大批量书籍倒架的科学筹划

童庆平

近年来，图书更新速度很快，每学期都有较多的纸质图书入库，图书馆藏书数量明显增大，书籍替换频率加快，随之产生的书籍倒架工作量也相应增加。图书倒架是图书馆的一项基础工作，关系到纸质图书的查找效率，直接影响图书借阅室的秩序和读者的使用体验。在倒架过程中，如果前期倒架计划安排不合理，可能会出现一些窝工、返工现象，本来一次能完成的事情，需要两三次完成，浪费了人力，推迟了倒架时间。初步估算出需要上架和预留空位可容纳书籍的数量，科学筹划好书籍倒架，能够避免一些复杂的计算过程，使图书倒架过程轻松有序。

合理确定倒架开始时机。通过查看文件、参加会议和询问同事等途径，收集每学期的购书情况，了解最近书籍入库、剔旧等较大批量书籍进出库工作的时间和各种书籍进出库的大致数量。确认在近期没有新书入库和剔旧任务的前提下，如果有图书因预留空位不够多而不能上架，或书籍在架位置比较拥挤，就可以参照近期出入库书籍数量进行倒架。

统计待上架书籍数量。待上架书籍，可分为未入库和已入库两种情况。未入库书籍，可依据书单列表或现场点数，按照索书号的顺序，分别统计各号段书籍的数量，精确到千；已入库书籍，因位置拥挤不能够及时上架的，可以用同样规格的书车进行装载，整齐摆放在对应书架附近的位置，如小型书车满载量为70册，可以作为装载书籍数量的计量单位，也可以先将黄皮纸铺在地上，把书籍按照索书号顺序整齐摆放于需上架位置附近，精确到千。依次记录各号段待上架图书的数量A1，A2，……，AX。近期的图书采购计划、书籍入馆，是待上架图书数量和倒架频率的重要依据，如果单批次集中采购某一学科的图书，则首先考虑通过专门书架用来作为临时周转，并寻找合适的倒架方向。

根据实际情况进行合理排架。如果没有确定的入库书籍数量信息，排架初步按照两头密中间疏的原则，对整个书库书籍进行排架，即全部书籍最靠前的约1/4部分和最靠后的约1/4部分，每个书格预留1/5～1/4的空位，占全部书籍数量一半的中间位置书架，每个书格预留1/4～1/3的空位，这样保证了中间部分的空位相对较多，利于以后接收来自两端的书籍。

如果有确定的入库书籍数量信息，那么就根据来书数量留出相应的空位。然后，在架位比较充足的情况下，考虑到各书架和各学科的独立性，尽量将同一学科的书籍摆放在同一个书架上，如果不能够完全摆下，尽量摆放于书架的同一面，同时一排书架与相邻的下一排书架之间，书籍的分断也要尽量按照比较大的分类分开，这时就不需要考虑到底每个书格上预留多少空位；在架位比较紧张的情况下，就只能按照顺序排架。

统计空余位置可放置书籍数量。准备纸笔记录或记忆的方式，按照书籍摆放顺序，采取目测方式，从前往后依次统计出每个可填补几千册书籍的点位，可以填补书籍的数量，统计单位为千，整个书库粗略按照3～5个点位进行统计。其中最开始和最末尾的点位需要每个架位预留1/5～1/4，中间的点位需要每个架位预留1/4～1/3。例如每个空书格满架可容纳50册书籍，如果需要预留1/3的空位，则空书架的格子数乘以33.3就是此点位可容纳图书数量，即33.3×64（架位数）=2133；部分只有半数空位和大半空位的书格，可以将2133为基数，估算出可容纳书籍数量。实际空位数可根据书籍厚度相应增减，如H类书较薄，相应可容纳书籍较多；I、K类书籍较厚，相应可容纳书籍较少。依次记录下各个空位B1，B2，B3等数值，四舍五入精确到千即可。

