智能财务体系下高等院校财务内控策略研究

杨佳宁 陶丽烨

（河北民族师范学院 计划财务处，河北 承德 067000）

《事业单位财务规则》要求事业单位应当建立健全内部控制制度、经济责任制度、财务信息披露制度等监督制度，依法公开财务信息。可见内部控制是财务参与高校整体发展建设的重要切入点，细化关键环节管控措施，深度参与高校重要规章制度的制定，将财务内部控制纳入高校整体管理体系之中，建立科学完善的高校财务内控风险防范体系至关重要。借助智能财务的东风，推动财务内控策略的实施，从而提升财务工作效率、加强管控能力、挖掘数据价值，为领导决策保驾护航。以高校实践经验为依托，结合相关内控理论，发现高校财务内控漏洞并提出相应解决方案。

一、智能财务体系的重要性

（一）智能财务体系是新政府会计制度的要求

新《政府会计准则制度》自2019 年1 月1 日起开始施行，该制度提出了“双功能”“双基础”“双报告”的政府会计体系。这无疑对高校的财务管理工作提出了更高的要求，但也为高校财务管理工作指明了方向，在促使各高校优化财务管理模式、提升会计核算的准确率的同时，也要求各高校转变会计人员职能，由财务会计向智能财务管理会计转型。

（二）智能财务体系是数字信息化社会的要求

2023 年3 月教育部召开高校“一站式”学生社区综合管理模式建设工作推进会，会议明确指出数字信息化是高校“一站式”学生社区建设的主导和核心。而高校智能财务体系作为构建“一站式”学生社区的重要组成部分，在一定程度上促进了高校生活的数字信息化，使高校生活与社会生活更好的融合，为学生提供高质量的生活体验。在“一站式”学生社区项目的加持下，高校各项费用的收缴告别传统的现金或POS 机刷卡支付的单一方式，而是增加了线上支付APP、二维码、小程序，线下增设自助缴费机等实现了多样化的支付方式。与此同时，高校各项业务报销的渠道也不再仅是财务部门线下的窗口，线上通过财务报账系统进行报销单据提交、各级财务审批、报销支付等业务，线下增加了智能凭证箱，把纸质版单据投放到智能凭证箱中，让财务报销业务变得更加便捷高效，从而达到无缝连接。为了更好地服务师生，高校不断加快财务信息化系统建设，将各种支付方式和财务信息化系统对接。师生通过财务信息数据，可实时了解收费项目、学费收缴进度、项目支出、报销进度、经费到账情况等信息，通过信息化系统提升服务的同时也提高了工作效率，为师生打造良好的工作、学习体验。

智能财务体系的建立规避了长期保存易损坏易丢失的纸质数据的风险性，使得财务数据发挥数字信息化的长久性、多次性、多维度、多角度等，从而满足师生的全方位需求。

（三）智能财务体系是财务管理工作形态改变的要求

财务管理工作的发展从最初的手工记账阶段到单机电算化阶段到网络电算化阶段，再到现在逐步向人工智能阶段发展，归根结底是财务管理工作形态随着社会的进步在不断发生变化——由大量劳动力从事基础性财务工作转变为释放劳动力从事战略性财务工作。社会对财务工作的定义已经从简单的收支与基础报账核算等工作，上升为管理与决策工作，财务会计工作更多的已经向智能管理会计转型。

在这种背景下，时代对财务工作的要求越来越高，财务工作对财务系统的要求也就越来越高，未来的财务管理是以智能技术为支撑的智能财务，从系统建设层次角度分析，未来财务管理应具备三层系统，即智能财务作业处理系统、智能财务业务管理系统和智能财务决策支持系统。

二、高校财务内控智能化建设的必要性

（一）高校财务内控智能化建设是增强高校财务管理掌控力的要求

高校财务内控的智能化建设，不仅加快了高校财务管理机制优化进程，更使得财务流程管理更加精准，剔除不必要的环节及流程，加固松动环节，进而提高财务管理工作成果及工作效率。将高校财务流程管理与财务内部控制相连接，构成共享共生的智能化财务循环体系[1]。该体系的建立能充分避免财务内部控制流程及制度浮于形式，避免财务违规操作，强化高校财务内控管理制度的控制力及执行力，从而提升高校财务内控管理水平[1]。

