科研院所档案企业标准建设思路探析

刘婷婷，李 娜，胡 奎

（中国核动力研究设计院，四川 成都 610213）

1 档案标准体系建设现状

我国已发布国家标准4 万余项、行业标准7.6 万余项、地方标准5.3 万余项，5 000 多家社会团体公布了3 万余项团体标准，自我声明公开企业标准184万余项。与档案相关的各类标准有130 余项，涉及档案整理、电子文件管理、档案馆建筑等领域。目前现行有效的档案相关的国家标准有45 项（根据互联网开源信息），其中信息化相关的有16 项，由国家档案局提出的有14 项，国家档案局网站档案标准库公布的国家标准共25 项，具体见表1。

表1 国家档案局公布档案国家标准细目

根据国家档案局网站档案标准库公布的现行有效档案行业标准共有96 项，涉及档案整理、著录、保管、修复、信息化等各方面，是对国家标准的细化和补充，注重实操性。除了国家和档案行业标准以外，其他行业如建筑、能源、核电等行业也有档案相关的标准，带有行业特色，适用范围明确，但公开性不高。部分地方档案部门针对自身特点也制定了相应的地方标准，笔者在开源信息渠道找到的档案地方标准比较分散，未成体系，有些标准并未公开全文。档案企业标准工作相较于其他类型企业标准起步较晚，且公开的档案企业标准更是凤毛麟角。以笔者所在的中国核动力研究设计院为例，档案标准建设工作也是近两年才开始，较单位其他类型的标准起步晚，其体系的构建尚处于探索阶段。

2 科研院所档案企业标准建设存在的问题

2.1 企业标准发展不平衡，档案企业标准系统性不强

企业标准作为企业质量工作的一部分，是企业优化资源、提升竞争力的有效手段，并且还可以促进企业相关行业的发展。企业标准一般分为技术类和管理类，技术类企业标准作为企业提升产品质量和行业竞争力的核心，受到企业的重视，其发展呈现了快速、专业、系统等特点。管理类企业标准则起步晚且发展缓慢，管理类企业标准在企业标准的占比较低，企业重视程度也不高。管理工作各单位（企业）一般都有相应的制度、工作程序等规范性文件，管理部门的标准意识不强，缺乏对企业标准工作的认识和思考。档案相关的企业标准一般都被划为管理类，从档案行业标准也不难看出，技术相关的行业标准占比约为20%，其余的均为管理类标准。目前部分科研院所已开展了档案企业标准建设工作，但对于其他专业企业标准还处于起步阶段，数量少，不能满足企业标准高速发展的需求。从现有档案企业标准建设情况来看，大都以“问题导向”为建设思路，“缺什么，做什么”，很少以系统工程的思路来做档案企业标准的顶层设计，导致档案企业标准建设工作系统性不强，容易造成档案企业标准的冗余和重复。

2.2 档案企业标准建设机构不完善，相关人才培养困难

现在越来越多的科研院所意识到企业标准的重要性，成立了标准化管理机构，统一管理本企业标准的建设工作。大部分的企业标准管理机构设立在质量管理部门，依托于质量管理人员从事标准管理工作。但企业标准管理工作有别于质量管理工作，不仅需要相关工作人员了解科研院所的科研工作和管理流程，还需要其掌握各专业方向的基础知识，了解各专业的前沿发展以及科研对企业标准的需求。总体来说，企业标准管理人员是集技术和管理的复合型人才，开设标准化工程的院校也屈指可数，企业标准化人才紧缺。档案企业标准一般纳入管理类企业标准建设序列，从笔者所在单位来看，管理类企业标准较技术类企业标准立项数量少，在编写、评审阶段相应的人才和专家也不多，也是档案企业标准发展缓慢的原因之一。

2.3 档案标准工作信息化程度不高

标准因涉及知识产权使用问题，部分国家、地方和行业标准是全文公开使用，企业标准基本是全文非公开（自我申明公开企业标准除外），有的甚至连基本信息都无从查阅。笔者通过开源渠道搜索各层级各类型的档案标准，对档案标准数据库及开源情况进行调研后发现：档案国家标准（包括强制性、推荐性和指导性）可通过国家标准全文公开系统查阅，部分标准只能提供标准题录信息；国家档案局建立了档案标准库（包含国家标准和行业标准），对其有知识产权的国家标准和档案行业标准进行了开源；部分地方档案局网站提供地方标准的查阅，大部分未建立专题数据库，查找起来有一定难度。档案企业标准因可能涉及企业的知识产权等，基本处于一种封闭状态，对于信息化需求不高，导致其信息化程度较低。综合来看，档案标准信息化程度不高，只能满足基本的查阅需求，还未从知识化、智能化的角度去建设档案标准工作。

