“互联网+”背景下高校档案室管理转型策略探讨

赵炫钰

（商丘医学高等专科学校,河南商丘 476100）

档案室作为高校历史文化和学术研究的重要资源汇聚地，其管理模式的现代化对于提升高校整体教育质量和科研能力具有不可忽视的作用。随着信息技术的发展，传统的档案管理方式已逐渐不能满足高效、快捷、精准的现代管理需求，因此高校档案室管理的创新和转型势在必行。

一、“互联网+”背景下高校档案管理的必要性与可行性

在“互联网+”的背景下，高校档案管理的必要性和可行性体现在以下两个方面：（1）必要性。互联网技术的发展为档案管理带来了革命性的变化。高校作为知识和信息的集中地，拥有大量的档案资料，包括教学、科研、学生管理等多个方面。随着互联网技术的不断进步，档案资料的数字化、网络化成为必然趋势。通过互联网技术，更有效地整合和利用档案资源，提高档案管理的效率和质量。（2）可行性。随着云计算、大数据等技术的发展，高校档案的数字化管理已经变得更加可行。技术不仅提高了档案存储和处理的效率，还增强了档案信息的安全性和可访问性。高校利用技术建立更加完善的档案信息系统，实现档案资料的高效管理和广泛应用。网络教育资源的丰富和普及，高校档案管理也可与在线教育资源相结合，为教育教学提供更多的支持和服务[1]。

二、“互联网+”对高校档案管理模式转型优化发展产生的影响

（一）思维观念的转变

在“互联网+”背景下，高校档案管理的思维观念经历了重大转变。传统档案管理注重物理存储和线下访问，而现代档案管理则更强调数字化、智能化和网络化。高校开始认识到利用互联网技术不仅能提高档案管理效率，而且能促进档案的创新利用和价值最大化。思维的转变推动了档案管理从被动的保存转向主动的服务，从封闭的单一功能转向开放的多元应用。档案管理者被鼓励采纳更加灵活和前瞻的态度，以适应不断变化的信息环境和用户需求。

（二）管理内容的转变

“互联网+”时代，高校档案管理的内容也发生了根本性的变化。从传统的纸质档案管理，转变为包括电子文档、多媒体资料、网络资源等多样化内容的管理。不仅使档案类型更加丰富，也提高了信息的存取效率和有效性。数字化档案的管理要求档案管理员具备更高的技术能力，以处理和保护多样化的数据格式。同时，档案的数字化也促进了跨学科研究和远程教育的发展，为学术交流和知识共享提供了更加广阔的平台[2]。

（三）管理对象的转变

在“互联网+”的影响下，高校档案管理的对象从传统的纸质文档转变为包括大量的电子档案和网络数据。转变要求档案管理系统不仅要处理实体文件，还要有效地管理和保护电子档案。电子档案的安全性、可靠性和易用性成为管理的重点。此外，随着云存储和大数据技术的应用，高校档案管理也开始扩展到虚拟空间和网络平台，涵盖了更广泛的数据资源。这要求档案管理者不仅要熟悉传统的档案保管技术，还要掌握现代信息技术，以适应日益增长的网络信息管理需求。

三、“互联网+”对高校档案管理模式转型优化发展的作用

（一）提升档案管理采集工作的智能化程度

在“互联网+”的背景下，高校档案管理的采集工作变得更加智能化。利用互联网技术，高校能够自动化采集、分类和存储大量的档案信息。比如，通过云计算和大数据技术，实现对海量数据的快速处理和分析，从而提高档案信息的采集效率和准确性。智能化的采集工具，如文本识别、图像分析等，也被广泛应用于档案的数字化处理中，减少了人工干预的需求，提高了数据处理的准确性和效率。智能化的档案采集方式，不仅提高了档案管理的工作效率，还为后续的档案研究和利用提供了更加丰富和准确的数据基础。

（二）推动高校档案管理实现标准化建设

“互联网+”也极大地推动了高校档案管理向标准化建设的方向发展。通过构建统一的档案管理标准和规范，确保档案信息的一致性和互操作性。这对于提高档案管理的质量和效率至关重要。例如，高校采用统一的数据格式和存储标准，确保档案的长期保存和易于检索。此外，标准化的档案管理还有助于跨校际或跨部门间的档案共享和交流，从而促进了学术合作和知识传播[3]。标准化建设还包括对档案管理人员的培训和评估，确保他们具备处理现代化档案所需的技能和知识。

