档案地方标准制定的原则与路径

颜冬英 于兆锋

关键词：思政；大思政；档案管理；高等院校；档案法；科学技术；地方标准；管理规范

学校思想政治工作是学校各项工作的核心。2016年12月习近平总书记在全国高校思想政治工作会议上强调：“高校思想政治工作关系高校培养什么样的人、如何培养人以及为谁培养人这个根本问题。要坚持把立德树人作为中心环节，把思想政治工作贯穿教育教学全过程，实现全程育人、全方位育人。”[1]学校思政文件档案产生于学校思想政治教育全过程，随着思想政治工作的不断深入，形成了数量很大、载体形式复杂的具有凭证和查考价值的思想政治文件材料。这些文件材料真实、完整记录了学校思政教育工作的内容，既是学校思政教育工作的直接记录，也是学校思政教育的重要素材。档案的原始性和直接记录性是其本质属性，长期记录、连续记录、系统记录更能体现档案的价值。思政文件材料经过归档程序转化为思政档案，对学校思政教育具有基础性保障性作用。

目前，学校工作中存在思政文件档案管理机制不健全，对思政档案价值认识不足，标准化规范化程度不高、相关制度不够完善等问题。随着学校思政教育工作的发展，学校思政文件档案的数量不断增加，学校思政文件档案涵盖范围广、材料内容多、时间跨度大，类型更加多元。同时，学校思政文件档案必须保证其真实性和完整性，而目前学校思政文件档案是根据普适性的标准规范进行管理，没有明确的思政档案管理标准规范，也没有充分考虑思政文件档案的特点特色，沿用原有的一般性标准规范管理思政文件档案已不能适应学校思想政治工作的发展变化对文件档案管理的要求，也不能适应思政文件档案（以下简称思政档案）管理利用的需求。

为深入贯彻落实习近平总书记在全国高校思想政治工作会议上的讲话精神，实现学校思政档案管理与思政教育同向同行，形成协同效应，将思政档案管理与思想政治教育的原则、要求和内容有机结合，推动科学和有序地开展思政教育，针对学校思政档案缺乏统一科学标准的问题，山东第二医科大学（时为潍坊医学院）坚持问题导向、育人导向、标准导向，经过充分调研和论证，结合高校思想政治工作与思政档案管理的实践，提出编制山东地方标准《学校思想政治档案管理指南》（以下简称《指南》），并经山东省市场监督管理局批准立项（计划编号：2021-T-006）。

本文通过对《指南》编制过程的全方位总结和思考，探讨档案工作地方标准编制的原则与路径，以期为其他领域档案地方标准的编制提供参考，推动更多地方标准的落地实施。

1 以数字中国战略及其原则要求指导《指南》编制

档案管理的数字化必然要加强标准化建设，以标准化赋能档案管理数字化。《指南》是山东省也是全国首个关于学校思政档案管理的地方标准，聚焦于解决信息化数字化背景下学校思政档案的标准化问题，提供学校思政档案管理过程中思想政治文件材料的收集、整理、装订、编页、装盒和排架以及思政档案的鉴定、保管、利用及电子文件与电子档案管理方面的标准与规范，为科学管理学校思政档案提供依据。指南的制定过程充分考虑了当前数字中国战略的背景以及对思政档案管理的要求。

党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央准确把握信息时代发展大势，围绕加快建设网络强国、数字中国，就加强数字化建设作出一系列重大决策、实施一系列重大部署，数字经济、数字社会、数字生态协同创新，全面赋能经济社会高质量发展。目前数字中国发展处于从“碎片化应用”到“融合化平台”转变的阶段。数字经济在我国的高速发展全世界有目共睹，我国已经成为世界公认的数字大国。紧跟数字经济的发展浪潮，从数字大国走向数字强国，将是我国社会主义现代化建设道路中的重要历史选择。[2]

地方标准一般是由省级标准化主管机构或专业主管部门批准发布，在特定地区范围及行业实行的标准，且多为推荐性标准。有相关国家标准时一般不再制定地方标准。制定地方标准的目的在于提升特定区域及行业相关活动的规范化和标准化程度，从而提高工作水平与效率。地方标准的编制也必须充分研究特定地域或行业发展的背景与需求，思政档案指南的编制研究是在充分研究数字中国建设与思政档案管理的关系及在山东率先制定相关地方标准的必要性的基础上，严格按照地方标准的制定要求，遵循以下指导思想和基本原则展开。

