销售合同管理视角下企业销售业务内部控制研究

蒋宁

摘要： 对经济市场内成功的企业案例分析可知， 企业大多具备一个共性， 即销售业务内部控制体系完善、 内控水平较高。销售业务内部控制工作逐渐被经济学术界和实践界广泛关注， 成为经济市场研究的主要对象。鉴于销售业务内控是成功企业的共性特征和基础内容， 本文将以销售合同管理为视角， 分析和研究企业销售业务内部控制的重要性、 现状及措施， 以期提供参考， 提高销售业务部门工作的有效性， 为企业的可持续发展把好关口。

关键词： 销售； 合同管理； 企業； 内部控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20240524

内部控制是企业管理的重要组成部分， 科学、 合理的内部控制， 不仅能提高管理效率， 为企业建设现代治理制度做好准备， 还能确保财务信息的真实性、 准确性和有效性， 提高整体的运营效率。销售是企业获取经济收益的主要来源， 对企业的长期发展具有决定作用。鉴于此， 无论是对于经济学术界的学者， 还是实践界的企业和工作人员而言， 研究销售合同管理视角下企业销售业务内部控制路径， 都具有较高的价值和较强的指导意义。

一、 销售合同管理视角概述

（一）销售合同概述

销售合同是指平等主体的自然人、 法人、 其他组织之间设立、 变更、 终止民事权利义务关系的协议。销售合同的签订程序具体可概括为两个阶段： 要约和承诺。销售合同签订过程中， 要遵循诚实守信的原则。

双方签订的销售合同所包括的条款为： 标的、 数量和质量、 价款或酬金、 违约责任以及履行期限、 地点和方式。签订合同的双方在合同期限内要严格依据合同条款， 履行合同规定的双方的义务， 从而维护合同双方的合法权益。

（二）合同管理概述

合同管理是当事人双方或数方确定各自权利和义务关系的协议， 虽不等于法律， 但依法成立， 合同受经济法和刑法法则的约束。合同管理主要是指项目管理人员根据合同内容开展项目监督和管理工作， 是法学、 经济学理论和管理科学在组织实施合同中的具体运用。

二、 企业销售业务内部控制的重要性

（一）优化销售决策

企业针对销售业务进行内部控制， 一方面依据现有的产品和资源， 协调供给关系， 保障销售环节各项工作的稳定性， 与客户建立良好、 长期的交易关系； 另一方面， 销售业务部门对以往的销售业务和当前的销售合同进行严格的监督和自我控制， 明确销售业务的运行态势， 分析销售过程， 获取销售数据。业务部门将获取的销售数据和分析获取的各类数据提交决策层， 从而制定企业阶段性与长期性相结合的经营计划， 如生产、 销售计划， 以提高管理水平和决策水平。阶段性经营计划对当下工作的指导价值较高， 因此， 还应从企业的整体、 长期发展角度出发， 将阶段性经营计划与长期性经营计划相关联， 确保企业在落实阶段性经营计划、 实现短期目标的过程中， 逐步向长远发展方向探索。

此外， 合同中还规定了企业所需履行的义务， 企业依据合同优化决策， 从生产、 管理等各个环节， 为销售业务服务， 提高企业整体的决策水平和销售水平。销售部门将合同中的交易标的、 数量、 质量等要求反馈给采购部门和生产部门， 加大对各个环节的管理力度， 生产符合客户要求的产品， 提高企业的交易服务水平， 增强与客户之间的黏性。

（二）提高营销水平

企业经营和销售的最终目的是与客户建立以合同为依据的交易关系， 将产品的使用价值转化为经济价值， 从而为下一阶段的生产和各项工作的开展积累充足的资金。企业加强销售业务内部控制， 在依据合同条款降低企业交易风险的同时， 还能提高销售业务的办理水平和服务水平， 最终提高营销水平。

例如： 企业负责人在合同建立前期， 应重点审核合同内容， 确保合同内容不损害企业的利益， 并确保供应商按照合同中的产品质量、 标准、 价格供应产品； 从合同建立阶段起确保材料供应的延续性， 保障后期营销工作顺利开展。

（三）获得经济收益

销售业务内部控制的主要目的是提高企业的管理水平和经营服务水平， 保证销售交易过程的稳定性， 按期收回企业的交易尾款， 保证财务收支与合同内容的全面对接。企业依据合同内容加强销售内控， 可保证销售业务的顺利推进， 为客户提供完整的销售服务、 供货服务和售后服务， 构建稳定的客户群体， 增加销售业务的数量， 企业的经济收益也得以提高。

