石油企业物资采购管理中信息化技术运用分析

赵晶 路鹏 宣玉娜 谭洁 王莉莉

中国石油化工股份有限公司西北油田分公司 新疆 乌鲁木齐 830011

石油企业物资采购过程相对复杂，包括计划制定、采购、运输、保管等多个环节，为保证生产经营的规范性，需要获取精准、全面的市场信息迅速开展采购管理工作。以往物资采购经常存在费用超支问题，影响整个生产供应链的稳定运营，现如今能够应用信息技术建立平台，支持信息化的物资采购管理，从而缓解人员压力提高效率。

1 石油企业物资采购管理中信息技术应用优势

石油企业物资采购管理信息化系统重点针对物资采购流程、供应、库存管理等方面，确保相关工作落实的规范性，提升运作效率，管理也相对方便。针对其优势，主要可以从以下几点展开论述：

第一，集成性优势。信息技术应用于石油企业物资采购中，最基本的功能在于集成，以往管理中存在信息孤岛情况，数据无法共享，数据经过不同部门需要反复多次录入与处理，即便是基础性的决策也需要经过多个部门反复沟通确认数据信息，消耗大量时间和精力。但物资管理信息化系统能够将原本琐碎的业务数据进行汇总，实现全面化的数据管理与跨部门信息共享，消除信息孤岛现象，为相关决策提供准确、及时的信息。

第二，规范流程优势。信息化技术在石油企业物资管理中的应用更加倾向于对流程进行管控，能够做好相关信息的录入，并根据工作进度控制流程规范性。在引入物资管理信息系统后，第一时间对原有作业流程进行分析，寻找不足情况，消除一些冗余繁琐的部分，更好的落实扁平化管理，提升企业运作效率。

第三，强化控制。物资管理信息化系统在技术方面主要应用到一体化技术、大数据技术等，能够对资金信息、供应商信息、产品信息、订单信息以及相关出入库信息进行全面化的管控，相关技术的应用均符合实际业务处理流程，并支持在线生成、提交、审核以及控制。利用物资管理信息化系统，能够对物资的计划设计、采购流程、信息存储以及使用等进行全过程的跟踪，保证能够及时追溯和纠正，降低管理风险，满足精细化管理需求。同时，在进行管控时还支持设置控制点，即根据企业风险偏好和相关业务需求制定个性化的管控策略，保证管理工作落实到位。

第四，带动员工能力提升。物资管理信息系统的应用让管理流程得到进一步简化，这也直接改变了员工的工作形式，需要学习新的技术来应对当下管理需求，从而提升其适应能力和学习能力，减少人力成本。在不断的培训与学习过程中，也让员工的管理素养得到提升，更能适应企业的发展需要。

第五，可持续性优势。石油企业物资管理系统中引入信息技术，不仅能够满足企业当下的物资采购管理需求，还充分思考了未来业务的发展变革，对现有技术预留相应的拓展接口与功能模块，以便于进行系统的持续性升级。此外，信息技术还提供对历史数据的风险挖掘，提供具有参考价值的信息。

2 石油企业物资采购管理中信息技术应用问题

2.1 信息交流问题

石油企业物资采购管理的信息化建设不仅仅涉及自身信息的管理，还包括与供应商之间的交流。但在实际落实中发现，石油企业物资采购最初阶段为了避免供应商恶意抬高价格，会隐藏相关信息，一旦产品供应商获得更多信息，则会影响企业的采购成本。在此过程中由于双方之间信息交流的不完整性，会造成采购脱离市场，产生一定的管理问题。此外，在企业物资采购管理环节中，一定信息交流不对等问题，如：第一，ERP物料管理系统应用问题，一般情况下企业物料管理系统在进行方案制定时需要由采购部门制定计划，但在信息传递过程中虽然应用到了计算机，但应用深度不足，具有形式化特点，与财务部门之间甚至会要求应用纸质发票管理。因部分企业在应用计算机系统时只是简单的制作EXCEL，并未真正发挥信息技术优势[1]。第二，在应用ERP系统时，部分企业并未对系统进行升级，在管理方面，系统的应用权限仅包括仓储管理与财务部门，对于采购部门和质检部门重视程度较低，导致物料收集方案方面存在局限。

