医院档案管理现代化存在的问题及应对策略分析

摘 要：档案管理工作是改善医院管理效率、提高医院治疗水平的重要因素，对医院的发展、医疗资源的整合及医学技术的研发有着重要的推动作用。科学化的档案管理工作可确保医院的稳定、长远发展，促进医疗健康事业的不断进步。当前，数字化技术得以高速发展，并在我国各行各业中逐步普及，为医院档案管理工作的转型创造了条件。现代化档案管理重视的是质量，为此，需要从传统管理模式入手，借助信息技术推动档案管理模式向现代化、自动化、信息化方向转变，积极落实现代化管理标准。当前，农村医疗与城镇医疗差距不断缩小，越来越多的医院开始使用现代化技术，借助网络途径开展疾病的诊断，缩短了就诊时间，为疾病的治疗创造了条件。在这个过程中，会诊医师可以利用和借鉴诊疗档案资料，结合当前患者症状高效分析，凭借前期的治疗经验和诊断结果，制定精准、有效的治疗方案，提高患者生命质量，促进患者身体健康。文章以现代化医院档案管理为切入点，深入探讨其工作价值，阐述传统模式与现代化模式下的管理差异性，在发现问题的同时找到解决措施，促进医院档案管理工作不断进步与优化。

关键词：现代化医院档案管理；价值与意义；差异化分析；推进对策

随着我国经济生活水平的快速提高，医疗卫生健康事业也得到蓬勃发展，人们对健康医疗等方面有了新的认识，并提出了新的要求。随着科学技术的不断更新与发展，现代化医院模式已经成为医疗行业发展的阶段性目标，更是我国开展医疗改革的首要条件。随着新医改的不断推进，医院档案管理工作也应顺应改革需求，在提供丰富、全面的信息支持外，还需要深入挖掘医疗信息，激活医院活力，为临床医学发展和医院管理决策工作提供最可靠的帮助。未来，医院档案资料将在提升管理效果的同时，与社会保障和医疗健康等部门共同参与到医疗改革中，利用信息共享、数据分析等，推动我国全民医疗事业的发展。当前，传统的档案管理工作模式已经不能适应时代发展的需求，从海量资料的整理统计、记录到最后的调阅查看，其效率低下、质量不高，严重制约和影响着医院管理水平的提高。随着就诊人员数量的增加，病症类型的增多，医院档案管理工作难度会成倍增长，将严重影响医院的发展。现代医院档案管理主要是在全新管理模式与理念下，通过引入现代化技术，提升档案资料使用效率与价值，为医院决策提供帮助，更为提高医院管理水平奠定基础。

一、档案管理现代化的价值与意义分析

1.有效推动医院管理和发展

医院档案管理工作任务繁重，管理医院无形资产，能够确保医院医疗工作的有序开展。医院档案资源种类丰富，无论是医院发展资料、荣誉，还是患者医疗信息，对医院发展都具有重要作用。利用上述档案资料，不仅可以提高临床医疗水平，还能科学优化管理工作，推动医院稳定发展。首先，医院档案资料涉及医院的方方面面，从基础的个人资料到醫疗设备信息都有详细登记，为医院的行业竞争奠定良好基础。其次，档案资料记录着各个部门的信息，特别是相关业务部门工作，既有门诊患者资料，还有各种病症的相关研究，尤其是临床实践经验，都是医院开展临床研究与医疗技术的重要保障。再次，医院档案资料的价值内涵非常高，除医用价值外，还是医疗行业逐步发展的记录，更是我国医改过程的缩写与再现，为我国健康事业发展提供参考依据。最后，医疗机构作为普通企业，其管理水平、发展水平将代表我国的经济状况，而档案管理工作是企业进步的动力，需要在不断发展中得到优化。

2.提供高质量的信息支撑

信息技术时代，只有顺应时代需求，才能推动医改进程，为我国医疗健康服务工作提供更有力的保障。首先，对临床医学研究与应用来说，真实、准确的医疗卫生信息能够为研究提供支持，挖掘海量疾病信息，总结其存在的规律，最终以科学、有效的医疗知识呈现在人们面前，以供参考和评价。其次，档案记录了医院发展进步的历史过程，能够为管理者提供更多的管理经验与借鉴，利用这些信息和相应规律，可以审视、搜集日常医院管理中的不足，出现问题能够及时管理、处置，从而帮助医疗单位走上更大的舞台和市场，对医院的长期发展具有重要意义。