2 《指南》编制的指导思想及原则

地方标准是一种规范性要求很高的规则性文件。为了保证指南的编写质量，我们首先研究确定了指南的编写指导思想和原则。

2.1 《指南》编制的指导思想。首先，规范学校思政档案管理全过程。作为山东省与全国首个关于学校思想政治档案管理的地方标准，《指南》以《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校课程思想政治建设指导纲要》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《电子文件归档与电子档案管理规范》等国家标准规范为编制依据，结合学校思想政治教育特点，对思政文件材料、思政档案的定义、整理原则、归档范围和保管期限进行了系统解释和界定，并进一步规范思政档案管理的全过程，致力于填补思想政治档案管理标准的空白，为学校高质量开展思想政治档案管理工作提供遵循，为思政档案的开发利用奠定良好的基础，有利于思政档案在思政教育等领域充分发挥作用。

其次，以实现数字化全面转型为目标，应用现代科学技术辅助思政档案管理。《指南》的编制充分考虑信息化时代档案工作全面数字化转型和新技术广泛应用的特点，将现代科学技术方法与要求融入思政档案管理过程，提高思政电子文件、电子档案管理的科学性，在《指南》编制过程中充分利用相关数字化平台建设，借助人工智能、大数据、云计算等技术方法，提升思政档案融入思想政治教育的科技含量，满足信息化背景下的思政教育工作的要求，助推思政教育工作高质量开展。

最后，运用系统思维方法，把思政档案管理融入学校思想政治教育的整个过程，全面梳理学校思政文件、档案的类型、数量与特点，规范思政教育过程的文件、档案管理，保障思政档案齐全、完整、准确、系统和安全，更好地服务学校高质量发展。

2.2 以创新思维明确《指南》编制原则。地方标准的编制必须遵循一定的原则。万金红、张葆蔚等提出要遵循“科学性原则、兼容性原则、协调性原则、前瞻性原则、可操作性原则”，[3]李海林、包丽娟则提出“地方标准的制定应该具有科学性、规范性和可实施性”，[4]都具有一定的参考性。思想政治工作贯穿学校教育教学全过程，形成了大量具有凭证和查考价值的学校思想政治文件材料，需要及时归档和完整保存，并且要符合国家关于档案管理的一系列要求。在确定《指南》的编写原则时要充分考虑现有的档案管理的相关法律法规、政策文件及相关国家标准与指南，不得违背相关规定，经过充分研究，提出《指南》的编写要遵循以下原则：

（1）科学性原则，以科学思想为指导，运用科学方法，以学校思想政治档案管理的实际为依据，提出科学的管理方案。

（2）实用性原则，坚持问题导向，从满足学校思想政治档案管理实际需要出发，注重实效性、操作性和可行性。

（3）系统性原则，注重顶层设计，充分考虑学校思想政治档案管理的整体性特征与相互关系，形成结构合理、层次分明的有机体系。

（4）规范性原则，以相关标准规范为依据，注重规范性引用文件的价值，注重整体权威性与规范性。

3 《指南》编制的路径

3.1 以国家和地方的相关标准规范为依据，提升《指南》创新水平。《指南》以国家、山东省相关档案法律法规、政策文件及相关国家标准与指南要求为根本遵循，以适用性、可操作性和适度引领为目标，结合山东学校思政档案管理的实际工作和标准化需求，在充分听取各方意见的基础上，按照山东省地方标准编制的规范要求、技术路线和相关指南编制技术标准，按照学校思政档案管理服务的基本要素与管理流程，研究编制形成了《指南》，作为山东首个思政档案管理的地方标准具有一定的创新性。

3.2 以创新要求确定主要技术指标。《指南》的编制研究是一项严谨、科学、规范、富有技术性创新性的工作。编制过程充分结合思政档案管理的实际，明确主要的技术指标及其依据。《指南》的主要技术指标依据包括：GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》，GB/T 11 821《照片档案管理规范》，GB/T18894《电子文件归档与管理规范》，DA/T 1《档案工作基本术语》，DA/T 12《全宗卷规范》，DA/T 13《档号编制规则》，DA/T 22《归档文件整理规则》，DA/T 28《建设项目档案管理规范》，等等。按照上述规范性文件的要求确定《指南》的相关技术指标，保证《指南》的整体规范水平。