2.2 信息分离问题

影响石油企业物资采购管理的关键在于供求双方，但在信息技术应用方面发现，企业供求双方存在信息分离情况。在企业中将生产部门与物流部门分离，前者主要作为原材料需求部门，后者则为供应部门。一旦出现信息分离，会造成供应累积，徒增采购成本，反之则会导致库存不足影响生产。目前来看，供求双方所提供的信息缺乏针对性，实际需求量和供应量之间匹配存在局限，经常发生物资积压或前线部门物资不足等情况。此外，信息分离还表现在物资进出库信息化建设不足方面，如：第一，进库方面信息管理不到位，部分企业仓库管理引入ERP系统，能够对物资的信息进行记录并汇总，但疏于管理，存在遗漏、失误等情况，对相关联环节带来影响。第二，对于出库方面存在信息化管理不足闲情，部分单位仅凭借提货单即可进行提货，信息却并未及时上传至ERP系统中，使得相关部门无法及时了解仓库情况。此外，还存在物资采购审批流程中反馈速度缓慢的情况，容易导致物资申请量与实际需求量差异。

2.3 资源信息汇总问题

相较于其他类型企业，石油企业的物资采购工作存在一定特殊性，一旦设备信息没有及时更新，会直接影响与生产单位之间的合作，造成资金成本浪费。加之石油业务的复杂性，同一设备的供应商往往不止一家，因此针对信息的整合也相对复杂。此外，部分企业物资采购管理系统的建设存在共享机制不完善的情况，可视化模块方面的设计仍具有一定上升空间，内部各部门应用ERP系统时也并非全面的共享与管理。除了以上问题外，在系统管理权限设计方面也存在一定的不足，即便对物资采购的管理拥有修改权限，在后续的整合时也存在混乱问题，需要进行优化。

2.4 采购招标信息技术应用问题

目前采购招标环节也逐渐引入信息技术，但其本质仍旧无法脱离传统的招标模式，主要由于信息化管理手段并未全面渗透到招标过程中，仍旧以线下招标方式为主，无法期待提升招标效率的作用[2]。其次，针对招投标信息、市场信息整理方面，也存在信息技术应用不足的问题，在信息化招标模式中，能够通过线上直接了解市场行情和相关企业的信息，但由于线下招标模式的应用，相关供应商企业的线上信息相对较少，不利于及时了解相关信息，容易存在潜在风险。

3 解决石油企业物资采购信息化管理问题

3.1 开发、优化数据库

针对信息交流问题的分析，主要包括企业内部交流与外部交流两个方面。

3.1.1 加强供应商数据库建设与管理

为保证石油企业对外与供应商之间信息交流的通畅性，可开发企业供应商数据库并展开公平、公正、公开的管理。由于石油企业生产材料具有多样性特点，因此需要选择符合企业发展需求的可靠供应商，完善储备工作。为保证后续供应商招标环节充分利用市场竞争力，实现对优质供应商的选择，需要加强供应商数据库建设，在开发数据库时建立数据库准入制度中明确供应商准入内容，对其进行质量认证，避免潜在优质供应商资源流失。同时，物资采购人员和相关部门还需根据准入条件对供应商进行定期评估，并将业绩评估标准和结果指标引入计算机中，做好投标供货记录制定考核标准，总结优质供应商和黑名单榜供应商[3]。对于供应商信息的调研、分析等内容可在数据库中共享，包括资质、报价、信誉、交货质量等。综合来看，通过数据库构建与供应商之间的信息化交流模式，能够有效解决信息不对称问题，为后续的招投标环节做好初步筛选维护公平。

3.1.2 制定信息化物料方案

国有企业在物资采购管理方面对于物料需求方案设计中存在一些问题，针对此类问题需要进一步完善信息技术，制定符合企业需求的方案。首先，企业需要进一步加强采购工作流程的管理，确保能够合理应用ERP物料管理系统，在进行计划制定时需要根据系统物料需求模块，分析实际需求，提供相应数据资源。其次，加强企业内部对ERP系统的应用，保证各部门做好信息上传，及时更新模块中物料信息，以便于相关操作。最后，加强对物料计划清单生成模块的信息化处理及相关管理与审批流程，由审批部门负责对清单进行管理和审批，再按照需求进行采购。此过程务必保证信息技术应用的灵活性以及清单生成的快捷性，例如设计部提出采购30套新桌椅需求时，系统会优先进行库存量核实，并在物料清单计划生成需求中自动减去库存现有量，直接在ERP软件中展示新方案。