（三）促进高校档案管理实现便捷化和智能化服务

“互联网+”时代的到来还极大地促进了高校档案管理服务的便捷化和智能化。通过在线档案管理系统，用户随时随地访问档案资料，提升了档案使用的便利性。智能化服务如自助查询、在线预约、虚拟展览等，提高了用户体验，使得档案资料的检索和利用更加高效和方便。高校档案管理还通过人工智能技术，如机器学习和自然语言处理，提供更加精准和个性化的服务。例如，基于用户的历史查询记录和偏好，智能推荐相关档案资料，提升用户的研究和学习效率。便捷化和智能化的服务不仅增强了档案的实用性，也提高了档案管理的现代化水平。

四、“互联网+”背景下高校档案管理模式转型的现实困境

（一）对档案室转型重视程度不够

高校档案室在“互联网+”背景下的转型面临着重视不足的问题，这直接影响了转型的进度和效果。首先，部分高校对互联网技术的发展和其对档案管理带来的变革缺乏足够的认识。理解上的滞后导致他们未能充分认识到转型的紧迫性和重要性。其次，即使部分高校意识到了转型的必要性，同时也缺乏明确的目标和战略规划。在未能清晰目标和战略指导的情况下，档案室的转型工作很难得到有效的执行和管理。不仅影响了转型的效率，也导致资源的浪费和方向的偏差。最后，由于重视程度不够，一些高校并没有为档案管理转型提供必要的资源投入，如资金、技术和人力资源等。缺乏关键资源的支持，档案管理转型的进程将难以推进。此外，缺乏足够的重视程度也影响到团队成员的积极性，导致整个转型过程缺乏动力和创新。

（二）档案服务模式不够丰富

高校档案服务模式不够丰富阻碍了档案服务的现代化和高效化。首先，部分高校的档案服务仍然依赖于传统的线下管理和服务方式，如实体档案的查阅和借阅等。服务模式在效率和可及性方面受到限制，难以满足当前互联网时代用户的需求。在信息快速流通的时代背景下，传统的档案服务模式显得过时，无法有效地支持信息的快速检索和共享[4]。其次，伴随着“互联网+”时代的到来，用户对于在线获取信息的需求日益增长。然而，部分高校的档案服务还未能提供充足的在线资源，如数字化档案、在线数据库等。缺乏资源限制了用户随时随地访问和使用档案的能力，同时也影响了档案的普及和利用效率。最后，现代档案服务越来越重视用户的互动和参与，在部分高校中，档案服务还未能有效地整合元素。缺少有效的互动机制，如在线咨询、反馈系统、用户论坛等，使得用户难以与档案服务进行有效的互动和沟通。

（三）档案工作现代化水平不高

档案工作中数据整合不足、自动化流程缺乏以及安全和隐私保护等问题给高校档案管理工作形成较大的影响。首先，部分高校的档案管理系统尚未能有效地实现数据整合。各种类型的档案数据（如纸质档案、电子档案等）之间缺乏有效的连接和统一管理。此外，档案数据与其他校内系统（如学籍管理、财务管理等）的整合不足，导致数据孤岛现象严重，无法实现数据的有效共享和利用。其次，现代档案管理越来越依赖于自动化流程以提高效率和准确性。然而，在部分高校中，档案管理仍然依赖于大量的手动操作，如手动归档、检索等。依赖不仅降低了工作效率，也增加了错误发生的性。缺乏自动化流程档案管理无法充分利用现代技术，例如人工智能和大数据分析等，来优化管理过程。最后，随着档案管理逐步向数字化转型，安全和隐私问题成为一大挑战。部分高校在数字化档案管理中缺乏有效的安全措施，容易导致数据泄露、未经授权的访问和档案的损坏。

（四）档案管理队伍整体素质偏低

技术素质不足、培训和教育不足以及沟通和团队合作不足等是当前档案管理队伍面临的主要问题。首先，随着档案管理向数字化、自动化转型，对档案管理人员的技术要求日益提高。然而，部分高校的档案管理人员缺乏必要的技术知识和技能，如对电子档案管理系统的操作、数据分析、网络安全等方面的了解不足。技术素质的不足限制了他们在档案管理现代化过程中的有效参与和贡献。其次，在实际情况中部分高校在该方面的投入不足，导致档案管理人员无法及时获取最新的知识和技能。缺乏系统的培训和教育计划不仅影响了档案管理人员的个人发展，也阻碍了整个档案管理团队的能力提升。最后，在转型的过程中需要档案管理团队成员之间有良好的沟通和团队合作。但在部分高校中，团队成员之间的沟通不畅，合作不足，对于解决跨部门的问题、共享资源和知识以及有效推进转型工作等方面产生了不利影响。