三、 企业销售业务内部控制现状

（一）销售合同模板存在一定的滞后性

大中型企业在合同条款和内容方面很少存在问题， 但小微企业的合同中通常会出现问题。例如： 合同内容不完善、 合同表述不规范、 合同模板存在一定的滞后性， 都将给合同管理和实际收益带来一定的影响。例如： 某企业与进货商建立了长期的合同关系， 但合同中未对产品价格与市场价格之间的关系做出明确规定。在企业与进货商建立的为期五年的长期合作关系中， 随着市场价格和行业价格的调整， 企业在该产品的生产环节投入的资金数量增多， 且市场价格也呈现上调趋势， 产品价格也应随之上调。但是， 在销售合同中并未就随市场价格的调整而调整产品价格的相关内容进行明确规定， 企业在生产环节投入的额外资金无法在销售环节获得相应的经济收益， 从而影响了整体销售利润。作为生产者的企业， 原则上应该上调产品价格， 但由于合同条款不清晰， 且未及时更新合同模板， 再加上进货商不认同企业调整后的价格， 无法获得相应的收益， 反而因生产成本的增加， 减少了总收益。针对这一现象， 企业在与进货商建立销售合同， 尤其是与进货商建立长期合同时， 应充分分析产品的市场价格规律， 并及时调整合同模板， 补充合同内容。

综上所述， 企业销售业务内部控制的核心是合同， 由于小微企业各方面资源不足， 且合同修订意识较为薄弱， 在具体执行阶段， 会由于合同模板结构和内容存在一定的滞后性， 进而产生经济损失。

（二）合同信息管理系统存在缺失

信息化时代， 企业合同管理逐渐实现系统化， 即依托专门的合同管理系统， 实现对销售合同的全面管理。但是， 并不是所有企业都构建了较为完善的销售合同信息管理系统， 仍旧存在部分企业未使用销售合同信息管理系统， 以人工合同信息管理为主要模式， 导致管理效率低下， 无法及时发现合同管理中存在的问题。企业虽然在内部构建了合同档案， 将合同的电子版存储在电子档案库中， 但由于数据库内的合同数量较多、 信息较为复杂， 无法根据工作需求， 以最短的时间在众多合同中筛选出所需的信息， 导致合同管理效率低下。

（三）缺少专业的合同管理人才

合同管理逐渐成为决定企业销售水平和经营水平的关键因素， 引进和培养专业化的合同管理人才， 是当前阶段的主要任务。但是， 由于企业之间的人才竞争较为激烈， 大部分企业缺乏专业的销售合同管理人才， 合同管理专业化水平较低。

（四）销售合同的签订与管理中存在风险

销售合同规定了企业与交易对象二者的权责， 原则上， 依据合同内容履行义务， 将在最大程度上维护二者的合法权益。但是， 由于企业对合同管理工作较为忽视， 合同管理意识较为薄弱， 将工作重心放在营销部门， 在合同签订与管理中难免会存在问题。此外， 在签订合同环节， 销售业务部门不仅是合同的签订人之一， 还是合同的审核人， 若监督机制处于空白状态， 管理盲区也会致使合同出现权责风险。

（五）销售业务与相关部门对接性不强

一方面， 各部门之间的系统不统一， 数据传输、 获取效率较低； 另一方面， 企业各部门间缺乏有效的信息交流平台和资源共享平台， 内部信息传递和响应效率较低， 影响了销售业务合同的编撰、 审核、 签订及执行效率。

四、 企业销售业务内部控制的措施

（一）及时更新合同条款

企业作为合同的一方， 要及时更新合同条款， 尤其是当实际操作与合同内容不符的情况下， 不能建立口头上的合同关系， 而要依据实际操作对原有的合同内容进行调整， 以保证合同模板与实际工作的对接性， 维护双方的合法权益。

例如： 当依据固定资产使用权租赁变更确定的合同时间与实际入驻时间存在差异时， 合同双方要及时更新合同中的时间和相应条款， 并做好公证， 保证新修订的合同条款符合法律要求， 具有法律效用。

此外， 销售业务部门在与客户建立合同关系时， 要依据最新的合同模板编撰合同内容， 确保合同内容的完整性和合同双方权责的明确性， 尤其要关注合同的约束项和与经济效益相关的条款内容。这就要求销售部门及档案管理部门， 依据行业要求和标准， 及时更新合同模板， 添加部分条款内容。而由于不同行业内企业的经营性质不同， 其在开展销售工作和市场交易工作时， 会受到自身经营特殊性的影响， 对合同内容提出特殊化需求。因此， 企业在与交易人签订合同的过程中， 要将自己的特殊需求反馈给交易人， 在交易人同意的基础上， 在原有的合同模板上进行补充。例如： 对于原始资料供给类的企业而言， 在销售环节与生产类企业签订销售合同时， 要对交货时间细化和补充， 以满足企业的生产需求。