（二）高校财务内控智能化建设有助于提高财务内控的可操作性

在财务的日常工作中，如果财务内控制度及相关工作流程缺少信息化的支持，就很难保证财务内控制度的执行效果，不利于财务内控相关制度的具体实施。定期梳理业务流程，查找风险点，运用信息化手段将合规要求和防控措施嵌入流程，针对关键节点加强审查，强化过程管控；加强管理信息系统与财务、采购、人事、科研、院系等其他信息系统的互联互通，实现数据共用共享。

财务内控制度通过信息化进行全盘掌握，不仅可以统一财务内控标准，降低财务内部控制难度，还能使财务内控持续、稳定运行，避免因执行力较差、人情世故等主观因素造成的不确定财务风险，强化财务内控的可操作性[2]。

三、高校财务内部控制现状及漏洞

（一）财务内控意识不强，缺乏相应的思想意识形态指导

我国高校的内部控制制度建设起步较晚，到现在也没有形成较为完善成熟的高校内控制度[3]。根据现有文献来看，在2012 年之后，高校内控制度建设的相关研究才逐渐增多，但研究较浅，研究结论也比较单一，高校内控制度建设的相关思想意识比较缺乏。

其次，内控全局意识不强主要原因是重视程度不够，只有意识到财务信息化下内部控制建设的全覆盖问题，才能推动财务信息化的健康发展。但就许多高校的情况来讲，并没有全口径对大数据时代的到来有足够清醒的认识，其影响则是高校财会信息化建设长期处于停滞不前的同时内控意识淡薄。

比如高校普遍设置的财务制度，在实施过程中“自主性”过高，造成制度落实效果不理想。最终导致财务部门与各部门及学院衔接不畅，而产生了内控漏洞。

（二）财务部门与资产、人事、教学、科研等部门的系统共建体系不够成熟财务信息集成化程度偏低，信息共享不充分

如果将一所高校比喻成一个人，那财务部门就是他的心脏。大脑负责给指令，而后续的补给、养分、动力都是由心脏向各器官输送，如果心脏不能及时运输补给和动力，那这个人很快就会出现不良反应甚至丧失行动能力。由此可见财务部门与学校其他各部门都有着紧密的联系。

资产、人事、科研部门是除教学以外与财务部门联系最紧密的三个部门，也是学校的重点部门。在这三个部门的众多职责中，资产处负责的全校实验设备及办公设备的维护维修、实验耗材的采购计划审批；人事处负责的全校人员薪金、保险的管理及绩效方案的制定；科研处负责的科研经费预算、使用、决算的指导、管理与监督等工作都与财务处有着紧密的联系。如果这几个部门之间不能建设一体化共享平台，就会在信息流转环节出现问题，不仅会降低办事效率，更会产生财务数据失真的严重后果，进而影响领导层的决策，阻碍高校发展。

（三）智能财务系统安全性不足

数字信息化是一柄双刃剑，优势在于方便、快捷、易于储存数据，而信息化的弊端在于深度融合和共享带来的安全问题。主要涉及以下两点：

1.财务基础资料发生损坏

与以往纸质版档案不同，智能化下的财务基础资料基本上是以电子数据形式存储在服务器上，然而很多高校对服务器维护不够重视，服务器存放地点单一[4]，若服务器发生意外，财务资料本身有毁损，那么后果将非常严重。

2.财务信息发生外泄

由于高校的特殊性，高校财务网络形成了内网、外网和内外网结合的格局。内网主要是高校内部使用，主要用于财务管理、工资、学费等软件的运行；外网主要是高校的财务信息查询、网络报销等平台的使用[4]。除此之外，财务部门还需要向税务、财政、审计等上级机构汇报数据的同时还要与校内各部门流通信息，因此，财务人员的电脑既需要连接内网又需要连接外网，这就使得财务信息化系统存在高度开放性，财务数据中的内部敏感信息、个人财务信息、财务数据等，在网络传输、传递过程中，容易被截获、窃取，一旦泄露，可能会造成巨大损失。因此数字信息化带来便捷的同时更要加强信息系统安全工作的监管以及运行环境安全性监督，这样才能行稳致远。

