档案信息化建设与档案管理的几点思考

档案信息化建设是指利用信息技术提高档案工作现代化水平，依据档案管理的新情况、新原则与新理论，确定网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。然而，档案信息化建设并非一帆风顺，如何有效进行档案信息化建设，是当前亟待解决的重要课题。本文就当前档案信息化建设中存在的问题提出改进对策，以期为档案管理从业人员提供有益的参考。

一、档案信息化建设的必要性

（一）提升档案信息利用率

传统纸质档案存在分类复杂、查阅不便、易污易损等弊端，且占用较大存储空间。在进行档案数字化加工处理后，档案信息不会受到存储介质等方面的影响，进行电子数据查阅工作时也会更加便捷、高效，对档案信息利用方面也会有较大的提升。

（二）满足社会发展的要求

随着社会的不断发展，信息化技术不断创新，传统档案管理模式已经难以有效适应当下社会大众高效、便捷获取档案信息的需求，也无法实现海量档案信息资源快速传递、共享的目标。在档案信息化建设发展环境下，进一步完善档案工作流程，构建管理科学、结构合理、服务水平高的档案信息资源管理利用新模式，有利于有效拓宽档案服务范围，优化档案服务模式，从而最大限度地满足社会发展的要求。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

（一）档案信息化建设意识相对薄弱

部分档案管理人员的思维模式仍停留在传统的档案管理阶段，未能及时认识到信息化对档案管理的深远影响，对档案信息化建设的重要性认识不够，仅将其视为辅助手段，未能充分意识到档案信息化建设对提升管理效能、服务效果和信息安全的重要作用。

（二）技术标准不一致

不同的档案管理部门可能采用各种各样的技术标准和档案管理系统。首先，这种情况造成了信息孤岛，使档案数据分散在不同的平台中，降低了数据的可访问性和可用性。其次，不一致的技术标准可能導致数据格式和结构的混乱，使数据难以比较和分析，也可能导致决策困难。最后，缺乏标准化的技术框架也使跨系统操作困难重重，可能需要额外的工作来进行数据转换。

（三）档案信息化人才缺乏

在当前档案信息化建设中，一个显著问题是缺乏高素质的档案信息化人才，主要体现在以下几个方面。

首先，由于档案信息化涉及多个领域的知识，包括信息技术、档案学、法律法规等，而部分档案管理人员在这些方面的综合素养相对不高，缺乏应对复杂问题的综合能力。其次，当前信息化技术的不断更新和发展，对档案管理人员的学习和适应能力提出了更高要求，而一些档案管理人员因知识结构滞后、学习机会不足等原因，难以跟上信息技术发展的步伐。再次，缺乏信息化管理的专业能力。一些档案管理人员在信息化项目的规划、实施和运营管理方面存在能力不足等问题。最后，部分档案管理单位由于预算限制等原因，无法招聘到高水平的信息化管理人才，导致档案信息化人才团队整体素质有待提高，影响了档案信息化建设的质效。

（四）档案信息安全工作不到位

档案信息安全工作不到位会给档案信息的保密性、完整性和可用性带来潜在威胁。具体表现为：首先，缺乏有效的访问控制和权限管理，使档案系统容易受到未经授权的访问，增加信息泄露和篡改的风险；其次，档案信息在传输和存储的过程中未采取加密措施，使敏感数据在传输和存储时容易受到非法访问或窃取，增加数据泄露的潜在风险；最后，缺乏定期的安全审计和监控机制，使潜在的安全风险和异常活动无法及时被发现，增加了系统被攻击的风险。

三、档案信息化建设的策略

（一）转变传统管理理念

当前在档案信息化建设过程中，转变传统档案管理理念显得尤为重要。档案管理人员要深刻认识到数字化转型的紧迫性，了解信息技术对档案管理的积极影响，深入学习档案管理的相关法律法规，提高对档案信息化建设重要性的认识，提高工作的自觉性、积极性。

