企业养老保险档案管理工作的创新改进思路探究

刘畅 赵亚丽

摘 要：目的：探讨分析企业养老保险档案管理工作的创新改进思路。方法：提出了企业养老保险档案管理工作的必要性分析，对企业养老保险档案管理工作中存在的不足之处进行简单介绍，提出了企业养老保险档案管理工作的创新改进思路，对企业养老保险档案管理工作的改进注意事项进行了相应的总结。结果：在企业养老保险档案管理工作的创新改进思路中，主要涉及建立规范的档案管理制度、强化信息技术水平、提升相关管理人员的综合素质水平、完善档案的分类与整理。结论：对于企业来说，养老保险档案管理工作的开展有着较强的现实意义，企业必须要高度重视，借助此项工作，可以使企业竞争实力得到稳步提升，早日实现可持续发展目标。

关键词：养老保险；档案管理工作；档案管理制度

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1005-6432（2024）12-0087-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.12.022

现如今，我国综合国力的提升迅速，经济发展水平的上升空间较大，结合党的相关会议可知，对民生的建设工作要求较高，所以应提高对城乡社会保障体系的统筹建设的重视程度，并不断拓展城乡的覆盖范围，促进我国社会养老保险行业的健康发展。其中，企业的参保人员有着较高的比重，基于大环境视角，对于传统的养老保险档案管理方式来说，与当前企业的发展要求存在明显的差距，同时也会影响我国保险事业的发展。基于此，必须要不断更新和改进企业职工养老保险档案管理模式。

1 企业养老保险档案管理工作的必要性分析

对于养老保险管理工作，养老保险档案的现实意义不容小视，在办理各项养老保险业务的时候，相应的凭证和依据尤为关键，也要与国家的相关政策标准相契合。养老保险档案与养老保险管理之间存在着必然的内在联系，要求详细记载参保人与参保过程，旨在给予企业与参保人的合法权益切实的维护和保障。为了提升统筹层次水平，必须要抓住养老保险档案这一渠道，通过了解发现，各个地区之间养老保险信息与互联互通目标仍然有着明显的差距，各项资源的共享性水平较低，为了不断完善养老保险档案，必须要注重信息共享水平的提升，以便更好地实现统筹规划目标[1]。同时，在社会保险中，养老保险占据着重要的地位，为了凸显出社会保险档案的完整性，必须要借助养老保险档案的积极参与，因为各险种归属经办的部门的统一性不足，使社会保险档案管理的难度由此大大增加，但养老保险的相关数据比较完整，所以通过养老保险档案管理的实施，可以帮助到其他档案管理。总之，养老保险档案管理工作内容的复杂程度较高，通过档案管理方案的不断优化，旨在提升档案管理质量。

2 企业养老保险档案管理工作中存在的不足之处

2.1 缺少规范的档案管理制度

目前，各个地区对养老保险档案管理的关注度日益提升，但是结合当前的管理机制进行分析，发现其完善性较低。众所周知，各個地区的发展现状有着明显的区别，档案管理工作实施情况的不同之处较多，比如对于发达地区，养老保险档案管理工作的完善程度更高，而且具备完善的档案管理制度；反之，如果地区的经济水平落后，档案管理制度是不完善的，而且档案管理工作人员的专业性难以保证，在企业的管理工作当中，其局限性因素较多，同时也不利于养老保险档案资料的收集。与此同时，在档案的借阅与保密管理方面，其管理制度的规范性欠缺，难以高度规范养老保险档案管理工作。比如在档案的移交与接收等方面，对于多个机构的同时监督、指导有着明确的要求，但是在实际移交中，档案管理的规范性严重缺失，甚至无法保证部分退休职工养老保险档案资料的完整性。

2.2 硬件管理设施不足

通过分析档案存放室的各项基础设施，必须要与相应的建设标准契合。但是实际上，一些企业的档案管理工作实施效果并不理想，企业养老保险档案的保存与完整性、规范性有着一定的差距，而在企业内部，档案管理室也没有得到合理的设置，进而很难有效完善档案管理工作。同时，为了使档案管理工作的完整性得到保证，应防止材料出现受潮、浸湿等情况。然而部分企业内部设备的防护配置缺失，档案材料霉变等问题经常发生[2]，这不仅会影响档案材料的外观，也会威胁其整体质量。此外，基于数字化建设的角度，档案管理工作应与信息化建设紧密结合，但是在目前，部分企业仍然缺少完善的信息设备，必要的硬件设备较为匮乏，无法为档案管理工作信息化的实施助力。

2.3 专业的管理队伍缺乏

对于普通社保经办机构，档案管理人员的专业程度不够，诸多档案管理工作者也没有深入分析档案管理知识，即使参加了养老保险管理培训，其系统性也较为缺失。而且部分工作人员属于在其他部门内调派，档案管理理论知识的掌握程度不足，同时其实践经验严重缺失。一般来说，诸多企业档案管理的工作量是不计其数的，一人兼多职的情况经常发生，进而使养老保险档案管理的难度大大增加。此外，部分单位缺少清晰、明确的职责划分界限[3]，面对相关问题的发生，相互推卸责任的现象仍然屡禁不止，进而无法有效规范和管理养老保险档案工作。

