议记录的查阅、保存、保密工作，对各个环节作出明确要求。

（3）档案装订。根据不同的档案类型和用途，明确装订方式，如活页装订、铁环装订等，并制定档案编页、编码规范。

（4）档案移交。明确与档案馆的衔接流程，建立完善的移交制度，明确移交的流程和责任人，并注重移交材料的完整性和移交过程中的保密工作。

（5）电子化。建立完善的电子化管理制度，明确电子化管理的范围、格式和存储方式，加强电子档案的安全保障工作。

3.配备校长办公会会议档案管理专业人员

校长办公会会议材料涉及机要，可以考虑在学校行政办公室收文室或学校秘书处设立专业岗位，匹配工作人员全程负责会议档案线上线下管理工作，做好人员工作岗位胜任能力培训，匹配相应工作绩效和职称评审渠道。也可以在综合考虑学校人员编制情况的基础上，通过招聘、选拔和培养的方式配备校长办公会档案管理专业人才，负责“校领导智囊团”线上运行管理和全程原始资料收集归档。

四、高校校长办公会会议档案管理优化对高校治理的积极作用

优化校长办公会会议档案管理工作，对高校各项事业发展意义重大，主要体现在：

1.信息检索、查阅更加便捷，节省决策时间

通过数字化、信息化、规范化、分类化管理的会议档案，可以快速定位、查找和浏览所需信息，突破以往查阅材料的时空及审批限制，为校领导提供更准确、及时的信息支持，避免重复开会，大幅节省时间成本。

2.优化管理流程，提高学校档案管理实效

优化校长办公会会议档案管理工作，可以通过制定规范的档案管理流程和制度，确保档案的收集、整理、分类、存储和备份等环节得到有效执行，优化了管理流程，减少了档案管理中的错误和混乱，保证了档案的完整性和准确性，提高了学校档案管理效率。

3.保障会议档案安全，防止决策信息被泄露

校长办公会档案涉及学校决策层面信息，通过一系列加密技术、权限控制和备份策略等手段可以有效防止档案信息被泄露或损坏，既确保了档案的安全性和完整性，也保障了学校的稳定发展。

4.参考资料更加多元，可以有效提升决策科学性

长此以往，随着校长办公会会议档案的不断积累更新，校领导可以在了解先前的讨论和决策的同时，从多维度对比研究，从而在新的会议中做出更明智的决策。通过对会议档案的深入分析，也可以更全面地了解学校的运行状况以及各项政策、决策的实施效果，有助于校领导在未来的决策中，更加科学、合理地制定和实施政策，提高决策科学性，更利于决策事项落地落实。

5.增强高校文化底蕴

校长办公会会议档案的留存、管理，记录了学校许多历史性的变革和重要的节点，本身就是高校文化内涵的有机组成。一方面，参会人员可以更好地了解学校的历史和文化，增强对学校的归属感和责任感；另一方面，会议档案也可以成为学校每一届领导人学习和研究的资料，公开部分可以用于校园文化宣传，有利于涵养、塑造学校文化。

6.做好校长办公会会议资料管理可以为行政事务督查督办提供依据

通过系统、全面地整理和保存会议资料，可以确保各项工作的连续性和可追溯性。同时，也可以和学校的督察督办机制对接，将会议决策事项转化成督察督办事项，下发相关业务部门执行，定期上报落实结果，形成督察督办报告，进一步促进各项决策事项落实。

7.吸引优秀人才

校长办公会档案管理优化展示了学校在管理方面的专业性和严谨性，可以为学校的学科建设、人才培养、科学研究等方面提供有力支撑，从而推动高水平高校建设和发展，增强学校的吸引力，打造品牌效应，吸引更多的优秀人才和资源向学校聚集。

五、总结

校长办公会会议档案优化管理可以使学校决策水平和决策效率大幅提升，使各项工作更高效落实，提高学校整体运营效率。学校应当重视校长办公会会议档案管理工作，配备专人，建立完善的档案管理制度和信息技术支持体系，使会议档案电子化存储、系统化检索，实现云端协作共享，并遵循保密原则，利用信息手段做好档案资料的安全保密工作，确保会议档案的完整性、准确性和合法性。与此同时，也要高度重视会议档案的参考性价值，通过探索建立数据分析模型，为学校领导提供决策支持和预测预警，使校长办公会会议档案能够立足学校实际，为工作提供有效的指导和支持，不断推动学校行政管理工作向更科学、规范、精细的方向迈进。

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