大数据背景下石油企业档案管理业务提升策略

籍莉 国家管网集团北方管道有限责任公司大庆输油气分公司

一、石油企业档案管理业务的内容及其重要性

（一）石油企业档案管理业务的内容

档案管理业务属于石油企业诸多业务中最关键的一项业务，这主要是由于档案管理需要对一系列的关键文档与数据进行处理，包括但不限于合同、采购订单、财务报表。总的来说，档案管理业务的具体工作内容包含以下几个方面：第一，档案分类。简单来说就是对全部的档案进行分类，为档案的检索以及后续的管理提供帮助。第二，档案采集。即对企业运行过程中所产生的一系列档案加以采集，比如行政、财务等文件。第三，档案整理。即整理采集到的档案并且对档案的类型进行划分并将标号、编号工作落到实处，为之后档案的检索、存储等提供便捷。第四，档案的存储。在落实该项工作的时候，选择存储设备、介质要结合档案特性、保密级别等条件。只有如此，档案存储的可访问性与安全化程度才能达到预期。第五，档案检索。简单来说就是快速、准确地对存储的档案进行查询与检索，当下大多是对相关系统加以运用来开展此项工作。第六，档案借阅。借阅管理需要查询的档案。第七，档案销毁。顾名思义就是根据石油企业的相关规定来销毁失效档案、过期档案等，实现档案管理的规范化[1]。

（二）石油企业档案管理业务的重要性

石油企业实施档案管理的重要性主要体现在以下两个方面：第一，促使企业合法合规得以实现。石油企业在经营的过程中需要对各项法律法规加以遵守。石油企业内部业务、资料保密级别都是较高的，档案管理业务的实施可以更好地保护并科学地管理重要的资料，保障企业的知识产权与根本利益，降低信息泄露发生的概率，帮助石油企业规避一些不必要的损失。第二，保障业务连续性。众所周知，石油企业内部业务流程最大的特点就是复杂化，产品生命周期最大的特点也在于复杂性。档案管理可以对业务流程、生命周期进行全面的记录，为石油企业开展各项业务创造一定的便利条件，这对于其自身竞争实力的增强也颇有益处。

二、大数据背景下企业档案业务管理的特点

第一，数据量规模较大。石油企业日常生产的过程中会持续产生数据，企业档案管理工作人员需要处理数量日益增长的文档、数据，工作量较大。第二，数据类型丰富。企业档案管理所包含的数据类型是极为丰富的，且有着截然不同的格式。企业档案管理工作人员不仅要处理文本数据，还需要处理视频数据等。在这样的情况下就必须精准划分数据的类型，并结合具体类型来实施管理工作。第三，数据价值高。石油企业的经营与管理的过程中涉及的都是高价值的文档与数据，正因如此，负责管理档案的工作人员要对数据实施精细化的管理，对其安全加以保护。第四，数据具备非常强的共享性。在大数据背景下，数据共享、共用是必然的，只有如此，各个部门以及各个部门内部的工作人员才能协同工作。而在大数据背景下，石油企业在开展档案管理工作的过程中，必须对数据安全保驾护航，防止数据、信息泄露的状况发生，因此石油企业要实施有效的风险控制举措并制定对应的安全措施。

三、石油企业档案管理业务存在的不足

（一）档案全面性不足

从实际情况来看，目前一部分石油企业所开展的档案管理工作并未实现完全覆盖，工作人员大多较为注重管理重要的档案，对于基础性档案的管理稍有懈怠，该问题的存在也很大程度上影响了档案信息的全面性。档案全面性不足体现在三个方面：第一，档案未能全面收集。石油企业资料十分庞大，如果未能对这些资料加以全面的收集，不仅会对石油企业分析历史数据带来影响，还会导致石油企业管理层人员无法科学规划后续发展的状况发生。第二，档案未能全面整理。档案整理在档案管理中扮演着十分关键的角色，如整理质量不佳就会直接影响档案管理的效率与质量。第三，未能全面利用档案。石油企业不断发展的同时最重要的一项依据就是档案资料，而如果无法充分利用档案资料，那么其价值与作用也就无法发挥出来[2]。