（四）高校财务信息化人才短板现象严重

除了高校自身内部因素的影响以外，时代的变迁也赋予会计人员更多的职责。首先，高速发展的经济现状对会计人员提出了新的要求，作为经济管理和市场资源配置的基础性工作，会计在中国全面发展深化改革和深度融入经济全球化的进程中的地位越来越高；其次会计职能已经逐渐从传统的预算、核算、决算单向职能向价值管理、绩效评价、领导决策辅助等更适应现代化的多维职能发展、升级。现在不光是高校，整个行政事业单位的会计人员大多数都存在岗位设置及人员力量不足、会计人员自身能力水平有限、广泛借用“外脑”水平参差不齐的问题。

（五）预算控制不到位

预算控制是财务内部控制方法之一，近年由于新冠疫情的影响，各国经济发展态势不稳，国家各级财政的收支压力也非常大，政府提倡过紧日子，这就突显出科学预算控制的重要性。由于高校财务信息化人才短板、大龄化现象严重，导致很多高校还在沿用传统的预算编制方法，即简单的根据单位上年的预算支出数据编制下一年预算数据，他们并没有以单位或部门的实际预算支出情况作为基础来编制预算指标，往往造成实际具体执行情况与预算编制的计划相差甚远，出现部分预算资金没有用完、使用率低或者预算资金超支，需要年中追加预算等等情况，从而影响了预算的控制力，这就等于弱化了预算控制本身应有的功能。

四、高校财务内部控制建设策略

（一）优化高校内部控制环境，增强内部控制意识

内部控制环境是财务内部控制活动顺利实施的基础，而高校要想创建内部控制环境，首先要强化单位领导层及管理层财务内控意识，加强内控队伍建设，对关键岗位人员定期进行业务培训，使其专业技能和业务水平得到更新和提升；加强与兄弟高校间学习交流，学习成功经验，有效提升实践工作能力，形成一种“重管理，重内控”的氛围。只有不断加强单位财务内控管理理论知识和技能，才能增强高校财务内部控制意识，为健全内控体系奠定基础。

此外，各高校在构建完善的财务内部控制体系时，势必将内控咨询意见立足本校外部环境以及内部自身实际情况，并根据内外变化及时调整财务内控制度，最后形成内控手段、方式以及技术等方面有规可循完整的财务内控体系。

（二）建立高效的信息集成系统，打破财务“信息孤岛”局面，与各主管部门形成数据对接

建立全校的信息集成系统首先要以全校信息化建设为目标，统筹考虑各部门工作需要，整合、打通各功能模块，推进部门信息网上流转，网上审批。建立人事管理、资产管理、教学管理、财务管理等子模块，以业务为起点[6]，实现各种信息的采集、控制、处理。例如在政务电子签章功能上，真正实现财务网上报销审批签字。

第二步，培训一般使用人员，使其可以应对一般正常操作。同时对报账员、资产管理员等特殊人员进行对口培训，使其能够对系统进行日常维护，依次层级推进。在岗位流转时，应做好工作交接，确保数据始终是规范化维护，且维护口径统一，这样才能在全校推广使用高效的信息化系统。

（三）加强财务信息安全管理，从线上到线下全过程监控

信息安全问题伴随着财务工作的各个环节，如何扬长避短、趋利避害，用好数字信息化建设这把“双刃剑”，更加考验高校财务信息化建设者的担当与智慧。严防输入端，落实到人细化管理，妥善保管好个人财务系统的账号密码，严禁非工作人员上机操作，严禁工作人员私自将办公电脑连接到互联网。严控输出端，财务凭证经审核、复核流转到出纳付款时，涉及收款人账户名称和账号的关键信息已经锁定不允许改动，保证资金安全到达指定账户。严守后台端，为保证数据安全可防、可控，建设基于管理安全、硬件安全、软件安全、信息安全与财务环境等层面建立预警指标体系。同时财务信息管理人员的工作权限要保证既具有独立性又处于监管中，可以通过“痕迹管理”追溯其对财务系统的后台操作。