将待上架书籍和空余位置进行合并。如图3所示，首先进行头部空位A1和尾部空位A3与相对应书籍的合并，并区分不同情况。

B1在前，A1在后，如图1所示，统计B1和B2之间所有待上架书籍数量总和，即A1+A2+……+Ax的数值，如果A1+A2+……+Ax>B1，则计划从第一本书开始正倒，直至剩下待上架书籍数量为A1+A2+……+Ax-B1，形成第一个区域Ⅰ；剩余的书籍和第二个空位B2进行合并并反倒，形成第二个区域Ⅱ；最后面的空位B3根据位置关系进行相应的合并，形成第三个区域Ⅲ；中间剩下的书籍看哪边有空位再进行倒架。

B1在前，A1在后，如图1所示，如果A1+A2+……+Ax

图1

A1在前，B1在后，如图2所示，如果A1+A2+……+Ax

A1在前，B1在后，如图2所示，如果A1+A2+……+Ax>B1，则计划抽走部分书籍至周转架，使剩下的书籍数量之和小于B1，参照情况三进行反向倒架；或者往后找到空位B2，将B1、B2合并，从B2最后一本书的位置开始，进行反向倒架。最后的空位B3根据位置关系进行相应的合并；中间剩下的书籍看哪边有空位再进行倒架。

图2

按照安排进行倒架。按照之前划分的区域，相对独立地进行倒架。如果空余位置在前，待上架书籍在后，则采取正倒方式对书籍倒架，即区域内的第一本开始摆放，后面依次跟进，按照书籍排架方式摆放书籍；如果空余位置在后，待上架书籍在前，则采取反倒方式对书籍倒架，即区域内最后一本书开始，紧跟着倒数第二本、第三本，以此类推，按照书籍排架的反方向摆放书籍。倒架工作大部分由勤工学生或志愿者完成，利用课余时间灵活组队，少的1～2人一组，多的3～5人一组，配置在不同距离的作业面上。取书时可以将同样厚度、大小的书籍一起拿，厚重的书籍一次拿1～2册，轻薄的书籍一次拿4～6册。传书过程中，人少时可使用书车运输，人多时可直接穿过书架递书或几米距离内多人传书。

图3

容量在20万册书籍的单个书库，由于可以采取2～3个组同时展开的方式进行，十几万书籍的倒架通常可以在20～40个工作日完成，可以避开进书时间，不至于严重影响书籍入库。同时，大范围倒架只有装书的时候有一点点声音，其他过程声音很小，不影响书库正常开放，可在每个学期开学后根据需要进行。正确的倒架组织，能较大程度减少窝工率，缩短倒架工作时间，提高工作效率，降低倒架频率；同时，由于前期统计工作和倒架的具体安排，对图书管理人员提出了一定要求，需要图书管理人员有一定的数学计算能力和立体空间概念，所有参与者需具备一定的吃苦耐劳精神。

倒架完成后，需要将原来各书架上面的书籍类别标识移动到新的位置，以便于读者通过检索软件确定书籍索书号，并找到对应的借阅室，自行找到对应的书架和架位，降低读者直接找到图书管理员的次数，为图书管理员节省时间。

特殊情况的处置。图书倒架不是一个按部就班的工作，突出特点是不可控因素多。例如读者方面，学生毕业前集中还回大量图书、每个星期开学后一周内、全校的借书活动结束等时机，都会有大量的书籍需要上架；图书采购方面，庞大的书目体量导致无法精准选书、馆藏书目查重后删减部分图书、验收过程中剔除不合格图书、图书供货商送书是否准时等因素，都会直接导致书籍进库出现时间、种类和数量难以准确预测的特点。图书管理人员要结合部门工作特点，爱岗敬业，主动担当，拒绝推诿。在平时的工作中要遵守工作纪律，上班期间合理分配精力，不做与工作无关的事情，保持工作状态，掌握工作节奏，以不变应万变，集中有限的精力完成重點时段的工作，使书籍流通工作紧张有序地进行。

（作者单位：武汉商学院图书馆）