牙膏生产企业供应链管理

田嘉松

(云桂田七(广东)生物科技有限公司,广东广州510000)

前言

供应链整个系统,最核心的肯定不是采购部门的上通下达,而是系统知情。系统知情,要求以事实为依据进行供应链的管理,并且让企业内部各个部门、各个环节,在供应链管理体系中形成企业公开透明、相互制约、相互关联的整体。牙膏生产企业供应链管理主要内容分为七个部分:计划、排产、采购、仓储、生产、核算和消耗、销售和退货(略)。

一、月生产计划

《月生产计划》制定依据:每月初销售各分区域向销售部和市场部提报本区域下个月销售计划,市场部根据各区域上报的下个月销售计划,结合各区域前三个月销售和各区域的具体情况,了解下月销售部是否有促销计划和节假日销售活动等综合因素,与销售部共同制定下月销售需求计划,提供给生产部。生产部根据市场部的销售需求计划,结合现有库存及本月生产进度等因素,做下月初步生产计划。

由企业负责生产副总经理组织召开生产、采购、仓储、车间、市场、销售、技术、质量、财务等部门负责人参加的月生产计划会议。根据生产部的初步生产计划,结合各部门等综合因素,在会议中制定下月生产计划及各品种各规格生产排序。由负责生产副总经理审核,上报总经理审批,发放到各部门。各部门根据月生产计划做好自己本职工作及各部门相互配合工作。生产部每周定期召开一次由负责生产副总经理和各部门负责人参加的生产调度会,检查和落实生产计划完成情况,解决生产过程中出现的问题,并形成《调度会议纪要》,发放到各部门及报送总经理。

生产计划的制定非常重要,需要多方面综合考虑。生产计划是否准确,将会影响到制造成本、产品质量、市场需求、企业整体工作等。生产部要时刻关注生产进度、物料到货、产品质量、成品发运,做好成品、半成品、原料、包材及辅料消耗统计工作。

二、生产排产

1、根据《月生产计划》及各品种市场需求时间进行生产排序。生产排序,首先以满足销售市场需求为主。其次考虑产品品种、规格、香型、磨擦剂、膏体颜色等因素,尽量安排同一时间或同一条生产线生产。相关部门根据生产排序做好各自相应工作。

2、生产部根据生产计划、生产排序及物料库存情况,计算各原料、包材、其他辅料的具体需求数量和要求到货时间,做出《物料需求计划清单》,提供给采购部。

3、在市场经济条件下,销售市场需求变化是无序的,会出现急需加单或暂时取消订单的情况,生产计划有时会调整。需要调整计划的部门要以书面形式提供给生产部,说明要调整的具体品种、规格、数量、完成时间、原因等信息。由生产部及时与相关部门沟通,并向负责生产副总经理汇报,根据整体情况作出是否同意调整计划。如同意调整计划,上报总经理审批。把调整后的计划发放到各相关部门,各部门按调整后的计划执行。

生产计划调整原因主要有:销售市场需求变化、原料供应、车间排产、工装等原因。

调整内容:新增计划外品种、去掉原计划品种、增加或减少计划内的品种数量,生产排序时间调整。

牙膏生产企业以销售市场需求为中心,各部门应尽最大能力来满足市场需求。但是,生产计划也不能随意调整或过多调整,否则整体工作衔接不上,增加生产成本。如果调整计划的产品已经完成生产,仓储部应把该产品设定为预警产品,提示销售市场部门在三个月内完成销售,生产部监督跟踪。如果调整计划的产品还没有生产,但包材和专用原料已经采购到位,仓储部应把该物料设定为预警物料,提示销售市场部门在六个月内完成原计划已采购的包材和专用原料的生产和销售工作,避免包材积压和专用原料超过保质期造成浪费,生产部监督跟踪,每周上报库存预警到主管副总经理及总经理,直至这项工作完成为止。

考核:①原则上月生产计划调整不得超过原计划的±20%,超出原计划调整按绩效规定进行考核。

②调整计划的产品未能在规定时间内完成生产和销售,对相关部门进行绩效考核。

③生产部在生产过程中要做好生产调度、生产进度跟踪、生产质量管理、生产成本控制等工作。

三、物料采购

采购部应选择按国家标准(国际)建立质量体系并通过认证有合法经营许可证的供应商;选择应有资金实力、产品质量长期稳定合格、具有足够生产能力的供应商;并能满足本公司连续需求及进一步扩大产量需要。定期对供应商质保能力、商业信誉、合格率、准时率、洁净度、信誉度等进行评估。评估确定供应商质量等级,根据考评结果确定相应的管理和辅导对策,促进供应商品质改善,能够长期、稳定地供应合格物料,适应公司的长期发展需要。