3.3 系统规范学校思想政治档案管理的整个流程。《指南》严格按照山东省地方标准的要求及档案科技项目的流程、路径和技术路线开展研究工作。技术指标及要求涵盖整个学校思政档案管理的生命周期，对每个流程都提出规范性要求，包括思政电子文件与电子档案的管理，整体结构符合山东省地方标准的具体规范包括格式要求。

《指南》的整体结构共11 个部分。包括：1.术语，依据DA/T 1档案工作基本术语及相关档案法规对指南的主要术语进行了概括说明；2.总则，依据相关档案法规对学校思想政治档案管理的原则和责任主体进行了界定；3.归档范围与保管期限，依据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定学校思想政治文件材料的归档范围，学校思想政治档案的保管期限划分为永久、定期30年和定期10年；4.材料收集与归档，依据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，各形成部门宜按照归档要求，把具有保存价值的各种形式和载体的思想政治文件材料收集齐全，整理规范后向档案部门移交归档；5.文件材料整理，依据DA/T 22归档文件整理规则，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；6.文件装订、编页、装盒，依据DA/T 22归档文件整理规则，归档文件一般以每份文件为一件，按件整理、装订、编页、装盒；7.电子文件归档，依据GB/T 18894《电子文件归档与电子档案管理规范》确定电子文件归档，电子文件形成部门负责思政电子文件的归档工作，档案管理部门负责思政电子文件归档的指导、协调和电子档案接收、保管、利用等工作。确保电子文件的真实性、可靠性、完整性与可用性，对电子文件在线归档与离线归档，“四性”检测等都做了具体规定；8.档案保管，根据思想政治档案的实际，保管场所应具备必要的思政档案的保管设施设备，以确保档案安全；9.档案鉴定，依据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关法规确定保管期限；10.档案利用，依据《中华人民共和国档案法》建立档案利用制度，明确利用的范围、对象、审批办法；11 .档案统计，依据相关法规，档案部门定期对档案接收、保管、利用等情况进行统计并建立统计台账，定期进行统计分析等。

3.4 科学设计研究方法与研究过程。标准任务下达以后，2021年2月山东第二医科大学（时为潍坊医学院）成立了标准起草工作组，开展标准制定工作，就《指南》的起草工作做前期准备，按照地方标准编写要求和流程进行科学设计和组织，科学高效推动相关工作。山东第二医科大学负责把握标准制定技术方向，确定标准框架、编写原则、编写思路，组织启动标准制定工作。

2021年9月，标准起草工作组查阅、搜集、汇总了与学校思政档案管理相关的法律法规、政策文件和参考性标准，对相关政策进行了研究分析。工作组还先后赴潍坊、济南等地学校和相关部门开展实地调研，了解各学校在思想政治档案管理工作中的先进做法、经验和模式，为标准的制定提供了丰富的案例。2021年10月，工作组在资料整理和实地调研基础上，按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的要求，搭建标准的整体框架，根据标准的功能类型“指南”，确定标准的标准化对象和主要内容，进一步确定各章节具体条款，最终形成了标准草案。

2021年12月，工作组各成员、特邀专家在山东省档案馆召开了《指南》山东省地方标准专家研讨会。2022年2月，工作组在济南举行了《指南》山东省地方标准征求意见稿研讨会，对标准征求意见稿再次进行了深入讨论。2022年2月—3月，工作组面向社会公开征求意见，向全省学校、机关事业单位、各级各类档案馆等广泛征求意见并根据征集到的意见对标准进行了修改与完善。2022年3月，根据山东省市场监督管理局的指导意见，工作组对标准进行了进一步修改，以问卷形式向社会各界征求意见。本次征求意见问卷共回收53份，经工作组汇总研究，梳理采纳相关意见22条。

2022年4月，经汇总各方意见，工作组对标准框架结构进行了进一步的优化，对标准内容进行了进一步的完善，形成标准送审稿，上报山东省市场监督管理局，经山东省市场监督管理局组织专家审查论证会通过，该《指南》于2023年5月11 日经山东省地方标准的公告〔2023年第6号〕正式发布（编号：DB37/T 4607—2023）并于2023年6月11 日正式实施。

4 创新《指南》作用机制，服务构建学校大思政格局

4.1 加强《指南》宣传贯彻，提升思政档案的科学管理水平。思政档案是思想政治教育活动的历史记录，同时也是思政活动的记忆载体，承载着人们对思政教育工作的认同及其中蕴含的情感。《指南》制定过程中，工作组注重理论联系实际，注重创新思维，注重研究过程的科学规范，《指南》在遵循档案管理相关原则和标准制定规则的前提下，系统研究学校思政档案形成的特点和规律，借鉴相关专门档案管理的理论与方法，创新性地开展思政档案管理研究。