二、传统档案与现代化医院档案管理的差异化分析

1.管理方式的差异

电子档案或信息档案是当前现代化医院档案管理的重要内容，与传统档案管理相比存在巨大差异。首先，电子信息档案与传统档案的存储形式不同，且两者的存储方法也有着差异化。电子信息档案最终会通过数据形式保存在计算机或者数据库平台，而传统档案多以纸质形式存放，需要根据存放标准提前做好设定，才能提高其保存时限。其次，在管理内容与理念上的差异。电子信息档案的存储时间较为随意，可在收集、整理等流程中存储，也可对某个资料单独存储。值得注意的是，存储后的资料将用关键字命名，通过唯一的编号固定分类及内容标记，以便于后续应用。而传统档案管理在浪费大量人力资源的同时，需要在基础整理后通过手动编写、分类等，才能做好保存，整个环节非常繁杂，容易出现误差。

2.保存方式的差异

尽管医院档案信息化管理存在诸多优势，但是基于存储主体的运行方式，必然会与外网等有直接联系，加上计算机技术的不断升级与更新，一旦兼容性出现问题或信息传输到外网时出现安全隐患，都可能会导致信息资料的损失或影响其准确性，将给后续应用带来更多风险。传统纸质档案尽管保存时效会受限制，但其原始的准确性相对更高，也不会出现被篡改和病毒损害风险。因此，在现代化医院档案管理中，可以将两种形式结合，即定期打印电子档案并保存，可有效避免两种形式的不利因素。

3.归档方式的差异

传统医院档案管理以人工操作为主，在整理、收集、登记与归档过程中，会因人为操作而出现一定的信息误差。而电子信息档案的收集、整理与归档却不同，需要在计算机技术支持下开展，一旦引起存储形式的问题，将出现数据损害等现象，也难以恢复最原始的内容，从而使档案真实性受到影响。基于此，特别是电子信息档案的管理，需要通过良好的加密手段来提高数据信息的准确度，还要应用等级方式查阅、验证人员身份，才能避免数据信息被篡改或盗取。另外，信息档案的整理不能单纯应用人工录入方式，可以加入扫描及直接平台录入的方式，强调医院档案信息数据的原始准确性与安全性。

4.查询方式的差异

传统医院档案资料在调取中，需要经过多道手续验证、申请，待批复后才能查阅；而电子信息数据的查阅，则可以在平台申请，通过验证身份及通关密码等，根据命名信息在平台中调取，并利用各项大数据技术展开相关分析。对于更高级别的调阅申请，则应获得相应的权限级别，就能快速、直接得到相应的档案内容，从而大幅提高档案资料利用效率及管理效率。

三、医院档案管理现代化的问题分析

1.医院档案管理科技含量不足

我国人口数量庞大，基于当前人们对健康的重视，医院已经成为各地人流量最大的场所之一，给医院档案管理工作带来较大压力。每天海量数据的更新与建立，都需要快速开展资料整合、收集和存储等工作，但传统的档案管理模式已经无法满足其发展需求，特别是在纸质文件管理及手工记录的医疗单位，其档案管理能力与水平相对落后。鉴于这种工作模式和管理效率，会对医院发展造成制约，特别是在临床医疗开展中需要查阅和分析档案信息，浪费大量人力和时间，可能会错失治疗良机，给患者的生命健康造成威胁。另外，传统档案管理方式不仅需要专业的设备设施和区域存放档案资料，还要安排专人管理，将大幅提高医院管理成本，造成经济利润的降低。与此同时，纸质档案在不断整理、查阅的过程中会因为各种外来因素出现损伤，甚至会出现丢失的情况，这对档案管理工作也是非常大的困扰。当前，部分医疗单位，特别是基层医疗单位仍旧沿用传统档案管理模式开展工作，其效率及医疗管理质量都会受到影响。

2.医院档案管理人员素质偏低

在新形势的要求下，现代化医院档案管理工作不仅需要专职、专业人才参与，还需要其具有较高的能力与素质，是跨专业人才，懂计算机技术，更懂医学知识，才能真正做好现代医院档案管理工作，实现档案管理的现代化、信息化。但是，在传统的医院档案管理工作中，由于对于档案应用的认识不足，得不到关注，不少相关工作人员属于兼职，其专业能力与综合素质都不足，甚至不了解相关的医疗知识和医院运营流程，导致档案管理工作经常出现问题。因此，医疗单位应在人才引进与培养上加强重视，改变传统理念，加强相关优秀人才的储备，从而更好地提高医院档案管理效率与水平。对于大部分的医疗单位而言，由于资金的不足，导致医院档案管理人员待遇较低，优秀的人才多数选择离开，剩余的人员素质较低，难以肩负档案管理改革的任务。