（四）全面提升财务人员水平，培育复合型财务人才

21 世纪的竞争归根到底是人才的竞争，高校财务内部控制的建设最终也是靠人才来完成的。首先要确立数字时代会计人才培养目标：1.知识目标，要求会计人员具备管理、经济和会计等基础理论知识，掌握财务管理技巧和方法，熟悉相关法律法规。2.技能目标，熟练掌握财务管理实务操作技能，具备较高的财务管理实务工作能力，并掌握财务大数据、云计算等方法和技能。3.价值观目标，养成诚实守信的职业道德观，具有沟通决策的能力。

其次，要与时俱进，加强会计人员培训的顶层设计，加强会计人员的思政教育。最后补充会计人员短板，充实继续教育内容。全面提升会计人员专业水平、职业道德、创新能力和判断决策能力，为本校财务内控体系的建设添砖加瓦，防止闭门造车等浪费时间、浪费精力的行为。

除了培养已有人才还可以进行高层次财务人才引进，多引进一些年轻有活力、高学历专业对口的人才。虽然年轻人在工作经验略有欠缺，但是接受能力快，尤其是智能财务体系下，年轻人更容易接受智能化、信息化的财务系统。

（五）构建科学预算管理体系，增强预算执行力

通过智能财务系统将预算与核算紧密联系，充分运用指标管理功能，各部门做好用款计划，确定各部门经费指标后没有批复文件不得随意增减指标金额，严格按预算支出，做到“无预算，不支出”。以业务流程为导向，建立“以预算为主线、资金管控为核心”的业务流程协同机制，对业务流程和审批程序进行详细明了的设定，必要时进行流程再造，优化并固化业务流程，确保经济活动决策、执行和监督各环节全过程覆盖，实现制度流程化，避免各项制度之间存在冲突。

此外，各部门要根据具体情况建立健全严格的资金支付审批程序。对于每一笔开支，都必须严格按规定的职责权限审批后方才可以支付。加强经费支出的事前审查与事后监督的有效结合，全方面做好经费支出的控制工作。

构建“制度+技术”的预算管理机制，形成预算编制、预算执行、资产管理、政府采购、项目绩效、决算和财务报告的预算一体化闭环管理体系[7]，力求实现预算指标顺向可控、逆向可追溯；各级数据严丝合缝、动态追踪；业务数据环环相扣、自动生成。构建科学预算管理体系是对学校包括项目管理、人事管理、薪酬管理、资产管理、采购管理、财务收支管理等在内的学校内部治理的方方面面进行更加规范化、标准化、精细化的管理和监控，对学校治理和事业发展有着重大影响。

智能财务体系是时代进步的产物，伴随时代的发展，财务体系必将实现无纸化、数字化，这一转变带给财务人的是机遇，也是挑战。而高校财务内部控制建设也是财政部一直强调的重中之重，随着经济的发展，高校财务内部控制制度应完成三个转变，即从“立规矩”向“见成效”转变；从“被动完成”向“主动设计”转变；从“重要业务”向“一体推进”转变。

数字化更多的是高效率，高速的财务运转对现有财务内控体制产生很大的冲击，导致诸多财务内控漏洞的出现，比如：财务内控意识的缺乏、财务信息的分散、智能财务系统中信息的损坏及泄露、财务人才的短板以及预算体制的不健全。面对这些问题，高校应优化高校内部控制环境，增强内部控制意识；打破财务“信息孤岛”局面，提高信息集成化；加强财务信息安全管理力度；培育复合型人才；构建科学预算管理体系，增强预算执行力，努力推进高校财务内部控制建设的进一步发展。