新时期事业单位档案数字化建设存在问题与实践分析

摘 要：随着信息技术的飞速发展，事业单位档案数字化建设已经成为提升工作效率、服务质量和信息安全的必然选择。然而，在数字化建设的过程中，也面临着一系列的挑战和问题。为了更好地推动数字化建设的顺利进行，有必要对存在的问题进行深入分析，同时寻找切实可行的实践路径。本文将对数字化建设中的问题进行剖析，并通过实例展示解决问题的路径，在实践分析中以威海市环翠区环境卫生服务中心为例，详细阐述了数字化建设中的具体问题和实践路径。希望本文能够为事业单位档案数字化建设提供有益的经验和启示，以期为事业单位档案数字化建设提供有益的指导。

关键词：新时期；事业单位；档案数字化；建设

引言

随着信息技术的迅速发展，数字时代已经深刻改变了事业单位档案管理的面貌[1]。数字化建设不仅为档案管理带来了前所未有的便捷性和效率，还为保护文化遗产和知识传承提供了新途径[2]。在数字化浪潮的冲击下，事业单位档案数字化建设的问题已成为摆在我们面前的重要议题[3-4]。本文将着眼于新时期事业单位档案数字化建设中存在的问题与实践，以威海市环翠区环境卫生服务中心为例，通过具体案例分析，深入挖掘数字化建设中的痛点，并提出切实可行的实践路径。希望通过对这些问题的深入剖析，为事业单位档案数字化建设提供清晰的方向和可行的解决方案。在数字化时代，期待事业单位档案数字化建设在问题与实践中蓬勃发展，迎来更加辉煌的未来。

1 档案数字化建设存在的问题

1.1 技术层面问题

根据调查，威海市环翠区环境卫生服务中心大约有30%的清洁设备已经使用超过10年。这些设备的性能和效率无法满足现代环保需求，一些旧的清洁设备可能无法有效地清理复杂的垃圾类型，而一些旧的数据分析软件可能无法处理大量的环境数据。另外，环翠区环境卫生服务中心存在与现行环保标准不符的情况。旧的清洁方法可能不符合最新的环保标准，而旧的数据分析方法可能无法满足新的环保要求。这可能导致环保工作的合规性问题，需要调整和更新工作流程。由于设备的老化，存在新的数字化系统与旧设备不兼容的问题，这需要投资购置新的设备或者找到解决方案以确保新旧系统之间的顺畅协作。

1.2 管理层面问题

目前，环翠区环境卫生服务中心的人员严重短缺，尤其是在高峰期，工作人员的数量远远不能满足实际的工作需求，存在组织结构不合理的问题。单位决策层级过多，导致决策效率低下；职责划分不清，导致工作重复或遗漏。另外，组织结构可能不够清晰，责任分工不明确，导致数字档案管理流程混乱，难以有效协调。存在缺乏专业的数字档案管理人才，影响组织内部的数字化建设能力。员工未接受足够的数字档案管理培训，降低了其理解和运用数字化工具的能力。

1.3 安全性和隐私问题

根据调查发现，环翠区环境卫生服务中心的数据存储系统存在一些安全漏洞，这导致敏感的环保数据很容易被非法获取。存在缺乏完善的数据安全策略，如加密、备份等，使得数字档案容易受到恶意攻击或丢失。数据存储不规范，会导致敏感信息被泄露的风险增加。另外，环翠区环境卫生服务中心在处理公众信息时缺乏足够的保护措施，这可能导致公众的个人信息被泄露。

2 新时期事业单位档案数字化建设的要求

2.1 新时期事业单位档案数字化建设的要求涵盖了多个方面

在技术要求上，要使用先进的数字化设备和软件，确保其兼容性和高效性。遵循行业标准，确保数字档案的格式和结构一致，以便互操作性和长期保存。在管理要求上，需要建立明确的组织结构，明确数字档案管理的责任和权限，确保信息流畅和协调。并提供员工培训，使其熟悉数字档案管理流程和技术，促进其技能不断提升。在安全性要求上，需要实施强有力的数据安全措施，包括加密、访问控制和备份，以保护档案不受恶意攻击或丢失。并遵循相关法规，确保数字档案中的敏感信息得到妥善保护，防止非授权访问。