（二）构建统一的数据标准

通过制订统一的数据格式和标准，档案管理机构可以更好地管理和维护档案，提高数据的质量，有助于确保档案信息的一致性、可读性和可维护性，提高档案管理的效率。

首先，数字化档案信息的数据格式、信息代码和元数据项必须统一。无论是文字文档、图片、音频还是视频等，都应该遵循相应的数据标准，包括文件编码、数据字段的命名和数据结构的统一规范。统一的数据存储标准使不同类型的档案可以更易于检索和共享，提高了信息处理的效率。其次，应尽可能采用国家或国际标准，将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来，同时，数据处理过程要规范，每一个环节都必须遵循相应的规范。

（三）加强人才队伍建设

档案信息化建设工作的必备要素就是高素质的档案信息化人才。因此，应加大对档案管理人员信息化技术的培训以及注重相关专业人才的引进。

1.加大对信息化技术人才的培养力度

为了提高档案信息化整体水平，档案管理机构应加大对信息化技术人才的培养力度。

一方面，档案管理机构要制订全面的培训计划，覆盖信息化技术的各个领域，如数据库管理、网络安全、信息检索等，培训内容要贴近档案信息化的实际需求，注重培养实际操作和解决问题的能力。培训可以采用多样化的方式，包括内部培训、外部培训、在线课程等，以满足不同员工的学习需求。另一方面，档案管理机构要建立明确的技术能力考核标准。考核可以定期进行，包括理论知识考核、实际操作考核以及解决实际问题的能力评估，通过科学、客观的考核机制，激励员工不断提升其在信息化技术领域的能力。

2.重视对优秀档案信息化人才的引进

档案信息化不仅仅是技术的问题，更是一个涉及档案管理、信息科学、业务流程优化等多方面的综合性工程。为了应对这一挑战，档案管理机构应积极采取措施，吸引并留住具有丰富经验和专业知识的人才。

首先，制订明确的人才引进计划，明确招聘的岗位、条件和标准。招聘计划的制订要考虑档案信息化建设的实际需求，确保引进的人才能够在档案信息化建设的各个阶段发挥重要作用。其次，提供具有竞争力的薪酬标准，以及完善的职业发展规划，旨在吸引高水平的人才，并提供一个具有发展空间的工作环境。要畅通人才引进的“绿色通道”，设立“一站式”服务窗口，限时解决好引进人才的后顾之忧。最后，要加强与高校、研究机构的联系，通过与学术界和研究机构的交流和合作，档案管理机构能够及时了解行业最新的研究成果和前沿技术，有助于引进更具创造力的人才。

（四）重视档案数据库建设

档案数据库是按照档案管理规律组织在一起的、彼此之间相互独立而又相互联系的、可共享的档案数据集合。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。通过建设数据库系统，能够更方便地存储、检索和共享档案信息，从而提高工作效率，实现信息共享和协同办公。

1.档案信息的收集

在建立相应的数据库时，要明确档案信息收集的范围，包括要纳入数据库的档案种类、时间范围、地域范围等关键要素，按要求进行全面的收集。

2.档案信息前处理

档案信息前处理的主要任务包括将档案的内容特征和形式特征进行著录和标引，要求著录标引必须达到规范化和标准化的高标准，其不仅是建立数据库的必要过程，更是确保数据库检索质量的前提条件。

3.确定数据结构

该项工作主要由技术人员根据档案人员提供的著录信息来完成，具体包括定义数据库中的表、字段和关系，制订数据字典以明确各数据元素的属性，同时设计数据库的物理结构，包括索引、视图等。

4.数据录入

在数据录入过程中，必须经过严格的校对审核，包括审查字段的数据形式是否正确，比如验证日期格式、数字格式等；核对字段长度与结构长度是否符合规定，以防信息截断或冗余；对各种标识符号进行仔细审查，以确保其准确无误。此外，还要针对不同的数据格式进行必要的转换，确保数据能够顺利地被数据库接受和处理。