通过调研发现，当前高等教育模式下，高校学生比较重视专业学习，不重视政治素质提升的现象比较普遍，一定程度上需要通过加强《指南》宣贯，提升思政档案的科学管理水平，发掘思政档案资源，讲好思政教育故事，不断提升高校思政教育的水平；充分重视思政档案在思政教育中的特殊价值，让思政档案成为“存史资政育人”的重要资源，充分体现档案工作“为党管档、为国守史、为民服务”的使命。

《指南》适用于学校思政档案管理，也可供其他单位思政档案管理工作参照实施。《指南》的发布对山东学校思政档案的管理特别是高校思政档案管理具有直接的指导意义，能够有力地提升学校思政档案的科学管理水平，丰富学校思政档案资源，从而更好地发挥思政档案的作用。

4.2 提升思政档案管理人员的专业素养与数字素养，充分发挥思政档案指南的作用。做好思政档案指南的实施，加强专业化档案工作人员队伍建设对于提高档案管理和服务水平具有极为重要的作用。2023年2月，中共中央、国务院印发了《数字中国建设整体布局规划》。数字中国建设有了里程碑意义的顶层设计和整体谋划。加快数字中国建设，对全面建设社会主义现代化国家、全面推进中华民族伟大复兴具有重要意义和深远影响。《规划》明确，数字中国建设按照“2522”的整体框架进行布局，即夯实数字基础设施和数据资源体系“两大基础”，推进数字技术与经济、政治、文化、社会、生态文明建设“五位一体”深度融合，强化数字技术创新体系和数字安全屏障“两大能力”，优化数字化发展国内国际“两个环境”。其中，特别强调国家工作人员数字能力素养的要求。

数字素养是数字社会公民学习工作生活应具备的数字获取、制作、使用、评价、交互、分享、创新、安全保障、伦理道德等一系列素质与能力的集合。档案人员要具备数字资源管理能力、信息服务能力、学科服务能力、教育教学能力、数据组织、管理和提供访问能力、信息技术应用能力、数据资源深度解读能力等，才能更好地推动《指南》落实并充分发挥作用。

4.3 立足充分发挥《指南》作用，服务学校构建大思政格局。“高校应当始终以立德树人为中心环节，把思想政治工作贯穿教育教学全过程，满足当代社会对高校思政教育所提出的新要求。”[5]把思想政治工作贯穿教育教学全过程，充分发挥党委统一领导的核心作用、建立科学的“三全育人”机制、加强协同协调育人的“大思政”工作格局，把党的教育方针、学校发展特色、学生实际需要融合进思政课教学中。[6]

以山东第二医科大学为例，通过思政档案管理的科学化，充分发挥思政档案在制定新时代爱国主义教育、“红色云展厅”进校园等方案过程中的基础和依据作用，在党校、团校、书院、党性教育基地建设过程中以思政档案中的经典事件、代表性人物档案为基础为青年宣讲团、“党建微课堂”、“青马微学堂”提供素材，提高思政教育的理论性、指向性和灵活性，在潜移默化中引导大学生认知、理解、传承和弘扬潍医精神，多模式发挥思想政治教育立德树人、凝聚力量的教学效果。[7]

重视《指南》对档案管理标准化作用的同时，创新《指南》作用机制，充分挖掘并发挥思政档案中蕴含的情感与精神价值，多方式创新思政教学模式，通过完善思政教育课程体系、教学内容、方法、形式等方面的顶层设计实现思政教育创新。重视实践，有意识地将思政档案资源转化为思政教育资源，有选择性地挖掘档案资源中的思政元素，有效实现档案信息与思政教育的衔接。建立客观科学的教师课程思政成效考核评价制度，将师德师风作为教师思政素养评价的第一标准，推动师德建设常态化、课程思政教育自觉化。[8]

同时不断创新《指南》实施方式，通过组织教学团队、思政案例收集、人物档案汇集、构建科学方法体系等路径，以《指南》为标准加强思政档案全面数字化和人工智能升级，不断完善档案信息平台，加强数字技术和方法的研究应用，提升思政档案融入思政教育的科技含量，更好地服务信息化背景下大思政格局的要求。