浅析体制内干部人事档案管理改革:面向数字化时代的挑战与展望

张竞予

摘 要：事业单位干部人事档案在干部管理工作中发挥着不可替代的作用。它不仅为干部的选拔、培养提供了科学依据，还为国家战略的制定和实施提供了有力支持。因此，加强干部人事档案工作，实现其规范化、科学化管理，对于提升组织效能、促进国家发展具有重要意义。在这个信息化飞速发展的时代，人事档案管理作为组织人力资源管理的重要组成部分，正面临着前所未有的挑战与机遇。随着大数据、云计算、人工智能等技术的不断进步，传统的纸质档案管理模式已经难以满足现代组织的需求。文章阐述现有人事档案管理工作的重要性，分析其面临的困境，并浅析未来的改革方向，以适应数字化时代的发展潮流。

关键词：干部人事档案管理 数字化时代档案管理 电算化改革 信用化改革

中图分类号：F240 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）05-258-03

在体制内单位中，干部人事档案不仅仅是一堆静态的文档，它们是员工职业生涯的缩影，是组织宝贵的信息资源，有效的人事档案管理能够为组织提供决策支持，促进人才的发展。

一、干部人事档案的重要意义和传统干部人事档案的现状

首先，我们必须认识到干部人事档案管理的核心价值。干部人事档案作为一种特殊的信息资源，其规范化管理对于优化管理流程、提升组织效能具有重要作用。人事档案属于国家机密，任何人都不能翻阅自己的人事档案，档案管理和查借阅人员不得泄露或擅自向外公布档案内容。从延安时期开始，我国干部人事档案正式形成，为了推动干部人事档案工作健康发展，新中国成立后，1956年8月，中组部召开了第一次全国人事档案工作会议，标志着干部人事档案工作进入了一个新的发展阶段。《干部人事档案工作条例》强调新形势下做好干部人事档案工作要遵循“党管干部、党管人才”，对档案管理人员提出了更高的要求。干部人事档案的历史沿革反映了我国干部管理体系的不断完善和发展。

从最初的手工记录到现代的电子化管理，干部人事档案工作始终围绕着提高管理效率和服务质量的目标不断进步。干部人事档案工作不仅是对个人履历的记录，更是为国家和社会发展服务的重要工具。通过档案中的信息，可以了解干部在国家重大战略、重要工作中的贡献和表现，从而为国家战略的制定和实施提供有力的人才支持，其真实性和完整性对于维护社会稳定至关重要;人事档案管理的主要特点体现在真实、完整、动态、统一，通过对每个干部的个人经历、工作能力、培训情况、考核结果等关键信息的记录，可以为选拔、任用、培养和管理干部提供可靠的依据，减少主观判断的干扰，从而提升人力资源管理的效率和效果。

其次，我们需要认识到人事档案管理的现状。在许多体制内机构中，人事档案管理仍然依赖于传统的纸质档案和手工操作，同时逐渐向电子档案转变。据调查，我国有近70%的机关事业单位的人事档案工作还停留在纸质档案管理阶段，侧重“三龄两历一身份”的机械管理，人事档案信息化建设还处在初步阶段，这严重影响组织的人力资源管理配置和职能作用合理发挥。在信息化时代背景下，电子档案的应用逐渐成为主流，大大提高了档案管理的效率和质量，但这种并存状态可能导致管理上的复杂性增加。即使一些组织开始采用先进的数字化技术进行人事档案管理，但仍有很多组织在技术上应用不足，导致管理效率低下。一些机关事业单位在干部人事档案管理中也未对员工开展充分的保密教育和安全意识培训，员工对于个人隐私信息的保护意识不强，也增加了档案信息被泄露的风险。

另外，纸质档案的存储和维护需要占用大量的物理空间和人力资源，这对于资源有限的机构来说是一个不小的负担。随着法规和政策的完善，人事档案管理的规范化程度有所提高，但仍存在执行力度不一、标准不统一的问题。不同部门或机构之间的人事档案信息共享不畅，导致信息孤岛现象，影响了档案的利用效率和价值发挥。举例来说，体制内单位在招收应届大学毕业生的过程中，查档是非常关键的一个环节。有些学生的档案存储地偏远，当地又尚未与上级县市人才中心进行同步的电子化管理，这就导致用人单位面临交通成本和人工成本的双重负担。人事档案管理还面临着人才流失和知识更新的挑战。在当前激烈的人才竞争环境中，如何有效地管理和利用人才资源，防止人才流失，是每个机构都必须面对的问题。