采购部根据月生产计划、生产排序及生产部提供的《物料需求计划清单》,采购经理联系供应商,要求提供物料标准、技术、质量指标及样品,由技术质量部门认可。采购经理对物料市场、供应商进行询价、议价、比价以及物料采购周期等多方因素考虑,经采购部负责人复核,做出本月各项物料《采购申请单》,报主管副总经理审批。采购经理与供应商洽谈采购事宜并拟定采购合同,经财务部、法务部审核,采购部负责人签订采购合同,合同原件存放到财务部。同时将采购物料品种、数量及到货时间提供给仓储部和生产部。如有特殊原因需要变更物料采购数量,必须由采购部负责人审批,采购经理无权更改采购计划。物料采购数量计划变更后,应及时通知生产、仓促、财务等部门。

做好相关表格填写工作。

四、仓储物流

仓储部负责对物料保管、验收、入库、出库、物流等工作,做到帐、物相符,记录完整。配合采购及车间做好生产物料的调度工作,切实履行物料储备和配送物流职能。产品运输的原则是及时、准确、安全、经济。

4.1 采购物料入仓

物料仓管员收到供应商的《送货单》及物料到货,仓管员先检查送货单上注明的采购订单号、供应商名称、物料名称、物料编号、批号、数量、生产日期是否与到货物料一致,检查物料包装质量完整、确保无破损,盘点到货数量,确认与送货单、采购计划数量一致,随货COA信息齐全。对没有采购计划的来料,把《送货单》退回供应商不作收货安排。物料进厂前仓管员根据送货单填写《物料接收检查表》。确认接收后,在送货单上盖章签字,把该物料堆放到规定位置,粘贴黄色待检卡,放置标识牌标注:物料名称、物料编号、批号,入仓时间等信息。物料入仓后第一时间开具《请检单》到质监部请求检验。仓管员收到质检部物料合格检验报告单后,仓管员应及时填写《入仓单》,根据入仓单及物料编码进行入账。并把该批物料的待检卡更换成合格标识卡或者转运到物料合格品区保管。

4.2 生产物料出仓

物料仓管员收到车间《领料单》,核对领料单物料名称、数量、型号、规格、批号等符合规定要求,签字确认。付货要求是“先进先出,回料先发”和“接近失效期先出”,及时准确,严格复核,认真点交。所有出仓物料必须有质监部门检测合格报告单,原则上付物料数量不能超出生产计划物料数量。

4.3 成品入仓

成品仓管员核对《成品入仓单》与入仓成品名称、规格、数量一致,检查成品外箱完好、无破损,接收入仓。把成品摆放到规定位置,粘贴黄色待检卡,放置标识牌标注:成品名称、成品编号、规格、数量、批号,入仓时间等信息,双方签字确认。待收到质检部门检测合格报告单后,把待检卡更换成合格标识卡或者转运到成品合格品区保管。成品仓管员做好成品及台账管理。

4.4 成品出仓

成品仓管员收到《发货单》,核对发货单产品名称、数量、规格等符合规定要求,确认有财务部审核盖章,出仓的成品必须有质检部产品质量检测合格报告单,产品按先进先出付货。

4.5 每月末对成品、半成品、原料、包材进行一次盘点,做到“帐、物、卡”一致,《盘点表》上报主管副总经理及总经理。仓储盘点不仅是账物相符,重要的是让企业负责人更加清楚地了解各物料及各成品库存数量,为企业经营提供决策依据。

4.6 仓储部严格执行库存预警管理制度,确保安全合理库存,维持生产、销售稳定,平衡流动资金的占有,满足销售市场需求。

4.7 做好相关表格填写及数据差异分析工作。

五、车间生产

生产部根据《月生产计划》下达各工序《生产指令》,车间领料员根据生产指令开具由生产主管复核的物料《领料单》到仓库。领料员检查物料的标识和外包完整度,按生产计划中物料规定数量进行领料,原则上不可超出物料计划数量领用。但常用原料在做好领用和付货数量及往来账目的情况下,可凑成整个包装领用。纤维素胶是工艺员有权微调原料,可以在计划数量浮动±10%的领用量。工艺员对每月正负浮动领用的纤维素胶数量进行说明,报技术、生产及财务部门。车间按生产计划排序生产相应产品,严格执行清场、消毒制度、各工序操作规程、工艺纪律。每天每班下班前各条生产线负责人,准确统计当日产生的成品、半成品、副品数量及包材使用量和包材废品数量,报车间统计员。统计员汇总各生产线数据,按《生产日报表》要求上报车间主任、生产部及负责生产副总经理。每个单品生产完成后,对该条生产线,该批产品进行清场处理,并填写《清场记录》,统计其产量,计算出膏率、产品合格率,盘点包材及专用原料使用和消耗,计算出投入产出率,分析原因,做单品小结。

做好相关表格填写及数据差异分析工作。

六、核算、消耗

每月末由财务、生产、仓储、车间等部门对本月成品、半成品、副品及原料、包材、辅料进行盘点统计核算。计算月出膏率、成品检验合格率、原料及包材消耗。根据本月产量计算出制造每吨膏体水、电消耗和低质易耗品消耗。对比消耗指标,分析消耗原因,填写相关表格,上报主管副总经理及总经理。如有异常应及时查找原因,书面汇报异常原因及整改具体措施。

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