2.4 未建立标准适用性评价机制，不利于其良性发展

科研院所企业标准“重建设轻应用”的现象时有发生。很多部门或人员为了抢占相关标准的先机和行业话语权，而且能够快速发布相关标准，在标准适用性方面考虑不足，造成了后续执行不力的问题。企业标准管理机构对于其发布标准的执行情况的监督检查力度不够，导致一些企业标准的执行流于形式，与企业标准工作的目标背道而驰。虽然企业标准有更新周期（根据各单位实际情况），但如果没有建立其适用度评价机制，难以促进企业标准高质量发展。

3 科研院所档案企业标准建设思路

3.1 加强档案企业标准建设顶层战略规划

所有工作都需要“计划为龙头”，做好档案企业标准的顶层设计能够让档案企业标准建设工作事半功倍。科研院所作为科研机构，可以用科学研究的思路来做档案企业标准建设的战略规划。首先划定一个目标，摒弃“缺什么，做什么”“只做有利的、好做的”思想，从科研院所档案管理工作的高质量发展为目标出发，构建档案企业标准的架构。其次要以发展的眼光来做档案企业标准的战略规划，标准建设工作不仅要立足当下，更要关注未来，对数字化转型、智能化具备敏感度，及时修订档案企业标准建设规划。最后要统筹相关资源，提升全员标准意识，打造档案企业标准的人才队伍。同时，档案企业标准顶层规划思路要区别于档案制度规范建设思路，档案制度规范需要参照国家和上级单位的制度进行一一匹配，而档案企业标准则以企业档案工作的实际需求为出发点，根据工作流制定档案企业标准。以科研项目档案管理为例，可能会涉及多个档案管理制度，包括科研档案管理、设备档案管理、声像档案管理等制度。对于档案企业标准则可以根据科研项目档案管理需要融合相关内容，最后以一个档案企业标准对应一项档案管理工作，化繁为简。

3.2 优化档案企业标准组织机构，统筹档案企业标准建设工作

科研院所档案管理部门可设立档案企业标准建设专项机构，吸纳项目管理、信息化、标准管理、档案管理、知识管理等各类人才，统筹档案企业标准建设工作。档案企业标准建设专项机构也可以依托于标准管理机构，整体协同各类人才（避免出现抢标准的现象），按照部门（人员）的特长进行分组，建立档案企业标准建设专业组，打造专业人才队伍，推动档案企业标准高质量发展。同时，还可以借助外部专业资源丰富科研院所档案企业标准建设人才队伍。利用同行单位、学会、协会等社会资源，以特邀、联合申报等形式共享共建科研院所档案企业标准。

3.3 将档案企业标准信息化纳入单位档案信息化规划

虽然企业标准的特殊性质导致其有局限性，不便于信息共享，但企业标准要紧跟时代和单位的数字化转型步伐，利用信息化技术开展标准建设工作。目前很多科研院所的科研管理活动都依托于信息化平台，其档案管理工作开始朝无纸化、单套制转变，档案企业标准建设工作的信息化程度相较于档案管理其他工作还较低。科研院所档案部门应将档案企业标准信息化纳入单位档案信息化规划，打通档案企业标准指南发布、立项申请、审查发布、利用评价等各阶段数字化流程，打造统一的标准管理平台，提高档案企业标准工作的效率，减轻标准管理人员的工作量，加速档案企业标准的发展。同时要建立科研院所档案企业标准数据库，科学管理档案企业标准，还可利用数智手段向相关人员进行知识推送，促进档案企业标准的开发利用。

3.4 建立档案企业标准的应用评价机制

档案企业标准最重要的作用是利用，用以规范科研院所档案管理活动、提升档案管理质量、优化档案管理资源、树立档案管理品牌。科研院所档案企业标准部门在制定档案企业标准时要注重其适用性，从工作实际需求出发来做档案企业标准的顶层设计，确保制定的档案企业标准能规范指导相关工作。企业标准管理部门应联合档案部门加强对档案企业标准执行情况的监督检查，对于未执行或执行不到位的情况要进行深入分析，听取相关部门（人员）的反馈，适时进行标准的修订。同时还可利用标准管理平台收集档案企业标准的反馈意见，为后续档案企业标准建设提供参考。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出“制定和实施引领高质量发展的档案标准体系方案，加大对不同业务领域的档案标准供给。”科研院所作为国家科研工作的主力军，其档案企业标准工作的水平将直接影响科技档案工作的质量。从业人员要牢记初心使命，加强档案企业标准的顶层规划，加大档案企业标准建设资源投入，为国家标准建设工作添砖加瓦。