二、干部人事档案管理的局限性以及数字化时代面临的挑战

随着社会的发展和科技的进步，体制内人事档案管理面临着前所未有的挑战和困境，传统档案管理过程存在如下几个方面的局限性：

一是部分地区和单位对档案管理的意识有待提升。在一些地区或组织中，由于资金、人力等资源的限制，人事档案管理得不到足够的重视和支持。不同的管理人员在专业素质、工作态度和操作技能上存在差异，影响了人事档案管理的整体水平。干部人事档案管理存在“短板”，在实际工作中，干部档案的各个环节全部由专职管档人员负责，领导关注和过问偏少，档案工作的安全性很大程度上取决于管档人员的政治素质和自律能力，尤其是档案库房和管档人员办公场所相对独立，缺乏相互制约和相互监督。随着时间的推移，档案中的信息需要不断更新和完善，这对管理者的专业能力和责任心提出了更高的要求。

二是纸质档案本身的特性制约了管理效率的提升以及存在对档案利用不足的情况。纸质档案容易受到物理损坏，如折痕、水渍、褪色等，这些都会降低档案的保存质量和使用寿命。纸质档案管理方式耗时耗力，且容易出现错误，难以满足快速查询和高效管理的需求，在查找或转移档案时可能会导致档案的破坏或丢失。由于流程繁琐或资源限制，人事档案的信息更新往往滞后于实际情况，导致档案内容的准确性和时效性受到影响。对于流动人员来说，如何妥善存放档案也是一个问题。虽然政策支持将档案存到户籍地，但实际操作中可能会遇到一些困难，如自持人事档案的存储问题以及统招和非统招学历档案的存档问题。

三是在对个人隐私保护和信息安全上也面临困境。随着个人信息泄露事件的频发，如何在提高工作效率的同时确保档案信息的安全成为了一个棘手的问题。这不仅需要技术上的保障，更需要法律和道德上的约束。

随着人事档案的逐步电子化，如何确保档案的安全性和保密性成为一个重要问题，除此之外，数字化时代为干部人事档案管理也带来了一系列新的挑战。一是技术更新与适应性挑战。数字化技术日新月异，人事档案管理系统需要不断更新升级以适应新的技术环境，这不仅涉及到资金投入的问题，还要求管理人员具备一定的技术知识和适应性。二是法规政策滞后性挑战。现有的法律法规可能难以完全适应数字化时代的需求，需要相应地进行修订和完善。然而，法规政策的更新往往滞后于技术发展，这可能导致在实践中出现一些法律上的模糊地带。三是跨部门协作与信息共享挑战。数字化时代下，不同部门之间的信息共享和协同工作变得更加重要。由于各部门的信息系统可能存在不兼容或标准不统一的问题，可能导致信息共享不畅或协作不顺畅。四是人员培训与素质提升挑战。对于档案管理人员来说，他们需要掌握更多的数字化技能和知识，如电子文档管理、数据分析等，这就对管档人员提出了更高的专业素质要求，也需要组织进行相应的培训和教育。对于一些习惯了传统纸质档案管理的工作人员来说，数字化转型可能会遇到一些心理上的抵触和不适应。五是资源分配不均与资金压力挑战。在一些地区或组织中，由于资金、人力等资源的限制，可能难以支持人事档案管理的数字化转型，这可能导致一些单位在技术上落后于其他单位，影响整体的管理效率和水平。

体制内人事档案管理的现状和困境是一个复杂而严峻的问题，它需要政策层面、管理层面和实践层面共同努力，不断创新和改进，才能适应新时代的要求，为个人职业发展和组织人才管理提供坚实的基础。

三、数字化时代对人事档案管理改革的策略浅谈

面对上述挑战，需要采取有效的策略和措施来积极应对，从而推动干部人事档案管理工作实现更高效、更规范、更透明的数字化转型。展望未来，人事档案管理的改革可以围绕以下几个方面展开：

首先，加快人事档案管理的数字化进程和电算化管理是关键。从国家层面，这就要求政府和机构加大投入，引进先进的技术设备，培养专业的IT人才，构建安全高效的数字化档案管理系统。在组织层面，需要做好顶层设计，制定清晰的数字化目标和规划，明确数字化转型的具体方向和预期成果;帮助领导层意识到人事档案数字化的重要性，制定相关政策并提供必要的支持。云存储与共享的应用将使得人事档案的管理更加灵活和便捷，这就需要根据组织的实际需求，配备必要的资金和资源，建设稳定可靠的数字化基础设施，如服务器、存储设备、网络环境等，选择适合的数字化技术和平台，如云计算服务、大数据分析工具等。借助人工智能技术，未来的人事档案管理可以实现智能化分析。通过对员工档案数据的深度学习和挖掘，系统可以自动识别人才发展趋势，为组织提供更加精准的人才规划和培养建议。

