精细化管理在高校科研管理中的实践与模式探析

文/中山大学中山医学院 汪夕芳

高校作为教师与学者的共同体，即“学术共同体”，不同于一般的行政单位和社会组织，应回归大学本质，以学术为目的，通过传播知识，培养优秀人才。大学的行政机构是根据发展需要逐渐演变而成的，是学术共同体必不可少的一部分，其属性是从属于学术的[1]。虽然习惯称大学行政部门为党政管理机构，但是就如中山大学一贯倡导的管理理念“管理就是服务”一般，要寓管理于服务之中，每个行政管理人员都要树立服务观念，秉持服务的工作态度，要“入于心、见于行”。科研管理作为行政机构职能的一部分，也应根据其自身职责特性实现科研事务服务的本能。

一、科研项目与科研管理事务双向增长，要求科研管理服务效能提高

在我国科研体系中，高校承担着颇多的基础科研项目，并为我国科研工作领域培养了大量人才。以国家自然科学基金（以下简称“国自然”）资助体系为例，作为国家级科研经费的重要来源，此类项目在各类科研经费来源中占主要地位并具有重要的虹吸效应。以2019年国自然申报立项为例，高等院校立项数为13352，占全国各类立项项目数的70.2%[2]。随着高校教师及专职科研人员队伍的壮大、科研项目数量及类型的增多、科研经费的大幅增长，以及各类科研机构的建成等，导致科研管理的工作量日渐加大。但大学各学院的科研管理队伍人员（以下简称“科管人员”）数量基本固定，处理的工作容量日益饱和。如何在高强度的办公室业务工作中，实现各类科管事务的有序进行，着实考验科管人员的工作能力。为使教师及科研人员能有更多精力投入科研和教学，完成大学的育人使命，切实替其分担烦琐的科研事务成为科管人员应尽的工作职能，同时也是自身管理工作提速增效的重要内容。

二、精细化科研管理具体实践与模式探析

现代管理学认为，科学化管理有三个层次，即规范化、精细化和个性化。笔者摸索实践的方法是兼顾这三点的、以精细化为统揽促进整体服务质量与效能的提升。如何在精细化基础上，实现规范化和个性化是基于平时对科研管理相关制度的理解掌握以及各种点滴经验的汇聚与积累。结合科管方面的业务实践，文章总结了工作中切实惠顾到教师的相关举措，即注重工作方式创新、变被动管理为主动服务、三“多”一“少”提效能等，具体实践包括以下几个方面。

（一）工作线前移，“多”做模板与指引，并做到个性化引导。在项目申报等日常管理业务工作中，注意观察、统计出现问题较多的方面，提前整理并填写模板或指引供老师参考。比如，在国自然申报中，基于申报系统的改进，出现致命的形式审查问题已经很少了。科管人员对申报书的检查工作，更多的是希望通过修正申报书的细节或表述欠妥之处，帮助教师提交形式规范、要点突出、便于评审专家审阅的高质量申报书。这就要求科管人员不仅要认真听取每一场形式审查培训，还应和科研人员一道听取针对申报质量提高的专家讲座，汲取申报书撰写的经验。综合应用这些要点去检查申报书有无清晰回应要点，并凸显申请人与申请项目相关的优势等[3]。通过近几年形式审查工作，文章整理了项目申报中各类容易出现的问题点，共90余项，分门别类整理并汇总成“附参考答案”的形式审查反馈表；在通览申报书后，可快速提列各项问题，同时罗列建议修改的方式，方便教师能一目了然地知晓所需改进的地方以及如何修改（详见表1、表2）。此反馈形式既体现了规范、精细，又针对各级教师申报书问题进行个性化展示。待教师修改再次提交时，对照原问题点，再行检查直至完全修正为止。此种方式循环一至两次项目申报，各教师尤其是初次申报此类项目的教师，对申报要点能熟练掌握，今后也会较少出现同类问题，从而达到持久提升工作效能的目的。

表1 国家自然科学基金形式审查反馈表实例（A老师）

表2 国家自然科学基金形式审查反馈表实例（B老师）

上两表所列的A、B两位教师申报书出现的问题，既有共性要点提示（序号1、2），也有针对各自问题的罗列及建议修改方式。通过形式反馈表配合申报书填写指引，帮助教师提交形式规范、要点突出的申报书，在竞争激烈的国自然申报中建立优势。据此，2019年笔者从事科管工作的本校药学院国自然立项39项，其中面上项目中标率达59.2%；2020年青年项目中标率达55.6%。

（二）转发通知先做“功课”，“多”做标识与提醒，做到通知的精准传达。学院科管人员常规必修课是转发各类申报通知，而现今各级别项目众多，基本每周都有几则申报。转发通知的一大弊病是不分人员类别、不做重点标识地通发全院教师。每位收到邮件的教师，都得点开附件，从中寻找自己关心的指南。笔者发放此类邮件，基本会用不同颜色标出本院直接相关领域以及指南中密切相关的方向；对目录级别多的指南，编出书签结构，截图突出显示，重点提醒、发送相关教师。全领域覆盖的通知如集中受理期国自然、省自然基金申报等方式全院通发。涉及专项领域申报的，只通知相关学科领域教师，避免过多不相关邮件干扰教师的邮箱。

（三）在各类材料收集中，“多”操作一步，批量嵌入相关信息，减“少”教师填写工作量，让办公室工作更有温度。在平时工作中，注意收集本院教师各类科研成果业绩等信息，包括论文、专利、纵横向项目、获奖、绩效支出等统计总表“大数据”，并将其充分应用。如基于本校科研项目间接经费绩效申请相关规定，在年底收集各科研项目绩效分配申请表前，将记录总表中的相关信息邮件合并嵌入各项目所需填写的绩效申请表中，项目负责人只需填写绩效分配人员及金额即可，无须重复填写项目名称、负责人、已发额度、本次申请额度等十余项信息；对发放依据填写内容也给出范本参考，以便教师高效填写。以中等规模师资130余人的学院计算，年底申请绩效的项目近200项，每项目节约10分钟，就能帮一群老师合计节约三十余小时。而科管人员进一步邮件合并操作只需几分钟，避免涉及信息收集类工作时，发到教师手中的还是空表，而是应将已有“大数据”最大化应用。

四、结语

这种精细化科管实践模式，虽在前期花费较多精力整理汇总各类信息，但经逐渐完善后形成成熟化的操作模式，在后期全流程管控中会为教师和科研人员节约很多时间。同时，切实为每位教师提供规范、精细、个性化的高效科研服务。当然，唯有专业，或可精细[4]。专业化的人员匹配、培训对科研的精细化管理尤为重要，科管人员要对本学院各类的研究方向、领域了如指掌，知识面要涵盖办公软件操作技巧、项目预算、科研成果分类分级、管理制度等各方面，并且不断地学习与进步，以适应工作中面临的技能要求与变化。在贯彻落实好上级部门的大政方针和工作部署的同时，务实、高效率地完成各项工作任务，促成大学服务职能的正常运转，让教师及科研人员将宝贵的时间留给教学与科研，完成大学育人的初心与使命。