2.4 档案收集整理与规范性要求不相符

现阶段，对档案管理制度进行分析，与统一性和规范性的要求并不相符， 过于关注《社会保险业务档案管理指南》， 没有与企业社保档案的实际情况相结合，难以保证顶层制度设计的合理性，也很难高度明确全国各地的归档范围，无法促进资料收集工作的顺利进行，进而对于企业社保档案管理的规范化水平产生了深刻的影响。比如部分参保人员没有对姓名、身份证号等进行规范填写[4]。同年度、同属类个人材料的表单在后，与其他证明的顺序互相颠倒。

3 企业养老保险档案管理工作的创新改进思路

3.1 建立规范的档案管理制度

对于企业和社保经办机构来说，应将养老保险档案管理制度的构建作为重要的一项工作开展，将具体工作的职责与分工高度明确，使档案管理、交接等环节的规范性得到保证，防止出现随意化的现象。在面对养老保险档案纸质材料的时候，应加强分类排列方式的应用，并在专门的储存地点进行放置，对于重要的材料，复印和备份非常有必要[5]。同时，针对档案电子管理方式，不仅要注重数据化处理，而且网络的安全性建设也是至关重要的，同时给予异地备份，旨在提升数据信息的完整性与安全性，并详细阐明数据格式，以便后续的升级和维护。总而言之，借助完善的档案管理制度，可以有效规范各项管理流程，推动养老保险档案管理工作的顺利进行，同时全力保证档案信息的完整。

3.2 强化信息技术水平

在企业养老保险档案管理方面，加强信息化管理为重中之重，也就是说，应通过数字化信息的形式，妥善儲存档案资料以及相关信息，旨在将良好的信息化服务提供给档案管理部门，并发挥出对参保职工便捷化的本质需求。其中，对于相关部门来说，应加强数据库的积极构建，在计算机内，输入并保存好所有重要的数据信息，以此为档案库的建设助力[6]。借助该操作方式，有助于工作人员工作效率的提升，并促进各类数据信息分析、处理的顺利进行，为相关领导人员的决策提供可行的依据，且保证良好的服务效果。

同时，基于专业技术人员的角度，应认识到档案检索操作系统建设的重要性，整合好公开的文件资料，加强电子文档的制作，相关管理部门应负责各类文件资料，外界（其他部门以及个人）不具备进行数据更改的权限，仅仅可以借阅各类数据信息。此外，在便捷化方面，应对相应的网站进行不断完善，个人仅需在网站中正确输入编号即可，为了解当前的缴纳情况创造有利条件。

3.3 提升相关管理人员的综合素质水平

为了提升企业养老保险档案管理水平，必须要不断强化相关档案管理人员的综合水平，其中，在企业内部，应加强定期培训形式的应用，为提升人员的专业素养提供专业性的渠道。具体来说，企业应将相关部门组织的教育活动提供给档案管理人员，以此来不断完善其专业知识与技能[7]；同时，在定期培训活动中，务必要紧密结合企业档案管理工作的实际情况，体现出培训规划的针对性。当然也要聘请养老保险档案管理专业人员，详细讲解相关专业知识与内容，并渗透先进的管理理念，旨在将人员的综合素质水平推向全新的高度和领域。

3.4 完善档案的分类和整理

在企业养老保险档案管理工作开展的时候，管理人员的工作能力和专业素质必须要予以全面保障，不给各种违规现象任何的“机会”，这也是养老保险档案管理健康发展的必然要求之一。在实际管理中，档案人员应做好相应的分类工作，密切结合不同的档案资料，妥善保存好养老保险档案，做到有迹可循，为后续档案的查询提供极大的便捷[8]。与此同时，企业要从实际规定出发，将档案的分类与整理的针对性发挥出来，准确归类好养老保险档案，满足档案整理的高效性需求，满足时间的节约化需求，同时为养老金发放、业务办理等工作的开展助力。总之，企业必须要高度重视养老保险档案的分类与整理，根据文件类型与档案内容作为基础点，确保归档的合理性，进而使养老保险档案更加完整和具有实效性。

3.5 完善基础设施建设

步入信息化时代，信息技术水平的发展速度极为迅速化，为此，为了显著增强企业内部养老保险档案管理水平，应不断完善其基础设施建设。其一，应定期更新档案管理设备，并投入充足的资金，以此来为硬件设施提供保证，也要不断完善相关管理手段[9]，使档案管理工作更具现代化水平。其二，应提高对标准化库房建设的重视程度，将温度计、防盗门以及灭火器等合理设置在库房内，进而为相关档案管理工作的开展助力。

与此同时，养老保险档案管理程序的规范也是非常有必要的，对于传统的手工管理方式，应赋予高度的创新，加强信息技术和新设备的应用，为档案的创新管理提供有力的证据，使档案实物载体和档案信息载体之间的关系更加协调与一致，进而推动现代化档案管理水平的提升，为后续的统计和管理等工作提供极大的便捷。此外，出自服务性的角度，应将企业的实际情况作为出发点，加强立体化服务体系的制定，将网络检索和上门服务等内容纳入其中，满足立体化需求，进而使养老保险档案管理的作用得到完美诠释。