（二）强化合同管理的有效性

强化合同管理的有效性， 要从管理理念、 管理流程两个方面进行优化， 保证合同管理工作在销售业务部门全面开展。首先， 企业要将“诚信”二字纳入管理理念， 设定合理的管理目标， 将目标细化至不同层级。例如： 董事会是企业的最高级别， 其作为把控企业经营方向的主体， 要从企业经营和发展的全局设定管理目标， 经理层受董事会的领导， 以工作汇报的形式接受董事会监督， 经理层要从董事会的管理目标出发， 将风险稳定在可控的范围内， 同时做好员工的思想引导工作， 强化基层员工， 尤其是销售部门员工的诚信意识。

其次， 完善管理流程， 从准备环节、 签订环节和履行环节分别着手管理工作， 提高各环节管理工作的针对性。以准备环节为例， 主要分为信息收集、 洽谈交易事项、 达成销售意向、 条款具体磋商、 填充合同内容、 合同审核， 在洽谈前， 销售部门不仅要做好客户的信息收集和数据分析工作， 还要在最短的时间内获取客户需求， 并与客户的意向需求对接； 部分企业在签订销售合同前， 还要对业务单位的存续状况、 经营状况、 资金支付等进行调查， 如医药行业。为了确保药品被有效销售， 在签订销售合同前， 会通过各种方式对该企业的营业额、 药品销售情况进行实地摸排， 以确保药品在当地销售， 确保订货量与企业的销售额度相符。

（三）构建信息化合同管理系统

优化内部系统， 打通各部门系统之间的阻碍， 提高部门之间数据和信息的对接性， 是企业防范合同风险的重大举措。企业与第三方专业的信息科技公司建立长期合作关系， 依据经营和销售的具体需求， 统一各部门内部的办公系统， 提高系统数据的传输效率。

例如： 山东省鲁花集团早在2005年， 就根据《鲁花集团信息化总体设计》要求， 应用ERP系统开展企业信息化管理工作， 并与浪潮信息技术公司建立了信息服务关系， 应用浪潮为其提供的ERP系统， 不仅能实现财务管理信息化、 物流管理信息化、 生产控制信息化， 还能实现采购管理信息化， 使采购管理、 合同管理工作顺利开展， 有效提高了鲁花集团的信息化水平。

（四）培养专业化销售风险内控人才

1.创新培训方式

针对从不同渠道引进的人才， 企业要为其提供不同的学习通道， 建立长期的培训模式。以校招途径引进的人才为例， 在销售业务部门创新“老带新”的培训模式， 在新员工与老员工之间建立双向学习通道。一方面， 新员工在老員工的带领下， 熟悉企业业务和文化； 另一方面， 老员工向新员工学习销售新知识和新技巧。以通过社招途径引进的人才为例， 该部分人才已经具备了一定的工作经验， 在进入企业时， 能以最短的时间了解业务需求， 适应办公环境。针对这种途径招聘的人才， 企业要以新知识培训为主要方式， 为其提供学习新内控知识的机会， 弥补其在多年的工作中忽视理论知识学习的不足， 提高销售内控人才的综合工作能力。

2.强化培训机制

企业要构建系统化的培训机制， 为销售业务部门的每一位员工制定有针对性的培训计划， 在评估员工综合素质和业务能力的基础上， 为员工提供专项培训通道。此外， 要重点培养合同管理人才和销售内控人才， 在销售部门建设以合同管理、 诚信交易和销售内控为主要内容的部门文化， 强化销售业务人员的合同管理和销售内控意识。

（五）加大内部宣传， 强化销售档案管理

企业要加强各部门的联系， 搭建信息交流和资源共享平台， 提高信息和数据在内部的流通效率。销售部门与档案管理部门应建立有效沟通， 反馈销售业务对档案分类、 存储、 取用和管理的需求， 档案管理部门应依据销售业务部门反馈的意见， 明晰档案分类， 加强档案管理， 为销售业务部门提供取用便利， 提高档案服务水平。

五、 结语

我国市场经济体制愈发完善， 在实际应用过程中， 为了维护经济市场内各主体的合法权益， 合同受到广泛关注， 合同双方以合同内容规定了二者的权利和义务， 要求二者在合同期限内履行各自的义务， 享有相关权利。在销售合同管理视角下， 企业要强化内部连接， 及时更新合同内容， 补充合同条款， 加大销售业务内控力度， 维护销售交易的稳定性， 防范交易风险和合同风险， 维护自身的既得利益， 同时积极履行合同义务， 坚持诚信原则开展销售工作， 逐步提高信誉度， 树立良好的企业形象， 打造独具特色和优势的企业品牌。

参考文献：

[1]姚水安.销售合同管理视角下企业销售业务内部控制研究[J].财会通讯，2014（11）： 71-73.