3.档案管理现代化模式缺失

现代化医院档案管理工作是非常复杂、严谨的，不仅档案内容涉及医院的各个部门，连相关资料后续的调取、使用和共享都需要多个部门共同联动，才能真正发挥数据、信息、资料的价值。只有摒弃传统的理念与模式，才能将新的理念大力推广，才能加强部门间的合作与共享，推动医院长远发展。因此，健全、完善现代化的医院档案管理模式及管理体系，已经成为当前医院关注的重要内容。但是，在当前的现代化医院档案管理工作中，还没有标准、规范的管理模式，且管理体系未能起到指导作用，导致部分医院尽管购买了现代化的档案管理设备设施，但仍旧不能提高管理效率和应用水平。基于此，需要医院所有人员、部门通力合作、共同参与，重视现代化档案管理的重要性，真正实现档案管理模式的现代化目标。

四、医院档案管理现代化的推进对策

1.高度重视档案管理现代化

医院档案管理现代化是时代发展进步的必然结果，也是我国数字化、现代化建设的基础条件。在当前新时期与新形势的背景下，结合现代化信息技术及人才，推动医院档案管理現代化建设水平，是促进医院发展的关键因素。当前，档案现代化管理的问题是认识不足，即医院部分员工缺乏或难以正确认知，无法全身心地对待档案管理工作，对其工作价值有所偏颇，从而影响工作的全面、高效开展，影响档案发挥现代化管理工作的价值。因此，从医院领导层到全体员工，必须转变思维，认真学习了解医院档案管理工作的重要性与必要性，完善相关管理制度和策略，挖掘资料信息的再利用价值，有效提高医院档案管理工作的现代化水平。另外，医院在顺应医改的同时，应重点管理档案工作，制定长期发展目标，确保医院档案管理工作顺利开展。

2.提高档案管理人员素质

首先，有针对性地开展档案管理专业知识的培训与再教育，结合当前最先进的管理技术与方法，拓展管理人员的能力与眼界，使其掌握科学技术，提高管理水平。还可组织相关人员去外地学习，根据具体情况总结一套适合本医院的管理方法，通过培训熟悉标准流程，促进管理效率的提高。其次，对外招聘复合型人才，既要对档案管理工作熟悉，还能熟练掌握医学知识、计算机知识，提高档案管理人员的综合能力与素质，保障档案管理工作的顺利开展。最后，管理层应制定相应的激励政策，对档案管理岗位提出新的标准与要求，激励广大管理人员及时做好岗位工作，认真、细致、谨慎对待医院档案资料及其管理工作，既要保护好各项文件、音像等多种形式的资料，又要对资料做好分类与总结，提高资料的使用效率，为医疗决策打下坚实基础。对工作认真负责的员工应积极奖励，对于能力不达标者先培训，达标后再从事相关工作。

3.完善档案管理现代化体系

针对现代化医院档案管理工作没有标准依据的问题，应督促相关负责人或部门制定规范的管理体系与标准，逐步推动医院档案管理工作的现代化、信息化建设水平。首先，优化信息档案管理流程。从资料来源、收集、整理、录入、保存、传输以及调阅等多个方面优化，形成利于医院应用的合理流程，为更多临床工作提供借鉴，展现医疗档案的真实价值。其次，严格落实岗位责任制。对各岗位员工明确岗位职责，制定相应的监管标准，提高工作人员的能力、水平及决策效率。最后，做好相关档案管理所需的软件、硬件的维护，确保在提高使用效率的基础上，提高使用性能，并积极做好各项配套措施，提高管理水平。

五、结语

在新时期与新形势下，信息技术不断推陈出新，在各行各业的应用也越来越普及。结合我国当前医改工作推进程度，应积极提高医院档案管理现代化效率与水平，对医院发展及健康事业进步具有积极意义。医疗单位一定要在提高配套设备设施、人员以及满足现代化管理需求的同时，加强各项管理制度、体系的建设与完善，积极培养和吸纳复合型人才，不断推动医院稳定发展，为医疗改革、健康事业不断进步打下坚实基础。

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作者单位：东平县人民医院

作者简介：刘天野（1977—），男，汉族，山东东平人，研究生，馆员，研究方向：医疗卫生档案管理。