4 企业养老保险档案管理工作的具体应用实例

以某一地区为例，在以往国有企业破产改制的影响下，该企业的管理水平每况愈下，有关社会保险申报缴费情况、在职职工等个人档案资料的完整性严重缺失，同时，现有职工将近40人，专职档案员仅仅为3例，不仅要负责全县诸多家用人单位的社会保险申报缴费档案，也要负责将近两万人的企业离退休人员档案管理工作。在这些因素的影响下，严重限制了社会保险档案管理工作的推进步伐。基于此，应在档案管理中积极地投入，科学化管理企业职工的养老保险档案管理工作，使此项工作变得更加规范和有序。

首先，基于规范化和信息化视角，该地区购置了电脑、扫描仪等设备，也积极安装档案管理软件，虽然此项工作的工作量比较大，维护和完善也是持续性的一项工作，但是相比于以往，档案信息化管理水平显著提升，检索档案的速度也明显改善。当前，档案管理工作网络已经初步形成，基于不同维度进行相关管理机制的构建，如领导参与、业务协作以及专人负责等，共同致力于档案检索工作的落实。其次，积极开发档案价值，就目前而言，该地区在开发企业职工养老保险等方面投入了较多的时间和精力[10]，旨在将其服务职能充分发挥出来，不断协调和统一档案管理工作与社会保险工作之间的关系，确保良好的服务效果。对此，在领导决策前，积极进行档案的查阅，落实最新的资讯服务，为最终的决策提供正确的指导，保证各项工作的稳步落实。比如在历年退休人员的养老金调整方面，积极组织档案管理人员，让其与退休管理科相互配合与协作，为测算和审档工作的开展提供极大的便捷，发挥出强大的合力。其中，间隔两个星期，便进行退休人员档案的查阅，防止落下一人，进而赢取了企业退休人员的高度满意。

5 改进企业养老保险档案管理工作的注意事项

第一，制定关系转移政策。当前，现代人才跨地区的流动性显著，在处理社保关系方面，应确保政策实施的统一性和明确性，为社保关系接续和转移问题的处理提供便利，防止劳动者的合法权益受到威胁。为了有效应对人才流动性大这一现实情况，相关部门应将转移制度不断统一化[11-12]，加强社保全国登录账户的设置，满足跨地区管理需求，进而给予关系的转移有力的支持。

第二，推行弹性缴费制度。在职工养老保险制度方面，应对单一的缴费制度予以创新和改进，从多层次就业人员的需求出发，使养老保险体系的构建与多元化、多层次要求相符。加强弹性缴费制度的构建，具体来说：①如果缴费时间达到了15年，但是尚未退休，并且中断缴费的问题有迹可循，这时，应通过政策引导尽可能地规避中断缴费的现象[13]。②对于与企业解除劳务关系的这种情况，选择发放事业保障金的基础上，养老保险费用应做到一次性缴纳，以便法定退休后养老保险金待遇的有效落实，为其老年生活予以扶持。③如果人员出现了“断保”，应对个人经济收益情况进行综合考虑，对养老保险金予以分档缴纳。

第三，健全组织领导机构。通过组织领导机构的设置，可以有效指导和扶持养老保险档案管理工作。其中，在企业的年度目标责任制考核方面，应积极纳入档案管理工作，并且紧密联系相关硬性指标，如社会保险扩面征缴、养老金社会化发放等，然后加强共同考核，旨在有效践行其管理责任。同时，应加强档案管理工作领导小组的设置，对于相关经验交流会、管理培训会等，务必要践行到实处，将养老保险档案管理工作中的问题挖掘出来，并制定出科学的解决办法；此外，定期检查档案工作的实施情况，检查的结果应与档案管理人员的年终考核档案结合在一起，保证最终考核与评选的公正性与客观性。

第四，加速档案管理数字化建设。为了保证档案信息数字化建设飞速向前，应实现信息化技术的灵活运用，积极转变档案信息中的各类表现形式，实现向数字化信息形态的顺利转变[14]。同时，对于企业或社保经办机构来说，有助于数据信息库的构建，进而进一步完善服务形式。同时，也要紧密衔接传统的办案管理模式，形成有机整体与现实合力。

6 结论

总之，通过企业养老保险档案管理，对于社会保险改革的深入和强化有着极大的促进作用，在我国养老保险创新改革的背景之下，传统档案管理的现实意义愈发减弱，这对于档案管理工作的开展造成了极大的负面影响。而借助现代化养老保险档案管理，可以防止参保人员的自身权益受到不利因素的威胁。为了促进企业养老保险档案管理工作的顺利进行，相关管理机制的构建至关重要，并将实际管理和监督力度提升上来，不断规范档案管理工作，防止档案丢失或不完整情况的出现。此外，先进的信息技术也要早日落实到位，为档案管理效率的提升提供技术支撑。文章简要地分析了企业养老保险档案管理工作的创新改进，并提出一些浅见，望能够为有关人员提供一定的参考和帮助。

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