3.2 落实统一化管理

为保证石油企业在满足市场需求的前提下降低交易成本，需要深化采购管理中的信息技术应用。针对当前存在的信息分离问题，应进一步加强物资采购环节的一体化管理，保证供需配合。现阶段管理模式中对于库存状况、采购方案以及物资使用状况方面的管理建设仍旧存在一定分离问题，影响采购方案的精准性。因此，现在需要进一步加强企业资源规划汇总，利用大数据、物联网技术，在生产、财务、供应商以及仓储这几个部门之间建立便捷的沟通环境，保证精准处理物资采购与处理问题，实现精细化管理。在此环境下，各部门能够及时了解库存情况，制定采购方案[4]。

统一化的管理需要应用一体化信息技术，搭建一体化平台，并将各个部门紧密连接，实现信息传递与合作，提升相关工作的联动性。针对采购合同方面应用一体化管理技术，直接将合同生成数字化编码，自动完成存货信息、价格信息、供应商信息以及数量信息等方面的审核。针对进出库的信息化管理是石油企业采购管理中的关键部分，为应对当前进出库管理问题，首先需要加强入库信息化管理。在相关人员完成采购后由供应商发货入库，在进入仓储前需要优先进行质量、数量、种类等方面的检查，满足标准后及时将信息上传至ERP系统中，根据实际情况生成报检单。以上步骤为仓储管理部门进行，在一体化信息技术应用环境下，将信息传送到质检部门，由员工进行规格信息等方面的查询，并构建与供应商数据库之间的联系，保证质检部门能够查询到物资供应商的相关信息。质检部门完成检查后，借助一体化技术在系统上进行产品合格数量和不合格数量的统计，其中不符合要求的产品会直接清退，此步骤能够有效减少冗余流程实现一体化管理。同时，应用信息技术对不符合要求的产品原因进行标注，方便沟通。为进一步提高管理质效降低人力成本，还应积极引入物资计量管理系统，直接利用计量程序实现自动计量与审核，并配合数据传输技术生成相应报告。出库方面，针对当前依据凭证提货的情况，需要进一步优化此部分的信息技术，保证自动更新库存量，自动生成提料单，加强出库管理。

3.3 优化资源信息管理方案

由于石油企业物资采购过程的特殊性特点，为避免复杂流程所带来的影响，需要进一步优化资源信息管理方案，确保实现信息共享。当前各部门在落实采购管理工作方面需要进一步提升其可视化，建立可视化管理模块，并支持多个部门进行查询，除了采购、仓储部门外，还应增设质检部门、设计部门等，有利于实现综合控制。同时，为避免造成管理困境，还需要做好权限设置，根据部门的功能进行差异化设计。按照运作流程来看，如设计部门可给予其上传信息权限；对仓储管理部门可给予其出入库信息登记、修改等权限；对质检部门则给予其检查权限等，在此基础上实现信息共享。共享系统建立与优化的同时还需完善相关制度，严禁发生越界操作的行为，同时鼓励各部门人员及时反馈应用系统过程中存在的问题以及可改进的空间，体现信息技术的可持续发展优势。

3.4 加强信息技术应用

在物资采购管理信息化建设中，还需重点加强对招标环节的管理，突破以往运行模式的限制，以信息技术为依托保证招标环节的公平性与公开性。可制定电子招标采购计划，应用电子招标平台，或与一些大型招投标平台合作，有效提升工作效率。同时，还能通过在线查询对比招标信息，为企业的综合调控与管理奠定基础，提升采购管理水平。此外，相关人员还可利用信息化系统和招标平台中的信息，掌握当前政策内容及市场波动情况，实现对物资价格变化的预测，从而控制采购成本，保证市场监测的动态化。此外，针对信息技术的应用除了加强技术开发外还应做好软硬件设备的优化，定期进行软件更新与杀毒，对硬件进行捡球，保证系统高效稳定运行。

4 结束语

综合来看，石油企业物资采购管理工作内容繁多、流程繁琐，信息化技术的应用能够根据石油企业物资采购实际需求进行管理，保证优化流程，并保证各个环节运行质量。同时，还应用大数据、物联网等技术实现数据信息、作业流程的共享，保证相关部门人员能够及时了解物资采购进度，根据报告信息进行订单跟踪，及时发现问题并纠正，有效降低成本，维护运营科学。