2.2 需要确保数字档案系统与其他系统的良好互操作性

以便实现信息共享和集成设计系统来确保长期稳定运行，包括定期更新和升级，以适应技术和需求的变化。遵循数据保护法规、档案管理法规等，定期进行合规性审计，确保数字档案管理的合规性和透明度。通过数字化建设减少对纸质档案的依赖，推动绿色、可持续的档案管理[5-6]。这些要求有助于确保事业单位档案数字化建设能够高效、安全、合规地进行，同时促进信息的可持续管理。

3 新时期事业单位档案数字化建设实践路径

3.1 确定数字化建设目标，根据需求确定档案建设规划

确定数字化建设目标并制定档案建设规划是数字化建设的重要步骤，有助于明确组织需求、提高工作效率和优化资源利用。明确发展方向，避免盲目投入资源。通过规划，可以合理分配資源，提高档案管理和服务的效率，避免不必要的投资，降低数字化建设成本，建立可持续的数字化档案管理体系，适应未来需求。在新时期事业单位档案数字化建设中，可以通过建立SWOT分析，分析组织的优势、劣势、机会和威胁，为数字化建设制定符合实际情况的目标。在威海市环翠区环境卫生服务中心，通过面对面会议、问卷调查、定期沟通等方式，与相关部门和人员深入交流，了解员工对数字化建设的期望和需求。通过调查，获得了各部门对档案管理的期望，在与各部门和人员的交流基础上，进行SWOT分析，明确组织的优势、劣势、机会和威胁。（1）优势：拥有丰富的行业经验可以使组织更好地理解环保领域的需求和挑战，为数字档案管理提供更准确的指导。拥有强大的人才队伍意味着组织可以依靠具有专业知识和技能的人员来推动数字化建设和解决相关问题。（2）劣势：使用过时的档案管理系统可能导致效率低下、数据安全性降低等问题，需要投入资源进行系统升级。缺乏数字化人才可能限制了组织在数字档案管理方面的创新和发展，需要加强培训和引进人才。（3）机会：随着数字化技术的不断发展，有机会引入先进的技术来提高档案管理效率，实现更智能化的服务。通过数字化建设，有机会提高服务效率，更好地满足环境卫生服务的需求，提高服务水平。（4）威胁：在数字化管理过程中，数据被泄露可能成为威胁，需要采取有效的安全措施来防范和应对。技术变化的不确定性可能导致投资的技术在未来可能过时，需要谨慎规划和灵活应对未来的技术变化。

单位可以组织工作坊、座谈会等形式，让各级管理人员、工作人员等利益相关方参与目标制定，提高共识度。同时，收集各级管理人员和工作人员对数字化建设的看法，包括期望、担忧等。结合需求调查、SWOT分析和利益相关方参与的数据，制定符合实际情况的数字化建设目标。制定目标如在一年内提高档案检索速度20%，降低纸质档案使用频率30%。

3.2 升级数字化设备和软件，制定档案格式技术标准

先进的设备和软件通常具有更高的处理速度和性能，可以加速数字档案的处理和管理。更新软件和设备有助于填补安全漏洞，提高系统的安全性，防范潜在的风险。使用最新的设备和软件版本有助于确保系统的兼容性和互操作性，避免数据格式不一致的问题。在新时期事业单位档案数字化建设中，可以建立定期审查制度，检查数字化设备和软件的运行状态。关注设备和软件厂商的更新建议，遵循其推荐的升级策略；进行技术评估，了解市场上最新的数字化设备和软件，选择适合组织需求的产品。

以威海市环翠区环境卫生服务中心的档案数字化系统为例，该系统使用的设备是旧款扫描仪和软件版本为5年前的档案管理系统。为了升级设备和软件，具体步骤如图1所示。

在升级流程中，首先需要进行原设备状态评估，威海市环翠区环境卫生服务中心的档案数字化系统扫描仪型号为ABC-2000，分辨率1200dpi，速度20页/分钟。评估结果显示，ABC-2000扫描仪性能仍可，但不支持最新的数字档案处理需求。新设备选择XYZ-5000扫描仪，分辨率2400dpi，速度为40页/分钟。XYZ-5000支持更高分辨率和更快的扫描速度，更适应当前和未来的数字档案处理需求。之后，需要培训使用人员，培训计划包括培训时间表、培训资料和在线培训资源。培训内容包括使用XYZ-5000扫描仪的操作、维护以及数字档案管理系统的新功能。