电算化改革可以实现网络共享与传输，提供便捷的在线服务，节省大量的存储空间并大大提高操作的效率，同时更有利于利用电子档案系统进行档案的价值评估和鉴定，促进档案的研究和编纂工作。电算化改革既能够提升用户体验，又可以降低管理成本，为人事档案管理带来了诸多便利，是现代档案管理工作的重要组成部分。

其次，加强法律法规建设，确立严格的隐私保护和信息安全机制，以法律的形式规范管理行为，保护个人信息不被泄露或滥用。随着人事档案管理方式的变化，相关的法律法规也需要相应更新。组织应当密切关注政策动态，确保人事档案管理的改革与国家的法律法规保持一致。注重加强信息安全保障措施，建立健全的信息安全体系，包括数据加密、访问控制、安全审计等，确保人事档案的安全性和保密性。

再次，建立动态的人才管理和档案更新机制。强化人才管理，优化档案管理流程，拓宽档案利用效果，吸收信息技术专业人才和社会力量，构建有效的信息化管理体系，使其更适应数字化操作，提高管理效率。针对档案管理人员，开展相关的技术培训和业务培训，提高他们的数字化操作能力和业务理解能力。建立跨部门协作机制，促进各部门之间的信息共享和协同工作，确保人事档案信息的及时更新和准确传递。强化用户意识，增强员工对人事档案数字化的认识和参与度，让他们了解其好处并积极参与其中。

然而，我们也需要认识到，即使档案数字化是大势所趋，但从目前实际来看，纸质档案与电子化档案仍将保持很长时间的并行状态。在人事档案管理电算化改革之后，纸质档案因其独特的优势和必要性，仍然需要被保留和维护。例如，在某些情况下，审计机构或监管机构可能要求提供原始的纸质文件，以进行审计或检查。干部人事档案管理工作要找准数字化技术与传统人事档案管理的结合点，提高干部人事档案管理效率，采用规范化、科学化、现代化“三化一体”的工作方式，努力践行新时代干部人事档案数字信息化发展道路，为促进事业单位高质量、高水平发展奠定坚实基础。

四、数字化时代对人事档案管理的未来展望

随着技术的不断进步，未来的档案管理将更加智能化、自动化，更好地服务于人事管理和社会发展。《干部人事档案工作条例》中指出“干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。”因此，通过建立完善的信用档案系统，实现信息共享和信用评价，从而有效提升干部管理的科学性、公正性和透明度，实现干部人事档案管理的信用化改革是适应新时代发展的必然要求。

人事档案中相当一部分的内容和个人信用状况之间的关系紧密相连，就相当于记录了个人职业信用，实际上在一定程度上就可以将这部分内容归属于信用档案的范畴。对于信用评价结果不佳的干部，可以采取相应的措施进行约束和惩戒，同时，鼓励干部积极参与信用修复活动，提升自身信用水平。信用化改革可以帮助优化干部人事管理流程，减少繁琐的手续和环节，通过信用信息的共享和评价，提高工作效率;还可以助力提升公共服务水平，公众可以通过网络平台查询干部的信用信息，了解其工作表现和诚信状况。

五、结语

事业单位干部人事档案在干部管理工作中发挥着不可替代的作用，加强干部人事档案工作，实现其规范化、科学化管理，对于提升组织效能具有重要意义。人事档案管理是一个多维度的挑战，也是一个复杂而又必要的过程。人事档案管理的改革要求管理者不仅要有扎实的专业知识，还要具备前瞻性的思维和技术的应用能力。它要求我们不仅要拥抱技术的进步，还要注重法律的遵循，保护员工的隐私权益，只有这样，我们才能构建一个更加高效、智能、安全的人事档案管理系统，为组织的持续发展提供坚实的人才支持。在（下转第261页）（上接第259页）未来的征途上，让我们携手并进，共同推动人事档案管理的改革，为构建更加高效和人性化的管理体系打下坚实的基础，迎接人力资源数字化管理的新时代。

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（作者单位：中国科学技术馆 北京 100000）

（责编：贾伟）