（二）档案数字化程度不足

当下大多数石油企业并未针对档案业务进行数字化管理的落实，这也影响了档案管理的效率。与此同时，石油企业内部业务较为丰富，各项业务也会产生一系列的档案，数量也是比较庞大的。在这样的情况之下，如果依旧以纸质的方式来进行档案的存储，不仅会占用大量存储空间，使得后续查找、检索费时费力，还会导致工作人员的工作量与工作压力大大上涨，不仅效率比较低，也无法取得良好的效果。并且以纸质的方式存储档案一旦面临意外比如自然灾害、火灾等，那么档案就会严重受损，给石油企业带来无法挽回的损失。

（三）档案管理不规范

这主要体现在几个方面：第一，档案保存的环境以及档案保存的条件合理性与科学性比较差。目前依旧有部分石油企业在通风较差或者较为潮湿的地方存放档案，并且一些石油企业选择储存档案的文件夹、储物柜与标准不符。这些情况都会损坏档案，还会在一定程度上导致档案遗失的状况发生。第二，石油企业未能进行规范档案检索体系的构建，也未能将档案归类以及档案索引工作切实落实，这也导致档案检索的便利性大大降低，不仅工作人员工作量更大，还会浪费大量时间。第三，石油企业未能进行档案管理记录系统的构建，未能及时跟踪管理档案借阅状况、调取档案的状况等，档案的完整性、安全性也大打折扣。第四，档案管理相关工作人员不具备较高的综合素质，甚至还存在部分人员未通过资格考试的情况。如此一来，其无法更好地管理、维护档案，档案管理的质量也会受到严重的影响。

（四）缺乏完善的档案管理机制

在当前石油企业档案管理实践中，一个显著的问题是档案管理机制的成熟度不足。这种不完善的档案管理机制在某种程度上引发了工作的滞后现象，对石油企业档案管理的效率和效果产生了不良影响。由于这一核心挑战的存在，石油企业在维护档案完整性、准确性和及时性方面面临困难，从而影响了档案管理的整体质量。这主要通过三个方面得以体现：第一，一部分石油企业并未结合自身的实际情况进行档案管理标准化制度的构建，不仅给各流程的落实带来了影响，还导致档案的收集、整理、归档、使用规范化程度不高，不但不能统一档案管理标准，还导致档案内容的规范、有效缺乏足够保障。第二，目前一部分石油企业未能构建内部权责制度，对于内部工作人员的个人职责、工作任务也未能明确，这也致使档案管理效率、质量无法达到预期。第三，石油企业在实施档案管理的过程中并未运用信息化手段，不但未配备对应的软件、数字化存储设备，也不注重对档案管理智能化水平与数字化水平加以提升，正因如此，档案管理工作才一直停滞不前，档案损坏、档案遗失问题发生的概率才会不断加大。

（五）档案保密工作不到位

因石油企业档案中会对各种较为敏感的信息有所涉及，所以如果未能采取有效的措施保护档案，就会给一些不法分子钻空子的机会，档案也会因此丢失或者是损坏，石油企业也会遭受巨大的损失。并且因一些石油企业并不重视档案保密工作，也引发了很多的隐患。第一，石油企业负责管理档案的工作人员并不具备较强的保密意识。第二，石油企业未能构建行之有效的档案安全管理应对机制，除了未制定相应的审查制度之外，还未设立专门房间保管档案，除此之外，也未能监控相关人员的操作，致使档案泄露以及被篡改的风险大幅提升。第三，档案存储环境安全性较差。当下一部分石油企业都选择在通道、进出口不受限的位置存放档案，未授权人员对档案加以拷贝甚至是窃取事件发生的概率大大上涨[3]。

四、依托大数据技术提升石油企业档案管理业务的途径

石油企业要想贯彻落实档案管理并促使其作用最大化发挥，必须对档案管理的系统性、规范性以及信息化程度进行进一步的提升。除此之外，还要持续地完善档案数字化机制、档案分类机制以及档案管理相关的机制，大力保护档案，为其安全保驾护航。也只有如此，石油企业档案管理的效率才能大幅提升，最终的质量也才能达到甚至是超出预期。依托大数据技术开展档案管理业务的过程中要做到以下几点。