另外，需要进行软件审查，档案管理系统新软件选择DigitalArchiver软件，版本V3.0，新增人工智能OCR功能。DigitalArchiver V3.0提供更高效的OCR技术，支持智能检索和语义分析。数据迁移培训计划包括备份、转换和验证步骤，要向工作人员介绍新软件的功能、界面以及与新扫描仪的集成。通过以上升级实践，威海市环翠区环境卫生服务中心能够提高数字档案处理效率，适应日益增长的数字化需求。

3.3 建立完善的数据安全策略，制定明确的隐私保护政策

有效的数据安全策略和隐私保护政策有助于保护机构档案中的敏感信息，防范数据被泄露的风险。在新时期事业单位档案数字化建设中，可以研究并遵循与档案数字化相关的法规，如个人信息保护法、档案法等。进行数据安全风险评估，识别潜在的威胁和漏洞。部署安全技术，如加密、身份验证和访问控制，以确保数字档案的安全性。为员工提供关于数据安全和隐私保护的培训，强调保密性和合规性的重要性。

在数字档案管理的实践中，为了确保数据的安全性和保护用户隐私，威海市环翠区环境卫生服务中心可以采取一系列措施，在数据安全方面，可以建立如表1中的策略。

通过这些数据安全策略，威海市环翠区环境卫生服务中心可以确保数字档案管理的安全性和用户隐私的保护。法规遵循确保在处理个人身份信息时符合相关法规，风险评估有助于及时应对潜在威胁，技术安全措施采用先进的加密技术保障数据的安全存储和传输，员工培训则强调员工对安全性和合规性的重视以及对社会工程学攻击的警觉性。这一系列措施有助于建立完善的数字档案管理体系，形成一个全面的数字档案管理安全体系，保障了数据的安全性，确保了用户的隐私权利，具体的隐私保护政策如表2所示。

通过这些详细的措施和政策内容，威海市环翠区环境卫生服务中心可以确保数字档案的安全性和用户隐私的保护。旨在确保威海市环翠区环境卫生服务中心在数字档案管理过程中充分尊重用户隐私权。

结束语

综上所述，通过对新时期事业单位档案数字化建设问题与实践的深入分析，可以深刻认识到数字化建设的重要性和紧迫性。在解决技术、管理、安全和隐私等问题的过程中，需要不断创新、加强沟通与合作，确保数字化建设的顺利进行。威海市环翠区环境卫生服务中心的实践路径为新时期事业单位档案数字化的建设提供了宝贵经验，可供其他事业单位借鉴。希望通过共同努力，实现事业单位档案数字化建设的全面提升，更好地服务社会和公众。

参考文献

[1]马丽.“互联网+”时代下基层机关单位档案管理工作面临的挑战与探索[J].陕西档案，2023（06）：35-37.

[2]李莎莎.数字化背景下推进事业单位档案管理工作提升的策略[J].四川劳动保障，2023（12）：12-13.

[3]代丽华.精细化理念在事业单位档案管理中的运用[J].兰台内外，2023（36）：52-53+56.

[4]赵文玉.机关事业单位档案管理数字化转型工作路径[J].办公室业务，2023（24）：18-20.

[5]刘静.新形势下信息技术在事业单位档案管理中的应用探索[J].兰台内外，2023（35）：28-30.

[6]周爱荣.“互联网+”背景下事业单位档案信息化管理路径思考[J].黑龙江档案，2023（05）：274-276.

[7]崔荣星.数字化转型视域下文书档案数字化的有效管理策略探究[J].兰台内外，2023（35）：7-9.

[8]史健.数字化转型背景下企业档案信息资源共享服务保障体系建设研究——以乌海能源为例[J].兰台内外，2023（33）：5-7.

作者简介：于波（1972.10—），男，大学学历，威海市环翠区环境卫生服务中心副研究馆员，研究方向：事业单位档案研究。