五、“互联网+”时代高校档案管理模式转型优化的发展策略

（一）要进一步提高对于档案室转型的重视程度

高校应增强重视程度，积极推动档案室的转型，确保档案管理工作与时俱进。第一，制定明确的转型目标和战略规划。高校各部门要共同制定清晰、具体的档案室转型目标，并且规划详细的实施战略。包括确定档案室在数字化、信息化方面的发展目标，以及如何利用“互联网+”推动档案管理模式的现代化[5]。同时，应制定阶段性目标和评估机制，确保转型过程有序进行。第二，增强档案室资源和支持。在档案室转型过程中要确保其拥有足够的资源支持，包括资金投入、技术支持和人力资源。不仅要投入必要的资金以更新档案管理系统和设备，还要重视档案管理人员的培训和专业发展，确保他们能够适应新的管理模式和技术要求。第三，强化档案管理团队的领导和管理能力。高校需重点关注并提升档案管理团队的领导和管理能力。不仅包括对团队负责人的选拔和培养，也包括鼓励团队内部的知识分享和技能提升。通过定期的工作评估和反馈机制，确保团队成员对转型过程中的目标和责任有清晰的认识，并积极参与到转型工作中。

（二）丰富档案服务模式

第一，推进档案数字化和在线访问。高校应加速档案的数字化进程，将纸质档案转化为电子格式，并建立一个易于访问和使用的在线档案库。通过建立高效的扫描和索引系统来实现，确保档案的快速、准确数字化。在线档案库应提供强大的搜索功能和用户友好的界面，允许师生和研究人员随时随地访问和检索所需信息。第二，发展多样化的档案服务。高校应根据用户的不同需求开发多样化的档案服务。例如，提供远程咨询服务，允许用户通过电子邮件或在线聊天工具咨询档案问题。开展在线展览和虚拟档案馆，以吸引更广泛的用户群体。第三，提升服务的个性化和互动性。为了更好地满足用户的个性化需求，高校档案服务应引入更多互动和定制化元素。包括利用数据分析工具来了解用户的偏好和需求，从而提供更加定制化的服务。同时，加强与用户的互动，例如通过社交媒体平台收集用户反馈、举办在线问答环节，以及创建用户社区，让用户参与到档案服务的改进和创新过程中。

（三）提升档案工作现代化水平

高校需要提升档案工作的现代化水平，更好地适应“互联网+”时代的需求。第一，加强数据整合与信息系统升级。高校需要建立一个综合的档案管理信息系统，以实现不同类型档案数据的有效整合。包括将纸质档案数字化，以及将电子档案与其他校内信息系统（如教务系统、人事系统等）进行整合。通过方式，确保信息的一致性和及时更新，同时提高检索效率和数据利用率。第二，实施自动化管理流程。推动档案管理流程的自动化是提高现代化水平的关键。通过引入先进的档案管理软件来实现，软件功能应包括自动分类、索引、存储和检索等。第三，强化安全与隐私保护措施。随着档案管理的数字化，安全和隐私保护变得尤为重要。高校应采取多层次的安全措施来保护数字档案，如使用防火墙、加密技术和访问控制系统[6]。制定严格的数据保护政策和隐私标准，以保护个人信息不被未授权访问或滥用。

（四）加强档案管理队伍综合素养

应进一步提升高校档案管理队伍的综合素养，使其更好地适应“互联网+”时代档案管理的新要求和挑战。第一，加强专业技术培训。高校应定期组织档案管理人员进行专业技术培训，特别是在数字化档案管理、信息技术应用、数据保护和网络安全等方面的培训。培训旨在提升员工对现代档案管理技术的理解和应用能力，确保他们能够有效地使用新技术和工具，适应档案管理模式的转型。第二，提升综合管理能力。除了专业技术培训之外，还需要加强档案管理人员的综合管理能力，包括项目管理、团队协作、沟通能力等。通过组织管理技能培训、研讨会和案例分析，帮助档案管理人员提升其在复杂环境下的决策能力和团队领导能力。第三，鼓励持续学习和自我提升。高校应建立一种持续学习的文化，鼓励档案管理人员不断更新知识和技能。这通过提供在线学习资源、组织参观学习、鼓励参加行业会议等方式实现。

六、结语

在“互联网+”的时代背景下，高校档案室管理的转型不仅是一个挑战，更是一个重要的发展机遇。通过采纳和实施前沿的信息技术，高校档案室可以实现从传统管理到现代化管理的飞跃，从而更好地服务于教育和科研工作。