（一）加强档案管理的规范性

第一，要进行专业档案管理队伍的构建，由其对档案管理工作全权负责。需要注意的是所选择的人员除了要具备足够的能力之外，还要具备良好的学习能力，真正做到与时俱进地提升，只有如此才能够更好地胜任档案管理工作。第二，要对石油企业档案管理制度加以完善。除了要清晰、明确地规定档案工作所涉及的各项内容之外，还要制定相应的制度、对应的标准以及关键的流程等，防止出现错漏等不良情况。第三，对档案、信息管理协同机制加以强化，实现信息的共享并最大程度上利用档案。石油企业还要将档案管理工作融合到实际经营与管理当中，保护这一关键的管理资源与知识资产。只有如此，档案管理业务才能将更加可靠的保障提供给石油企业，助力石油企业的可持续发展。

（二）推进数字档案系统的建立

大数据背景之下石油企业档案管理业务的主要基础在于数字档案系统。首先，需要做的就是对新时代背景之下石油企业档案管理的内容展开全面的分析，了解并掌握关于档案管理的一系列内容，如档案数量、类型等。不仅如此，还需要对石油企业后续在档案管理方面的需求进行充分的考虑，实现对数字档案系统功能、技术的精准选择，提升数字档案系统的针对性。其次，要结合石油企业的真实档案需求来对结果展开全面的分析，制定数字档案系统的设计方案。在设计的时候要对多方面内容加以涉及，例如系统模块、用户界面、数据模型等。在系统设计完成之后还要相应进行调试，通过之后才能投入到实际的使用中。最后，在构建数字档案系统后，工作人员还需要定时定期地维护数字档案系统，除了要及时更新系统之外，还要确保系统可以准确、快速地备份数据，保障数字档案系统运行的顺畅性、稳定性、安全性。

（三）完善档案管理机制

从这一方面来说，石油企业要结合实际业务需求进行全流程工作模式的构建，以此来实现档案管理机制的完善。首先，石油企业要构建档案管理的流程、规章、制度，明确此项工作负责人员的具体职责与实际权限，促使档案从收集到处置乃至到利用各环节的规范化程度大幅提升。其次，要定时定期地为档案管理工作人员提供培训、提升的机会，让其及时掌握先进的档案管理技术，并提升档案管理工作人员的综合素质与能力。最后，石油企业要在内部大力宣传档案管理工作的重要性，促使各部门人员都能够配合档案管理部门人员的工作，提升其档案管理的相关意识，为档案管理的实施提供更多的帮助。

（四）实现档案信息主动推送

在传统档案管理中，工作人员大多是被动为档案使用者提供帮助，并不会主动了解档案的变化。要想弥补这一不足，就必须进行一体化数据分析模式的构建，为档案使用者以及石油企业的管理层人员提供最新的档案信息。不仅如此，一体化数据分析模式还能够对档案潜在的价值与作用进行科学的预测，促使档案信息价值达到最大化。与此同时，在大数据背景下，石油企业档案管理也要一改以往被动的服务模式，主动将档案的信息推送给管理层人员以及档案使用者。但需要注意的是，在进行信息推送的过程中，必须对档案密集属性、密件管理要求进行充分的考虑，确保所推送的信息皆为“可推送信息”。

五、未来石油企业档案管理业务的发展趋势

大数据技术在石油企业档案管理业务中的运用让更多人深刻认识到了档案管理的重要性与必要性。时代发展的同时，档案管理业务也会朝着共享化、数字化、规范化的方向不断前进。从数字化的角度来看，石油企业档案管理也会具备更高的数字化程度，借助信息技术对档案内容加以梳理，也能帮助工作人员对档案类型进行明确的划分，提高档案的利用率。从共享化的层面来说，企业内部各个部门信息共享可以帮助石油企业得以更好地发展，达成工作目标。档案管理也会更加重视档案的安全工作，从而持续完善档案保密措施。从规范化的层面来看，石油企业对档案管理的模式、方法与时俱进地进行升级对于提高自身档案分类的规范性意义重大，也会导致档案检索、管理工作更加深入。未来石油企业在实施档案管理工作的过程中应当运用更加先进的技术与工具，在各项先进技术的加持之下，石油企业档案管理会更加科学[4]。

六、结语

档案管理业务应用大数据技术可以实现质的蜕变，档案管理业务的效率得以提升的同时，管理的成本也能控制到最低，石油企业档案管理方面的需求也能得到最大化的满足。因此笔者认为，石油企业要深刻地认识到自身目前存在的问题并采取有效措施加以解决，在大数据背景下大力应用大数据技术，为档案管理业务的开展提供更多的帮助。也只有如此，石油企业的发展才会更上一层楼。