（五）维护档案信息管理系统安全

1.建立身份验证和访问控制机制

建立身份验证和访问控制机制旨在确保只有经过严格身份验证的授权用户才能够访问系统，从而有效防范未经授权的访问，维护档案信息的机密性和完整性。（1）强密码政策。实施强密码政策要求用户设置复杂且难以破解的密码，包括大小写字母、数字和特殊字符的组合，限制密码长度，鼓励定期更换密码，以降低密码泄露的风险。（2）多因素身份验证。除了传统的用户名和密码，用户还要提供第二个身份验证因素，例如手机短信验证码、硬件令牌或生物识别信息，多层次验证机制增加了未经授权用户获取访问权限的难度，能提高系统整体的安全性。（3）访问控制列表（ACL）。使用访问控制列表是对档案信息进行细粒度控制的有效手段。ACL定义了用户或用户组对特定档案信息的访问权限，包括读取、写入、修改等操作，确保只有合法用户能够进行相应的操作，减少信息泄露和滥用权限的风险。例如，根据数字档案管理需要，舟山市档案馆建立了基于标准且适合操作的档案信息安全管理体系，涉及设备管理、人员管理、数据管理、账户与权限管理、密码管理、应急处置等方面。在数字档案的收、管、存、用各环节工作中，市档案馆严格落实各项安全管理制度。其中，档案信息系统落实“三员”管理，即系统管理员、安全管理员和安全审计员各司其职；数字档案馆核心网络实行准入机制，所有人员、计算机和USB设备必须经过登记、审核、批准后方能接入；纸质档案数字化项目运作全过程落实各项安全制度，并由第三方监理单位进行监督。

2.对档案信息的传输和存储进行加密

（1）传输层加密。所有与档案信息相关的数据在传输过程中都采用传输层加密协议，例如建立SSL / TLS连接，以确保数据在从用户端传输到服务器端的整个过程中都是加密的，防止遭到网络攻击，产生数据窃听的风险。通过使用公钥基础设施（PKI），系统能够提供安全的密钥交换机制，确保双方的身份验证和数据完整性。

（2）存储层加密。在档案信息存储阶段，采用强化的存储层加密，包括对数据库中的敏感数据进行加密，确保即使在数据库被非法访问的情况下，敏感信息也以加密的形式存储。

（3）密钥管理。为了确保加密系统的安全性，系统实施严格的密钥管理策略，包括定期更新加密密钥、使用硬件安全模块（HSM）来保护密钥，以及限制访问密钥的权限。密钥轮换和更新是保持系统安全的不可或缺的步骤，以应对密钥泄漏或其他潜在威胁。

3.定期进行安全审计和监控

（1）定期安全审计。系统定期进行安全审计，通过对系统配置、权限设置、用户活动等方面的检查，评估系统的安全性和合规性。审计可以揭示潜在的漏洞和不安全实践，为及时修复和改进提供依据。审计内容包括但不限于：检查访问日志、审阅系统配置、验证权限设置、进行漏洞扫描等。

（2）实时监控系统日志。建立实时监控系统日志的机制，能够對系统中的各种活动进行追踪和记录。通过监测，系统管理员可以及时发现潜在的安全威胁，例如异常登录、权限变更或大量数据访问等，有助于快速响应安全事件，降低潜在威胁造成的影响。

（3）安全培训和意识提升活动。定期进行安全培训和意识提升活动，以提高员工对安全策略的理解。培训内容可以包括安全操作指南、风险防范、黑客攻击识别等方面，以增强员工的安全意识，避免由于人为因素产生安全漏洞，是确保系统整体安全性的重要环节。

（4）应急响应计划。制订和定期测试应急响应计划，确保在发生安全事件时能够迅速而有效地做出响应。培训团队成员，明确任务分工，提前预演各类安全事件的处理流程，最大程度上减轻潜在威胁对系统造成的损害。

（5）持续改进和漏洞修复。通过定期的安全审计和监控，对发现的漏洞和安全问题要及时修复。系统管理员应建立有效的漏洞管理机制，跟踪漏洞修复的进度，确保系统的安全性得到持续保障。

四、结语

信息化是档案工作实现现代化管理的必然选择，大力推进档案信息化建设是档案工作走向现代化必须迈出的关键一步。现阶段档案信息化建设的重要性已充分体现。档案信息化建设在实践中仍然面临一些挑战，要保持开放的态度，持续学习与改进，更好地利用和保护档案资源，使档案管理工作能够更好地适应信息时代的发展要求，为促进档案管理事业的发展发挥积极的推动作用。

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[5]陈莉.档案信息化管理现状与对策思考[J].兰台内外，2022（31）：58-60.

（作者简介：张宪，男，本科，福建省三明市明溪县精神文明建设理论研究室，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘月娇）